10 beste hotel property management systemen 2025

Een property management system (PMS) is een softwarepakket voor hotelbeheer waarmee eigenaren van accommodaties en receptiemedewerkers hun bedrijf kunnen beheren door reserveringen, online boekingsmogelijkheden, betalingen en rapportages op één centrale plek te coördineren.

Een cloudgebaseerd hotel-PMS stroomlijnt de werkzaamheden voor receptiepersoneel en gastenservices in een hotelbedrijf: het in- en uitchecken van gasten, het bekijken van kamerbeschikbaarheid, het aanpassen van bestaande reserveringen en kan zelfs backofficefunctionaliteit bieden (het plannen van schoonmaak of onderhoud). Met een centraal systeem kunnen hoteliers de belangrijkste statistieken die nodig zijn voor hun bedrijfsvoering (zoals het gemiddelde dagtarief, de bezettingsgraad en RevPAR) beter beheren en monitoren.

Operationele efficiëntie en kostenbeheersing. Property management software, oftewel hotel PMS, vormt de ruggengraat van de hotelsector. Het PMS elimineert kostbare overboekingen door de kamerbeschikbaarheid te beheren, coördineert met alle aangesloten channel managers om de kamerbezetting te verbeteren, accepteert betalingen en voert belangrijke dagelijkse functies uit, zoals het overbrengen van gasten, het bijwerken van kamerprijzen en het beheren van huishoudelijke taken.

Automatisering en intelligentie. Het PMS kan de bedrijfsvoering van een hotel automatiseren en verbeteren door concurrentie-informatie te verstrekken, prijzen automatisch aan te passen op basis van beschikbaarheid en analyse- en rapportagefunctionaliteit te bieden.

Verbetering van de gastervaring. Het PMS verbetert de gastervaring door klantvoorkeuren te onthouden en communicatie voor en na het verblijf te versturen.

Systeemintegratie en uitbreidbaarheid. Veel PMS-systemen kunnen ook worden geïntegreerd met andere technologieën, zoals kassasystemen, betalingsverwerkers, hardwarefabrikanten en software voor gastervaringen.

Het managen van een hotel is geen eenvoudige opgave, maar dankzij technologie kunnen hoteliers nu vertrouwen op hotel property management systemen (PMS) om de dagelijkse bedrijfsvoering efficiënter en gestroomlijnder te maken. Een PMS is een softwareoplossing die diverse functies biedt voor het beheren van de receptie, kamerstatussen, onderhoudsverzoeken en financiële rapportages van een hotel.

Of u nu een boetiekhotel of een portfolio met meerdere panden beheert, het juiste PMS brengt al uw activiteiten samen in één uniform platform. Hieronder vindt u de belangrijkste kenmerken waar u op moet letten bij het evalueren van een hotel-PMS.

Front Desk & Reserveringen PMS-functies

🧾 Gebruiksvriendelijke interface. Train uw personeel snel en verklein de kans op fouten. De beste PMS-oplossingen van vandaag zijn selfservice en helpen de bedrijfsvoering te stroomlijnen door horecabedrijven in staat te stellen gasten sneller in te checken. Veel moderne platformen kunnen zelfs vanaf een mobiel apparaat worden bediend via een mobiele app.

🏁 Inchecken/uitchecken. Gasten en het wijzigen van gastreserveringen – Houd gastprofielen bij en verplaats ze indien nodig. Zo houdt u overzicht op uw reserveringen en verkleint u de kans op overboekingen.

📅 Centraal dashboard. Zie wat er gebeurt, wat er vandaag moet gebeuren en houd je belangrijkste statistieken in de gaten. Bekijk details over reserveringsbeheer in je PMS-oplossing.

💼 Gepersonaliseerde belastingen, toeslagen en beleid. Pas belastingen, toeslagen en annuleringsvoorwaarden aan in de combinatie die het beste bij uw bedrijf past.

Gastcommunicatie en -ervaring PMS-functies

💬 Berichten en meldingen. Een PMS kan berichten en meldingen aanbieden aan gasten en personeel, wat de gastervaring kan verbeteren en de communicatie kan stroomlijnen.

