Haat je het niet gewoon als je te veel te doen hebt en geen tijd meer hebt? Ik kan u helpen uw productiviteit te verhogen. Deze tips voor tijdbeheer zullen uw prestaties versnellen en u kunt nu beginnen.
Of je nu student, professional of huisvrouw bent, deze tips helpen je om je tijd effectief in te delen.
1. Meet je tijdsbesteding Kijk terug op gisteren. Hoeveel tijd besteedde u aan het uitvoeren van belangrijke taken? Waar is de rest van de dag gebleven?
Hoeveel uur ben je onderweg geweest? Uw e-mails doen? Vergaderingen bijwonen? Pauzes nemen? Omgaan met onderbrekingen? Kerntaken uitvoeren? Of dingen doen die je bezig houden, maar die gewoon een karwei zijn?
Typ de informatie in een tabel in Excel of Numbers en teken een cirkeldiagram. Kijk terug naar de andere dagen van de afgelopen week en zie hoe het profiel verandert.
Als minder dan de helft van uw tijd aan kerntaken wordt besteed, is er ruimte voor verbetering. De tips in deze blogpost zijn gemakkelijk te doen en zullen een groot verschil maken.
Maak een meer gedetailleerd logboek voor de komende dagen en weken en probeer het beter te doen.
2. Stel doelen We hebben allemaal veel doelen in ons leven. Gezond zijn. Rijk zijn. Wijs zijn. We geven ze niet altijd toe aan anderen, of zelfs aan onszelf! Maar onderzoekers hebben ontdekt dat als je een doel opschrijft, je veel meer kans hebt om het te bereiken.
We zijn allemaal verschillend. Jouw doelen zijn anders dan de mijne. Maar misschien zijn er overeenkomsten. Hier zijn de mijne, als voorbeeld:
Steun mijn familie Bouw mijn bedrijf op Wees gezond Krijg 100.000 lezers voor mijn blog Veel plezier elke dag Sommige doelen zijn vaag en andere zijn specifiek en meetbaar. Dat is prima. Wat voor jou ook werkt. Het gaat erom wat je ermee doet. Schrijf je doelen op en werk er elke dag naar toe.
3. Maak één takenlijst Heb je veel post-it's met herinneringen aan dingen die je moet doen? Een Outlook-takenlijst? Een inbox met stapels onbeantwoorde e-mails? Een stapel papier wachtend op aandacht? Is uw voicemail vol? Als dat zo is, ben je normaal. Maar het hoeft niet zo te zijn. Nu is het tijd om de controle over te nemen. Maak één lijst.
En maak er een nieuwe lijst van. Voeg niet zomaar iets toe aan een lijst die al uit de hand loopt. Begin met het opsommen van wat u bezighoudt. Haal alles uit je hersenen. Vertrouw erop dat het weet wat er echt toe doet. Kijk dan naar je post-it-notities enzovoort. Voeg ze toe aan uw lijst “maar alleen de essentiële.
Wees eerlijk tegen jezelf. Als je er nooit aan toe komt om een taak uit te voeren, gooi het dan weg.
Gebruik een goede app zoals TaskAngel om je takenlijst te beheren. Het is een geweldige takenlijst-organizer en taakbeheerder, voor iPad, iPhone en Windows.
4. Breek je zware taken op. Sommige taken zijn klein en gemakkelijk "zoals 'Koop AA-batterijen'" en sommige zijn veel groter en ingewikkelder "zoals 'Fiona's verjaardagsfeestje organiseren'. Sommige taken zijn zo groot, dat het echt moeilijk is om je hoofd er omheen te draaien.
Wanneer u voor een grote taak staat, deel deze dan op in behapbare stappen. Of als u niet helemaal tot het einde kunt kijken, noteert u gewoon de eerste stap om u op weg te helpen.
5. Zie je angsten onder ogen Stel je steeds een onaangename taak uit? Sommige taken kunnen erg stressvol zijn. Misschien moet u klagen over een leraar die uw kind oneerlijk heeft behandeld. Of misschien moet u een teamlid corrigeren die slecht werk heeft geleverd.
Het is verleidelijk om dit soort dingen uit te stellen tot morgen, vooral als je het vandaag druk hebt. Maar uitstel maakt een moeilijk probleem nooit gemakkelijker. Haal diep adem en doe het nu.
6. Plan je dag Tijd is je kostbaarste bezit. Als je je dag begint, heb je 8 uur of meer ongebruikte tijd voor je, zoals onbetreden sneeuw. Je kunt er mee doen wat je wilt. Neem een paar minuten de tijd om na te denken over hoe u het het beste kunt gebruiken.
Bekijk je agenda en je takenlijst. Denk na over je doelen. Wat zijn de belangrijkste verwezenlijkingen van vandaag?
Ik schets graag een snelle mindmap, op een blanco vel papier. Gebruik die van gisteren niet, ook al lijkt die van vandaag op elkaar. Leer ervan en ga verder.
Stefan James heeft een uitstekende blogpost over hoe u uw dag kunt plannen voor optimale productiviteit.
