Ein neues PMS kaufen: Es ist nicht so schwierig, wie Sie denken
Von Jordan Hollander
Zuletzt aktualisiert Dezember 08, 2022
5 minuten gelesen
Ein Property-Management-System ist das Rückgrat jedes Hotelbetriebs, weshalb diese Tools bei Hotelbesitzern eine so starke Meinung hervorrufen. Die PMS-Softwaresuite wird verwendet, um Reservierungen zu koordinieren, die Zimmerverfügbarkeit zu verwalten, Zahlungen anzunehmen, Gäste einzuchecken und vieles mehr. Property Management Systeme sind die zentrale Schlagader für alle Aktivitäten, die in einer Hotelimmobilie stattfinden. Es ist entscheidend, das richtige System zu finden.
Leider haben viele Hotelbesitzer noch kein PMS-System gefunden, das für sie funktioniert. Eine Umfrage von Fuel Travel ergab, dass 55,2 % der Hotelmanager mit ihrem aktuellen PMS-Anbieter nicht zufrieden waren. Zumindest sollte ein PMS Hotelbesitzern die Möglichkeit geben, die wichtigsten Kennzahlen, die für den Betrieb ihres Geschäfts erforderlich sind, besser zu verwalten und zu überwachen (z. B. durchschnittliche Tagesrate, Auslastung und RevPAR). Wechsel zu einem Cloud-basierten System wie der neuesten Version von Oracle OPERA gibt Hoteliers die Möglichkeit, mit den Bedürfnissen eines zunehmend mobilen Reisenden Schritt zu halten.
Ein Property Management System soll Ihnen die Verwaltung Ihrer Arbeitsabläufe vor Ort erleichtern. Hier erfahren Sie, was ein PMS für Ihr Hotelteam leisten kann – und warum Sie Ihre PMS-Anbieter sorgfältig prüfen müssen.
Was kann das richtige PMS für Ihre Hotelimmobilie tun?
Viele PMS-Systeme, die noch in Hotels verwendet werden, sind veraltet und für die Integration in neue mobile Plattformen der Zukunft schlecht gerüstet. Zu verstehen, wie ein PMS Ihrem Hotel zugute kommen kann, ist der erste Schritt zum Upgrade Ihrer Plattform. Verbessern Sie Ihre Gästebeziehungen und gestalten Sie Ihre Betriebsabläufe effizienter, indem Sie das richtige PMS für Ihre Unterkunft finden.
Property-Management-Software bietet Ihnen neue Tools, um Ihre Gäste zu überraschen und zu erfreuen sowie einige der Reibungspunkte vor und während ihres Aufenthalts zu reduzieren. Das richtige PMS kann Fehler durch Überbuchungen reduzieren, zu einem nahtlosen Check-in-Erlebnis führen und die Erfüllung von Kundenwünschen erleichtern, indem es sich an die Vorlieben eines Gastes erinnert. Das PMS von Oracle zum Beispiel zeigt Ihrem Team vor Ort Details wie den Aufenthaltsverlauf eines Gastes, frühere Kommunikationen und frühere Serviceanfragen. Umfangreiche Gästeprofile ermöglichen es, erstklassigen Service zu bieten, ohne Ihren bestehenden Betrieb zu belasten.
Ihr Hotel bietet nicht nur ein großartiges Erlebnis, sondern schöpft auch sein volles Umsatzpotenzial aus, indem es ein PMS mit anderer wichtiger Hotelsoftware wie einem Channel Manager, einem Revenue-Management-System oder CRM integriert. Ein Property-Management-Tool verwaltet erweiterte Tarif- und Zimmerverfügbarkeitsbeschränkungen sowie Preisoptionen: bester verfügbarer Tarif, dynamische Tarife, Tagestarife, Basistarif und ausgehandelte Tarife. Das PMS speichert diese Datenpunkte und verteilt sie über einen integrierten Channel Manager, um sicherzustellen, dass Ihr Hotel seine Einnahmen effizient steigert. Verdienen Sie mehr Geld, indem Sie Ihr PMS die Tarife auf allen Ihren Kanälen basierend auf den Marktbedingungen schnell anpassen lassen.