📧 Gastcommunicatie. Verbeter de gastervaring met geautomatiseerde communicatie vóór en na het verblijf.

📮 Feedback na verblijf. Een PMS kan hoteliers helpen bij het verzamelen en beheren van gastfeedback na het uitchecken, wat waardevol is voor het verbeteren van de servicekwaliteit en reputatiemanagement.

⭐ Gastervaring en upselling. Een functie die integratie met berichten en mobiele apps mogelijk maakt om selfserviceopties te bieden, extra voorzieningen te verkopen en de gastervaring te personaliseren.

Huishouden & Onderhoud PMS Functies

🔧 Onderhoudsupgrades. Een functie waarmee hoteliers onderhoudsverzoeken en upgrades efficiënt binnen het platform kunnen beheren om de downtime van kamers te verminderen en de gasttevredenheid te verbeteren.

🧩 Aanpasbare sjablonen. Een PMS kan aanpasbare sjablonen bieden voor workflows, housekeeping management, werkorders en financiële rapporten. Deze functie kan vastgoedeigenaren helpen de software aan te passen aan hun specifieke behoeften.

Functies van PMS voor inkomsten- en financieel management

📈 Revenue management. Een PMS kan functionaliteit voor revenue management bieden om prijzen te bepalen en de bezettingsgraad te maximaliseren. Deze functie kan hoteliers helpen datagestuurde beslissingen te nemen om de omzet te optimaliseren, wat cruciaal kan zijn voor het verbeteren van de financiële prestaties van een hotel.

📑 Rapportagesuite. Genereer gedetailleerde productie- en financiële rapporten om de bedrijfsvoering te verbeteren. Helpt propertymanagers inzicht te krijgen in boekingskanalen.

💳 Betalingsverwerking. Mogelijkheid om creditcardbetalingen te verwerken in overeenstemming met lokale en wereldwijde regelgeving.

📜 Overheidsnaleving. Voldoe aan de lokale vereisten en regelgeving voor belastingaangifte.

Integraties & Distributie PMS-functies

🔗 Integraties. Een PMS kan worden geïntegreerd met andere systemen, zoals channel managers, boekingssystemen en betalingsgateways. Deze integratie kan helpen bij het beheren van distributiekanalen, online betalingen en directe boekingen, wat cruciaal kan zijn voor het maximaliseren van de omzet.

🌐 Channelmanager en distributiekanalen. Een tool die integreert met meerdere boekingskanalen, zoals OTA's, GDS en de hotelwebsite, om de bezetting en omzet te maximaliseren.

Mobiliteit & Real-Time Management PMS-functies

📱 Mobiele app. Een mobiele app is ook een waardevolle functie van een hotel PMS. Een mobiele app stelt personeel in staat om de dagelijkse gang van zaken vanaf hun smartphone te beheren, waardoor ze efficiënter kunnen werken en in realtime kunnen inspelen op de behoeften van gasten.

⚙️ Automatisering. Een PMS kan veel dagelijkse handelingen automatiseren, zoals in- en uitchecken en betalingsverwerking. Deze functie bespaart tijd en vermindert fouten, wat cruciaal kan zijn voor een uitstekende gastervaring.

🧠 Gebruiksvriendelijkheid en interactiviteit. Een PMS moet een intuïtieve interface en gebruiksvriendelijke functies hebben, zodat medewerkers de software snel onder de knie krijgen en de leercurve wordt verkort.

📊 Realtime data. Een PMS moet realtime data leveren over kamerstatussen, bezetting en financiële gegevens. Deze functie kan hoteliers helpen datagestuurde beslissingen te nemen en in realtime op veranderingen te reageren.

☁️ Cloudgebaseerd PMS. Een PMS-softwareoplossing die in de cloud wordt gehost en externe toegang en flexibiliteit in beheer mogelijk maakt.

🛎️ Receptie en inchecken. Een functie die het incheckproces stroomlijnt en receptiepersoneel een gebruiksvriendelijke interface biedt voor het beheren van de dagelijkse hotelactiviteiten.

