3 strategie per ridurre le frodi relative agli assegni postali nel tuo hotel
Di Haley Wolf
Ultimo aggiornamento Luglio 18, 2022
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Le frodi relative agli assegni postali sono in aumento dallo scorso agosto, secondo il gruppo di ricerca sulla sicurezza informatica basato sull'evidenza presso la Georgia State University, che ha seguito la tendenza. Avverte che i criminali hanno un momento abbastanza facile quando si tratta di mettere le mani sui tuoi assegni. Nel sondaggio di KPMG sui dirigenti senior del rischio , il 67% afferma che le proprie aziende hanno subito frodi esterne negli ultimi 12 mesi e il 38% prevede che il rischio di frode commessa da autori esterni aumenterà leggermente nel prossimo anno.
"Alcuni di loro vanno semplicemente alla tua casella di posta di casa e prendono la posta che hai lasciato per farla ritirare all'ufficio postale", ha affermato David Maimon, professore associato di giustizia penale e criminologia presso la Georgia State University e direttore della ricerca sulla sicurezza informatica basata sull'evidenza Gruppo.
"Altri vanno semplicemente alle scatole blu con le chiavi che sono stati in grado di rubare ad alcuni postini là fuori, svuotano le scatole e prendono gli assegni che alcuni di noi inviano. Ecco com'è facile."
Il gruppo di sicurezza informatica ha trovato una media di 1.325 assegni rubati in vendita ogni settimana nell'ottobre 2021. Questo era più del doppio di quello che aveva visto a settembre, quando la media era di 634 a settimana e il triplo della media di 409 nell'agosto 2021. Numeri più recenti indicano un tasso ancora maggiore di incidenti.
M3, il software di reporting e contabilità n. 1 del settore dell'ospitalità, riceve notizie da un numero sempre maggiore di clienti che stanno subendo frodi sugli assegni che vanno dalla replica o alterazione fisica degli assegni da qualche parte tra il momento in cui l'assegno viene emesso, spedito, ricevuto o reindirizzato.
L'obiettivo dell'azienda è ridurre al minimo il rischio che le aziende di ospitalità diventino vittime di frodi sugli assegni, poiché ha raccomandato di adottare i passaggi seguenti per mitigare il rischio di frodi sugli assegni.
- Implementare la retribuzione positiva con la verifica del nome. Positive Pay è una funzionalità bancaria progettata per aiutare gli imprenditori a proteggersi dagli assegni fraudolenti scritti sul proprio conto. Una volta fornite le coordinate bancarie per ogni assegno che scrivi, la banca verifica che le tue informazioni corrispondano alle informazioni sugli assegni presentati alla banca prima di elaborare il pagamento. Se alcuni articoli non corrispondono, la tua banca li contrassegna e te li invia per la revisione. Potrai quindi decidere se accettare o rifiutare il pagamento.
- Implementare un sistema ePay, che incorpora la tecnologia ACH e Virtual Credit Card (VCC). I sistemi ePay forniscono una maggiore sicurezza contro le attività fraudolente; soprattutto quando i controlli vengono eliminati ed è facile da impostare e facile da usare. Aggiunge anche efficienza al tuo processo di riconciliazione. Inoltre, ePay migliora la responsabilità complessiva dei dipendenti.
- Completa le tue riconciliazioni bancarie GIORNALIERE. Il semplice controllo di numeri simili sulla contabilità generale e sugli estratti conto non è abbastanza buono e non offre la massima protezione contro le frodi. Se stai riconciliando solo settimanalmente o mensilmente, il cavallo potrebbe essere fuori dalla stalla quando vengono identificate irregolarità o frode. La riconciliazione bancaria giornaliera ti consente di eliminare gli errori bancari sul nascere il prima possibile, porta a meno problemi e meno errori, evita di lavorare con informazioni obsolete e aiuta a tenere traccia del flusso di cassa giornaliero fornendoti le informazioni di cui hai bisogno sul flusso di cassa e sulle abitudini di spesa della proprietà o dell'entità aziendale. Se non ti riconcili ogni giorno, i tuoi libri potrebbero non essere sempre uguali alla realtà.
Viviamo in un mondo in cui, purtroppo, le frodi sono comuni e stanno aumentando a un ritmo allarmante. Assicurati di proteggere te stesso e la tua azienda. Se attualmente non hai gli strumenti per proteggere i tuoi account, chiedi assistenza ai tuoi partner software per costruire una strategia di prevenzione delle frodi.