Understanding Tour Operation Allotments

Het toekennen van touroperators is een gangbare praktijk in de horeca. Touroperators halen grote groepen gasten binnen die meerdere kamers en diensten tegelijk boeken. Om deze groepen tegemoet te komen reserveren hotels en andere horecabedrijven vaak een bepaald aantal kamers of diensten voor touroperators. Dit staat bekend als de toewijzing van een touroperatie. Touroperators verwachten vaak een korting of een specifieke prijsstructuur voor deze toewijzingen, waarover vooraf wordt onderhandeld. Dit kan een wederzijds voordelige regeling zijn voor zowel het hotel als de touroperator. Het hotel krijgt een gegarandeerd aantal gasten en de touroperator krijgt korting op kamers en diensten.

Touractiviteiten komen veel voor op bestemmingen waar de vraag nauw verbonden is met de beschikbare middelen om de locatie te bereiken. Dit komt omdat touroperators een waardevolle oplossing bieden voor het verzachten van reisgerelateerde onzekerheden door uitgebreide pakketten aan te bieden die vervoer, accommodatie en activiteiten omvatten. Dit wordt met name van cruciaal belang voor bestemmingen die lastig bereikbaar zijn of een beperkt toeristisch seizoen hebben. Bovendien zijn overeenkomsten voor reisorganisatie vooral gebruikelijk in hotels die zich voornamelijk op het vrijetijdssegment richten, vooral wanneer de aantrekkingskracht van de bestemming sterk afhankelijk is van de toegankelijkheid. De reden hiervoor is dat touroperators een zekere mate van zekerheid kunnen bieden door zich voor het hotel aan een bepaald aantal gasten te binden.

Strategieën voor het beheersen van touroperaties zonder het voorbijgaande segment in gevaar te brengen

Het beheren van de toewijzingen in een hotel waarbij de touroperator centraal staat, en er tegelijkertijd voor zorgen dat het tijdelijke segment geen negatieve gevolgen ondervindt, vereist een goed doordachte strategie. Hier zijn enkele ideeën om deze uitdagingen effectief aan te pakken:

• Stel duidelijke toewijzingslimieten in: Definieer specifieke limieten voor het aantal kamers, diensten en prijzen dat aan touroperators wordt aangeboden. Deze limieten moeten gebaseerd zijn op historische gegevens en vraagprognoses om ervoor te zorgen dat ze aansluiten bij de behoeften van uw tijdelijke segment.

• Implementeer dynamische prijzen: gebruik dynamische prijsstrategieën die de tarieven van de touractiviteiten aanpassen op basis van de bezettingsgraad en de vraag. Dit zorgt ervoor dat touroperators concurrerende prijzen ontvangen zonder dat dit ten koste gaat van het omzetpotentieel uit het tijdelijke segment.

• Handhaaf realtime voorraadbeheer: Investeer in een robuust voorraadbeheersysteem dat realtime updates biedt over het toewijzingsgebruik. Hierdoor kunt u toewijzingen snel toewijzen en vrijgeven, op basis van de actuele vraag uit beide segmenten.

• Onderhandel over vrijgavebeleid: werk samen met touroperators om een ​​duidelijk vrijgavebeleid voor onverkochte toewijzingen vast te stellen. Dit vrijgavebeleid moet zo worden ontworpen dat ongebruikte kamers en diensten binnen een redelijk tijdsbestek vrijkomen voor het tijdelijke segment.

• Vraag nauwkeurig voorspellen: Investeer in tools voor vraagvoorspelling om de behoeften van zowel touroperators als tijdelijke gasten te voorspellen. Dit helpt u de toewijzingen effectiever toe te wijzen, waardoor u tijdens piekuren te veel verplichtingen aan touroperators en te weinig verplichtingen tijdens perioden met weinig vraag vermijdt.

• Controleer toewijzingsovereenkomsten regelmatig: Beoordeel periodiek toewijzingsovereenkomsten met touroperators en heronderhandel ze om ervoor te zorgen dat deze in lijn blijven met de algemene strategie van uw hotel en de marktomstandigheden. Hierdoor kunt u zich ook aanpassen aan veranderende vraagpatronen.

