אתה לא פשוט שונא את זה כשיש לך יותר מדי מה לעשות והזמן אוזל לך? אני יכול לעזור לך להגביר את הפרודוקטיביות שלך. טיפים אלה לניהול זמן יאיץ את הביצועים שלך, ואתה יכול להתחיל כבר עכשיו.
בין אם אתה סטודנט, מקצועי או ביתי, טיפים אלה יעזרו לך לנהל את הזמן שלך ביעילות.
1. מדוד את ניצול הזמן שלך הסתכל אחורה על אתמול. כמה זמן השקעת במשימות מפתח? לאן נעלם שאר היום?
כמה שעות השקעת בנסיעות? עושה את המיילים שלך? משתתפים בישיבות? לוקח הפסקות? מתמודדים עם הפרעות? עושה משימות מפתח? או לעשות דברים שמעסיקים אותך אבל הם רק מטלה?
הקלד את המידע בטבלה ב-Excel או ב-Numbers, וצייר תרשים עוגה. הסתכל אחורה על הימים האחרים בשבוע האחרון וראה כיצד הפרופיל משתנה.
אם פחות ממחצית מהזמן שלך עובר על משימות מפתח, יש לך מקום לשיפור. הטיפים בפוסט זה בבלוג קלים לביצוע והם יעשו הבדל גדול.
ערוך יומן מפורט יותר עבור הימים והשבועות הקרובים ונסה להשתפר.
2. הגדירו מטרות לכולנו יש המון מטרות בחיינו. להיות בריא. להיות עשיר. להיות חכם. אנחנו לא תמיד מודים בהם בפני אחרים, או אפילו בפני עצמנו! אבל חוקרים גילו שאם אתה כותב מטרה, יש לך הרבה יותר סיכוי להשיג אותה.
כולנו שונים. המטרות שלך שונות משלי. אבל אולי יש כמה קווי דמיון. הנה שלי, כדוגמה:
תמכו במשפחה שלי בנה את העסק שלי היה בריא קבל 100,000 קוראים לבלוג שלי תהנה כל יום חלק מהמטרות מטושטשות ואחרות ספציפיות וניתנות למדידה. זה בסדר. מה שעובד בשבילך. זה מה שאתה עושה איתם מה שחשוב. רשום את המטרות שלך ועבוד לקראתן כל יום.
3. הכינו רשימת מטלות אחת האם יש לכם הרבה פתקים עם תזכורות לדברים שצריך לעשות? רשימת משימות של Outlook? תיבת דואר נכנס עם המון מיילים ללא מענה? ערימת נייר מחכה לתשומת לב? האם הדואר הקולי שלך מלא? אם כן, אתה נורמלי. אבל זה לא חייב להיות ככה. עכשיו הגיע הזמן לקחת שליטה. ערכו רשימה אחת.
ותעשה את זה לרשימה חדשה. אל תוסיף סתם לרשימה שכבר יצאה מכלל שליטה. התחל בפירוט מה שעולה לך בראש. תנקז הכל מהמוח שלך. סמוך על זה כדי לדעת מה באמת חשוב. לאחר מכן תסתכל על הערות הפוסט שלך וכן הלאה. הוסף אותם לרשימה שלך "אבל רק את החיוניים שבהם.
תהיה כנה עם עצמך. אם אתה אף פעם לא מתכוון לעשות משימה, זרוק אותה.
כדי לנהל את רשימת המטלות שלך, השתמש באפליקציה טובה כמו TaskAngel. זהו מארגן רשימת מטלות נהדר ומנהל משימות, עבור iPad, iPhone ו-Windows.
4. חלקו את המשימות הקשות שלכם חלק מהמשימות קטנות וקלות "כמו 'קנה סוללות AA'" וחלקן הרבה יותר גדולות ומסובכות "כמו 'לארגן את מסיבת יום ההולדת של פיונה'. יש משימות כל כך גדולות, שממש קשה לעקוף אותן.
