Een property management system (PMS) is een softwarepakket voor hotelbeheer dat eigenaren van accommodaties en receptiemedewerkers gebruiken om hun bedrijf te beheren door reserveringen, beschikbaarheid van onlineboekingen, betalingen en rapportage op één centrale plek te coördineren. Het Hotel PMS stroomlijnt de werkzaamheden voor receptiepersoneel en gastenservices in een hotelbedrijf om gasten in en uit te checken, de beschikbaarheid van kamers te bekijken, aanpassingen te maken aan bestaande reserveringen en kan zelfs backofficefunctionaliteit hebben (huishouding of onderhoud plannen). Met een centraal systeem kunnen hoteliers de belangrijkste statistieken die nodig zijn om hun bedrijf te runnen (bijv. gemiddeld dagtarief, bezetting en RevPAR) beter beheren en bewaken.

Property management software of hotel PMS is de ruggengraat van de bedrijfsvoering in de hotelsector; het PMS elimineert kostbare overboekingen door de beschikbaarheid van kamers te beheren, coördineert met alle aangesloten channel managers om de bezetting van kamers te verbeteren, accepteert betalingen en voert belangrijke dagelijkse functies uit, zoals het overbrengen van gasten, het bijwerken van kamerprijzen en het beheren van huishoudelijke taken. Het PMS kan de bedrijfsvoering van een hotel automatiseren en verbeteren door concurrerende informatie te verstrekken, prijzen automatisch aan te passen op basis van beschikbaarheid en analyse- en rapportagefunctionaliteit te bieden. Het PMS verbetert de gastervaring door de voorkeuren van de klant te onthouden en pre- en post-stay communicatie te verzenden. Veel PMS-systemen kunnen ook worden geïntegreerd met andere technologieën, zoals kassasystemen, betalingsverwerkers, hardwarefabrikanten en gastervaringssoftware.

Soorten hotel-PMS:

Er zijn bepaalde typen property management systemen (PMS) die in hotels worden gebruikt en die belangrijke kenmerken, functionaliteiten en voordelen hebben. Het begrijpen hiervan is cruciaal bij het overwegen van de juiste keuze van technologie om hotelactiviteiten en gasttevredenheid effectief te beheren.

Er zijn twee hoofdtypen hotel-PMS:

• On-Premise Hotel PMS: Het is geïnstalleerd op servers in het hotel en is beschikbaar op elke computer waarmee hoteliers toegang hebben tot het PMS. Het biedt de beveiliging van gegevens die op locatie zijn opgeslagen, maar het onderhoud en de beveiliging ervan worden toegeschreven aan het hotel. Doorlopend onderhoud en technische ondersteuning van het IT-team van het hotel zijn vereist om de functionaliteit te behouden

• Cloud-Based Hotel PMS: Een cloud-based PMS vereenvoudigt alle dagelijkse taken omdat hotelpersoneel overal met een internetverbinding toegang heeft tot het systeem, zodat gegevens altijd up-to-date zijn. Het handige is dat de onderhoudskosten laag zijn

Het managen van een hotel is geen gemakkelijke opgave, maar dankzij technologie kunnen hoteliers nu vertrouwen op hotel property management systems (PMS) om de dagelijkse operaties efficiënter en gestroomlijnder te maken. Een PMS is een softwareoplossing die een reeks functies biedt om de receptie-operaties, kamerstatussen, onderhoudsverzoeken en financiële rapporten van een hotel te beheren.

Een van de meest kritische kenmerken van een hotel PMS is automatisering. Een PMS kan veel dagelijkse handelingen automatiseren, zoals inchecken, uitchecken en betalingsverwerking. Deze functie kan tijd besparen en fouten verminderen, wat cruciaal kan zijn voor het leveren van een uitstekende gastervaring.

Integraties zijn een andere belangrijke functie van een hotel-PMS. Een PMS kan worden geïntegreerd met andere systemen, zoals channel managers, boekingssystemen en betalingsgateways. Deze integratie kan helpen bij het beheren van distributiekanalen, online betalingen en directe boekingen, wat cruciaal kan zijn voor het maximaliseren van de omzet.

Revenue management is ook een belangrijke functie van een hotel PMS. Een PMS kan revenue management functionaliteit bieden om te helpen bij het vaststellen van prijzen en het maximaliseren van de bezetting. Deze functie kan hoteliers helpen datagestuurde beslissingen te nemen om de omzet te optimaliseren, wat cruciaal kan zijn voor het verbeteren van de financiële prestaties van een hotel.

Berichten en meldingen zijn andere belangrijke functies van een hotel-PMS. Een PMS kan berichten en meldingen aanbieden aan gasten en personeel, wat kan helpen de gastervaring te verbeteren en communicatie te stroomlijnen. Een mobiele app is ook een waardevolle functie van een hotel-PMS. Een mobiele app kan personeel in staat stellen om dagelijkse activiteiten te beheren vanaf hun smartphones, wat personeel kan helpen efficiënter te werken en in realtime te reageren op de behoeften van gasten.