Neben der Verwaltung von Raten kann ein PMS auch Aufgaben wie die Verwaltung von Zimmerinventar und Teams automatisieren. Das intelligente PMS-Tool von Oracle weist den Zimmerbestand zu, um Überbuchungen zu vermeiden, und verwaltet den Verkehr zwischen Ihrer Rezeption und dem Reinigungspersonal, um sicherzustellen, dass die Zimmer sauber und bereit für Gäste sind. Einige Tools ermöglichen es Ihnen, Marktdaten zu überwachen, automatisierte Regeln und Auslöser zu erstellen, Preise anzupassen und Einblicke in Bezug auf Tempo, Abholung und Auslastung zu geben. Verbindungen mit Integratoren von Drittanbietern wie Hapi können viele Ihrer Hotelabläufe automatisieren, indem sie eine nahtlose Verbindung zwischen Systemen ermöglichen: von der Verwaltung von Checklisten über die Ausführung von Berichten bis hin zur Planung Ihres Personals. Sparen Sie Stunden, die Sie mit dem Wechseln zwischen Anwendungen, manuellen Berechnungen und der Wiederherstellung nach Fehlern verbringen, indem Sie das richtige PMS finden und es an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Und idealerweise sollte Ihr PMS für die Reisenden von morgen gerüstet sein. Mobile ist ein Muss für jedes Immobilienverwaltungssystem. Der Cloud-Service von Oracle ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf Check-in/Check-out, Reservierungsverwaltung, Zimmerstatus, Zimmerwartung und Aufgabenblätter auf jedem Smartphone oder Tablet. Auch Reisende erwarten, dass sie mobil einchecken können. 60 % der Gäste entscheiden sich eher für ein Hotel, das ihnen eine mobile Check-in-Option bietet, als für ein Hotel, das diese Möglichkeit nicht hat. Ihr Hotel-PMS muss für den mobilen Check-in gerüstet sein und mit den Bedürfnissen der Gäste Schritt halten.
Was gibt es Neues auf dem PMS-Markt?
Es gibt viele neue Entwicklungen, die den PMS-Markt revolutionieren. In diesem Jahr gab es Innovationen in der Art und Weise, wie ein Hotelbetriebssystem Gäste verwaltet, einen besseren Zugang für kleine, unabhängige Hotels und das Aufkommen von Cloud-basierten Funktionen.
Während frühere Iterationen von Immobilienverwaltungssoftware jeden Gast als Transaktion behandelten, stellen die heutigen PMS-Produkte den Gast an die erste Stelle. Oracle bietet beispielsweise eine Loyalty-Support-Funktion an, die ein Gästeprofil auf der Grundlage ihres früheren Verhaltens erstellt. Hotels können Kundendaten verwenden, um Pakete zu erstellen und relevante Dienstleistungen basierend auf der vorherigen Aufenthaltsdauer der Gäste, den Ausgaben in Restaurants und Bars und anderen Vorlieben zu verkaufen.
Die heutigen Immobilienverwaltungssysteme sind für kleine, unabhängige Immobilien zugänglicher und erschwinglicher. Unsere Untersuchungen zeigen, dass ein Budget-PMS bei etwa 50 US-Dollar pro Monat beginnt und je nach Anzahl der Zimmer und Implementierungskomplexität nach oben skaliert.
Schließlich integriert die nächste Generation von Immobilienverwaltungssystemen Cloud-Technologie und bietet eine Möglichkeit, basierend auf Kundenfeedback kontinuierlich neue Innovationen, Funktionen und Updates bereitzustellen. Die heutige Hotelbetriebssoftware wird nicht im gleichen Maße veraltet sein wie die Tools der letzten Generation: Es ist eine Investition, die sich langfristig auszahlt.
Kriterien für die Auswahl eines Property Management Systems
Ein PMS muss in Ihre vorhandene Buchungsmaschine, Ihren Channel Manager und Ihr E-Mail-Marketing- oder CRM-Tool integriert werden, damit Ihre Unterkunft den vollen Nutzen aus der Verwendung eines Immobilienverwaltungstools ziehen kann. Ein mit Ihrer Buchungsmaschine verknüpftes PMS kann Gäste im Auge behalten und sie nach Bedarf verschieben, um die Wahrscheinlichkeit einer Überbuchung zu verringern. In Verbindung mit Ihrem Channel Manager kann ein PMS Smart Pricing nutzen, um Ihren Umsatz abhängig von Markttrends zu steigern. Und in Verbindung mit Ihrem CRM-System verfolgt ein PMS die Vorlieben der Gäste, um Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, ein Fünf-Sterne-Erlebnis zu bieten.
