10 beste hotel property management systemen 2025

Een property management systeem (PMS) is een softwarepakket voor hotelbeheer dat door accommodatie-eigenaren en receptiemedewerkers wordt gebruikt om hun bedrijf te beheren door reserveringen, online boekingsbeschikbaarheid, betalingen en rapportage op één centrale plek te coördineren.

Het Hotel PMS stroomlijnt de werkzaamheden voor front office-personeel en gastenservices in een hotelbedrijf om gasten in en uit te checken, de beschikbaarheid van kamers te bekijken, aanpassingen te maken aan bestaande reserveringen en kan zelfs back office-functionaliteit hebben (huishouding of onderhoud plannen). Met een centraal systeem kunnen hoteliers de belangrijkste statistieken die nodig zijn om hun bedrijf te runnen (bijv. gemiddeld dagtarief, bezetting en RevPAR) beter beheren en bewaken.

Operationele efficiëntie en kostenbeheersing. Property management software of hotel PMS is de ruggengraat van de hospitality industry operations; het PMS elimineert kostbare overboekingen door de beschikbaarheid van kamers te beheren, coördineert met alle aangesloten channel managers om de bezetting van kamers te verbeteren, accepteert betalingen en voert belangrijke dagelijkse functies uit, zoals het overbrengen van gasten, het updaten van kamerprijzen en het beheren van huishoudelijke taken.

Automatisering en intelligentie. Het PMS kan de bedrijfsvoering van een hotel automatiseren en verbeteren door concurrerende intelligentie te bieden, prijzen automatisch aan te passen op basis van beschikbaarheid en analyse- en rapportagefunctionaliteit te bieden.

Verbetering van de gastervaring. Het PMS verbetert de gastervaring door de voorkeuren van de klant te onthouden en pre- en post-stay communicatie te versturen.

Systeemintegratie en uitbreidbaarheid. Veel PMS-systemen kunnen ook worden geïntegreerd met andere technologieën, zoals kassasystemen, betalingsverwerkers, hardwarefabrikanten en gastervaringssoftware.

Het managen van een hotel is geen gemakkelijke opgave, maar dankzij technologie kunnen hoteliers nu vertrouwen op hotel property management systems (PMS) om de dagelijkse operaties efficiënter en gestroomlijnder te maken. Een PMS is een softwareoplossing die een reeks functies biedt om de receptie-operaties, kamerstatussen, onderhoudsverzoeken en financiële rapporten van een hotel te beheren.

Of u nu een boutique-accommodatie of een multi-property-portfolio runt, het juiste PMS brengt al uw activiteiten samen in één uniform platform. Hieronder staan ​​de kritische kenmerken waar u op moet letten bij het evalueren van een hotel-PMS.

Front Desk & Reserveringen PMS-functies

🧾 Gebruiksvriendelijke interface. Train uw personeel snel en verklein de kans op fouten. De beste PMS-oplossingen van vandaag zijn selfservice en helpen de bedrijfsvoering te stroomlijnen door horecabedrijven in staat te stellen gasten sneller in te checken. Veel moderne platforms kunnen zelfs worden bediend vanaf een mobiel apparaat via een mobiele app.

🏁 Inchecken/uitchecken. Gasten en gastreserveringen wijzigen – Houd gastprofielen bij en verplaats ze indien nodig. Zo houdt u uw reserveringen onder controle en vermindert u de kans op overboekingen.

📅 Centraal dashboard. Bekijk wat er gebeurt, wat er vandaag moet gebeuren en houd uw belangrijkste statistieken in de gaten. Bekijk details over reserveringsbeheer in uw PMS-oplossing.

💼 Gepersonaliseerde belastingen, toeslagen en beleid. Pas belastingen, toeslagen en annuleringsvoorwaarden aan in de combinatie die het beste bij uw bedrijf past.

Gastcommunicatie en ervaring PMS-functies

💬 Berichten en meldingen. Een PMS kan berichten en meldingen aan gasten en personeel aanbieden, wat kan helpen de gastervaring te verbeteren en de communicatie te stroomlijnen.

📧 Gastcommunicatie. Verbeter de gastervaring met geautomatiseerde pre- en post-stay communicatie.

📮 Feedback na verblijf. Een PMS kan hoteliers helpen bij het verzamelen en beheren van gastfeedback na het uitchecken, wat waardevol is voor het verbeteren van de servicekwaliteit en reputatiebeheer.

⭐ Gastervaring en upselling. Een functie die berichten en integratie van mobiele apps mogelijk maakt om selfserviceopties te bieden, voorzieningen te upsellen en de gastervaring te personaliseren.

