賑やかなリゾートの給与計算日。財務チームはスプレッドシートに埋もれ、複数の部署の出勤データを照合している。スパマネージャーは誤ってタイムカードのファイルを間違って提出してしまった。料飲チームは、不正確な残業記録を3件確認した。ハウスキーピングは勤務時間を完全に提出し忘れていた。

給与計算は遅れており、部署のマネージャーたちは慌てふためいている。先週の労働報告書は？不完全だ。

これは、勤怠管理システムが財務管理プラットフォームと連携していない場合に発生します。人件費が最大のコストの一つである企業では、連携の不備は業務上の頭痛の種となるだけでなく、財務上の負債にもつながります。

勤怠管理の統合が重要な理由

労働時間、そしてその追跡、割り当て、報告方法は、リゾート、ブティックホテル、そして複数の施設を運営する企業の収益に影響を与えます。勤怠データが財務管理システムから分離されると、次のような波及効果が生じます。

• 給与計算の準備は手作業で膨大な作業になり、財務チームは勤怠データの再入力やスプレッドシートのデータのフォーマットに何時間も費やしています。こうした手作業はミスのリスクを高め、分析や戦略策定に費やせる貴重な時間を奪います。

• エラーは増加します。データが複数回アクセスされ、転送されるため、小数点の位置がずれていたり、部門コードが間違っていたりといった小さな不一致でさえ、大きな問題を引き起こす可能性があります。こうしたミスは、手遅れになるまで気づかれないことが多く、従業員の不満、小切手の再発行、そして決算の遅延につながります。

• 部門レベルの労働報告は遅延または不正確です。時間データが報告システムに直接入力されない場合、労働指標は実際のパフォーマンスに遅れをとっています。この遅延により、部門マネージャーはタイムリーな人員配置の決定やリアルタイムの需要への対応が困難になります。

• USALIコンプライアンスの維持は困難です。統合がなければ、人件費を標準化されたUSALIカテゴリーにマッピングする作業は手作業となり、エラーが発生しやすいプロセスになります。その結果、物件間で一貫したレポートを作成し、業界の期待に応えることが難しくなります。

• 賃金・労働時間に関するコンプライアンスリスクが高まります。時間管理の不統一や給与計算の誤りは、労働法違反につながる可能性があります。これは、監査、罰金、さらには従業員との法的紛争につながる可能性があります。

より良い方法：シームレスな統合の実践

今度は別のシナリオを想像してみましょう。

給与計算日です。各店舗の勤怠データはすでに取得・検証済みで、財務システムに直接入力されています。勤務時間、残業時間、給与額は適切な部署に正しく割り当てられており、再入力は不要です。財務チームはボタンを数回クリックするだけで、クリーンな給与計算プレビューを実行できます。

人件費は既に総勘定元帳に計上されているため、月末報告はより迅速かつ正確に行えます。物件、部門、シフトごとに人件費を詳細に分析し、問題が発生する前に傾向を把握することも可能です。

これが、財務管理システムと勤怠管理をシームレスに統合するメリットです。そして、まさにData Plusのようなツールがそれを実現します。

ホテル財務管理ソフトウェアとの連携

ホテル財務管理ソフトウェアは、ホスピタリティ業界で使用されている勤怠管理システムと直接連携し、勤務時間、料金、コーディングデータをリアルタイムまたはバッチモードで取得します。大規模リゾート、ブティックホテル、あるいは複数のホテルを運営する場合でも、当社の統合により以下のメリットが得られます。

• 労働データを給与計算および財務報告と同期します。勤怠データと給与データは勤怠管理システムから財務プラットフォームに自動的に転送されるため、手作業による入力は不要になります。これにより、給与計算と報告は常に最新かつ正確な数値を反映します。

• USALIコンプライアンスを維持します。労働データは適切なUSALIカテゴリーにマッピングされ、標準化された透明性の高いレポート作成をサポートします。これにより、監査がスムーズになり、施設間の財務比較がより有意義になります。

• 店舗レベルの詳細な分析をサポートします。人件費を部門別、店舗別、さらにはシフト別に内訳することで、リソースが過剰に活用されているか、あるいは十分に活用されていないかを把握できます。このインサイトは、部門マネージャーや財務リーダーがデータに基づいた人員配置や予算編成の意思決定を行うのに役立ちます。

• チームとテクノロジースタックに合わせて拡張できます。勤怠管理システムが1つでも複数でも、施設全体でも複数でも、当社の統合機能はお客様のニーズに合わせて拡張できます。機能が不足することはありません。お客様と共に成長していきます。

• シームレスな統合によって得られるもの

• 勤怠管理システムが財務システムと適切に統合されると、ホスピタリティ事業者は次のようなメリットを得られます。

• 給与計算の準備と締めサイクルを迅速化。自動化により、給与計算と決算処理において、データの遅延や不正確なデータ待ちによる遅延がなくなります。財務チームはより迅速に業務を遂行し、正確な数字に自信を持って業務を進めることができます。

• エラーと手作業の削減。重複したデータ入力を排除することで、コストのかかる修正が必要となるエラーの発生率を大幅に削減できます。チームはミスの修正からインサイトの提供へと注力できるようになります。

• 施設および部門全体にわたる正確な人件費配分。コストは最初から正しく配分され、人件費と実際のパフォーマンスが一致します。これにより、部門責任者は人員配置を効果的に管理するために必要な正確なフィードバックを得ることができます。

• 最大の経費をリアルタイムで可視化。労働データが自動的に流れるため、数週間後ではなく、発生時に労働動向をモニタリングできます。これにより、プロアクティブな意思決定とより正確な予測が可能になります。

• コンプライアンスと監査への対応に自信を持つことができます。勤怠データと給与データを適切に追跡・マッピングすることで、社内レビュー、外部監査、規制当局による査察への対応が万全になります。労働法や報告基準への正確性と遵守をより容易に証明できます。

システムの分断によるリソースの浪費を防ぐ

ホスピタリティ業界は人によって成り立っています。従業員の勤務時間を追跡するシステムは、あなたのために機能するべきであり、不利に働くべきではありません。もしあなたがまだ手作業によるエクスポート、スプレッドシート、あるいは事後調整に頼っているなら、今こそその乖離を是正する時です。