18 características imprescindibles de un sistema de gestión hotelera
Por Jordan Hollander
Última actualización Noviembre 07, 2023
5 min de lectura
Elegir un sistema de software de gestión hotelera es como comprar un automóvil: es fácil sentirse abrumado por la gran cantidad de opciones y puede resultar difícil encontrar asesoramiento confiable sobre las funciones del PMS que más necesita.
“A menudo existe la idea errónea de que hay una solución única para todos en el software empresarial. Cada hotel tiene necesidades muy específicas basadas en el tamaño de la propiedad, la escala de la cadena, la geografía y muchas otras variables. Además, cada propietario o director de hotel tiene sus propias preferencias en términos de diseño, usabilidad y soporte. Es absolutamente fundamental limitar el problema que está tratando de resolver para interactuar con los proveedores de PMS y asegurarse de que no le vendan cosas que su propiedad no necesita”, dice Amelia Gain, directora ejecutiva de la popular empresa de PMS para hoteles, Preno . .
Los veteranos de la industria hotelera suelen utilizar la analogía de un pato en un lago para describir las operaciones hoteleras. Sobre la superficie, el pato parece tranquilo y sereno, pero debajo de la superficie sus patas patalean furiosamente. Los huéspedes suelen estar estresados por sus propios planes de viaje o intentan escapar del estrés por completo durante sus vacaciones, por lo que es fundamental que el personal parezca tranquilo y relajado independientemente del ajetreo y el bullicio.
La tecnología es una de las herramientas clave que aprovechan los hoteleros para que las operaciones parezcan sencillas a los huéspedes, y el software de gestión hotelera es el sistema más importante de todo el hotel. Ya sea que trabaje en un bed and breakfast independiente o en una cadena hotelera global, su sistema de gestión hotelera es el núcleo de su propiedad.
Casi todos los miembros del equipo de un hotel deben acceder al PMS para realizar las tareas diarias. El personal de servicio a los huéspedes debe priorizar las habitaciones del hotel que deben limpiarse para las llegadas VIP anticipadas. Los profesionales de ventas y gestión de eventos necesitan bloquear salas para grupos. Los gerentes de hoteles necesitan acceder al sistema para obtener datos e información operativa.
La selección de proveedores de sistemas de gestión hotelera es una de las decisiones más importantes y difíciles que jamás tomará un operador hotelero. Al final de este artículo, sabrá exactamente qué buscar para poder tomar decisiones tecnológicas informadas para su propiedad.
The Most Essential Hotel Management Software Functionalities
Empecemos con lo básico. Estas características son realmente imprescindibles para cualquier hotelero moderno que quiera utilizar la tecnología para mejorar la experiencia del huésped, hacer que las operaciones administrativas sean más eficientes y construir relaciones duraderas con los huéspedes.
Interfaz intuitiva y fácil de usar: una interfaz fácil de usar es el factor más importante al elegir un software de misión crítica para un hotel. Si el software de su hotel es complejo y confuso, se cometerán más errores y le costará más dinero. Las tareas comunes no deberían tomar mucho tiempo y pasos, ya que esto ralentiza a su equipo y limita su capacidad de crecer rápidamente, de ahí la necesidad de un potente sistema de software de gestión hotelera .
Optimizado para dispositivos móviles y tabletas: cuando su gerente, el equipo de limpieza y otros miembros del personal necesitan verificar los detalles de una reserva rápidamente, no deberían tener que volver corriendo a la oficina. Cualquier sistema que utilice no solo debe ser accesible, sino también optimizado para su uso en teléfonos móviles y tabletas. Mejor aún, su propietario debería poder verificar el rendimiento mientras está de vacaciones.
Visibilidad clara de la cuadrícula: Agregar eventos especiales que están ocurriendo en la región, resaltar a los invitados que regresan e identificar a los invitados que aún no han pagado su factura son todas características que su cuadrícula debe habilitar de manera predeterminada. Su cuadrícula debe permitirle ver rápida y fácilmente información clave sobre sus invitados.
Perfiles de los huéspedes: ¿estás trabajando para fidelizar a los huéspedes? Los perfiles de los huéspedes almacenan la información de contacto, el historial de estadías e incluso las preferencias de sus huéspedes, para que pueda brindarles una experiencia más personalizada durante su próxima estadía. Mejor aún, un perfil de invitado con CC almacenados de su invitado hará que sea aún más fácil para los invitados que regresan.
Automatización del correo electrónico: puede comunicarse con los huéspedes y reducir el trabajo manual de su personal mediante la implementación de correos electrónicos personalizados, personalizados y automatizados. Usando sus propias plantillas, la funcionalidad de correo electrónico automatizado le permite crear un viaje de comunicación desde la reserva inicial hasta ofertas específicas para huéspedes habituales.
Gestión de limpieza: su PMS debe permitir que su equipo de limpieza marque las habitaciones como limpias, sucias o fuera de servicio. Tener esta información en un lugar central le da a la recepción visibilidad de los estados de las habitaciones, para que puedan adaptarse a los registros tempranos y los cambios de habitación sin necesidad de comunicarse por radio con el supervisor de limpieza.
Gestión de reservas: quizás la función PMS más esencial es la gestión de reservas y las funciones de recepción. Al albergar todas sus reservas digitalmente, los hoteleros pueden hacer que un libro de reservas en papel sea cosa del pasado. Dentro de la gestión de reservas, debería poder establecer tarifas, controlar la disponibilidad, ofrecer promociones y visualizar las reservas en un calendario.