Huishouden & Onderhoud PMS-functies

🔧 Onderhoudsupgrades. Een functie waarmee hoteliers onderhoudsverzoeken en upgrades efficiënt kunnen beheren binnen het platform om de downtime van kamers te verminderen en de gasttevredenheid te verbeteren.

🧩 Aanpasbare sjablonen. Een PMS kan aanpasbare sjablonen bieden voor workflows, housekeeping management, werkorders en financiële rapporten. Deze functie kan vastgoedeigenaren helpen de software aan te passen aan hun specifieke behoeften.

Functies van Revenue & Financial Management PMS

📈 Revenue management. Een PMS kan revenue management functionaliteit bieden om prijzen te helpen bepalen en de bezetting te maximaliseren. Deze functie kan hoteliers helpen datagestuurde beslissingen te nemen om de omzet te optimaliseren, wat cruciaal kan zijn voor het verbeteren van de financiële prestaties van een hotel.

📑 Rapportagesuite. Genereer gedetailleerde productie- en financiële rapporten om de bedrijfsvoering te verbeteren. Helpt property managers boekingskanalen te begrijpen.

💳 Betalingsverwerking. Mogelijkheid om creditcardbetalingen te accepteren in overeenstemming met lokale en wereldwijde regelgevingsnormen.

📜 Overheidsnaleving. Voldoe aan lokale belastingrapportagevereisten en -regelgeving.

Integraties & Distributie PMS-functies

🔗 Integraties. Een PMS kan worden geïntegreerd met andere systemen, zoals channel managers, boekingssystemen en betalingsgateways. Deze integratie kan helpen bij het beheren van distributiekanalen, online betalingen en directe boekingen, wat cruciaal kan zijn voor het maximaliseren van de omzet.

🌐 Channel manager en distributiekanalen. Een tool die integreert met meerdere boekingskanalen, zoals OTA's, GDS en de hotelwebsite om de bezetting en omzet te maximaliseren.

Mobiliteit & Real-Time Management PMS-functies

📱 Mobiele app. Een mobiele app is ook een waardevolle functie van een hotel PMS. Een mobiele app kan het personeel in staat stellen om dagelijkse activiteiten te beheren vanaf hun smartphones, wat het personeel kan helpen efficiënter te werken en in realtime te reageren op de behoeften van gasten.

⚙️ Automatisering. Een PMS kan veel dagelijkse handelingen automatiseren, zoals inchecken, uitchecken en betalingsverwerking. Deze functie kan tijd besparen en fouten verminderen, wat cruciaal kan zijn voor het leveren van een uitstekende gastervaring.

🧠 Gebruiksvriendelijkheid en interactiviteit. Een PMS moet een intuïtieve interface en eenvoudig te gebruiken functies hebben die medewerkers kunnen helpen de software snel te leren en de leercurve te verkorten.

📊 Realtimegegevens. Een PMS moet realtimegegevens over kamerstatussen, bezetting en financiële statistieken leveren. Deze functie kan hoteliers helpen om datagestuurde beslissingen te nemen en in realtime op veranderingen te reageren.

☁️ Cloud-based PMS. Een PMS-softwareoplossing die in de cloud wordt gehost om externe toegang en flexibiliteit in beheer mogelijk te maken.

🛎️ Receptie en inchecken. Een functie die het incheckproces stroomlijnt en het receptiepersoneel een gebruiksvriendelijke interface biedt om de dagelijkse hotelactiviteiten te beheren.

Het property management system (PMS) van uw hotel is een onmisbaar hulpmiddel voor het beheren van dagelijkse activiteiten in de hospitality-industrie. Een hotel PMS-softwareoplossing moet belangrijke functies hebben zoals automatisering, integraties, revenue management, berichten, mobiele app, aanpasbare sjablonen, gebruiksvriendelijke interface, realtime gegevens, onderhoudsupgrades en feedback na verblijf. Door een hotel PMS te gebruiken, kunnen hoteliers de gastervaring verbeteren, de omzet maximaliseren en hun dagelijkse activiteiten stroomlijnen.

