5 modi per migliorare i processi relativi ai dati dell'hotel

Di Hotel Tech Report

Ultimo aggiornamento Febbraio 28, 2022

6 minuti di lettura


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Stai cercando la chiave per prendere decisioni migliori? Il CTO Floor Bleeker di Accor ha recentemente dichiarato a Hotel Tech Report che i dati sono la considerazione più importante della tecnologia o della strategia operativa di qualsiasi hotel.

Hotel Tech Report ha recentemente incontrato Sameer Umar , COO di HotelIQ, per discutere del passaggio del settore dell'ospitalità dalla business intelligence all'intelligence decisionale. Nell'ospitalità, il termine "business intelligence" si riferisce spesso alla semplice lettura di report e fogli di calcolo. L'intelligenza decisionale, tuttavia, è la disciplina che consente di trasformare le informazioni in azioni migliori e più rapide combinando la scienza dei dati con la scienza manageriale. Pratiche decisionali rigorose possono portare a RevPAR più elevati, costi inferiori, punteggi delle recensioni degli ospiti migliori e altro ancora.

Il bello dell'intelligenza decisionale è che non richiede al tuo team di ottenere un master in Data Science né sviluppare abilità come Python, R o SQL L'intelligenza decisionale può essere infusa in un'organizzazione alberghiera di qualsiasi dimensione attraverso una combinazione di strumenti, abitudini e incentivi. In questo articolo, condivideremo cinque passaggi attuabili che puoi intraprendere per sfruttare i dati sull'alimentazione e prendere decisioni migliori per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

Clean Data Capture Processes

Prima ancora di poter pensare all'intelligenza decisionale, è necessario disporre di solide basi di dati recenti e accurati. Come si suol dire, se non puoi misurarlo, non puoi risolverlo, quindi la tua prima priorità dovrebbe essere quella di impostare processi affidabili per acquisire i tuoi dati. Ma cosa significa e come si fa? Il primo passo è ottenere il buy-in del tuo team di gestione; devono comprendere l'importanza del monitoraggio dei processi di acquisizione dei dati. Ti consigliamo anche di creare processi che ti diano i dati che desideri (e quando lo desideri); ad esempio, il tuo PMS dovrebbe esportare i dati della prenotazione in tempo reale, non tramite un file Excel che esporti manualmente una volta alla settimana. Quei rapporti esportati manualmente sono "ritardati, statici e spesso compromessi da errori umani", spiega Sameer, anche se gli hotel li apprezzavano perché "sono stati personalizzati all'ennesima potenza per soddisfare le preferenze personali della leadership". Potrebbe volerci del tempo per svezzare gli albergatori esperti da questi rapporti, ma per motivi di efficienza e integrità dei dati, è necessario automatizzare questi processi. Inoltre, incoraggia gli agenti della reception e delle prenotazioni a inserire sempre dati completi, come codici tariffa e indirizzi e-mail e tariffe, oppure configura il tuo software per riempire gli spazi vuoti con valori predefiniti (come per il paese di residenza) per risparmiare tempo e garantire la completezza .

Parlando di alcune aziende alberghiere che sono le migliori in termini di intelligence decisionale, Sameer afferma: "La chiave della loro abilità analitica è che riconoscono l'importanza della qualità dei dati. Pertanto, hanno creato standard di dati, eseguono controlli regolari della qualità dei dati e hanno persone (a volte team) in ruoli di gestione dei dati. Alcuni addirittura legano i bonus dei loro GM ai punteggi di qualità dei dati. Se vuoi essere come quelle organizzazioni, inizia con gli standard dei dati. Non costa nulla, ma invia un messaggio a tutti che i dati sono importanti per noi".

Le schermate di manutenzione offrono agli utenti il controllo completo sull'assegnazione della produzione a livello di codice di tariffa o gruppo al segmento di mercato secondario corretto. Possono apportare modifiche a date storiche e future, consentendo loro di correggere gli errori che si sono verificati nel PMS e di pulire i dati.

Use Technology to Analyze in Real-Time

Ottenere i dati giusti è solo metà della battaglia; hai anche bisogno della possibilità di usarlo per prendere decisioni in tempo reale senza dover eseguire report complicati o scaricare un mucchio di file. In passato, il software di business intelligence era costoso ed eccessivamente sofisticato ed era fuori dalla portata degli hotel di piccole e medie dimensioni. Oggi, però, le grandi catene non sono le sole a poter usufruire degli strumenti di BI. Gli strumenti SaaS sono diventati più convenienti e accessibili, quindi gli hotel di qualsiasi dimensione possono sfruttare i propri dati come i grandi giocatori.

Il software BI ti aiuta a trasformare i tuoi dati grezzi (date, tariffe, dettagli sugli ospiti e altro) in dashboard che raccontano una storia. Invece di scavare nei fogli di Excel e creare tabelle pivot prima di una riunione, i dashboard possono illustrare le prestazioni per ciascun segmento nell'ultima settimana, i tempi medi di turni delle pulizie per giorno della settimana, o ripetere il volume degli ospiti e altro ancora. A colpo d'occhio, puoi avere un'idea delle metriche che ti interessano, in modo da poter incorporare in modo efficiente i dati in ogni conversazione e decisione. Come spiega Sameer, i dati in tempo reale sono particolarmente importanti oggi perché ci troviamo in un'era di viaggi senza precedenti. “Bisogna sapere che tipo di clienti soggiornano e come è cambiato il loro comportamento. Soprattutto nell'ambiente odierno con la pandemia. Niente sta accadendo come avveniva in passato; non puoi fare molto affidamento sulla storia, devi continuare a guardare con molta attenzione alle tendenze dei viaggi aziendali, alle tendenze dei viaggi di piacere". Se non sei al top delle tue prestazioni per segmento di prenotazione e canale di distribuzione, potresti non cambiare la tua strategia abbastanza velocemente da catturare la tua giusta quota della domanda.