כאשר אתם עומדים בפני משימה גדולה, חלקו אותה לשלבים ניתנים לניהול. או אם אינך יכול לראות עד הסוף, פשוט רשום את הצעד הראשון, כדי להתחיל.
5. התמודד עם הפחדים שלך האם אתה ממשיך לדחות משימה לא נעימה? כמה משימות יכולות להיות ממש מלחיצות. אולי אתה צריך להתלונן על מורה שהתייחס לילדך בצורה לא הוגנת. או אולי אתה צריך לתקן חבר צוות שעשה עבודה גרועה.
זה מפתה לדחות דברים כאלה למחר, במיוחד אם אתה עסוק היום. אבל עיכוב אף פעם לא מקל על בעיה קשה. קח נשימה עמוקה ועשה זאת עכשיו.
6. תכנן את היום שלך זמן הוא המשאב היקר ביותר שלך. כשאתה מתחיל את היום שלך, לפניך 8 שעות או יותר של זמן לא מנוצל, כמו שלג לא נסוך. אתה יכול לעשות איתו מה שאתה רוצה. הקדישו מספר דקות לחשוב כיצד להשתמש בו בצורה הטובה ביותר.
בדוק את היומן שלך ואת רשימת המטלות שלך. תחשוב על המטרות שלך. מה עומדים להיות ההישגים המרכזיים של היום?
אני אוהב לשרטט מפת חשיבה מהירה, על דף נייר ריק. אל תשתמש באתמול, גם אם זה של היום די דומה. למד מזה ותמשיך הלאה.
לסטפן ג'יימס יש פוסט מצוין בבלוג על איך לתכנן את היום שלך לפרודוקטיביות אופטימלית.
7. בדוק את השגרה שלך האם אתה עושה כמה דברים באופן קבוע? כל יום, או כל שבוע? האם אתה יכול לעשות אותם בצורה טובה יותר? או ללוח זמנים טוב יותר?
בתקופתי כמנהלת תוכניות, דוחות ההתקדמות היו מקור קבוע לתסכול. הייתי צריך לכתוב אחד עבור הממונים עלי, ומנהלי הפרויקטים שלי היו צריכים לכתוב את שלהם עבורי. ובתמורה הם היו צריכים לאסוף את נתוני ההתקדמות שכולנו צריכים כדי לעקוב. לקח זמן עד שכל המידע הזה הסתנן, ובכל זאת כולם רצו את דוחות הסטטוס המעודכנים ביותר. ולעתים קרובות מנהלים בכירים התעקשו לראות מידע בפורמט המיוחד שלהם, מה שהפך אותו לסיוט עוד יותר עבור כולם.
הפתרון שלי היה לערוך לוח שנה לדיווח התקדמות ולהסכים עם כל המשתתפים " התורמים והסוקרים. ויצרתי פורמט פשוט של דיווח התקדמות של עמוד אחד, שהיה קל לקריאה במבט אחד והרבה פחות מכביד להרכיב.
8. הגן על הזמן שלך בימים אלה כולנו יכולים לשתף את היומנים שלנו. זה מצוין ליעילות. אבל זה גם אומר שכולם יכולים לראות מתי אתה פנוי. לפני שאתה יודע זאת הם קבעו פגישה והזמינו אותך אליה.
קבע פגישות עם עצמך. חסום את הזמן שאתה צריך כדי לבצע את משימות המפתח שלך. הפוך אותם לפרטיים כדי שאף אחד לא יוכל לראות מה אתה זומם. אבל עדיין השאר קצת זמן פנוי כדי שאנשים שזקוקים לך יוכלו להגיע אליך.
9. הקצו חצי מהזמן שלכם למשימות מפתח כשאתם עובדים על משהו חשוב, הלחץ מכל השאר ממשיך להצטבר. שים לב ללוח הזמנים שלך וודא שאתה נותן לפחות חצי מהזמן שלך למשימות המפתח שלך ביום.