Aanpasbare sjablonen zijn een andere belangrijke functie van een hotel-PMS. Een PMS kan aanpasbare sjablonen bieden voor workflows, housekeeping management, werkorders en financiële rapporten. Deze functie kan vastgoedeigenaren helpen de software aan te passen aan hun specifieke behoeften.

Gebruiksvriendelijkheid en interactiviteit zijn ook belangrijke kenmerken van een hotel-PMS. Een PMS moet een intuïtieve interface en eenvoudig te gebruiken functies hebben die het personeel kunnen helpen de software snel te leren en de leercurve te verkorten.

Realtimegegevens zijn een andere essentiële functie van een hotel-PMS. Een PMS moet realtimegegevens over kamerstatussen, bezetting en financiële statistieken leveren. Deze functie kan hoteliers helpen om datagestuurde beslissingen te nemen en in realtime op veranderingen te reageren.

Concluderend is een hotel property management system (PMS) een onmisbaar hulpmiddel voor het beheren van dagelijkse activiteiten in de hospitality-industrie. Een hotel PMS-softwareoplossing moet belangrijke functies hebben zoals automatisering, integraties, revenue management, berichten, mobiele app, aanpasbare sjablonen, gebruiksvriendelijke interface, realtime gegevens, onderhoudsupgrades en feedback na verblijf. Door een hotel PMS te gebruiken, kunnen hoteliers de gastervaring verbeteren, de omzet maximaliseren en hun dagelijkse activiteiten stroomlijnen.

1. Gebruiksvriendelijke interface Train uw personeel snel en verklein de kans op fouten. De beste PMS-oplossingen van vandaag zijn selfservice en helpen de bedrijfsvoering te stroomlijnen door horecabedrijven in staat te stellen gasten sneller in te checken. Veel moderne platformen kunnen zelfs worden bediend vanaf een mobiel apparaat via een mobiele app.
2. Inchecken/uitchecken van gasten en wijzigen van gastreserveringen - Houd de gastprofielen bij en verplaats ze indien nodig. Zo blijft u op de hoogte van uw reserveringen en verkleint u de kans op overboekingen.
3. Centraal dashboard - Bekijk wat er gebeurt, wat er vandaag moet gebeuren en houd uw belangrijkste statistieken in de gaten. ;Bekijk details over reserveringsbeheer in uw PMS-oplossing.
4. Gepersonaliseerde belastingen, toeslagen en beleid - Pas belastingen, toeslagen en annuleringsvoorwaarden aan in de combinatie die het beste bij uw bedrijf past.
5. Overheidsnaleving - Voldoe aan de lokale belastingrapportagevereisten en -regelgeving.
6. Gastcommunicatie - Verbeter de gastervaring met geautomatiseerde communicatie vóór en na het verblijf.
7. Reporting suite - Genereer gedetailleerde productie- en financiële rapporten om de bedrijfsvoering te verbeteren. Helpt property managers boekingskanalen te begrijpen.
8. Betalingsverwerking - Mogelijkheid om creditcardbetalingen te verwerken in overeenstemming met lokale en wereldwijde regelgeving.
9. Cloudgebaseerd PMS: een PMS-softwareoplossing die in de cloud wordt gehost en zo externe toegang en flexibiliteit in beheer mogelijk maakt.
10. Receptie en inchecken: een functie die het incheckproces stroomlijnt en het receptiepersoneel een gebruiksvriendelijke interface biedt om de dagelijkse hotelactiviteiten te beheren.
11. Channel manager en distributiekanalen: Een tool die integreert met meerdere boekingskanalen, zoals OTA's, GDS en de website van het hotel, om de bezetting en de omzet te maximaliseren.
12. Prijs- en opbrengstbeheersysteem: een functie die prijs- en voorraadbeheer automatiseert om de omzet en RevPAR te optimaliseren.
13. Gastervaring en upselling: een functie die integratie van berichten en mobiele apps mogelijk maakt om selfserviceopties te bieden, voorzieningen te verkopen en de gastervaring te personaliseren.

Prijzen voor cloud-gebaseerde PMS-producten zijn doorgaans gebaseerd op het aantal kamers of eigendommen dat dat systeem gebruikt. Veel PMS-producten hebben rekenmachines op hun website die u helpen beter te begrijpen wat u kunt verwachten voor de prijzen. Wees u ervan bewust dat sommige PMS-systemen extra kosten in rekening brengen bovenop de maandelijkse kosten. Deze extra kosten kunnen bestaan ​​uit een percentage commissie op directe boekingen, implementatie-/installatiekosten, interfacekosten om verbinding te maken met systemen van derden, etc.

Een budget PMS begint bij ongeveer $ 50 per maand en schaalt omhoog op basis van bezetting en/of aantal kamers. Premiumprijzen voor een PMS beginnen bij ongeveer $ 200 per maand voor de kleinste panden en schaalt omhoog op basis van bezetting en/of aantal kamers.

