Een hotelmanagementsysteem is software die verschillende hotelactiviteiten stroomlijnt. Hiertoe behoren boekings- en reserveringsaanpassingen, facturering, huishouding, administratieve taken en andere activiteiten die essentieel zijn voor efficiënt hotelbeheer.
Hotelmanagementsystemen waren vroeger vooral gericht op financiële transacties, waardoor handmatige fouten effectief werden verminderd en de productiviteit op dit gebied werd verhoogd.
Ze updaten en tonen namelijk regelmatig de laatste informatie over de huidige kamerbezetting, evenals of gasten in aanmerking komen voor kortingen en speciale promoties.
De softwareontwikkelaars hebben echter onlangs onderkend dat hoteliers behoefte hebben aan hotelmanagementsystemen die bredere activiteiten omvatten.
Als gevolg hiervan omvatten hotelmanagementsystemen nu een breder scala aan taken voor het omgaan met interne en externe hotelactiviteiten.

Wat zijn de voordelen van hotelbeheersoftware?

Hotelbeheersoftware wordt doorgaans gebruikt in kleinere panden zoals B&B's en pensions om receptiefuncties zoals vastgoedbeheer , inchecken, backofficetaken en POS-functies (verkooppunt) te stroomlijnen wanneer er minder personeel is. Dit is een niet-aanpasbare hotelbeheeroplossing die over het algemeen de kernfunctionaliteit van het hotelbeheersysteem combineert met volledig geïntegreerd kanaalbeheer (voorkom overboekingen en maak verbinding met reisagenten zoals Expedia), online boekingsengine, hotelwebsite, gastenserviceportaal, huishouding, onderhoud, evenementen beheer, e-mailmarketing, sms-berichten, aangepaste rapportage, enquêtes, tariefbeheer, dynamische prijzen, genereren van verkoopleads, verkooppunt, betalingsgateway en meer.

• ADR verhogen (inkomsten verhogen): Door het kruislings gebruik van belangrijke componenten van het HMS kunnen accommodaties het huidige en vroegere gastengedrag volgen en upgrades, add-ons en pakketten targeten via het reserverings-/online boekingsproces (creditcardverwerking) en via via gerichte marketingcampagnes. Rapporten over bezettingstrends uit het verleden kunnen worden gebruikt om dynamische prijsmethodologieën toe te passen om de ADR te verhogen voor perioden met veel vraag en tussennachten. De mogelijkheid om op restricties gebaseerde prijzen toe te passen binnen uw rate manager, die naadloos integreert met de ingebouwde channel manager-connectiviteit, verhoogt de ADR naar hogere bezettingsperioden.

• Bezetting vergroten : Om de bezetting te verhogen moet uw systeem zich snel en flexibel kunnen aanpassen aan boekingstrends. Een echt alles-in-1 HMS biedt snelle rapportagevarianties, zodat de accommodatie gebieden met een lage bezettingsgraad kan identificeren en prijswijzigingen kan doorvoeren die onmiddellijk naar alle kanalen worden doorgevoerd, samen met het snel verzenden van gerichte e-mailmarketingcampagnes om meer klanten te lokken tijdens de langzamere periodes . De mogelijkheid om snel pakketten samen te stellen om de bezetting en interesse in specifieke data te vergroten is net zo belangrijk.

• Bespaar tijd en geld: alles-in-één softwareleveranciers voor de horeca bundelen verschillende automatiseringstools en -diensten in één oplossing om systemen te helpen verenigen tot een geïntegreerde alles-in-één beheeroplossing, waardoor personeel tijd bespaart en meer zichtbaarheid wordt geboden tijdens de hotelactiviteiten. De beste providers bieden een ingebouwde channel manager met live, directe tweerichtingsverbindingen met alle grote OTA's en GDS's. Dit bespaart eigendommen tijd en geld doordat de tussenpersoon wordt geëlimineerd. De kamerinventaris is live via de bijbehorende OTA/GDS, zonder dat er een tussenpersoon zoals een CRS nodig is. Dat gezegd hebbende, maken veel alles-in-één HMS-aanbieders ook verbinding met de best beoordeelde CRS-platforms.

