10 beste hotelbeheersoftware in 2025

Hotelmanagementsoftware wordt doorgaans gebruikt in kleinere accommodaties zoals B&B's en pensions om receptiefuncties zoals property management , inchecken, backoffice-taken en POS-functies (point-of-sale) te stroomlijnen wanneer er minder personeel is. Deze niet-aanpasbare hotelmanagementoplossing combineert doorgaans de kernfunctionaliteit van een hotel property management systeem met volledig geïntegreerd kanaalbeheer (voorkom overboekingen en maak verbinding met reisbureaus zoals Expedia), online boekingsmodule, hotelwebsite, gastenserviceportal, huishouding, onderhoud, eventmanagement, e-mailmarketing, sms, aangepaste rapportage, enquêtes, tariefbeheer, dynamische prijsstelling, leadgeneratie, point-of-sale, betalingsgateway en meer.

• Verhoog de ADR (omzetverhoging): Door de kruisbestuiving van belangrijke componenten van de hotelsoftware kunnen accommodaties het huidige en eerdere gastgedrag volgen en upgrades, add-ons en pakketten voor de doelgroep selecteren via het reserverings-/onlineboekingsproces (creditcardverwerking) en via gerichte marketingcampagnes. Rapporten over bezettingstrends uit het verleden kunnen worden gebruikt om dynamische prijsbepaling toe te passen en de ADR voor populaire periodes en schoudernachten te verhogen. De mogelijkheid om restrictiegebaseerde prijzen toe te passen binnen uw rate manager, die naadloos integreert met de ingebouwde connectiviteit van de channel manager, verhoogt eenvoudig en efficiënt de ADR voor periodes met een hogere bezetting.

• Verhoog de bezettingsgraad : Om de bezettingsgraad te verhogen, moet uw systeem zich snel en flexibel kunnen aanpassen aan boekingstrends. Een echt alles-in-één hotelmanagementsysteem biedt rapportage over variaties, zodat de accommodatie gebieden met een lage bezettingsgraad kan identificeren en prijswijzigingen kan doorvoeren die direct naar alle kanalen worden doorgevoerd. Daarnaast kan het systeem snel gerichte e-mailmarketingcampagnes versturen om meer klanten te werven tijdens rustigere periodes. De mogelijkheid om snel arrangementen te creëren om de bezettingsgraad en interesse in bepaalde data te verhogen, is net zo belangrijk.

• Bespaar tijd en geld: aanbieders van alles-in-één hospitality software bundelen verschillende automatiseringstools en -services in één oplossing om systemen te verenigen tot een geïntegreerde alles-in-één managementoplossing. Dit bespaart personeel tijd en biedt meer inzicht in de gehele hotelexploitatie. De beste aanbieders bieden een ingebouwde channel manager met live, tweerichtingsverbindingen met alle grote OTA's en GDS'en. Dit bespaart accommodaties tijd en geld door de tussenpersoon te elimineren. De kamerinventaris is live op de betreffende OTA/GDS, zonder dat er een tussenpersoon zoals een CRS nodig is. Veel aanbieders van alles-in-één hospitality software maken echter ook verbinding met hoog aangeschreven CRS-platforms.

De belangrijkste functionaliteiten en kerntaken van hotelmanagementsoftware (HMS) zijn cruciaal voor hoteliers in de hospitality branche om hun dagelijkse activiteiten te stroomlijnen en de gastervaring te verbeteren. Moderne hotelmanagementsoftware, vaak cloudgebaseerd en gebruiksvriendelijk, bevat verschillende modules en functies:

1. Property Management System (PMS): Een centrale hub voor reserveringen en receptieactiviteiten die het incheck-, reserveringsbeheer en het uitchecken van gasten in realtime automatiseert.

2. Reserveringsmodule : een online reserveringsmodule die geïntegreerd is met de website van het hotel om directe boekingen mogelijk te maken en de bezetting te maximaliseren.

3. Channel Manager : beheert verschillende online reisbureaus (OTA's) en andere distributiekanalen, voorkomt overboekingen en zorgt voor consistente prijzen.

4. Tariefbeheer : helpt bij tariefbeheer en prijsstrategieën om de winstgevendheid te maximaliseren.

5. Point-of-Sale (POS): Verwerkt betalingen en facturering voor verschillende hoteldiensten, inclusief upsell-mogelijkheden.

6. Customer Relationship Management (CRM): beheert gastinformatie en helpt bij gepersonaliseerde berichten en klantondersteuning.

7. Integratie : Naadloze integratie met OTA's, sociale media en softwareoplossingen van derden, zoals Expedia, Airbnb en meer.

8. Mobiele app : biedt een intuïtieve mobiele app voor zowel gasten als hotelpersoneel, waardoor de gastervaring wordt verbeterd en het hotelgebruik wordt vereenvoudigd.

9. All-in-One Solution : biedt een alles-in-één oplossing voor verschillende soorten accommodaties, waaronder hotels, motels, pensions, hostels, B&B's, vakantiewoningen, campings en zelfs hotelketens.

10. Cloudgebaseerd : maakt gebruik van cloudtechnologie voor toegankelijkheid en realtime-updates waar dan ook, waardoor hoteliers hun accommodatie op afstand kunnen beheren.

11. Gastervaring : richt zich op het verbeteren van de gastervaring door middel van efficiënte incheckprocessen, berichten en online boekingsmogelijkheden.

12. Front Office en Back Office : beheert de receptieactiviteiten en backofficetaken zoals voorraadbeheer en boekhouding.

