5 טיפים מוכחים לניהול חשבוניות בתעשיית האירוח
חשבונית נכונה מבטיחה שלמלון שלך (או למפעל אחר) יש מספיק עתודות מזומנים בהישג יד כדי לטפל בעלויות החוזרות הרבות הכרוכות בניהול העסק שלך
לא משנה באיזה תחום בתעשיית האירוח אתה פועל, כמה משימות חשובות יותר מניהול חשבוניות. חשבונית נכונה מבטיחה שלמלון שלך (או למפעל אחר) יש מספיק עתודות מזומנים בהישג יד כדי לטפל בעלויות החוזרות הרבות הקשורות לניהול העסק שלך. הוצאות כגון כוח אדם, רכישת מזון ומשקאות, תחזוקת מתקנים והשגת מוצרים ושירותים נחוצים אחרים, יכולות להצטבר במהירות.
ללא שיטות ניהול חשבוניות תקינות, החברה שלך עלולה למצוא את עצמה בקרוב מתקשה לנהל את תזרים המזומנים שלה. זה יכול להיות בעייתי במיוחד עבור עסקי אירוח קטנים יותר שבדרך כלל אין להם את אותה עתודת מזומנים גדולה כמו ארגונים גדולים יותר.
עם BirchStreet Pay, אתה יכול ליישם שיטות ניהול חשבוניות מוכחות כדי להבטיח טוב יותר את היציבות הפיננסית של המלון שלך. לא משנה כמה אורחים תשרת בשבוע, חודש או שנה נתון, שיפור האופן שבו אתה מעבד חשבוניות יספק דיבידנדים משמעותיים למתקן שלך.
1) אוטומציה בכל עת אפשרי
לעסקי אירוח רבים יש מגוון הוצאות חוזרות שניתן לעבד על בסיס חודשי או אפילו שבועי. עם כל כך הרבה חשבוניות שמגיעות מדי יום ביומו, קיים סיכון משמעותי לטעויות אנוש כאשר ניהול החשבוניות נותר תלוי לחלוטין בעיבוד ידני.
ככל שחשבונית מסובכת יותר, כך גדל הסיכוי שיהיו טעויות חמורות. למרות שלענף החיובים הרפואיים יש בהחלט את חלקו ההוגן בהבדלים מהאירוח, ניתוחים של חשבונות בתעשייה זו מעריכים כי בין 40 ל-80 אחוז מהחשבוניות מכילות שגיאות.
אמנם, למרבה המזל, חשבונית בתעשיית האירוח אינה מורכבת כמעט כל כך, נתון זה מראה עד כמה קל לטעויות חיוב לפלס את דרכן לחשבוניות, במיוחד כאשר מדובר בעיבוד ידני. שגיאות כמו חשבונות כפולים ותשלומים חסרים עלולות להיות מטרידות במיוחד לניהול תזרים המזומנים של ארגון אירוח.
ככל שנדרש יותר "מגע" בחשבונית בודדת - אפילו כזו שמועברת ומעובדת בצורה דיגיטלית - כך גדל הסיכוי לטעות. טעויות בהזנת נתונים עלולות לגרום לתשלומי יתר או תשלומי חסר, כמו גם חישובי מס לא מדויקים או אפילו אפשרות לאיבוד חשבונית. בעיות כאלה עלולות ליצור בעיות גדולות בהמשך כאשר הספקים מתמודדים עם עמלות איחור או קנסות אחרים.
2) להבטיח תמיכה עבור סוגי מסמכים שונים
לפני קבלת חשבונית עבור סחורה או שירותים שהתקבלו, עסקי אירוח חייבים לעתים קרובות לבצע הזמנת רכש. הזמנות רכש (POs) מאפשרות לעסקי אירוח להגדיר ציפיות ברורות מול הספקים שלהם. הם משרטטים את המוצרים או השירותים הנרכשים, הכמות שלהם, המחיר ליחידה, ואפילו מידע כגון תאריך אספקה ומיקום (כאשר רלוונטי).
הזמנת רכש חשובה לאין ערוך עבור הצוות הפנימי שלך, במיוחד אם יש לך נפח גדול של הזמנות. הזמנות רכש בעצם יוצרות שביל נייר שמבהיר את הסכמי התמחור, כך שתוכל למנוע חריגות בעלויות ובקשות כפולות. מסמכים אלה מספקים גם נראות של מלאי כדי לעזור לך לנהל את המלאי בצורה יעילה יותר - בין אם זה מזון או ציוד כביסה.
