18 Caratteristiche indispensabili di un sistema di gestione alberghiera

Di Hotel Tech Report

Ultimo aggiornamento Marzo 23, 2022

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Scegliere un sistema software per la gestione di un hotel è come acquistare un'auto: è facile sentirsi sopraffatti dalla pletora di opzioni e può essere difficile trovare consigli affidabili sulle funzionalità PMS di cui hai più bisogno.

“Nel software aziendale c'è spesso l'idea sbagliata che una taglia vada bene per tutti. Ogni hotel ha esigenze molto specifiche in base alle dimensioni della proprietà, alla scala della catena, alla geografia e a dozzine di altre variabili. Inoltre, ogni proprietario o manager ha le proprie preferenze in termini di design, usabilità e supporto. È assolutamente fondamentale restringere il problema che stai cercando di risolvere per entrare in contatto con i fornitori di PMS e assicurarti di non essere venduto per cose di cui la tua proprietà non ha bisogno ", afferma Amelia Gain, CEO della famosa società di hotel PMS Preno .

I veterani dell'industria alberghiera usano spesso l'analogia di un'anatra su un lago per descrivere le operazioni alberghiere. Sopra la superficie, l'anatra appare calma e raccolta, ma sotto la superficie le sue zampe scalciano furiosamente. Gli ospiti sono spesso stressati dai propri programmi di viaggio o stanno cercando di sfuggire del tutto allo stress durante le vacanze, quindi è fondamentale che il personale appaia calmo e rilassato indipendentemente dal trambusto.

La tecnologia è uno degli strumenti chiave che gli albergatori sfruttano per far sembrare le operazioni semplici agli ospiti e il software di gestione dell'hotel è il sistema più importante dell'intero hotel. Che tu lavori in un bed and breakfast indipendente o in una catena alberghiera globale, il tuo sistema di gestione alberghiera è il nucleo della tua proprietà.

Quasi tutti i membri del team di un hotel devono accedere al PMS per svolgere le attività quotidiane. Il personale di servizio degli ospiti deve dare la priorità alle camere d'albergo che devono essere pulite per gli arrivi VIP anticipati. I professionisti delle vendite e della gestione degli eventi devono bloccare le stanze per i gruppi. I gestori degli hotel devono accedere al sistema per ottenere dati e approfondimenti operativi.

La selezione del fornitore del sistema di gestione alberghiera è una delle decisioni più importanti e difficili che un operatore alberghiero possa mai prendere. Entro la fine di questo articolo, saprai esattamente cosa cercare in modo da poter prendere decisioni informate sulla tecnologia per la tua proprietà.

Le funzionalità più essenziali del software di gestione alberghiera

Cominciamo con le basi. Queste caratteristiche sono un vero must per ogni albergatore moderno che desidera utilizzare la tecnologia per migliorare l'esperienza degli ospiti, rendere più efficienti le operazioni di back office e costruire relazioni durature con gli ospiti.

  1. Interfaccia intuitiva e facile da usare: un'interfaccia user-friendly è il fattore più importante nella scelta del software mission-critical per un hotel. Se il software del tuo hotel è complesso e confuso, verranno commessi più errori, che ti costeranno più denaro. Le attività comuni non dovrebbero richiedere molto tempo e passaggi, poiché ciò rallenta il tuo team e limita la tua capacità di crescere rapidamente, da qui la necessità di un potente sistema software di gestione dell'hotel .

  1. Ottimizzazione per dispositivi mobili e tablet: quando il tuo manager, il team delle pulizie e altri membri del personale devono controllare rapidamente i dettagli di una prenotazione, non dovrebbero tornare di corsa in ufficio. Qualsiasi sistema utilizzato non solo deve essere accessibile, ma anche ottimizzato per l'uso su telefoni cellulari e tablet. Meglio ancora, il tuo proprietario dovrebbe essere in grado di controllare le prestazioni durante le vacanze.