De belangrijkste functionaliteit en kerntaken van een hotelmanagementsysteem (HMS) zijn van cruciaal belang voor hoteliers in de horecasector om hun dagelijkse activiteiten te stroomlijnen en de gastervaring te verbeteren. Moderne hotelbeheersoftware, vaak cloudgebaseerd en gebruiksvriendelijk, omvat verschillende modules en functies:

1. Property Management System (PMS): Een centrale hub voor reserverings- en receptieactiviteiten die het inchecken, het reserveringsbeheer en het uitchecken van gasten in realtime automatiseert.

2. Boekingsengine: een online boekingsengine geïntegreerd met de website van het hotel om directe boekingen mogelijk te maken en de bezetting te maximaliseren.

3. Channel Manager : Beheert verschillende online reisbureaus (OTA's) en andere distributiekanalen, voorkomt overboekingen en zorgt voor consistentie van prijzen.

4. Revenue Management: Helpt bij tariefbeheer en prijsstrategieën om de winstgevendheid te maximaliseren.

5. Point-of-Sale (POS): Verwerkt de betalingsverwerking en facturering voor verschillende hoteldiensten, inclusief upsell-mogelijkheden.

6. Customer Relationship Management (CRM) : Beheert gastinformatie en helpt bij gepersonaliseerde berichten en klantenondersteuning.

7. Integratie: Naadloze integraties met OTA's, sociale media en softwareoplossingen van derden zoals Expedia, Airbnb en anderen.

8. Mobiele app : Biedt een intuïtieve mobiele app voor zowel gasten als hotelpersoneel, waardoor de gastervaring wordt verbeterd en gebruiksgemak wordt geboden.

9. Alles-in-één oplossing : Biedt een alles-in-één oplossing voor verschillende soorten accommodaties, waaronder hotels, motels, herbergen, hostels, B&B's, vakantiewoningen, campings en zelfs hotelketens.

10. Cloudgebaseerd: maakt gebruik van cloudtechnologie voor toegankelijkheid en realtime updates vanaf elke locatie, waardoor hoteliers hun eigendommen op afstand kunnen beheren.

11. Gastervaring : richt zich op het verbeteren van de gastervaring door efficiënte incheckprocessen, berichtenuitwisseling en online boekingsmogelijkheden.

12. Frontoffice en backoffice: beheert de receptieactiviteiten en backofficetaken zoals voorraadbeheer en boekhouding.

13. Betalingsverwerking: Zorgt voor veilige creditcardtransacties en betalingsverwerking.

14. Integratie van sociale media: Helpt bij marketing en interactie met gasten via sociale-mediaplatforms.

15. Directe boekingen: moedigt gasten aan om rechtstreeks via de website van het hotel te boeken, waardoor de commissiekosten voor OTA's worden verlaagd.

16. Gebruiksgemak: Biedt gebruiksvriendelijke interfaces waarmee zowel hotelpersoneel als gasten moeiteloos kunnen navigeren.

17. Maximaliseer de winstgevendheid: heeft tot doel de omzet en winstgevendheid te verhogen door middel van efficiënte activiteiten en prijsstrategieën.

18. Upgrades: Maakt eenvoudige systeemupgrades en aanpassingen mogelijk om zich aan te passen aan de veranderende behoeften van het hotelbedrijf.

19. Facturering: Genereert facturen voor verschillende diensten en volgt betalingen.

20. Centrale reservering: Biedt een gecentraliseerd systeem voor het beheren van reserveringen via verschillende kanalen.

Hoteliers gebruiken deze functionaliteiten om hun activiteiten te stroomlijnen, het aantal directe boekingen te vergroten en uiteindelijk een uitzonderlijke gastervaring te bieden, ongeacht het type en de grootte van hun accommodatie. Toonaangevende softwareoplossingen voor hotelbeheer zoals Cloudbeds, Little Hotelier, WebRezPro en anderen bieden uitgebreide oplossingen voor de hotelsector.

Hier zijn enkele andere belangrijke kenmerken en kenmerken waar u op moet letten:

Intuïtieve en eenvoudig te gebruiken interface: Een gebruiksvriendelijke interface is de belangrijkste factor bij het kiezen van bedrijfskritische software voor een hotel. Als uw hotelsoftware complex en verwarrend is, worden er meer fouten gemaakt, wat u meer geld kost. Veelvoorkomende taken mogen niet veel tijd en stappen vergen, omdat dit uw team vertraagt ​​en uw vermogen om snel te groeien beperkt – vandaar de behoefte aan een krachtig hotelmanagementsoftwaresysteem.