Soorten hotel-PMS:

Er zijn bepaalde typen property management systemen (PMS) die in hotels worden gebruikt en die belangrijke kenmerken, functionaliteiten en voordelen hebben. Het is cruciaal om ze te begrijpen bij het overwegen van de juiste keuze van technologie om hotelactiviteiten en gasttevredenheid effectief te beheren. Hier zijn twee hoofdtypen hotel PMS:

• On-Premise Hotel PMS: Het is geïnstalleerd op servers in het hotel en is beschikbaar op elke computer waarmee hoteliers toegang hebben tot het PMS. Het biedt de beveiliging van gegevens die op locatie zijn opgeslagen, maar het onderhoud en de beveiliging ervan worden toegeschreven aan het hotel. Doorlopend onderhoud en technische ondersteuning van het IT-team van het hotel zijn vereist om de functionaliteit te behouden

• Cloud-Based Hotel PMS: Een cloud-based PMS vereenvoudigt alle dagelijkse taken omdat hotelpersoneel overal met een internetverbinding toegang heeft tot het systeem, zodat gegevens altijd up-to-date zijn. Het handige is dat de onderhoudskosten laag zijn

Prijzen voor cloudgebaseerde PMS-producten zijn doorgaans gebaseerd op het aantal kamers of eigendommen dat het systeem gebruikt. Veel PMS-leveranciers bieden rekenmachines op hun websites om u te helpen uw maandelijkse of jaarlijkse kosten te schatten. Houd er rekening mee dat sommige systemen extra kosten in rekening kunnen brengen bovenop het maandelijkse abonnement.

Algemene aanvullende kosten

PMS-prijsbereiken

Let op: Startprijzen weerspiegelen doorgaans kleine accommodaties met basisgebruik. Gemiddelde maandelijkse prijzen variëren op basis van functieset, aantal kamers, boekingsvolume en integraties van derden.

Implementatietijdlijn en -proces

Voor de meeste cloudgebaseerde systemen duurt de implementatie ongeveer 1 tot 3 weken, afhankelijk van een aantal belangrijke factoren: het aantal reserveringen dat moet worden geïmporteerd en of uw team of de leverancier de import zal afhandelen; het aantal kamers en accommodaties dat u moet configureren; en eventuele aanpassingen die nodig zijn voor uw activiteiten of workflows.

Typische implementatiestappen

De meeste hoogwaardige PMS-platforms bieden ook toegang tot een bibliotheek met videotrainingen en een doorzoekbare kennisbank ter ondersteuning van de onboarding en de invoering van nieuwe medewerkers.

Waarom de installatie belangrijk is

“Voor een succesvolle implementatie is een initiële investering van tijd nodig om uw vastgoed op de juiste manier te configureren, maar deze opstelling heeft een directe impact op de operationele efficiëntie op de lange termijn.”

Wanneer u moet overwegen om over te stappen op een nieuw PMS

Het aanschaffen van een nieuw PMS is een investering van tijd en middelen, maar de opportuniteitskosten van het blijven werken op een verouderd systeem kunnen aanzienlijk zijn. Een modern PMS kan de gastervaring verbeteren door handmatige fouten (zoals overboekingen) te verminderen, de bezetting te verhogen door uw inventaris te verbinden met uw boekingsengine en kanaalmanagers, en de winstgevendheid te vergroten door dynamische tariefaanpassingen in alle kanalen mogelijk te maken op basis van marktomstandigheden.

Impact in de praktijk: hotels die overstappen op een modern cloud-PMS melden gemiddeld een winstmargestijging van 15% binnen drie maanden. Dit is meer dan voldoende om de kosten en moeite van de migratie te dekken.

Dankzij de constante ontwikkeling van hotel PMS (Property Management System) technologie, kunnen hoteliers in de toekomst genieten van talloze innovaties, zoals nieuwe functies en optimalisatiemodules, die de operationele efficiëntie drastisch verhogen. Het uiteindelijke doel is om de dagelijkse operaties aanzienlijk te vergemakkelijken en de gastervaring te verbeteren.

De komende trends in software voor vastgoedbeheer voor hotels zullen het tij van de zakenwereld keren en het daarmee gemakkelijker maken voor hoteliers.

🔗 De opkomst van API-aangedreven ecosystemen

API-technologieën verwijzen naar open API-platformen en de overgang naar de cloud, wat zorgt voor eenvoudigere toegang, betere verbinding van meerdere modules en snellere gegevensoverdracht.

API's stellen hotels in staat om realtime data te beheren via property management system (PMS)-integratie met customer relationship management (CRM)-tools en externe serviceproviders. Zo voorzien hotels hun gasten van nauwkeurige informatie over kamerbeschikbaarheid en prijzen en vereenvoudigen ze het beheer van reserveringen op meerdere platforms.

En door mobiele apps te introduceren voor snellere toegang tot hotelservices, kunnen gasten eenvoudiger in- en uitchecken. Dit kan dit betekenen voor uw hotel...