Voor de meeste cloudgebaseerde systemen kan de implementatie één tot drie weken duren, afhankelijk van: hoeveel reserveringen er moeten worden geïmporteerd en wie de gegevens importeert (sommige PMS bieden diensten aan om dit voor u te doen), het aantal accommodaties en kamers dat u hebt en eventuele aanpassingen die u wilt doorvoeren.

Implementatie begint doorgaans met het instellen van de applicatie - het instellen van kamers, kamertypes, het toevoegen van tarieven en het importeren/toevoegen van bestaande en toekomstige reserveringen. Een implementatiecoach of vertegenwoordiger kan met u samenwerken tijdens het installatieproces en uw installatie verifiëren. Ten slotte verbindt u uw kanalen of kanaalbeheerder om reserveringen te kunnen aannemen. Als het goed wordt gedaan, is er geen downtime tussen het wisselen van systemen. Een goed PMS biedt ook toegang tot een videotrainingbibliotheek en een kennisbank van de functies om nieuwe gebruikers op weg te helpen.

Een succesvolle implementatie vereist een initiële investering in tijd om uw eigendom goed te configureren - het is een investering die later een directe impact heeft op de efficiëntie van uw activiteiten. Bijvoorbeeld, door uw annuleringsbeleid nu in te stellen, kunt u dat beleid later afdwingen.

Hoe weet ik wanneer het tijd is voor mijn hotel om over te stappen op een nieuw cloud PMS? Het aanschaffen van een nieuw PMS is een investering in tijd en middelen; er zijn echter aanzienlijke opportuniteitskosten die in overweging moeten worden genomen. Het juiste PMS kan de klantervaring verbeteren door fouten zoals overboekingen te verminderen, de bezettingsgraad te verbeteren door uw beschikbare inventaris te koppelen aan uw boekingsengine en kanaalmanagers, en u helpen meer geld te verdienen door u in staat te stellen uw tarieven snel aan te passen - op al uw kanalen op basis van de marktomstandigheden. Gemiddeld genieten onze klanten van een gemiddelde winstmargestijging van 15% na slechts drie maanden. Dit betaalt de investering en inspanning die gepaard gaat met de migratie naar een nieuw systeem meer dan terug.

Dankzij de constante ontwikkeling van hotel PMS (Property Management System) technologie, kunnen hoteliers in de toekomst genieten van talloze innovaties, zoals nieuwe functies en optimalisatiemodules, die de operationele efficiëntie drastisch verhogen. Het uiteindelijke doel is om de dagelijkse operaties aanzienlijk te vergemakkelijken en de gastervaring te verbeteren.

De komende trends in software voor vastgoedbeheer voor hotels zullen het tij van de zakenwereld keren en het daarmee gemakkelijker maken voor hoteliers.

De trends hebben specifiek betrekking op het volgende:

1. API-technologieën

API-technologieën verwijzen naar open API-platformen en de overgang naar de cloud, wat eenvoudigere toegang, betere verbinding van meerdere modules en snellere gegevensoverdracht mogelijk maakt.

API's stellen hotels in staat om realtime data te beheren via property management system (PMS)-integratie met customer relationship management (CRM)-tools en externe serviceproviders. Zo voorzien hotels hun gasten van nauwkeurige informatie over kamerbeschikbaarheid, prijzen en vereenvoudigen ze het beheer van reserveringen op meerdere platforms. Bovendien kunnen gasten door mobiele apps te introduceren voor snellere toegang tot hotelservices, eenvoudiger in- en uitchecken.

2. AI en datawetenschap

Kunstmatige intelligentie (AI) en datawetenschap zorgen ervoor dat de dagelijkse taken van hoteliers aanzienlijk worden geautomatiseerd en vergemakkelijkt. Hierbij valt te denken aan reserveringen, in- en uitchecken, toewijzing van kamers, revenue management, gastservices (chatbots en e-conciërges) en vraagvoorspelling.

De kracht van de technologie ligt in geavanceerde machine learning-algoritmen die enorme hoeveelheden data analyseren en computers in staat stellen om van data te leren, patronen te identificeren en voorspellingen te doen. Daarnaast spelen chatbots en virtuele assistenten een cruciale rol in de hotelindustrie, omdat ze 24/7 klantenservice bieden.

3. Slimme technologieën

Slimme technologieën zoals kamerbediening, IoT (Internet of Things)-gebaseerde gezichtsherkenning en de implementatie van sensoren en andere slimme apparaten die met elkaar verbonden zijn, vormen een onlosmakelijke link naar het belangrijkste operationele centrum van het hotel, omdat het realtime monitoring en beheer mogelijk maakt. Zo kunnen IoT-gebaseerde innovaties het incheckproces veel eenvoudiger maken en beveiliging bieden met contactloze toegang tot kamers en voorzieningen.

Er zijn ook de voordelen van mobiele telefoons die een belangrijke rol spelen in het dagelijkse werk van hoteliers, omdat ze rechtstreeks met gasten kunnen communiceren en reserveringen kunnen maken in slechts een paar klikken. Gemakkelijk voor werknemers, en nog meer voor gasten.

De toekomst voorspelt ongetwijfeld een veel eenvoudigere manier om te werken, zoals deze technologieën bewijzen.