Gestión de habitaciones: el módulo de gestión de habitaciones de un PMS es como su recepción virtual. Esta funcionalidad permite a los agentes de recepción registrar la entrada y la salida de los huéspedes, y cancelar o extender las reservas con solo unos pocos clics.
Reservas/reservas grupales: si su hotel planea organizar cualquier tipo de evento o grupo de invitados, entonces la funcionalidad de reservas grupales es crucial. Las funciones de reserva de grupo incluyen permitir que los huéspedes hagan reservas dentro del bloque de habitaciones, exportar una lista de habitaciones y configurar los ajustes de facturación para que pueda facturar una cuenta para varias habitaciones.
Facturación: cuando la mayoría de los huéspedes se retiran, quieren una copia de su factura, por lo que su PMS debería poder exportar fácilmente los folios de los huéspedes que contienen todos los cargos de su estadía. Del mismo modo, querrá informes financieros sólidos y sencillos que lo ayuden a conciliar los ingresos y los gastos de los ingresos por habitaciones, puntos de venta, proveedores y más.
Procesamiento de pagos: Atrás quedaron los días en que los huéspedes pagaban en efectivo o con cheque, por lo que querrá un PMS con una integración de procesador de pagos que le permita cargar sin esfuerzo las tarjetas de crédito de los huéspedes y tener acceso seguro a las principales pasarelas de pago.
Business intelligence & reporting: ¿ Cómo sabe si su hotel está funcionando bien si no puede medir su rendimiento? Un PMS con funciones sólidas de generación de informes le brindará información sobre sus ingresos, ADR, RevPAR y una gran cantidad de otras métricas para que pueda encontrar oportunidades de crecimiento y realizar un seguimiento de su progreso hacia sus objetivos.
Gestión de tarifas: ¿Quieres ofrecer una tarifa no reembolsable o paquetes de valor añadido? Si es así, querrá una funcionalidad de administración de tarifas que permita múltiples planes de tarifas personalizables.
Registros y permisos de usuarios: con tanta rotación en la industria hotelera, es importante mantener al personal de primera línea responsable con registros de usuario detallados para tener un registro automatizado en caso de errores, así como para garantizar la capacitación adecuada y la resolución de problemas. Además, vivimos en un mundo en el que los consumidores exigen una mayor seguridad, por lo que es fundamental que el personal solo pueda acceder a las partes del sistema de gestión del hotel necesarias para completar sus tareas principales sin acceder innecesariamente a información confidencial como datos de tarjetas de crédito.
Key Software Integrations to Supercharge Your Hotel Property Management System
Un PMS es un socio de software importante por derecho propio, pero administrar un hotel es muy complejo, lo que generalmente significa que se necesitarán más funciones de las que un PMS puede proporcionar. Por esa razón, algunas de las características más importantes de PMS son en realidad integraciones de software con otros sistemas clave para desbloquear más valor y rendimiento mediante el intercambio de datos y activadores en tiempo real. Exploremos algunos de los complementos de PMS más importantes.
Software de contabilidad: la contabilidad es una industria complicada y en constante cambio, y no querrás quedarte atrapado con un software que esté desactualizado cuando las reglas cambien. Como tal, debe buscar un software que tenga integraciones sólidas y completas con los líderes mundiales en software de contabilidad como Xero . Esto le permitirá optimizar sus procesos de facturación, conciliación, pago de comisiones y facturación y automatizar tareas repetitivas para ayudar a que su departamento de finanzas funcione mejor.
“Ya sea que esté realizando un seguimiento de las comisiones de la agencia o configurando políticas de pago para grupos, es vital que los hoteles de todos los tamaños tengan una integración perfecta entre su sistema de administración de propiedades (PMS) y el software de contabilidad hotelera. ¿Por qué? Ahorra innumerables horas de tediosa administración mediante la automatización”, afirma Amelia Gain, directora ejecutiva de Preno.
Integración del sistema de punto de venta: si su hotel tiene un restaurante, bar, spa u otros establecimientos, entonces un POS integrado puede hacer maravillas en sus operaciones. Cuando su POS puede comunicarse con su PMS, los huéspedes pueden cargar las compras a su habitación sin problemas y usted puede mantener un registro de la actividad de compras de los huéspedes para analizar tendencias y personalizar futuras ofertas de fidelización.
Gestor de canales: ¿trabajas con canales de terceros como Booking.com y Expedia? Si es así, necesitará un administrador de canales para impulsar sus tarifas y disponibilidad en estas plataformas y más. A cambio, enviará las reservas a su PMS para capturar más reservas de hotel. Un administrador de canales también puede evitar overbookings sincronizándose con su PMS, ya que sabrá cuándo desactivar la distribución cuando un determinado tipo de habitación se agote. Las soluciones de software de gestión de canales también son importantes para que los hoteles optimicen la asignación de habitaciones en todos los canales y garanticen la máxima rentabilidad.
Motor de reservas: permite que los huéspedes reserven directamente contigo, sin costosas comisiones. Un motor de reservas en línea, que publica sus tarifas y disponibilidad en su sitio web, recopila la información necesaria de los huéspedes y crea reservas en su PMS.
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Este contenido fue creado en colaboración por Preno y Hotel Tech Report.