סחוט את כל שאר הפעילויות לתוך החצי השני. אל תתנו להם לברוח עם היום.
10. התחל עם משהו קל כאשר אתה מתחיל יום עבודה חדש, לוקח זמן למוח שלך להיכנס לרתום. הוא מלא במחשבות אחרות "הנהג שכמעט נתקל בך, או המשבר האחרון בבית, או משחק הכדורגל אמש.
תחמם את המוח שלך. עזוב כמה משימות מהירות לפני שתעבור למשימות בשרניות יותר. עכשיו זה זמן טוב לבצע כמה שיחות, או ללכת לשוחח עם כמה אנשים על איך הדברים מתנהלים.
11. תזמון הפסקות ניהול זמן הוא אומנות, לא מדע. לא משנה כמה אתה מאורגן, דברים בלתי צפויים צפויים לקרות. ואי אפשר להתעלם מהאימיילים והשיחות האלה לנצח.
קח אותם בחשבון בתוכנית היומית שלך. הזמן שאתה צריך עבור משימות המפתח שלך ייקח יותר ממה שאתה חושב. אתה צריך הרבה שטח לבן ביום שלך.
12. קח הפסקות המוח שלך הוא ספורטאי. זה לא יכול להמשיך לרוץ במהירות המרבית לנצח. לאחר שמסר בביצועים שיא במשך שעה הוא מתחיל לדגל. אתה מתחיל לאבד ריכוז. קח הפסקה קצרה כדי לטעון את המצברים שלך.
אם אתה צריך להתרכז במשך תקופה ממושכת, נסה את טכניקת פומודורו. השתמש בטיימר העגבניות מהמטבח שלך כדי לאלץ את עצמך לקחת הפסקה. פשוט אך יעיל, במיוחד אם אתה כותב פוסט בבלוג
13. אפשר זמן ללמידה אתה תעבוד חכם יותר אם אתה יודע מה אתה עושה, ותבזבז פחות זמן על תיקון טעויות.
כולנו יודעים את זה, אבל זה לא כל כך קל למצוא זמן ללמידה. ממשלת בריטניה סקרה לאחרונה 91,000 מעסיקים ומצאה ש-48% מהאנשים שלהם חסרים כישורים או ידע מומחים, ו-59% צריכים לשפר את יכולתם לנהל זמן ולתעדף משימות.
כולנו לומדים בעבודה, אבל אתה צריך גם זמן למידה מסור. נסו להקדיש לפחות חצי יום בחודש כדי ללמוד משהו חדש.
14. קבע סדרי עדיפויות אתה לא יכול לעשות הכל. קבע סדרי עדיפויות כדי להחליט עד כמה חשובות המשימות שלך, לך ולאנשים שמחכים שתסיים אותן.
אתה משתמש בסדרי עדיפויות כדי לעזור לך לקבל בחירות "מה לעשות ומה לא לעשות. אתה מממש את הבחירות האלה כשאתה מכין את התוכנית היומית שלך. זו החלטה שלך "מה אני אעשה היום?
מה עם הדברים שאתה לא הולך לעשות. האם אי פעם תעשה אותם? אם לא, הרוג אותם עכשיו.
אל תסתבך יותר מדי בקביעת סדרי עדיפויות. אתה רק מנסה לקבל החלטה. אני פשוט משתמש גבוה, בינוני ונמוך, ומנסה לשים שליש בכל אחד.
אם הכל בעדיפות גבוהה, זה אותו דבר כאילו הכל היה בעדיפות נמוכה. שום דבר לא נעשה.
15. אל תעשה ריבוי משימות אתה יכול להתרכז רק בדבר אחד בכל פעם. זרם התודעה שלך הוא קצת כמו ערוץ טלוויזיה. דילוג מערוץ אחד למשנהו אינו יעיל ומפריע. כן אתה יכול ללכת וללעוס מסטיק, אבל אתה לא יכול לנגן בכינור ולהכות בתוף בו זמנית.
