18 Caratteristiche indispensabili di un sistema di gestione alberghiera
Di Jordan Hollander
Ultimo aggiornamento Agosto 09, 2023
5 minuti di lettura
Scegliere un sistema software per la gestione alberghiera è come acquistare un'auto: è facile sentirsi sopraffatti dalla pletora di opzioni e può essere difficile trovare consigli affidabili sulle funzionalità PMS di cui hai più bisogno.
“Spesso c'è un malinteso nei software aziendali secondo cui una taglia va bene per tutti. Ogni hotel ha esigenze molto specifiche in base alle dimensioni della proprietà, alla scala della catena, alla geografia e a dozzine di altre variabili. Inoltre, ogni proprietario o albergatore ha le proprie preferenze in termini di design, usabilità e supporto. È assolutamente fondamentale restringere il campo del problema che stai cercando di risolvere per interagire con i fornitori di PMS e assicurarti di non essere venduto su cose di cui la tua proprietà non ha bisogno ", afferma Amelia Gain, CEO della famosa società di PMS per hotel Preno .
I veterani del settore alberghiero usano spesso l'analogia di un'anatra su un lago per descrivere le operazioni alberghiere. Sopra la superficie, l'anatra appare calma e raccolta, ma sotto la superficie le sue zampe scalciano furiosamente. Gli ospiti sono spesso stressati dai propri piani di viaggio o cercano di sfuggire del tutto allo stress durante le vacanze, quindi è fondamentale che il personale appaia calmo e rilassato indipendentemente dal trambusto.
La tecnologia è uno degli strumenti chiave che gli albergatori sfruttano per far sembrare le operazioni semplici agli ospiti e il software di gestione alberghiera è il sistema più importante dell'intero hotel. Che tu lavori in un bed and breakfast indipendente o in una catena alberghiera globale, il tuo sistema di gestione alberghiera è il nucleo della tua proprietà.
Quasi tutti i membri del team di un hotel devono accedere al PMS per svolgere le attività quotidiane. Il personale del servizio clienti deve dare la priorità alle camere d'albergo che devono essere pulite per gli arrivi anticipati dei VIP. I professionisti delle vendite e della gestione degli eventi devono bloccare le stanze per i gruppi. I gestori degli hotel devono accedere al sistema per ottenere dati e approfondimenti operativi.
La selezione del fornitore del sistema di gestione alberghiera è una delle decisioni più importanti e difficili che un operatore alberghiero possa mai prendere. Alla fine di questo articolo, saprai esattamente cosa cercare in modo da poter prendere decisioni tecnologiche informate per la tua proprietà.
The Most Essential Hotel Management Software Functionalities
Iniziamo con le basi. Queste funzionalità sono dei veri e propri must-have per qualsiasi albergatore moderno che desideri utilizzare la tecnologia per migliorare l'esperienza degli ospiti, rendere più efficienti le operazioni di back office e costruire relazioni durature con gli ospiti.
Interfaccia intuitiva e facile da usare: un'interfaccia user-friendly è il fattore più importante nella scelta del software mission-critical per un hotel. Se il software del tuo hotel è complesso e confuso, verranno commessi più errori, che ti costeranno di più. Le attività comuni non dovrebbero richiedere molto tempo e passaggi, poiché ciò rallenta il tuo team e limita la tua capacità di crescere rapidamente, da qui la necessità di un potente sistema software di gestione alberghiera .
Ottimizzato per dispositivi mobili e tablet: quando il tuo manager, il team addetto alle pulizie e altri membri del personale devono controllare rapidamente i dettagli di una prenotazione, non dovrebbero tornare di corsa in ufficio. Qualsiasi sistema che utilizzi non deve essere solo accessibile, ma anche ottimizzato per l'uso su telefoni cellulari e tablet. Meglio ancora, il tuo proprietario dovrebbe essere in grado di controllare le prestazioni durante le vacanze.
