Het managen van een hotel is geen eenvoudige opgave, maar dankzij technologie kunnen hoteliers nu vertrouwen op hotel property management systemen (PMS) om de dagelijkse bedrijfsvoering efficiënter en gestroomlijnder te maken. Een PMS is een softwareoplossing die diverse functies biedt voor het beheren van de receptie, kamerstatussen, onderhoudsverzoeken en financiële rapportages van een hotel.
Of u nu een boetiekhotel of een portfolio met meerdere panden beheert, het juiste PMS brengt al uw activiteiten samen in één uniform platform. Hieronder vindt u de belangrijkste kenmerken waar u op moet letten bij het evalueren van een hotel-PMS.
Front Desk & Reserveringen PMS-functies
🧾 Gebruiksvriendelijke interface. Train uw personeel snel en verklein de kans op fouten. De beste PMS-oplossingen van vandaag zijn selfservice en helpen de bedrijfsvoering te stroomlijnen door horecabedrijven in staat te stellen gasten sneller in te checken. Veel moderne platformen kunnen zelfs vanaf een mobiel apparaat worden bediend via een mobiele app.
🏁 Inchecken/uitchecken. Gasten en het wijzigen van gastreserveringen – Houd gastprofielen bij en verplaats ze indien nodig. Zo houdt u overzicht op uw reserveringen en verkleint u de kans op overboekingen.
📅 Centraal dashboard. Zie wat er gebeurt, wat er vandaag moet gebeuren en houd je belangrijkste statistieken in de gaten. Bekijk details over reserveringsbeheer in je PMS-oplossing.
💼 Gepersonaliseerde belastingen, toeslagen en beleid. Pas belastingen, toeslagen en annuleringsvoorwaarden aan in de combinatie die het beste bij uw bedrijf past.
Gastcommunicatie en -ervaring PMS-functies
💬 Berichten en meldingen. Een PMS kan berichten en meldingen aanbieden aan gasten en personeel, wat de gastervaring kan verbeteren en de communicatie kan stroomlijnen.
📧 Gastcommunicatie. Verbeter de gastervaring met geautomatiseerde communicatie vóór en na het verblijf.
📮 Feedback na verblijf. Een PMS kan hoteliers helpen bij het verzamelen en beheren van gastfeedback na het uitchecken, wat waardevol is voor het verbeteren van de servicekwaliteit en reputatiemanagement.
⭐ Gastervaring en upselling. Een functie die integratie met berichten en mobiele apps mogelijk maakt om selfserviceopties te bieden, extra voorzieningen te verkopen en de gastervaring te personaliseren.
Huishouden & Onderhoud PMS Functies
🔧 Onderhoudsupgrades. Een functie waarmee hoteliers onderhoudsverzoeken en upgrades efficiënt binnen het platform kunnen beheren om de downtime van kamers te verminderen en de gasttevredenheid te verbeteren.
🧩 Aanpasbare sjablonen. Een PMS kan aanpasbare sjablonen bieden voor workflows, housekeeping management, werkorders en financiële rapporten. Deze functie kan vastgoedeigenaren helpen de software aan te passen aan hun specifieke behoeften.
Functies van PMS voor inkomsten- en financieel management
📈 Revenue management. Een PMS kan functionaliteit voor revenue management bieden om prijzen te bepalen en de bezettingsgraad te maximaliseren. Deze functie kan hoteliers helpen datagestuurde beslissingen te nemen om de omzet te optimaliseren, wat cruciaal kan zijn voor het verbeteren van de financiële prestaties van een hotel.
📑 Rapportagesuite. Genereer gedetailleerde productie- en financiële rapporten om de bedrijfsvoering te verbeteren. Helpt propertymanagers inzicht te krijgen in boekingskanalen.
💳 Betalingsverwerking. Mogelijkheid om creditcardbetalingen te verwerken in overeenstemming met lokale en wereldwijde regelgeving.