ואל תשב בפגישה ותעשה את המיילים שלך. הרבה אנשים עושים את זה, אבל אתה לא יכול להיות נוכח בשני המקומות בו זמנית. סגור את המחשב הנייד שלך, או צא מהפגישה.
16. כבה אימיילים לא רצויים מיילים יכולים לבזבז הרבה זמן. אם אתה מקבל מיילים שאתה לא רוצה, כבה אותם במקור.
אם אתה מקבל שוב ושוב הודעות דוא"ל לא רצויות מאותו מקור, הוסף אותן למסנן הספאם שלך אם יש לך כזה. אם יש להם קישור לביטול הרשמה בתחתית האימייל, השתמש בו. (אך היזהר מספאמרי דואר זבל שמנצלים את 'ביטול הרשמה' כדי להכניס אותך לאתר האינטרנט שלהם.)
לחלק ממקורות הדוא"ל יש הודעות שאתה רוצה לראות ואחרים אולי לא. לדוגמה, אמזון שולחת לך קבלה אם אתה קונה משהו, אבל הם גם שולחים לך הרבה דברים שיווקיים שאולי לא תרצה. יצרתי קשר עם דלפק העזרה שלהם וקיבלתי אותם לבטל את הרישום שלי מכל המיילים השיווקיים שלהם. הם עדיין שולחים לי את המיילים שאני כן רוצה לראות, כמו קבלות ומידע על ההזמנות שלי.
כל ספקי הדוא"ל הטובים יכולים לחסום עבורך מיילים לא רצויים באופן אוטומטי. הנה מאמר טוב על איך לחסום אימיילים לא רצויים ב-Gmail
17. רוקנו את תיבת הדואר הנכנס שלכם אם אתם מפגרים במיילים שלכם, אתם נותנים לעצמכם פחות זמן לעשות כל פעולה שמקורה בהם. משמעת את עצמך כדי לאפס את תיבת הדואר הנכנס שלך בכל יום.
Inbox מיועד לאימייל חדש שעדיין לא קראת. לאחר שקראת אימייל, העבר אותו מתיבת הדואר הנכנס שלך. אחרת תמצא את עצמך קורא את אותם מיילים שוב ושוב. לא טוב!
מיין את הודעות האימייל שלך לפי תאריך ושעה שהתקבלו, כשהאחרונים ביותר מופיעים למעלה. אז גם אם יש לך צבר עצום בתיבת הדואר הנכנס שלך, עדיין תראה את ה"אולי דחוף" האחרונים ביותר קודם.
לרוב המיילים יש חיי מדף מוגבלים, כך שככל שאתה עובר אחורה בזמן פחות ופחות מהם רלוונטיים. אחרי שחזרת כמה שבועות אחורה, רוב האנשים יוותרו עליך, אז אתה יכול גם להעביר את כל המיילים הישנים לארכיון או למחוק אותם.
18. אל תסתכל במיילים בזמן שאתה עובד אל תהיה מכור למייל. בזמן שאתה מרוכז, הנח את המיילים שלך.
נראה שחלק מהאנשים מבלים כל דקה פנויה במיילים שלהם. זו לא דרך לחיות. הקצו קצת זמן להתבוננות בתיבת הדואר הנכנס שלכם. אולי 30 דקות בתחילת היום, 15 דקות אחרי ארוחת הצהריים ו-30 דקות בסוף היום. עברו על האימיילים שלכם במהירות האפשרית, ותזכרו שרוב הדוא"ל הוא אשפה. אבל רק מדי פעם יגיע משהו חיוני. תתרכז כדי לא לפספס את זה!
19. הפוך את הטלפון שלך למצב שקט אל תיתן לאנשים לשבור את הריכוז שלך בזמן שאתה עובד על משימה מרכזית. הצב מדבקה על הטלפון כדי להזכיר לך להפעיל אותו שוב.