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Hire for Curiosity

Capisci l'importanza dei dati, ma lo fanno tutti i tuoi dipendenti? Creare una cultura basata sui dati non significa sostituire il tuo personale con scienziati dei dati. In effetti, i dipendenti non hanno nemmeno bisogno di avere alcuna esperienza con gli strumenti di BI per adottare una mentalità basata sui dati. Ciò di cui hanno bisogno è la curiosità. Durante i colloqui, puoi sondare esempi di situazioni in cui un candidato ha dimostrato la curiosità di risolvere un problema o di proporre un'iniziativa creativa. Sono andati oltre il download di rapporti di base? Hanno seguito il metodo scientifico di creare un'ipotesi e cercare dati per dimostrarla giusta o sbagliata? Oltre alle domande del colloquio, puoi fornire ai candidati un case study da completare in cui viene chiesto loro di utilizzare i dati, il che è un ottimo modo per valutare le loro competenze sui dati nella gestione delle entrate, nelle vendite e nelle capacità di marketing. Anche se non ottengono tutte le risposte giuste, sarai in grado di vedere il loro processo di pensiero e se erano diretti nella giusta direzione.

Work Cross-Functionally

Sameer descrive una sfida che molti hotel devono affrontare quando cercano di colmare le lacune tra i dipartimenti: "Le vendite potrebbero considerare la produzione dell'account in base al profilo dell'azienda mentre il team delle entrate ha estratto i numeri in base al codice tariffario negoziato. Il più delle volte, non sanno nemmeno perché c'è una differenza nei loro numeri. Quindi, come ti aspetti che elaborino una strategia efficace per negoziare con l'account?" Per essere sulla stessa pagina e sviluppare una strategia commerciale in modo efficace, entrambi i dipartimenti devono guardare gli stessi dati. E, idealmente, non dovrebbero aver bisogno di aspettare un incontro di persona per confrontare le note.

Il prodotto Decision Cloud di HotelIQ consente ai team di eseguire report e condividerli all'interno della stessa piattaforma. Poiché i team dovrebbero rivedere costantemente report e dashboard per rilevare imprecisioni o variazioni, Decision Cloud consente al personale di confrontare le note in tempo reale in modo che eventuali problemi di integrità dei dati possano essere affrontati prima della riunione strategica. Inoltre, se i team hanno bisogno di una spinta in più per collaborare tra i reparti, puoi creare abitudini interfunzionali impostando promemoria del calendario o un bot Slack che inviti i colleghi a fare il check-in su base regolare. Il bot Slack potrebbe persino indurre il personale a condividere approfondimenti in risposta a domande specifiche su un rapporto ogni settimana. In questo modo, quando i team si riuniscono insieme, possono utilizzare quel tempo prezioso per concentrarsi sulle decisioni piuttosto che sul perfezionamento dei processi di dati. Come dice Sameer, “la discussione va dritta a 'Cosa faremo al riguardo?' bypassando 'Perché i tuoi numeri sono diversi dai miei numeri?'"

Le funzionalità di condivisione consentono agli utenti di condividere le informazioni dettagliate da un report o da un dashboard con il proprio team in pochi clic, allineando i team all'interno di un'organizzazione. I report e i dashboard di Pace e Pick-Up sono tra i più condivisi.

Build Great Data Habits

Come ogni abilità, l'intelligenza decisionale non si ottiene dall'oggi al domani e devi incorporare consapevolmente buone abitudini relative ai dati nella cultura e nelle routine del tuo hotel. Storicamente, gli hotel hanno lottato per ottenere dati che fossero sia accessibili che tempestivi. Anni fa, era possibile scaricare i dati di un mese in un foglio di calcolo, stamparlo e presentarlo a una riunione mensile o trimestrale. Quei giorni sono finiti; gli albergatori moderni hanno dati in tempo reale a portata di mano in modo da poter prendere decisioni in base alla performance di ieri, non a quella del mese scorso.

Vale anche la pena notare che il tuo team non ha bisogno di passare ore e ore a riversare dati. Alcune semplici abitudini che si adattano a pianificazioni regolari possono creare competenze sui dati nel tempo. Un forte utente di dati dovrebbe accedere ai propri dashboard durante il giorno, magari la prima cosa al mattino e poi alcune volte prima delle riunioni. Quando i membri del team utilizzano dashboard e report in modo collaborativo, si chiederanno a vicenda di accedere per esaminare tendenze interessanti o confrontare i risultati, quindi naturalmente tutti gli utenti accederanno spesso. Un'altra idea è sostituire la voglia di controllare i social media con un rapido controllo delle dashboard. Invece di scorrere TikTok, prenditi un momento per provare a imparare qualcosa di nuovo dai dati del tuo hotel.

Con questi cinque modi per migliorare i processi dei dati del tuo hotel, il tuo hotel può sfruttare metriche e tendenze per raggiungere i tuoi obiettivi, indipendentemente dalle dimensioni, dalla valutazione a stelle o dall'affiliazione al marchio. L'intelligenza decisionale non richiede un budget enorme o titoli avanzati in scienza dei dati; può essere raggiunto con un po' di pratica, un team motivato e curioso e un forte partner tecnologico.

Together with HotelIQ

Questo articolo è stato creato in collaborazione da HotelIQ e Hotel Tech Report.

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