  1. Chiara visibilità della griglia: l' aggiunta di eventi speciali che stanno accadendo nella regione, l'evidenziazione degli ospiti di ritorno e l'identificazione degli ospiti che devono ancora pagare il conto sono tutte funzionalità che la tua griglia dovrebbe abilitare per impostazione predefinita. La tua griglia dovrebbe consentirti di vedere rapidamente e facilmente le informazioni chiave sui tuoi ospiti.

  1. Profili degli ospiti: stai lavorando per fidelizzare gli ospiti? I profili degli ospiti memorizzano le informazioni di contatto dei tuoi ospiti, la cronologia del soggiorno e persino le preferenze, in modo che tu possa offrire un'esperienza più personalizzata durante il loro prossimo soggiorno. Meglio ancora, un profilo ospite con i CC memorizzati del tuo ospite renderà ancora più semplice il ritorno degli ospiti.

  1. Automazione e-mail: puoi comunicare con gli ospiti e ridurre il lavoro manuale per il tuo personale distribuendo e-mail personalizzate, personalizzate e automatizzate. Utilizzando i tuoi modelli, la funzionalità di posta elettronica automatizzata ti consente di costruire un viaggio di comunicazione dalla prenotazione iniziale alle offerte mirate per gli ospiti abituali.

  1. Gestione delle pulizie: il tuo PMS dovrebbe consentire al tuo team di pulizie di contrassegnare le stanze come pulite, sporche o fuori servizio. Avere queste informazioni in un posto centrale offre alla reception la visibilità dello stato delle camere, in modo che possano adattarsi ai check-in anticipati e ai traslochi delle camere senza dover contattare via radio il supervisore delle pulizie.

  1. Gestione delle prenotazioni: forse la funzionalità PMS più essenziale in assoluto è la gestione delle prenotazioni e le funzionalità di front office. Ospitando digitalmente tutte le tue prenotazioni, gli albergatori possono rendere un libro di prenotazione cartaceo un ricordo del passato. All'interno della gestione delle prenotazioni, dovresti essere in grado di impostare tariffe, controllare la disponibilità, offrire promozioni e visualizzare le prenotazioni su un calendario.

  1. Gestione della sala: il modulo di gestione della sala di un PMS è come la tua reception virtuale. Questa funzionalità consente agli agenti della reception di effettuare il check-in e il check-out degli ospiti e di annullare o estendere le prenotazioni con pochi semplici clic.

  1. Prenotazioni/prenotazioni di gruppo: se il tuo hotel prevede di ospitare qualsiasi tipo di evento o gruppo di ospiti, la funzionalità di prenotazione di gruppo è fondamentale. Le funzionalità di prenotazione di gruppo includono la possibilità per gli ospiti di prenotare le prenotazioni all'interno del blocco di camere, l'esportazione di un elenco di camere e la configurazione delle impostazioni di fatturazione in modo da poter fatturare un account per più camere.

  1. Fatturazione: quando la maggior parte degli ospiti effettua il check-out, desidera una copia del conto, quindi il tuo PMS dovrebbe essere in grado di esportare facilmente i fogli degli ospiti che contengono tutti gli addebiti del loro soggiorno. Allo stesso modo, avrai bisogno di una rendicontazione finanziaria solida e diretta che ti aiuti a conciliare entrate e spese dalle entrate delle camere, punti vendita, fornitori e altro ancora.

  1. Elaborazione dei pagamenti: sono finiti i giorni in cui gli ospiti pagavano in contanti o con assegno, quindi vorrai un PMS con un'integrazione del processore di pagamento che ti consenta di addebitare facilmente le carte di credito degli ospiti e avere un accesso sicuro ai principali gateway di pagamento.

  1. Business intelligence e reportistica: come fai a sapere se il tuo hotel sta andando bene se non riesci a misurare le tue prestazioni? Un PMS con solide funzionalità di reporting ti fornirà informazioni dettagliate sulle tue entrate, ADR, RevPAR e una serie di altre metriche in modo da poter trovare opportunità di crescita e monitorare i tuoi progressi verso i tuoi obiettivi.