מערכת ניהול מלאי איכותית תאפשר לך גם להפיק ולעקוב אחר חשבוניות הזמנה, כמו גם חשבוניות שאינן הזמנה ותעודות זיכוי עבור הוצאות עסקיות קטנות יותר שאינן דורשות תהליך רכש ואישור מוסדר.
לאחר שספק מקבל את הזמנת הרכש, הוא מחויב למלא את ההזמנה בהתאם לתנאים המוסכמים. כאשר העסק שלך מקבל את החשבונית מהספק, יש להשוות אותה בזהירות להזמנת הרכש המקורית כדי לוודא שהכל תואם.
מערכת ניהול מלאי שתסייע לחברה שלך לעקוב אחר הנתונים הללו תקל הרבה יותר על העסק שלך לתקצב את ההוצאות שלו ולשמור על תזרים מזומנים טוב.
3) השתמש בכלים דיגיטליים למינוף נתוני חשבוניות
ניהול נכון של חשבוניות יכול (וצריך) לספק תובנות מפתח לגבי האופן שבו עסק האירוח שלך משתמש בכסף שלו - וכיצד הוא יכול לעשות זאת בצורה יעילה יותר.
סמינר שנערך לאחרונה ב-BirchStreet Systems שכותרתו המעבר לחשבוניות דיגיטליות בשנת 2022 הדגיש עד כמה ניהול חשבוניות דיגיטליות יכול לעזור לבתי מלון ואחרים בתעשיית האירוח. על ידי מעבר ממערכת שהיא בערך 80 אחוז נייר ו-20 אחוז אלקטרוני ל-20 אחוז נייר ו-80 אחוז אלקטרוני, מלון ממוצע של 250 חדרים יכול להפחית את ההוצאות השנתיות שלו לניהול חשבוניות מ-$81,250 ל-$6,500.
הרבה מזה נובע מהאופי היעיל של מערכת ניהול חשבוניות דיגיטליות. מעבר לדיגיטל עם כלים כגון BirchStreet Pay יכול להפחית משמעותית את זמן עיבוד החשבוניות, מה שיכול לעזור לעסק שלך לשפר את תנאי התשלום לספקים ולהשיג גישה טובה יותר להנחות לתשלום מוקדם מהספקים שלך. זה מאפשר להשלים יותר עסקאות, אפילו עם פחות משאבים, מה שמפחית מאוד את עלויות העבודה והעיבוד.
אולי אפילו חשוב מכך, עם נתונים מדויקים בזמן אמת באמצעות מערכת חשבוניות דיגיטליות, בעלי עניין יכולים לספק מידע אמין למנהלי מחלקות בנוגע לפעילויות ההוצאות.
זה מאפשר קבלת החלטות מושכלת ותובנות מעמיקות יותר לגבי היחסים של מלון עם ספקים בודדים. זה יכול בקלות לחשוף אזורים שבהם המלון מוציא יותר מדי, או שבהם התקציב לא מוקצה כראוי. מידע בזמן אמת מאפשר למנהיגות לפעול במהירות כדי לטפל בחששות פיננסיים כאלה כדי לשפר את תזרים המזומנים.
4) התאם את תזמון החשבונית לצרכי תזרים המזומנים
הדבר האחרון שהעסק שלך צריך הוא חשבונית כבדה מספק שתגיע בזמן של החודש שבו תזרים המזומנים כבר צפוף - במיוחד אם החשבונית הזו דורשת תשלום מיידי. מנהיגי אירוח צריכים לעבוד כדי לקבוע תזמון חשבוניות עם ספקים שיועיל לצרכי תזרים המזומנים של החברה שלהם.
עבור הזמנות שוטפות, הדבר עשוי לכלול הגדרת מרווחי זמן קבועים לחיוב, כגון כל שבוע אחר או בסוף החודש. עבור פרויקטים גדולים (כגון שיפוץ לובי בבית מלון), קבעו האם עדיף לצורכי תזרים המזומנים שלכם לבצע את מלוא התשלום עם סיום העבודה, או לבצע תשלומים חלקיים עם השלמת שלבים מסוימים בפרויקט.