📜 Overheidsnaleving. Voldoe aan de lokale vereisten en regelgeving voor belastingaangifte.
Integraties & Distributie PMS-functies
🔗 Integraties. Een PMS kan worden geïntegreerd met andere systemen, zoals channel managers, boekingssystemen en betalingsgateways. Deze integratie kan helpen bij het beheren van distributiekanalen, online betalingen en directe boekingen, wat cruciaal kan zijn voor het maximaliseren van de omzet.
🌐 Channelmanager en distributiekanalen. Een tool die integreert met meerdere boekingskanalen, zoals OTA's, GDS en de hotelwebsite, om de bezetting en omzet te maximaliseren.
Mobiliteit & Real-Time Management PMS-functies
📱 Mobiele app. Een mobiele app is ook een waardevolle functie van een hotel PMS. Een mobiele app stelt personeel in staat om de dagelijkse gang van zaken vanaf hun smartphone te beheren, waardoor ze efficiënter kunnen werken en in realtime kunnen inspelen op de behoeften van gasten.
⚙️ Automatisering. Een PMS kan veel dagelijkse handelingen automatiseren, zoals in- en uitchecken en betalingsverwerking. Deze functie bespaart tijd en vermindert fouten, wat cruciaal kan zijn voor een uitstekende gastervaring.
🧠 Gebruiksvriendelijkheid en interactiviteit. Een PMS moet een intuïtieve interface en gebruiksvriendelijke functies hebben, zodat medewerkers de software snel onder de knie krijgen en de leercurve wordt verkort.
📊 Realtime data. Een PMS moet realtime data leveren over kamerstatussen, bezetting en financiële gegevens. Deze functie kan hoteliers helpen datagestuurde beslissingen te nemen en in realtime op veranderingen te reageren.
☁️ Cloudgebaseerd PMS. Een PMS-softwareoplossing die in de cloud wordt gehost en externe toegang en flexibiliteit in beheer mogelijk maakt.
🛎️ Receptie en inchecken. Een functie die het incheckproces stroomlijnt en receptiepersoneel een gebruiksvriendelijke interface biedt voor het beheren van de dagelijkse hotelactiviteiten.
Het Property Management System (PMS) van uw hotel is een onmisbare tool voor het beheer van de dagelijkse gang van zaken in de hotelsector. Een PMS-softwareoplossing voor hotels moet beschikken over belangrijke functies zoals automatisering, integraties, revenue management, berichten, een mobiele app, aanpasbare sjablonen, een gebruiksvriendelijke interface, realtime data, onderhoudsupgrades en feedback na een verblijf. Door een PMS voor hotels te gebruiken, kunnen hoteliers de gastervaring verbeteren, de omzet maximaliseren en hun dagelijkse activiteiten stroomlijnen.
Soorten hotel-PMS:
Er zijn bepaalde soorten property management systemen (PMS) die in hotels worden gebruikt en die belangrijke kenmerken, functionaliteiten en voordelen hebben. Kennis hiervan is cruciaal bij het overwegen van de juiste technologiekeuze om hotelactiviteiten en gasttevredenheid effectief te beheren. Hier zijn twee hoofdtypen PMS voor hotels:
On-Premise Hotel PMS: Dit systeem wordt geïnstalleerd op servers in het hotel en is beschikbaar op elke computer waarmee hoteliers toegang hebben tot het PMS. Het biedt de beveiliging van gegevens die ter plaatse worden opgeslagen, maar het onderhoud en de beveiliging ervan worden toegeschreven aan het hotel. Doorlopend onderhoud en technische ondersteuning van het IT-team van het hotel zijn vereist om de functionaliteit te behouden.
Cloudgebaseerd hotel-PMS: een cloudgebaseerd PMS vereenvoudigt alle dagelijkse taken, omdat hotelpersoneel overal met een internetverbinding toegang heeft tot het systeem, waardoor de gegevens altijd up-to-date zijn. Het voordeel is dat de onderhoudskosten laag zijn.