酒店业 5 个经过验证的发票管理技巧

无论您在酒店业的哪个领域经营，都有一些任务比发票管理更重要。正确的发票可确保您的酒店（或其他机构）手头有足够的现金储备来解决与经营业务相关的许多经常性成本。人员配备、食品和饮料采购、设施维护以及获得其他所需产品和服务等费用可能会迅速增加。

如果没有健全的发票管理实践，您的公司很快就会发现自己在管理现金流方面遇到了很大的麻烦。这对于通常没有大型企业大量现金储备的小型酒店企业来说尤其麻烦。

使用 BirchStreet Pay，您可以实施经过验证的发票管理实践，以更好地确保您酒店的财务稳定性。无论您在给定的一周、一个月或一年内服务了多少客人，改进处理发票的方式都将为您的设施带来可观的收益。

1) 尽可能自动化

许多酒店企业都有各种经常性费用，可以每月甚至每周处理一次。由于日复一日地收到如此多的发票，当发票管理完全由人工处理时，人为错误的风险很大。

发票越复杂，出现严重错误的可能性就越大。尽管医疗计费行业与酒店业的差异当然有其公平份额，但对该行业的账单分析估计，40% 到 80% 的发票包含错误。

幸运的是，酒店业的发票没有那么复杂，但这一统计数据表明，计费错误很容易进入发票，尤其是在涉及手动处理的情况下。重复账单和遗漏付款等错误对于管理酒店组织的现金流尤其麻烦。

单张发票中需要的“触摸”越多——即使是以数字方式交付和处理的发票——出错的可能性就越大。数据输入错误可能导致多付或少付，以及税收计算不准确，甚至可能导致发票丢失。当供应商收取滞纳金或其他罚款时，此类问题可能会在以后造成重大问题。

2) 确保支持各种文档类型

在收到收到的商品或服务的发票之前，酒店企业通常必须下达采购订单。采购订单 (PO) 使酒店企业能够与其供应商设定明确的期望。它们描述了所购买的产品或服务、数量、单位价格，甚至是交货日期和地点（如适用）等信息。

采购订单对您的内部团队来说非常宝贵，尤其是在您有大量订单的情况下。采购订单本质上是创建一个明确定价协议的书面记录，这样您就可以避免成本超支和重复请求。这些文档还提供库存可见性，以帮助您更有效地管理库存——无论是食品还是洗衣用品。

高质量的库存管理系统还将使您能够生成和跟踪 PO 发票以及非 PO 发票和贷项通知单，用于不需要受监管的采购和批准流程的较小业务费用。

在供应商接受采购订单后，他们有义务按照商定的条款履行该订单。当您的企业收到供应商的发票时，应仔细将其与原始采购订单进行比较，以确保一切都匹配。

帮助您的公司跟踪这些数据的库存管理系统将使您的企业更容易预算其费用并保持良好的现金流。

3) 使用数字工具利用发票数据

健全的发票管理可以（并且应该）提供关键洞察，了解您的酒店业务如何使用其资金——以及如何更有效地使用它。

最近 BirchStreet Systems 举办的题为“酒店业在 2022 年转向数字发票”的研讨会强调了数字发票管理可以在多大程度上帮助酒店和酒店业的其他人。通过从大约 80% 纸质和 20% 电子化的系统过渡到 20% 纸质和 80% 电子化的系统，拥有 250 间客房的酒店平均可以将管理发票的年度费用从 81,250 美元减少到 6,500 美元。

其中大部分来自数字发票管理系统的简化特性。使用 BirchStreet Pay 等工具实现数字化可以显着减少发票处理时间，这可以帮助您的企业改善供应商付款条件，并更好地获得供应商的提前付款折扣。这使得即使使用更少的资源也可以完成更多的交易，从而大大降低了劳动力和处理成本。

也许更重要的是，通过数字发票系统获得准确、实时的数据，利益相关者可以向部门负责人提供有关支出活动的可靠信息。

这有助于做出明智的决策并深入了解酒店与各个供应商的关系。它可以很容易地揭示酒店支出过多或预算分配不当的区域。实时信息让领导层可以迅速采取行动解决此类财务问题，从而改善现金流。

4) 将发票时间与现金流需求相匹配

您的企业最不需要的就是供应商在每月现金流已经紧张的时候开出高额发票——尤其是在该发票需要立即付款的情况下。酒店领导者应努力与供应商建立有利于其公司现金流需求的发票时间安排。

对于正在进行的订单，这可能需要设置定期的计费间隔，例如每隔一周或在月底。对于大型项目（例如酒店大堂的翻新），请确定在完成工作后全额付款，还是在项目的某些阶段完成后进行部分付款，是否更利于您的现金流。

何时安排这些发票付款的时间应根据您自己的现金流需求确定。一些酒店可能会发现在整个月内以一致的费率支付发票最容易。其他人可能会发现，在他们自己的发票已填妥的月底前支付所有款项会更好。

这可能需要与供应商进行一定程度的谈判。所有付款条件都应在业务关系开始时商定，包括诸如发票交付频率和付款条件等细节。一些供应商愿意为提前付款或灵活的到期日提供奖励——但这些细节必须提前制定好。

5) 启用电子支付

虚拟电子支付比写纸质支票要高效得多。此类交易可以快速安全地完成，确保供应商及时收到付款。

值得注意的是，许多电子支付解决方案现在支持可以 24/7 传输的实时支付。发表在 ABA Banking Journal 上的一项调查发现，81% 的企业领导者预计“即时可用”数字支付的日益普及将极大地改变他们开展业务的方式。

在调查中，52% 的人认为实时支付是改善现金流管理的宝贵解决方案，而 46% 的人表示这将有助于改善一般应付账款活动。三分之二的受访者表示，他们预计随着实时支付的出现，他们将停止支付和接受现金和纸质支票支付。

对于那些不愿更新发票管理系统的人来说，这一最终统计数据极为重要。无论您的组织目前对过渡到全电子支付解决方案有何看法，您的供应商都准备好进行转换的可能性很高。

无论您的内部团队的偏好如何，与帮助您的酒店品牌顺利运行的首选供应商保持牢固的关系都可能需要进行这种转变。

让 BirchStreet Pay 彻底改变您的发票管理

酒店业每周都会发送和接收无数的发票和采购订单。完善的发票管理系统使您的团队能够更有效地创建、跟踪和归档发票，同时确保业务的强劲现金流。

使用 BirchStreet Pay，您不必担心写纸质支票或让您的酒店业务遭受信用卡欺诈。这个创新系统提供了一个单一的解决方案，使用虚拟卡管理您的支付，每次购买都可以获得现金返还。

BirchStreet Pay 提供易于使用的界面，让您只需按一下按钮即可进行支付，所有交易均受到现代安全措施的保护，并得到礼宾级支持的支持。

灵活的工作流程和详细的报告可以简化与您的会计/ERP 系统的集成，同时还可以让您全面了解您的付款情况。供应商入职团队甚至可以帮助您将供应商转变为接受虚拟卡付款。

使用 BirchStreet Pay，您可以减少纸质支票、合规成本和其他费用，同时赚取现金返还。从成本节约到采购透明度，您的组织可以更好地了解其费用和发票管理需求，从而在未来实现更好的财务实践。