Voordelen van M3 Luminous Hotel Management door de kracht van de best beoordeelde oplossing voor hotelboekhouding

Veel hotels ervaren backoffice-problemen die druk uitoefenen op managementteams. De juiste horeca-specifieke boekhoudoplossing kan veel problemen helpen verminderen, waaronder gegevensvalidatie, handmatige invoer, niet-geïntegreerde financiële systemen en kasbeheer.

Met een portfolio van vier en groeiende hotels is Luminous Hotel Management (LHM) een full-service hotelmanagementbedrijf met vestigingen in Virginia en West Virginia. LHM beheert momenteel de merken Wyndham en IHG en is verantwoordelijk voor strategieën voor activa- en inkomstenbeheer, operaties, verkoop en marketing, boekhouding en financiën, financiële rapportage en belastingplanning voor haar hotelportfolio.

Na meer dan een decennium van samenwerking met M3, koos LHM ervoor om in 2021 een andere boekhoud- en rapportageoplossing te implementeren. Na de implementatie van de andere software merkte Jadhav echter verschillende inefficiënties op. De nieuwe softwareleverancier kon bijvoorbeeld niet opschalen naarmate het bedrijf groeide, had beperkte integraties met PMS-systemen, omslachtig cashbeheer en afstemmingen en bood geen aangepaste rapportage.

De methode voor het uploaden van facturen in de nieuwe software vereiste dat LHM facturen in het computersysteem scande voordat ze in de software werden geüpload, wat een extra stap was ten opzichte van wat M3 bood. Niet alleen dit, maar facturen konden voor elk bedrijf worden ingevoerd, wat verwarring zou veroorzaken, omdat facturen naar het verkeerde hotel konden worden geboekt en verouderingsrapporten onnauwkeurig zouden worden.

Naast deze inefficiënties was Jadhav ook gefrustreerd over de betalingsverwerking in het nieuwe platform, met name het handmatig schrijven van cheques. LHM had ook een kritieke behoefte om ACH-betalingen te verwerken om hun crediteurenproces verder te stroomlijnen, wat vrijwel niet bestond in de oplossing die ze hadden gekozen om te gebruiken.

"Gebruiksgemak, functionaliteit en schaalbaarheid waren enkele van de grote obstakels die we ondervonden. Naarmate we groeiden en meer eigendommen toevoegden, moesten we onze boekhoudbehoeften opnieuw evalueren", aldus Jadhav.

De oplossing

Maanden na het verlaten van M3 besloot LHM terug te keren naar M3, de nummer 1 oplossing voor boekhouding en rapportage in de horeca die meer dan 50% van de beste hotelmanagementbedrijven in de VS bedient, zoals gerangschikt door het tijdschrift Hotel Business en het tijdschrift Hospitality Upgrade.

LHM maakt momenteel gebruik van Accounting Core, het vlaggenschipproduct van M3, en e-Pay, een ultramoderne Accounts Payable-oplossing gericht op hoteliers.

"De beslissing om terug te keren naar M3's Accounting Core heeft ons de controle en het vermogen gegeven om de software aan te passen aan de behoeften van ons bedrijf. Aangepaste rapporten maken en wijzigen, geconsolideerde rapporten uitvoeren voor elk merk of elke regio, facturen snel scannen en gemakkelijk verwijzen naar die facturen hebben ons geholpen om meer georganiseerd en gestroomlijnd te zijn in onze dagelijkse boekhoudpraktijken. Aanpasbare rapporten hebben een groot nut en een grote impact op hotelactiviteiten en belastingplanning. Bovendien is er elke keer dat we een supportticket hebben gekregen, een 24-uurs reactie en een sterke follow-up dagelijks, ook in het weekend, aangezien hotelactiviteiten elke dag van de week van cruciaal belang zijn."

Een voordeel dat M3 LHM kon bieden door het gebruik van Accounting Core, was de mogelijkheid om facturen rechtstreeks in het platform te scannen. Facturen kunnen alleen worden ingevoerd voor het bedrijf waar u werkt, wat resulteert in geen fouten of verwarring. M3 helpt klanten georganiseerd te blijven en creëert een simplistisch proces om het uploaden foutloos te maken.

De e-Pay-oplossing van M3 biedt LHM de mogelijkheid om leveranciers te betalen via cheques, ACH-betalingen of virtuele creditcards, die kortingen opleveren, waardoor een nieuwe inkomstenstroom ontstaat door gebruik te maken van elektronische workflow en kunstmatige intelligentie. Het proces is naadloos, verbetert de automatisering en helpt bij het elimineren van handmatig werk en menselijke fouten.

De resultaten

Door de terugkeer van LHM naar M3 heeft hun team het gebruiksgemak, de functionaliteit en de schaalbaarheid gekregen die ze wilden. Hun team heeft niet langer last van dubbele inspanningen bij het uploaden van facturen of het potentieel dat facturen naar het verkeerde hotel worden gepost, wat ertoe heeft geleid dat de verouderingsrapporten van LHM nu nauwkeurig zijn, waardoor ze bruikbare gegevens hebben.

"Ik zie nu al een verandering in onze dagelijkse activiteiten terugkeren naar M3; dat is waar de impact binnenkomt, op macroniveau, en hoe we werken. Het lijdt geen twijfel dat M3 meer gestroomlijnd, efficiënter, en is een positieve drijfveer voor ons resultaat", aldus Fair.

Door gebruik te maken van M3's e-Pay verspilt LHM geen menselijk kapitaal meer aan het snijden van cheques en hoeft u zich geen zorgen meer te maken over controles die worden toegepast op onjuiste facturen en rekeningen. Bovendien kan LHM met de betalingsautomatiseringskracht van e-Pay nu de vele kosten van crediteurenadministratie, zoals bankkosten, MICR-toner, enveloppen en portokosten, elimineren.

Door samen te werken met de best beoordeelde boekhoud- en rapportageoplossing in de branche, gebouwd voor hoteliers door hoteliers, kan LHM nu tijd- en arbeidsbesparingen realiseren dankzij de kracht van M3's Accounting Core in combinatie met e-Pay. Deze middelen kunnen nu ingezet worden voor wat belangrijk is: hotelgasten.