7. Herzie uw routine Doet u bepaalde dingen regelmatig? Elke dag, of elke week? Kun je ze op een betere manier doen? Of naar een beter schema?
In mijn tijd als programmadirecteur waren voortgangsrapportages een constante bron van frustratie. Ik moest er een schrijven voor mijn superieuren en mijn projectmanagers moesten die van hen voor mij schrijven. En op hun beurt moesten ze de voortgangsgegevens verzamelen die we allemaal nodig hadden om bij te houden. Het duurde even voordat al deze informatie was doorgesijpeld, en toch wilde iedereen de meest actuele statusrapporten. En vaak stonden senior directeuren erop informatie in hun eigen speciale formaat te zien, waardoor het voor iedereen nog meer een nachtmerrie werd.
Mijn oplossing was om een voortgangsrapportagekalender op te stellen, en deze af te spreken met alle deelnemers – bijdragers en recensenten. En ik heb een eenvoudig formaat voor voortgangsrapportage van één pagina gemaakt, dat in één oogopslag gemakkelijk te lezen was en veel minder omslachtig om in elkaar te zetten.
8. Bescherm uw tijd Tegenwoordig kunnen we allemaal onze agenda's delen. Dat is goed voor de efficiëntie. Maar het betekent ook dat iedereen kan zien wanneer je vrij bent. Voor je het weet hebben ze een ontmoeting geregeld en nodigen ze je uit.
Maak afspraken met jezelf. Blokkeer de tijd die je nodig hebt om je belangrijkste taken uit te voeren. Maak ze privé zodat niemand kan zien wat je van plan bent. Maar houd nog wat vrije tijd over zodat mensen die je nodig hebben bij je kunnen komen.
9. Besteed de helft van je tijd aan kerntaken Als je aan iets belangrijks werkt, wordt de druk van al het andere steeds groter. Houd uw planning in de gaten en zorg ervoor dat u ten minste de helft van uw tijd besteedt aan uw belangrijkste taken van de dag.
Knijp alle andere activiteiten in de andere helft. Laat ze niet met de dag weglopen.
10. Begin met iets gemakkelijks Als je aan een nieuwe werkdag begint, kost het tijd voor je geest om in het gareel te komen. Het zit vol met andere gedachten “de automobilist die je bijna aanreed, of de laatste crisis thuis, of de voetbalwedstrijd van gisteravond.
Warm je hersenen op. Sla een paar snelle taken af voordat je aan een meer vlezige begint. Dit is een goed moment om een paar telefoontjes te plegen, of met een paar mensen te gaan praten over hoe het gaat.
11. Schema-onderbrekingen Timemanagement is een kunst, geen wetenschap. Hoe georganiseerd je ook bent, er gebeuren altijd onverwachte dingen. En die e-mails en telefoontjes kunnen niet voor altijd worden genegeerd.
Houd er rekening mee in je dagelijkse planning. De tijd die je nodig hebt voor je kerntaken duurt langer dan je denkt. Je hebt veel witruimte nodig in je dag.
12. Pauzes nemen Je brein is een atleet. Hij kan niet eeuwig op topsnelheid blijven draaien. Na een uur topprestaties te hebben geleverd, begint het te vlaggen. Je begint de concentratie te verliezen. Neem een korte pauze om uw batterijen op te laden.
Als je je voor een langere periode moet concentreren, probeer dan de Pomodoro-techniek. Gebruik de tomatentimer uit je keuken om jezelf te dwingen een pauze te nemen. Eenvoudig maar effectief, vooral als je een blogpost schrijft
13. Geef tijd om te leren U werkt slimmer als u weet wat u doet en u verspilt minder tijd aan het corrigeren van fouten.
We weten dit allemaal, maar het is niet zo eenvoudig om tijd te vinden om te leren. De Britse regering heeft onlangs 91.000 werkgevers ondervraagd en ontdekte dat 48% van hun mensen niet over specialistische vaardigheden of kennis beschikte, en dat 59% hun vermogen om tijd te beheren en prioriteiten te stellen moest verbeteren.
We leren allemaal on the job, maar je hebt ook toegewijde leertijd nodig. Probeer minstens een halve dag per maand opzij te zetten om iets nieuws te leren.
14. Prioriteiten stellen Je kunt niet alles doen. Stel prioriteiten om te beslissen hoe belangrijk uw taken zijn, voor u en de mensen die wachten tot u ze voltooit.
U gebruikt prioriteiten om u te helpen bij het maken van keuzes " wat u wel en niet moet doen. U maakt gebruik van deze keuzes wanneer u uw dagelijkse plan maakt. Het is jouw beslissing “wat ga ik vandaag doen?
Hoe zit het met de dingen die je niet gaat doen. Ga je ze ooit doen? Zo niet, dood ze dan nu.
Maak het niet te ingewikkeld bij het stellen van prioriteiten. Je probeert gewoon een beslissing te nemen. Ik gebruik gewoon Hoog, Medium en Laag en probeer in elk een derde te plaatsen.
Als alles een hoge prioriteit heeft, is het hetzelfde alsof alles een lage prioriteit heeft. Er wordt niets gedaan.