1. Dynamische personalisatie in de gehele gastreis. PMS-integraties met CRM, upselling en gastfeedbacktools maken realtime personalisatie mogelijk, waarbij specifieke kamerupgrades of voorzieningen worden aangeboden op basis van de loyaliteitsstatus, voorkeuren en het gedrag van een gast in realtime.

2. Geünificeerde commandocentra voor merken met meerdere eigendommen. In plaats van te springen tussen silosystemen, beheren hoteliers boekingen, inkomsten, gastberichten en inventaris in meerdere hotels via een gecentraliseerde interface die wordt aangestuurd door onderling verbonden API's.

3. Zelfconfigurerende tech stacks. Hotels kunnen nieuwe tools van derden (bijv. POS, housekeeping, wellnessboekingsapps) plug-and-playen zonder langdurige onboarding- of ontwikkelingscycli, en relevante gegevens automatisch in realtime synchroniseren met het PMS.

🤖 Intelligente operaties door AI en automatisering

Kunstmatige intelligentie (AI) en datawetenschap zorgen ervoor dat de dagelijkse taken van hoteliers aanzienlijk worden geautomatiseerd en vergemakkelijkt. Hierbij valt te denken aan reserveringen, in- en uitchecken, toewijzing van kamers, revenue management, gastdiensten (chatbots en e-conciërges) en vraagvoorspelling.

De kracht van de technologie ligt in geavanceerde machine learning-algoritmen die enorme hoeveelheden data analyseren en computers in staat stellen om van data te leren, patronen te identificeren en voorspellingen te doen. Daarnaast spelen chatbots en virtuele assistenten een cruciale rol in de hotelindustrie, omdat ze 24/7 klantenservice bieden. Dit kan dit betekenen voor uw hotel...

1. Autonoom revenue management. PMS'en analyseren continu vraagsignalen, prijzen van concurrenten, evenementen en het weer om tarieven dynamisch aan te passen, zonder menselijke input, en tegelijkertijd de afstemming op bedrijfsdoelen te waarborgen.

2. Voorspellende personeelsbezetting en planning. Het PMS voorspelt bezettingstrends en bouwt automatisch geoptimaliseerde personeelsbezettingsschema's voor huishouding, receptie en F&B-activiteiten op basis van voorspeld gastgedrag.

3. Proactieve gastenservice-orkestratie. AI detecteert servicefrictie voordat het gebeurt (bijv. late check-in, vertraagde huishouding, kamertype-mismatch) en activeert workflows om personeel te informeren, gasten te compenseren of taken opnieuw toe te wijzen, allemaal automatisch.

🏠 Slimme omgevingen die in realtime reageren

Slimme technologieën zoals kamerbediening, op IoT (Internet of Things) gebaseerde gezichtsherkenning en de implementatie van sensoren en andere slimme apparaten die met elkaar verbonden zijn, vormen een onlosmakelijk onderdeel van het centrale operationele centrum van het hotel, omdat ze realtime monitoring en beheer mogelijk maken.

Innovaties op basis van IoT kunnen bijvoorbeeld het incheckproces veel eenvoudiger maken en zorgen voor veiligheid door contactloze toegang tot kamers en voorzieningen.

Er zijn ook de voordelen van mobiele telefoons die een belangrijke rol spelen in het dagelijkse werk van hoteliers, omdat ze rechtstreeks met gasten kunnen communiceren en reserveringen kunnen maken in slechts een paar klikken. Gemakkelijk voor werknemers, en nog meer voor gasten. Dit is wat dit voor uw hotel kan betekenen...

1. Sensorgestuurde huishoudautomatisering . Bewegings- of deursensoren waarschuwen het PMS wanneer kamers leeg zijn, en wijzen huishoudtaken automatisch opnieuw toe op basis van realtimebezetting, niet op basis van statische schema's.

2. Contactloze slimme kamerorkestratie . Gasten passen verlichting, temperatuur, tv en roomservice rechtstreeks aan vanaf een mobiel apparaat of spraakassistent, waarbij het PMS voorkeuren vastlegt en upsell-aanbiedingen activeert.

3. Gedragsmapping op locatie . Met behulp van gezichtsherkenning en mobiele app-tracking (met toestemming) zal het PMS aanbiedingen tijdens het verblijf afstemmen op waar een gast naartoe gaat, zoals het aanbieden van een spa-aanbieding na een sportschoolbezoek of het voorstellen van laat uitchecken wanneer de bezetting laag is.