13. Betalingsverwerking : zorgt voor veilige creditcardtransacties en betalingsverwerking.

14. Integratie van sociale media : helpt bij de marketing en interactie met gasten via sociale-mediaplatforms.

15. Directe boekingen : moedigt gasten aan om rechtstreeks via de website van het hotel te boeken, waardoor de commissiekosten voor OTA's worden verlaagd.

16. Gebruiksgemak : biedt gebruiksvriendelijke interfaces waarmee zowel hotelpersoneel als gasten moeiteloos kunnen navigeren.

17. Maximaliseer winstgevendheid : streeft naar een hogere omzet en winstgevendheid door middel van efficiënte bedrijfsvoering en prijsstrategieën.

18. Upgrades : Maakt eenvoudige systeemupgrades en -aanpassingen mogelijk om in te spelen op de veranderende behoeften van hotels.

19. Facturering : genereert facturen voor verschillende diensten en houdt betalingen bij.

20. Centrale reservering : biedt een gecentraliseerd systeem voor het beheren van reserveringen via verschillende kanalen.

Hoteliers gebruiken deze functionaliteiten om hun processen te stroomlijnen, het aantal directe boekingen te verhogen en uiteindelijk een uitzonderlijke gastervaring te bieden, ongeacht het type en de grootte van hun accommodatie. Toonaangevende softwareoplossingen voor hotelbeheer zoals Cloudbeds, Little Hotelier, WebRezPro en andere bieden uitgebreide oplossingen voor de hotelsector.

Hotelbeheersoftware kost doorgaans tussen de $ 50 en $ 500 per maand, afhankelijk van de functionaliteiten, het aantal kamers en de gebruikerstoegang. Basissystemen voor kleine hotels beginnen bij $ 50 tot $ 100 per maand, terwijl bedrijfsoplossingen met geavanceerde analyses en integraties meer dan $ 500 kunnen kosten.

De meeste hotelsoftware wordt per kamer per maand geprijsd, met verschillende niveaus op basis van functionaliteitsvereisten, integraties en meer. Over het algemeen varieert de prijs van hotelsoftware tussen de $ 4 en $ 10 per kamer per maand. Als u minder dan $ 4 per kamer per maand betaalt, controleer dan uw leverancier zorgvuldig, aangezien dit erg laag in het budgetsegment ligt. De meeste leveranciers vermelden een minimum aantal kamers in hun prijs. Ze zeggen bijvoorbeeld $ 4 per kamer per maand, maar hanteren een minimum van 50 kamers. Als u een hotel met 20 kamers heeft, bedragen uw werkelijke eigendomskosten dus $ 200 per maand. Dit is heel normaal, dus raak niet in paniek als u dit hoort.

Deze bedragen houden geen rekening met de kosten voor betalingsverwerking, aangezien sommige leveranciers geïntegreerde betalingsverwerking aanbieden, terwijl andere vereisen dat uw hotel met een externe betalingsverwerker werkt. Vergelijk bij het evalueren van oplossingen echter zeker de kosten voor betalingsverwerking van de ene leverancier met de andere, aangezien deze snel kunnen oplopen en vaak meer kosten dan het softwareabonnement van het hotel zelf.

Hier is een algemeen overzicht van marktprijzen:

Instapsystemen

• Typische prijsklasse: $90 - $400 per maand
• Doelmarkt: kleinere panden
• Kenmerken: Kernfunctionaliteiten zoals reserveringsbeheer, kanaalbeheer en hulpmiddelen voor gastcommunicatie.

Midden- tot hoog-end systemen

• Typische prijsklasse: $300 - enkele duizenden dollars per maand
• Doelgroep: middelgrote tot grote panden en hotelketens
• Kenmerken: geavanceerde functies, meer aanpassingsmogelijkheden, uitgebreide integraties en robuuste ondersteuning.

Belangrijkste factoren die de prijs beïnvloeden

• Functieset: Geavanceerdere en uitgebreidere functies verhogen de kosten.
• Schaalbaarheid: Systemen die ontworpen zijn voor grotere panden met complexe behoeften, zijn vaak duurder.
• Ondersteuning en implementatie: duurdere systemen omvatten doorgaans uitgebreidere ondersteunings- en implementatieservices, wat leidt tot hogere kosten.

HMS-systemen op instapniveau zijn betaalbaarder en geschikter voor kleinere panden, terwijl systemen uit het midden- tot hogere segment gericht zijn op grotere panden met complexere vereisten, wat tot uiting komt in hun hogere prijzen.

Hotelsoftware die erin slaagt nieuwe accommodaties snel en efficiënt te onboarden, is bedreven in het delen van de volledige scope van het implementatieproject tijdens de kickoff call en het effectief communiceren met belangrijke besluitvormers. De aanbieder moet ervoor zorgen dat belangrijke besluitvormers beschikbaar zijn voor elk van de volgende calls en dat ze begrijpen hoe cruciaal hun rol is voor het succes van de implementatie. Het importeren van gegevens uit het huidige systeem, het opzetten van gateway-verbindingen en het uitbouwen van kamers, tarieven en verbindingen met derden vereist zorgvuldigheid. Werken met een hospitality management systeem dat eerdere gastervaringen en hotelreserveringsgegevens kan overzetten, zal het onboardingproces verkorten en historische gegevens voor rapportagedoeleinden opleveren. Kleinere accommodaties kunnen rekenen op een onboardingtijd van 3 weken, terwijl grotere accommodaties met complexere integraties rekening moeten houden met een implementatietijd van 4+ weken.