או השתקה אוטומטית באמצעות אפליקציה כמו AutoSilent עבור iPhone, או Silent Time עבור Android.
20. השתמש באזעקות כשהטלפון שלך לא במצב שקט, השתמש באזעקה שלו. זה כלי מושלם להזכיר לך לעשות דברים בזמן.
זוהי אפליקציה נהדרת לזיהוי קולי בטלפון שלך. אני יכול להגיד "היי סירי, הגדר שעון מעורר לשעה 11", או "היי סירי, תעיר אותי בעוד חצי שעה", וזה עושה את זה! אני חייב להגיד "היי סירי", אחרת הבוס שלי חושב שאני מדבר איתה, ואומר לי לחזור לעבודה.
21. דחה פגישות לא רצויות פגישות באמת יכולות להפריע לך. אל תשתתף בשום דבר שאינו חיוני לחלוטין.
אם מישהו מזמין אותך לפגישה, האינסטינקט הראשון שלך צריך להיות לשאול אותו. מה מטרתו? יש לזה אג'נדה? מה יקרה אם אני לא אשתתף בו?
אם מדובר בפגישה ארוכה, בדוק אם אתה יכול להתחמק מלהשתתף רק בחלק ממנה. או טלפון.
22. השאר פערים בין פגישות פגישות גב אל גב הן הגרוע מכולם. אתה צריך מקום לחשוב. התמודד עם התוצאה של פגישה אחת לפני שאתה צולל לפגישה הבאה.
לאחר סיום פגישה, בדוק את כל הפעולות שלך והוסף אותן לרשימת המטלות שלך, או בצע אותן מיד אם הן מהירות.
לפני שאתה הולך לפגישה הבאה, חשוב על מטרתה, על התשומות שלך ועל התוצאות שאתה רוצה. אז קח זמן להכין את עצמך, וודא שיש לך את כל מה שאתה צריך לפני שאתה נכנס.
23. להגיע לפגישה בזמן ההמתנה שאנשים יגיעו מאוחר לפגישה מבזבזת את הזמן של כולם. עד מהרה זה הופך להרגל אצל כולם.
עבדתי בחברות שבהן זה נראה כמעט גס להגיע בזמן לפגישה. זה כאילו הגעת מוקדם למסיבה, והפתעת את המארחים שעדיין מרחפים.
אם אתם מנהלים פגישה, תמיד התחילו אותה בזמן וסיימו אותה בזמן, לא משנה מי מאחר. קבל מספיק בעלי ברית כדי להופיע בזמן איתך. קשה להתחיל פגישה לבד.
24. השתמש בכלי פגישות מרחוק אם אינך יכול להימנע מפגישה, התקשר. זה ימזער את הזמן האבוד שלך ויעזור במשמעת הפגישה.
לפני שנים חברות גדולות נהגו להוציא הון תועפות על חבילות ועידות וידאו משוכללות. כיום, רובם משתמשים רק במערכות שיחות ועידה טלפוניות. באופן אישי אני מוצא שסקייפ עובד בדיוק כמו כל דבר.
ל-PC Mag יש סקירה מצוינת של תוכנת ועידת הווידאו הטובה ביותר של 2016.
25. הימנע מנסיעות קל להיכנס להרגל של נסיעות חוזרות ונשנות, כאשר לחברה שלך יש יותר מאתר אחד, או כאשר אתה כל הזמן צריך לנסוע כדי לראות לקוח או ספק.
תחשוב על מי אתה צריך לראות פנים אל פנים לרוב. האם אתה יכול להעביר את עצמך כדי להיות בקרבתם? ולהתמודד עם אנשי קשר פחות תכופים בטלפון?
כאשר אתה צריך לדבר עם מישהו בקרבת מקום, לך לראות אותו. כאשר אתה צריך לראות מישהו רחוק, התקשר אליו. או לגרום להם לבוא אליך.