העיתוי מתי לתזמן תשלומי חשבוניות אלה צריך להיקבע בהתאם לצרכי תזרים המזומנים שלך. מלונות מסוימים עשויים למצוא את זה הכי קל לשלם חשבוניות בשיעור קבוע לאורך כל החודש. אחרים עשויים למצוא עדיף לבצע את כל התשלומים לקראת סוף החודש כאשר החשבוניות שלהם מולאו.
זה עשוי לדרוש רמה מסוימת של משא ומתן עם ספקים. יש להסכים על כל תנאי התשלום בתחילת הקשר העסקי, לרבות פרטים כגון תדירות מסירת החשבוניות וכיצד ייראו תנאי התשלום. חלק מהספקים מוכנים להציע תמריצים לתשלומים מוקדמים או תאריכי יעד גמישים - אך יש לגבש פרטים כאלה זמן רב מראש.
5) אפשר תשלומים אלקטרוניים
תשלומים אלקטרוניים וירטואליים הם הרבה יותר יעילים מאשר כתיבת המחאות נייר. ניתן להשלים עסקאות כאלה במהירות ובבטחה, תוך הבטחה שספקים יקבלו תשלומים בזמן.
יש לציין כי פתרונות תשלום אלקטרוניים רבים מאפשרים כעת תשלומים בזמן אמת שניתן להעביר 24/7. סקר שפורסם ב-ABA Banking Journal מצא כי 81% מהמנהיגים העסקיים מצפים שההתפשטות המוגברת של תשלומים דיגיטליים "זמינות מיידית" תשנה באופן דרמטי את הדרך שבה הם עושים עסקים.
בסקר, 52% ציינו תשלומים בזמן אמת כפתרון בעל ערך לשיפור ניהול תזרים המזומנים, בעוד ש-46% אמרו שזה יעזור לשפר את הפעילויות הכלליות לתשלום חשבונות. שני שלישים מהנסקרים אמרו כי הם מצפים שעם זמינות התשלומים בזמן אמת, הם יפסיקו לבצע ולקבל תשלומים במזומן וצ'קים מנייר.
לנתון הסופי הזה יש חשיבות יתרה למי שנרתע מעדכון מערכות ניהול החשבוניות שלו. ללא קשר לאופן שבו הארגון שלך מרגיש כרגע לגבי המעבר לפתרון תשלום אלקטרוני, רוב הסיכויים שהספקים שלך מוכנים לבצע את המעבר.
שמירה על קשרים חזקים עם ספקים מועדפים שעוזרים למותג האירוח שלך להתנהל בצורה חלקה תחייב סביר להניח לבצע את המעבר הזה, ללא קשר להעדפות הצוות הפנימי שלך.
תן ל-BirchStreet Pay לחולל מהפכה בניהול החשבוניות שלך
עסקים בתחום האירוח שולחים ומקבלים מדי שבוע אינספור חשבוניות והזמנות רכש. מערכת ניהול חשבוניות תקינה מאפשרת לצוות שלך ליצור, לעקוב ולתייק חשבוניות בצורה יעילה יותר, כל זאת תוך הבטחת תזרים מזומנים חזק לעסק.
עם BirchStreet Pay, אינך צריך לדאוג לגבי כתיבת המחאות נייר או שעסק האירוח שלך יהיה נתון להונאת כרטיסי אשראי. מערכת חדשנית זו מספקת פתרון יחיד לניהול התשלומים שלך באמצעות כרטיסים וירטואליים המרוויחים קאשבק בכל רכישה.
BirchStreet Pay מספק ממשק קל לשימוש המאפשר לך לבצע תשלומים בלחיצת כפתור, כאשר כל העסקאות מוגנות באמצעי אבטחה מודרניים ומגובה בתמיכה ברמת השוער.
זרימות עבודה גמישות ודיווח מפורט מאפשרים אינטגרציה יעילה עם מערכות החשבונאות/ERP שלך, ובמקביל גם נותנים לך נראות מלאה לגבי התשלומים שלך. צוות הצטרפות לספקים יכול אפילו לעזור לך להעביר ספקים לקבל תשלומים בכרטיס וירטואלי.
עם BirchStreet Pay, אתה יכול להפחית את המחאות הנייר, עלויות התאימות והוצאות אחרות, והכל תוך הרווחת מזומנים. מחסכון בעלויות ועד שקיפות רכישה, הארגון שלך יכול לקבל הבנה טובה יותר של ההוצאות שלו וצרכי ניהול החשבוניות, מה שיוביל לפרקטיקות פיננסיות טובות עוד יותר בעתיד.