• Bewaak en analyseer de prestaties: Bewaak voortdurend de prestaties van uw toewijzingen voor zowel touroperators als het tijdelijke segment. Analyseer de belangrijkste prestatie-indicatoren om trends te identificeren en datagestuurde aanpassingen door te voeren.

• Geef prioriteit aan de gastervaring: zorg ervoor dat de gastervaring voor geen van beide segmenten in het gedrang komt. Wijs kamers strategisch toe om conflicterende groepen te voorkomen en alle gasten een naadloze ervaring te bieden.

• Flexibiliteit en communicatie: onderhoud open communicatielijnen met touroperators. Wees flexibel en speel in op hun behoeften, terwijl u ook duidelijk maakt dat het uw doel is om alle gasten een kwaliteitsservice te bieden.

• Crosspromoties: Ontdek mogelijkheden voor crosspromoties en pakketten waarvan beide segmenten kunnen profiteren. Dit kan een win-winstrategie zijn, vooral tijdens de tussenseizoenen of wanneer de bezettingsgraad niet op zijn hoogtepunt is.

• Houd online distributiekanalen in de gaten: Houd online distributiekanalen nauwlettend in de gaten en zorg ervoor dat de kanalen voor touroperaties de online aanwezigheid niet domineren, waardoor tijdelijke segmentboekingen mogelijk worden verdrongen.

• Train personeel op de juiste manier: Zorg ervoor dat uw personeel de unieke eisen van elk segment begrijpt en effectief kan omgaan met de verwachtingen en behoeften van touroperators en tijdelijke gasten.

Door deze strategieën te implementeren, kunt u een evenwicht vinden tussen het bedienen van touroperators en het beschermen van de belangen van uw tijdelijke segment. De sleutel is om de controle te behouden over de voorraad, beschikbaarheid en prijzen, en ervoor te zorgen dat beide segmenten harmonieus naast elkaar bestaan ​​en bijdragen aan het algehele succes van uw hotel.

The importance of hotel management technology

Technologiegedreven oplossingen bieden hotels de mogelijkheid om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van realtime gegevens. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om de toewijzing van kamers te optimaliseren, releasedatums te monitoren, de vraag te voorspellen en kamers dynamisch te prijzen. Bovendien kan technologie worden gebruikt om de voorraad efficiënt te beheren. Al deze factoren kunnen hotels helpen de operationele efficiëntie te verbeteren en snel te reageren op veranderende marktomstandigheden en eisen van gasten.

De mogelijkheid om deze processen te automatiseren en te stroomlijnen kan de marge voor menselijke fouten verkleinen. Dit kan ervoor zorgen dat touroperators en tijdelijke gasten een naadloze en responsieve ervaring krijgen. Bovendien kan technologie hotels helpen een delicaat evenwicht tussen deze segmenten te behouden, waardoor de omzet wordt gemaximaliseerd en de gasttevredenheid behouden blijft. Dit is een cruciale factor in een snel evoluerende industrie.

Over het geheel genomen kan technologie hotels een aantal voordelen bieden, waaronder verbeterde efficiëntie, reactievermogen en winstgevendheid.

Striking the balance

Het balanceren van het beheer van de toewijzingen voor touroperators en het beschermen van het tijdelijke segment is een complexe maar zeer lonende onderneming voor hotels. Door de strategieën te implementeren die in deze uitgebreide gids worden beschreven, kunnen hotels ervoor zorgen dat hun tourorganisatiekanalen onder strikte controle blijven, waardoor geoptimaliseerde voorraad, beschikbaarheid en prijzen worden geboden. Deze maatregelen, gecombineerd met het effectieve gebruik van hotelmanagementtechnologie, stellen hotels in staat een naadloze en responsieve ervaring te bieden aan zowel touroperators als tijdelijke gasten, wat uiteindelijk leidt tot verbeterde operationele efficiëntie en verbeterde winstgevendheid. In een dynamische en voortdurend evoluerende industrie is het vermogen om zich aan te passen en te innoveren de sleutel tot succes op de lange termijn.