26. עבודה מהבית נסיעה לעבודה היא צורת הנסיעה הבזבזנית ביותר. לפי דו"ח של המכון לחקר המוח הסטטיסטי, 128 מיליון אמריקאים נוסעים מדי יום, ו-3 מיליון מהם נוסעים לפחות 50 מייל לכל כיוון. שלושה רבעים נסיעה לבד.
אם דפוס העבודה שלך מאפשר, עבודה מהבית יכולה לחסוך לך שעות נסיעה מדי יום, והיא תעשה פלאים לריכוז שלך.
27. עבודה מרחוק כאשר אתה חייב להיכנס לעבודה, נסה להפוך את זה למסע קצר. אם החברה שלך עובדת במספר אתרים, השתמש באתר הקרוב לביתך. אם לאחד מהלקוחות או הספקים שלך יש אתר נוח, הם עשויים להיות שמחים להשאיל לך שולחן כתיבה.
כשניהלתי את הפרויקט של Westminster Wireless City, עבדתי לעתים קרובות מספסל בפארק ליד ארמון בקינגהאם, כשמזג האוויר היה בסדר. בימים קרים ורטובים, השתמשתי בסטארבקס.
28. ארגן את מרחב העבודה שלך ודא שהדברים שאתה צריך לרוב יהיו תמיד בהישג יד. היום אנחנו לא צריכים כמו פעם. במשימה האחרונה שלי כמנהלת תוכניות הצלחתי להביא את האייפד שלי ולהשתמש בו ברשת הארגונית (בכפוף למדיניות אבטחה וכלים). זה אומר שלא הייתי צריך להביא את המחשב הנייד שלי. ולא הייתי צריך תיק. רק תיק קטן לגבר.
ולא הייתי צריך שולחן כתיבה! רוב האנשים פשוט משתמשים בשולחן העבודה שלהם כמקום להחנות את המחשב הנייד שלהם בזמן שהם שולחים את המיילים שלהם. ולמצוא שולחן חם יכול להיות כאב. אז ויתרתי על שלי ונכנסתי להנהלה על ידי שוטטות. וניהול על ידי שיתוף קפה. ובכל פגישה היה איתי הכל.
29. היפטר מעומס הנייר ערימות נייר על השולחן שלך עשויות להכיל את כל המידע המפתח שלך, אבל אתה מבלה יותר מדי זמן בציד דרכו. זרוק את מה שאתה לא צריך, וסרוק את השאר.
השתמש במערכת TRAF "אשפה, הפניה, פעולה, קובץ. זבל הוא כל מה שאתה יכול לזרוק עכשיו. Refer הוא כל דבר שאתה צריך להעביר למישהו אחר. פעולה היא משהו שאתה חייב לפעול לפיו. קובץ זה משהו שאתה צריך לשמור.
הרם את פיסות הנייר שלך חופן בכל פעם, וחלק אותן לארבע ערימות עבור אשפה, הפניה, פעולה וקובץ. עשה זאת במהירות, כאילו אתה הדילר במשחק קלפים.
לזרוק אשפה ולהעביר הלאה Refer. הוסף פעולות לרשימת המטלות שלך והכנס אותן לערימת הקבצים. לאחר מכן תייק אותם לתיקיות או לקבצי קופסה, או אפילו טוב יותר סרוק אותם ותשליך את הנייר לאשפה.
אם קבצי הקופסה שלך מתמלאים יתר על המידה, בחר אחד מהם בכל שבוע, ותחליף אותו.
30. למדוד את השיפור שלך האם מצאתם את העצות האלה שימושיות? אתה לא צריך לעשות את כולם בבת אחת. אולי נסה אחד מהם בכל שבוע, ותראה אם אתה יכול לבנות יעילות קבועה בחייך.
כל אחד מהטיפים האלה יעזור לך להספיק יותר בפחות זמן.