PMS-Anbieter bieten jeweils unterschiedliche Schnickschnack mit ihrer Software an, aber dies sind einige der wichtigsten Funktionen, die Ihr System enthalten sollte:
Intuitive Benutzeroberfläche: Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, damit Ihre Mitarbeiter das System schnell in die Hand nehmen können
Reservierungsänderung: Behalten Sie den Überblick über Gäste und verschieben Sie sie nach Bedarf
Zentralisiertes Dashboard: Überwachen Sie wichtige Kennzahlen und erhalten Sie tägliche Berichte auf einen Blick
Anpassbare Steuern und Gebühren: Passen Sie Steuern, Gebühren und Stornierungsbedingungen an Ihr Unternehmen an.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Einhaltung lokaler Steuern und Vorschriften
Gästekommunikation: Senden Sie automatisierte Mitteilungen vor und nach dem Aufenthalt an Ihre Gäste.
Reporting Suite: Generieren Sie detaillierte Produktions- und Finanzberichte
Kanalverfügbarkeit: Synchronisieren Sie die Verfügbarkeit mehrerer Kanäle in Echtzeit
Wie man Cloud-PMS-Anbieter vergleicht und prüft
Jeder Hotelbesitzer hat in seinem Hotel einzigartige Anforderungen, die ein PMS lösen kann. Bei der Überprüfung eines Plattformanbieters sind die folgenden Fragen zu beachten.
Wie schnell kann ich mit diesem System neue Mitarbeiter einarbeiten?
Das Gastgewerbe hat eine notorisch hohe Mitarbeiterfluktuation . Jedes Mal, wenn ein Teammitglied ausscheidet, muss sein Nachfolger umgeschult werden. Schulungskosten belasten Ihr Betriebsbudget enorm – umso mehr, wenn Ihr PMS schwer verständlich ist. Stellen Sie sicher, dass der PMS-Anbieter die regelmäßige Schulungsunterstützung bietet, die Sie wahrscheinlich benötigen werden.
Mit welchen Kanälen und/oder Kanalmanagern verbinden Sie sich?
Premium-PMS-Systeme synchronisieren Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit mit mehreren Kanälen und bieten Buchungsmaschinenfunktionen. Andere Anbieter werden ebenfalls eine All-in-One-Lösung anbieten, die den Aufwand für die Verwaltung und das Erlernen mehrerer Systeme reduziert.
Welche Art von Unterstützung wird angeboten und wann kann ich sie kontaktieren?
Ein Property Management System soll Ihnen die Arbeit erleichtern. Aber wenn ein PMS ausfällt und Sie keine Buchungen entgegennehmen können, macht das System schnell mehr Ärger, als es wert ist. Jede Minute, in der Ihr System ausfällt, verlieren Sie Einnahmen und Ihre Teammitglieder werden demoralisiert. Stellen Sie sicher, dass das Kundendienstteam des Anbieters rund um die Uhr für die Fehlerbehebung verfügbar ist. Fragen Sie, wie lange es dauern wird, bis der Anbieter auf Ihre Supportanrufe antwortet. Welche Schulungsmaterialien hat der Anbieter zur Verfügung? Wie ist ihre NPS-Bewertung von aktuellen Kunden?
Wie hilft mir Ihre Plattform, die Vorschriften in meiner Region einzuhalten?
Stellen Sie sicher, dass das Immobilienverwaltungssystem angepasst werden kann, um Ihre Landessprache, Steuern und behördlichen Vorschriften zu unterstützen. Kann Ihre Plattform mit Ihrem Unternehmen skalieren?
Wie offen ist Ihr System, um Softwareintegrationen von Drittanbietern zu unterstützen?
Ohne die richtigen Integrationen wie Housekeeping und Zimmerzuweisungen ist ein Hotel unmöglich zu verwalten. Wenn Sie die richtige Integration für Upselling verpassen, entgehen Ihnen Einnahmen. Zahlen Sie nicht zu viel Geld für die Integration mit anderer Software – insbesondere bei so vielen verfügbaren offenen APIs.