Geoptimaliseerd voor mobiel en tablet: wanneer uw manager, het huishoudelijk team en andere personeelsleden snel de details van een boeking moeten controleren, hoeven ze niet terug naar kantoor te haasten. Elk systeem dat u gebruikt, moet niet alleen toegankelijk zijn voor, maar ook geoptimaliseerd zijn voor gebruik op mobiele telefoons en tablets. Beter nog: uw eigenaar moet tijdens de vakantie de prestaties kunnen controleren.

Duidelijke zichtbaarheid van het netwerk: het toevoegen van speciale evenementen die in de regio plaatsvinden, het onder de aandacht brengen van terugkerende gasten en het identificeren van gasten die hun rekening nog moeten betalen, zijn allemaal functies die uw netwerk standaard moet inschakelen. Uw raster moet u in staat stellen snel en eenvoudig belangrijke informatie over uw gasten te zien.

Gastprofielen: Werkt u aan het opbouwen van gastloyaliteit? Gastprofielen slaan de contactgegevens, verblijfsgeschiedenis en zelfs voorkeuren van uw gasten op, zodat u tijdens hun volgende verblijf een meer persoonlijke ervaring kunt bieden. Beter nog: een gastprofiel met opgeslagen CC's van uw gast maakt het voor terugkerende gasten nog eenvoudiger.

Hotelmanagementsoftware (HMS) varieert over het algemeen in prijs op basis van de functies, de grootte van het onroerend goed en het marktsegment waarop ze zich richten. De meeste hotelbeheersoftware wordt per kamer per maand geprijsd met verschillende niveaus op basis van functievereisten, integraties en meer. Op een hoog niveau varieert de typische prijs van hotelbeheersoftware van $ 4-$ 10 per kamer per maand.

Veel spelers op het gebied van hotelmanagementsoftware hebben ook de betalingsverwerking in eigen beheer gebracht, wat de kosten voor deze leverancier kan verhogen; Het gebruik van een eigen betalingsverwerking vanuit uw PMS is echter doorgaans goedkoper dan het werken met een extra externe betalingsverwerker.

Hier is een breed overzicht van marktprijzen:

Instapsystemen

• Typische prijsklasse: $ 90 - $ 400 per maand
• Doelmarkt: kleinere eigendommen
• Kenmerken: Kernfunctionaliteiten zoals reserveringsbeheer, kanaalbeheer en hulpmiddelen voor gastcommunicatie.

Midden tot high-end systemen

• Typische prijsklasse: $ 300 - enkele duizenden dollars per maand
• Doelmarkt: Middelgrote tot grotere eigendommen en hotelketens
• Kenmerken: Geavanceerde functies, meer maatwerk, uitgebreide integraties en robuuste ondersteuning.

Belangrijkste factoren die de prijs beïnvloeden

• Functieset: Geavanceerdere en uitgebreidere functies verhogen de kosten.
• Schaalbaarheid: Systemen die zijn ontworpen voor grotere panden met complexe behoeften zijn doorgaans duurder.
• Ondersteuning en implementatie: Hogere systemen omvatten doorgaans uitgebreidere ondersteunings- en implementatiediensten, wat bijdraagt ​​aan hogere kosten.

HMS op instapniveau zijn betaalbaarder en geschikter voor kleinere eigendommen, terwijl systemen uit het midden- tot hogere segment gericht zijn op grotere eigendommen met complexere eisen, wat tot uiting komt in hun hogere prijzen.

Een HMS dat erin slaagt nieuwe eigendommen snel en efficiënt aan boord te krijgen, is bedreven in het delen van de volledige reikwijdte van het implementatieproject bij de start van het project en in het effectief communiceren met belangrijke besluitvormers. De aanbieder moet ervoor zorgen dat de belangrijkste besluitvormers beschikbaar zijn voor elk van de volgende oproepen en dat zij begrijpen hoe hun rol essentieel is voor het succes van de implementatie. Het importeren van gegevens uit het huidige systeem, het opzetten van gatewayverbindingen en het uitbouwen van kamers, tarieven en verbindingen van derden vergt zorgvuldigheid. Het werken met een hospitality managementsysteem dat eerdere gastervaringen en hotelreserveringsgegevens kan overbrengen, zal het onboardingproces helpen verkorten en historische gegevens opleveren voor rapportagedoeleinden. Kleinere accommodaties kunnen een onboardingperiode van drie weken plannen, terwijl grotere accommodaties met complexere integraties een implementatieperiode van meer dan vier weken moeten plannen.