Chiara visibilità della griglia: l'aggiunta di eventi speciali che si stanno verificando nella regione, l'evidenziazione degli ospiti che ritornano e l'identificazione degli ospiti che devono ancora pagare il conto sono tutte funzionalità che la tua griglia dovrebbe abilitare per impostazione predefinita. La tua griglia dovrebbe consentirti di vedere rapidamente e facilmente le informazioni chiave sui tuoi ospiti.
Profili degli ospiti: stai lavorando per fidelizzare gli ospiti? I profili degli ospiti memorizzano le informazioni di contatto, la cronologia dei soggiorni e persino le preferenze dei tuoi ospiti, in modo che tu possa offrire un'esperienza più personalizzata durante il loro prossimo soggiorno. Meglio ancora, un profilo ospite con i CC memorizzati del tuo ospite renderà ancora più semplice il ritorno degli ospiti.
Automazione e-mail: puoi comunicare con gli ospiti e ridurre il lavoro manuale per il tuo personale distribuendo e-mail personalizzate, personalizzate e automatizzate. Utilizzando i tuoi modelli, la funzionalità di posta elettronica automatizzata ti consente di creare un percorso di comunicazione dalla prenotazione iniziale alle offerte mirate per gli ospiti abituali.
Gestione delle pulizie: il tuo PMS dovrebbe consentire al tuo team di pulizie di contrassegnare le stanze come pulite, sporche o fuori servizio. Avere queste informazioni in una posizione centrale offre alla reception la visibilità dello stato delle camere, in modo che possano accogliere i check-in anticipati e gli spostamenti delle camere senza la necessità di contattare via radio il supervisore delle pulizie.
Gestione delle prenotazioni: forse la funzionalità PMS più essenziale in assoluto è la gestione delle prenotazioni e le funzionalità di front office. Ospitando digitalmente tutte le tue prenotazioni, gli albergatori possono rendere un libro di prenotazione cartaceo un ricordo del passato. All'interno della gestione delle prenotazioni, dovresti essere in grado di impostare tariffe, controllare la disponibilità, offrire promozioni e visualizzare le prenotazioni su un calendario.
Gestione delle camere: il modulo di gestione delle camere di un PMS è come la tua reception virtuale. Questa funzionalità consente agli agenti della reception di effettuare il check-in e il check-out degli ospiti e di cancellare o estendere le prenotazioni con pochi semplici clic.
Prenotazioni/prenotazioni di gruppo: se il tuo hotel prevede di ospitare qualsiasi tipo di evento o gruppo di ospiti, la funzionalità di prenotazione di gruppo è fondamentale. Le funzionalità di prenotazione di gruppo includono la possibilità per gli ospiti di effettuare prenotazioni all'interno del blocco di camere, l'esportazione di un elenco di camere e la configurazione delle impostazioni di fatturazione in modo da poter fatturare un account per più camere.
Fatturazione: quando la maggior parte degli ospiti effettua il check-out, desidera una copia del conto, quindi il tuo PMS dovrebbe essere in grado di esportare facilmente i fogli degli ospiti che contengono tutti gli addebiti del loro soggiorno. Allo stesso modo, vorrai rapporti finanziari solidi e diretti che ti aiutino a riconciliare entrate e spese da entrate di camere, punti vendita, fornitori e altro ancora.
Elaborazione dei pagamenti: sono finiti i giorni in cui gli ospiti pagavano in contanti o con assegno, quindi vorrai un PMS con un'integrazione del processore di pagamento che ti consenta di addebitare facilmente le carte di credito degli ospiti e avere un accesso sicuro ai principali gateway di pagamento.
Business intelligence e reporting: come fai a sapere se il tuo hotel sta andando bene se non puoi misurare le tue prestazioni? Un PMS con solide funzionalità di reporting ti fornirà informazioni dettagliate sulle tue entrate, ADR, RevPAR e una serie di altre metriche in modo da poter trovare opportunità di crescita e monitorare i tuoi progressi verso i tuoi obiettivi.