  1. Gestione delle tariffe: vuoi offrire una tariffa non rimborsabile o pacchetti a valore aggiunto? In tal caso, ti servirà una funzionalità di gestione delle tariffe che consenta più piani tariffari personalizzabili.

  1. Registri utente e autorizzazioni: con così tanto fatturato nel settore alberghiero, è importante mantenere il personale in prima linea responsabile con registri utente dettagliati per avere un registro automatizzato in caso di errori, nonché per garantire un'adeguata formazione e risoluzione dei problemi. Inoltre, viviamo in un mondo in cui i consumatori richiedono una maggiore sicurezza, quindi è fondamentale che il personale possa accedere solo alle parti del sistema di gestione dell'hotel necessarie per completare le proprie attività principali senza accedere inutilmente a informazioni sensibili come i dati delle carte di credito.

Integrazioni software chiave per potenziare il tuo sistema di gestione della proprietà dell'hotel

Un PMS è un importante partner software a sé stante, ma la gestione di un hotel è molto complessa, il che di solito significa che saranno necessarie più funzionalità di quelle che un PMS può fornire. Per questo motivo, alcune delle funzionalità PMS più importanti sono in realtà integrazioni software con altri sistemi chiave per sbloccare più valore e prestazioni attraverso la condivisione di dati e trigger in tempo reale. Esaminiamo alcuni dei componenti aggiuntivi PMS più critici.

  1. Software di contabilità: la contabilità è un settore complicato e in continua evoluzione e non vuoi rimanere bloccato con un software che non è aggiornato quando le regole cambiano. Pertanto, dovresti cercare un software che abbia integrazioni solide e complete con i leader mondiali del software di contabilità come Xero . Ciò ti consentirà di semplificare i processi di fatturazione, riconciliazione, pagamento delle commissioni e fatturazione e automatizzare le attività ripetitive per aiutare il tuo dipartimento finanziario a funzionare più agevolmente.

“Che tu stia monitorando le commissioni dell'agenzia o configurando le politiche di pagamento per i gruppi, è fondamentale per gli hotel di tutte le dimensioni avere una perfetta integrazione tra il loro sistema di gestione della proprietà (PMS) e il software di contabilità dell'hotel. Come mai? Consente di risparmiare innumerevoli ore di noiosa amministrazione tramite l'automazione", afferma Amelia Gain, CEO di Preno.

  1. Integrazione del sistema del punto vendita: se il tuo hotel dispone di un ristorante, bar, spa o altri punti vendita, un POS integrato può fare miracoli per le tue operazioni. Quando il tuo POS può comunicare con il tuo PMS, gli ospiti possono caricare senza problemi gli acquisti nella loro camera e puoi tenere un registro delle attività di acquisto degli ospiti per analizzare le tendenze e personalizzare le future offerte fedeltà.

  1. Channel manager: lavori con canali di terze parti come Booking.com ed Expedia? In tal caso, avrai bisogno di un channel manager per spingere le tue tariffe e disponibilità su queste piattaforme e altro ancora. In cambio, invierà le prenotazioni al tuo PMS per acquisire più prenotazioni di hotel. Un channel manager può anche prevenire l'overbooking sincronizzandosi con il tuo PMS poiché saprà quando disattivare la distribuzione quando un determinato tipo di camera viene esaurito. Le soluzioni software di gestione dei canali sono importanti anche per gli hotel per ottimizzare l'allocazione delle camere tra i canali e garantire la massima redditività.

  1. Motore di prenotazione: permetti agli ospiti di prenotare direttamente con te, senza commissioni costose. Un motore di prenotazione online, che pubblica le tariffe e la disponibilità sul tuo sito Web, raccoglie le informazioni necessarie dagli ospiti e crea prenotazioni nel tuo PMS.


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Questo contenuto è stato creato in collaborazione da Preno e Hotel Tech Report.