Het Property Management System (PMS) van uw hotel is een onmisbare tool voor het beheer van de dagelijkse gang van zaken in de hotelsector. Een PMS-softwareoplossing voor hotels moet beschikken over belangrijke functies zoals automatisering, integraties, revenue management, berichten, een mobiele app, aanpasbare sjablonen, een gebruiksvriendelijke interface, realtime data, onderhoudsupgrades en feedback na een verblijf. Door een PMS voor hotels te gebruiken, kunnen hoteliers de gastervaring verbeteren, de omzet maximaliseren en hun dagelijkse activiteiten stroomlijnen.

Soorten hotel-PMS:

Er zijn bepaalde soorten property management systemen (PMS) die in hotels worden gebruikt en die belangrijke kenmerken, functionaliteiten en voordelen hebben. Kennis hiervan is cruciaal bij het overwegen van de juiste technologiekeuze om hotelactiviteiten en gasttevredenheid effectief te beheren. Hier zijn twee hoofdtypen PMS voor hotels:

• On-Premise Hotel PMS: Dit systeem wordt geïnstalleerd op servers in het hotel en is beschikbaar op elke computer waarmee hoteliers toegang hebben tot het PMS. Het biedt de beveiliging van gegevens die ter plaatse worden opgeslagen, maar het onderhoud en de beveiliging ervan worden toegeschreven aan het hotel. Doorlopend onderhoud en technische ondersteuning van het IT-team van het hotel zijn vereist om de functionaliteit te behouden.

• Cloudgebaseerd hotel-PMS: een cloudgebaseerd PMS vereenvoudigt alle dagelijkse taken, omdat hotelpersoneel overal met een internetverbinding toegang heeft tot het systeem, waardoor de gegevens altijd up-to-date zijn. Het voordeel is dat de onderhoudskosten laag zijn.

De prijzen voor cloudgebaseerde PMS-producten zijn doorgaans gebaseerd op het aantal kamers of panden dat het systeem gebruikt. Veel PMS-leveranciers bieden rekentools op hun websites aan waarmee u uw maandelijkse of jaarlijkse kosten kunt schatten. Houd er rekening mee dat sommige systemen extra kosten in rekening kunnen brengen bovenop het maandelijkse abonnement.

PMS-prijsbereiken (per kamer/maand)

Budget PMS-oplossingen kosten doorgaans tussen de $ 3 en $ 8 per kamer per maand . Deze systemen schalen mee met het aantal kamers of de bezetting en zijn ideaal voor kleinere accommodaties zoals bed & breakfasts, pensions of onafhankelijke hotels met beperkte operationele complexiteit.

Premium PMS-platforms variëren doorgaans van $ 10 tot $ 20+ per kamer per maand . Deze systemen schalen mee met het aantal kamers, de grootte van de accommodatie en de uitgebreide functionaliteit. Ze zijn het meest geschikt voor boetiekhotels, luxe accommodaties of groepen met meerdere accommodaties die behoefte hebben aan geavanceerdere mogelijkheden, integraties of ondersteuning.

Standaard PMS-prijzen omvatten de belangrijkste vastgoedbeheerfuncties die de meeste hotels nodig hebben: reserveringen, receptieactiviteiten, coördinatie van de schoonmaak en prestatieverslaglegging.

De prijzen aan de hogere kant van het spectrum weerspiegelen doorgaans de meer allesomvattende PMS-platforms die aanvullende tools bundelen, zoals een geïntegreerde channel manager, boekingsengine, CRM- en gastbetrokkenheidsmodules, functionaliteit voor opbrengstbeheer of premium ondersteunende diensten.

De werkelijke prijzen variëren afhankelijk van het aantal kamers, de contractduur, inbegrepen functies, integratievereisten en het serviceniveau van de leverancier.

Algemene aanvullende kosten en premium add-ons

Hoewel de meeste PMS-platforms een basistarief per maand aanbieden, rekenen veel leveranciers extra kosten of bieden ze premium functionaliteiten aan die uw totale kosten aanzienlijk kunnen verhogen. Hieronder vindt u een overzicht van veelvoorkomende extra kosten en de soorten functionaliteiten die doorgaans een hogere prijs rechtvaardigen (bijv. $ 20-25+ per kamer/maand).