Gestione tariffe: vuoi offrire una tariffa non rimborsabile o pacchetti a valore aggiunto? In tal caso, vorrai funzionalità di gestione delle tariffe che consentano più piani tariffari personalizzabili.
Registri utente e permessi: con così tanto turnover nel settore alberghiero, è importante mantenere il personale di prima linea responsabile con registri utente dettagliati per avere un registro automatizzato in caso di errori, nonché per garantire una formazione adeguata e la risoluzione dei problemi. Inoltre, viviamo in un mondo in cui i consumatori richiedono una maggiore sicurezza, quindi è fondamentale che il personale sia in grado di accedere solo alle parti del sistema di gestione dell'hotel necessarie per completare le proprie attività principali senza accedere inutilmente a informazioni sensibili come i dati della carta di credito.
Key Software Integrations to Supercharge Your Hotel Property Management System
Un PMS è un partner software importante a sé stante, ma la gestione di un hotel è molto complessa, il che di solito significa che saranno necessarie più funzionalità rispetto a quelle che un PMS può fornire. Per questo motivo, alcune delle funzionalità PMS più importanti sono in realtà integrazioni software con altri sistemi chiave per sbloccare più valore e prestazioni attraverso la condivisione e i trigger dei dati in tempo reale. Esploriamo alcuni dei componenti aggiuntivi PMS più critici.
Software di contabilità: la contabilità è un settore complicato e in continua evoluzione e non vuoi rimanere bloccato con un software obsoleto quando cambiano le regole. Pertanto, dovresti cercare un software che abbia integrazioni solide e complete con i leader mondiali di software di contabilità come Xero . Ciò ti consentirà di semplificare i processi di fatturazione, riconciliazione, pagamento delle commissioni e fatturazione e automatizzare le attività ripetitive per aiutare il tuo dipartimento finanziario a funzionare più agevolmente.
“Sia che tu stia monitorando le commissioni delle agenzie o configurando le politiche di pagamento per i gruppi, è fondamentale per gli hotel di tutte le dimensioni avere un'integrazione perfetta tra il loro sistema di gestione della proprietà (PMS) e il software di contabilità dell'hotel. Perché? Risparmia innumerevoli ore di noiosa amministrazione tramite l'automazione”, afferma Amelia Gain, CEO di Preno.
Integrazione del sistema POS: se il tuo hotel ha un ristorante, un bar, una spa o altri punti vendita, un POS integrato può fare miracoli per le tue operazioni. Quando il tuo POS può comunicare con il tuo PMS, gli ospiti possono addebitare senza problemi gli acquisti alla loro camera e puoi tenere un registro dell'attività di acquisto degli ospiti per analizzare le tendenze e personalizzare le future offerte fedeltà.
Channel manager: lavori con canali di terze parti come Booking.com e Expedia? In tal caso, avrai bisogno di un channel manager per spingere le tue tariffe e disponibilità su queste piattaforme e altro ancora. In cambio, invierà le prenotazioni al tuo PMS per acquisire più prenotazioni alberghiere. Un channel manager può anche prevenire gli overbooking sincronizzandosi con il tuo PMS poiché saprà quando disattivare la distribuzione man mano che un determinato tipo di camera viene esaurito. Le soluzioni software di channel manager sono importanti anche per gli hotel per ottimizzare l'allocazione delle camere tra i canali e garantire la massima redditività.
Motore di prenotazione: Consenti agli ospiti di prenotare direttamente con te, senza commissioni costose. Un motore di prenotazione online, che pubblica le tue tariffe e disponibilità sul tuo sito web, raccoglie le informazioni necessarie dagli ospiti e crea le prenotazioni nel tuo PMS.
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Questo contenuto è stato creato in collaborazione da Preno e Hotel Tech Report.