Leveranciers die deze premiumfuncties aanbieden, bundelen ze meestal in duurdere abonnementen, wat resulteert in een kamerprijs aan de bovenkant van de markt. Als u deze geavanceerde mogelijkheden niet nodig hebt, kunt u mogelijk aanzienlijk besparen door te kiezen voor een meer gestroomlijnd PMS.

Implementatietijdlijn en -proces

Voor de meeste cloudgebaseerde systemen duurt de implementatie ongeveer 1 tot 3 weken, afhankelijk van een aantal belangrijke factoren: het aantal reserveringen dat moet worden geïmporteerd en of uw team of de leverancier de import afhandelt; het aantal kamers en eigendommen dat u moet configureren; en eventuele aanpassingen die nodig zijn voor uw bedrijfsvoering of workflows.

Typische implementatiestappen

De meeste kwalitatief goede PMS-platforms bieden ook toegang tot een bibliotheek met videotrainingen en een doorzoekbare kennisbank ter ondersteuning van de onboarding en de invoering van nieuwe medewerkers.

Waarom de installatie belangrijk is. Een succesvolle implementatie vereist een initiële investering in tijd om uw vastgoed correct te configureren, maar deze installatie heeft een directe impact op de operationele efficiëntie op de lange termijn.

Wanneer u moet overwegen om over te stappen op een nieuw PMS

De aanschaf van een nieuw PMS is een investering in tijd en middelen, maar de alternatieve kosten van het gebruik van een verouderd systeem kunnen aanzienlijk zijn. Een modern PMS kan de gastervaring verbeteren door handmatige fouten (zoals overboekingen) te verminderen, de bezettingsgraad te verhogen door uw inventaris te koppelen aan uw boekingssysteem en channel managers, en de winstgevendheid te verhogen door dynamische tariefaanpassingen in alle kanalen mogelijk te maken op basis van de marktomstandigheden.

Impact in de praktijk: hotels die overstappen op een modern cloud-PMS melden gemiddeld een stijging van 15% in hun winstmarge binnen drie maanden. Dit dekt ruimschoots de kosten en moeite van de migratie.

Dankzij de voortdurende ontwikkeling van hotel PMS-technologie (Property Management System) kunnen hoteliers in de toekomst profiteren van talloze innovaties, zoals nieuwe functies en optimalisatiemodules, die de operationele efficiëntie drastisch verhogen. Het uiteindelijke doel is om de dagelijkse werkzaamheden aanzienlijk te vereenvoudigen en de gastervaring te verbeteren.

De komende trends in software voor vastgoedbeheer voor hotels zullen daarom het tij van de zakenwereld doen keren en het daarmee gemakkelijker maken voor hoteliers.

🔗 De opkomst van API-aangedreven ecosystemen

API-technologieën verwijzen naar open API-platformen en de overgang naar de cloud, wat zorgt voor eenvoudigere toegang, betere verbinding van meerdere modules en snellere gegevensoverdracht.

API's stellen hotels in staat om realtime gegevens te beheren via de integratie van property management systemen (PMS) met CRM-tools (Customer Relationship Management) en externe dienstverleners. Zo voorzien hotels hun gasten van accurate informatie over kamerbeschikbaarheid en -prijzen en vereenvoudigen ze het beheer van reserveringen op meerdere platforms.

Bovendien kunnen gasten door de introductie van mobiele apps voor snellere toegang tot hoteldiensten eenvoudiger in- en uitchecken. Dit kan dit voor uw hotel betekenen...

1. Dynamische personalisatie gedurende de gehele gastreis. PMS-integraties met CRM, upselling en gastfeedbacktools maken realtime personalisatie mogelijk, waarbij specifieke kamerupgrades of voorzieningen in realtime worden aangeboden op basis van het loyaliteitsniveau, de voorkeuren en het gedrag van de gast.

2. Geïntegreerde controlecentra voor merken met meerdere hotels. In plaats van te schakelen tussen afzonderlijke systemen, beheren hoteliers boekingen, inkomsten, berichten van gasten en inventaris voor meerdere hotels via een gecentraliseerde interface die wordt aangestuurd door onderling verbonden API's.

3. Zelfconfigurerende tech stacks. Hotels kunnen nieuwe tools van derden (zoals POS, housekeeping en wellnessboekingsapps) plug-and-play gebruiken zonder langdurige onboarding- of ontwikkelingscycli, waardoor relevante gegevens automatisch en in realtime met het PMS worden gesynchroniseerd.

🤖 Intelligente operaties door middel van AI en automatisering

Kunstmatige intelligentie (AI) en datawetenschap zorgen ervoor dat de dagelijkse taken van hoteliers sterk geautomatiseerd en vereenvoudigd worden. Hierbij valt te denken aan reserveringen, in- en uitchecken, kamertoewijzing, opbrengstbeheer, gastdiensten (chatbots en e-concierges) en vraagvoorspelling.

De kracht van de technologie schuilt in geavanceerde machine learning-algoritmen die enorme hoeveelheden data analyseren en computers in staat stellen om van data te leren, patronen te identificeren en voorspellingen te doen. Daarnaast spelen chatbots en virtuele assistenten een cruciale rol in de hotelsector, omdat ze 24/7 klantondersteuning bieden. Dit kan dit voor uw hotel betekenen...

1. Autonoom opbrengstbeheer. PMS'en analyseren continu vraagsignalen, prijzen van concurrenten, evenementen en het weer om de tarieven dynamisch aan te passen – zonder menselijke tussenkomst – en tegelijkertijd de afstemming op de bedrijfsdoelen te waarborgen.

2. Voorspellende personeelsbezetting en planning. Het PMS voorspelt bezettingstrends en stelt automatisch geoptimaliseerde personeelsroosters op voor de huishouding, receptie en horeca, op basis van voorspeld gastgedrag.

3. Proactieve orkestratie van gastenservice. AI detecteert serviceproblemen voordat ze zich voordoen (bijvoorbeeld late check-in, vertraagde schoonmaak, kamertype-mismatch) en activeert workflows om personeel te informeren, gasten te compenseren of taken opnieuw toe te wijzen – allemaal automatisch.

🏠 Slimme omgevingen die in realtime reageren

Slimme technologieën zoals kamerbediening, op IoT (Internet of Things) gebaseerde gezichtsherkenning en de implementatie van sensoren en andere slimme apparaten die met elkaar zijn verbonden, vormen een onlosmakelijk onderdeel van het centrale operationele centrum van het hotel, omdat ze realtime monitoring en beheer mogelijk maken.

Innovaties op basis van IoT kunnen bijvoorbeeld het incheckproces veel eenvoudiger maken en de veiligheid vergroten door contactloze toegang tot kamers en voorzieningen.

Er zijn ook de voordelen van mobiele telefoons die een belangrijke rol spelen in het dagelijkse werk van hoteliers, omdat ze rechtstreeks met gasten kunnen communiceren en met slechts een paar klikken reserveringen kunnen maken. Gemakkelijk voor medewerkers, en nog meer voor gasten. Dit kan dit voor uw hotel betekenen...

1. Sensorgestuurde automatisering van de huishouding . Bewegings- of deursensoren waarschuwen het PMS wanneer kamers vrij zijn en wijzen de huishoudtaken automatisch opnieuw toe op basis van de realtime bezetting – niet op basis van statische schema's.

2. Contactloze, slimme kamerorkestratie . Gasten kunnen verlichting, temperatuur, tv en roomservice rechtstreeks vanaf een mobiel apparaat of spraakassistent regelen, waarbij het PMS voorkeuren vastlegt en upsell-aanbiedingen activeert.

3. In kaart brengen van gedrag in de accommodatie . Met behulp van gezichtsherkenning en tracking via mobiele apps (met toestemming) stemt het PMS aanbiedingen tijdens het verblijf af op de bestemming van de gast – bijvoorbeeld door een spa-aanbieding aan te bieden na een sportschoolbezoek of laat uitchecken aan te raden wanneer de bezetting laag is.