15. Niet multitasken Je kunt je maar op één ding tegelijk concentreren. Je bewustzijnsstroom is een beetje zoals een tv-zender. Van het ene kanaal naar het andere springen is inefficiënt en storend. Ja, je kunt lopen en kauwgom kauwen, maar je kunt niet tegelijkertijd viool spelen en op een trommel slaan.
En zit niet in een vergadering uw e-mails te doen. Veel mensen doen het, maar je kunt niet op beide plekken tegelijk aanwezig zijn. Sluit je laptop, of stap uit de vergadering.
16. Schakel ongewenste e-mails uit E-mails kunnen veel tijd verspillen. Als je e-mails ontvangt die je niet wilt, schakel ze dan uit bij de bron.
Als je herhaaldelijk ongewenste e-mails van dezelfde bron ontvangt, voeg ze dan toe aan je spamfilter als je die hebt. Als ze een afmeldlink onderaan de e-mail hebben, gebruik die dan. (Maar pas op voor spammers die misbruik maken van 'uitschrijven' om u op hun website te krijgen.)
Sommige e-mailbronnen hebben berichten die u wilt zien en andere misschien niet. Amazon stuurt je bijvoorbeeld een ontvangstbewijs als je iets koopt, maar ze sturen je ook veel marketingspullen die je misschien niet wilt. Ik nam contact op met hun helpdesk en liet ze me afmelden voor al hun marketing-e-mails. Ze sturen me nog steeds de e-mails die ik wel wil zien, zoals bonnen en informatie over mijn bestellingen.
Alle goede e-mailproviders kunnen ongewenste e-mails automatisch voor u blokkeren. Hier is een goed artikel over het blokkeren van ongewenste e-mails in Gmail
17. Leeg uw inbox Als u achterloopt met uw e-mails, geeft u uzelf minder tijd om eventuele acties uit te voeren. Disciplineer jezelf om je inbox elke dag op nul te krijgen.
Inbox is voor nieuwe e-mail die je nog niet hebt gelezen. Als je een e-mail hebt gelezen, verwijder deze dan uit je inbox. Anders zul je merken dat je steeds weer dezelfde e-mails leest. Niet goed!
Sorteer uw e-mails op datum en tijd van ontvangst, met de meest recente bovenaan. Dan, zelfs als je een enorme achterstand in je inbox hebt, zie je nog steeds de meest recente "mogelijk urgente" eerst.
De meeste e-mails hebben een beperkte houdbaarheid, dus naarmate je terug in de tijd gaat, zijn ze steeds minder relevant. Nadat je een paar weken terug bent gegaan, hebben de meeste mensen je opgegeven, dus je kunt net zo goed alle oude e-mails naar Archief verplaatsen of ze verwijderen.
18. Kijk niet naar e-mails terwijl u aan het werk bent Wees geen e-mailverslaafde. Terwijl u zich concentreert, bergt u uw e-mails op.
Sommige mensen lijken elke vrije minuut te besteden aan het doen van hun e-mails. Dat is geen manier om te leven. Plan wat tijd in om naar je inbox te kijken. Misschien 30 minuten aan het begin van de dag, 15 minuten na de lunch en 30 minuten aan het einde van de dag. Doorloop je e-mails zo snel als je kunt, onthoud dat de meeste e-mail afval is. Maar af en toe komt er iets essentieels aan. Concentreer je zodat je het niet mist!
19. Zet je telefoon op stil Laat mensen je concentratie niet verstoren terwijl je aan een belangrijke taak werkt. Plak een sticker op je telefoon om je eraan te herinneren hem weer aan te zetten.
Of demp het automatisch met een app zoals AutoSilent voor iPhone of Silent Time voor Android.
20. Gebruik alarmen Als je telefoon niet op stil staat, gebruik dan het alarm. Het is een perfect hulpmiddel om u eraan te herinneren dingen op tijd te doen.
Dit is een geweldige applicatie voor spraakherkenning op je telefoon. Ik kan zeggen "Hé Siri, zet een alarm voor 11 uur", of "Hé Siri, maak me over een half uur wakker", en het doet het! Ik moet "Hey Siri" zeggen, anders denkt mijn baas dat ik met haar praat en zegt dat ik weer aan het werk moet.
21. Weiger ongewenste ontmoetingen Vergaderingen kunnen u echt in de weg zitten. Ga niet naar iets dat niet absoluut noodzakelijk is.
Als iemand je uitnodigt voor een vergadering, zou je eerste instinct moeten zijn om het in twijfel te trekken. Wat is het doel? Heeft het een agenda? Wat gebeurt er als ik er niet bij ben?
Als het een lange vergadering is, kijk dan of je weg kunt komen door slechts een deel ervan bij te wonen. Of bel even.
22. Laat hiaten tussen vergaderingen Achtereenvolgende vergaderingen zijn het ergst van allemaal. Je hebt ruimte nodig om na te denken. Behandel de uitkomst van de ene vergadering voordat u zich in de volgende stort.
Nadat een vergadering is afgelopen, bekijkt u eventuele acties op u en voegt u ze toe aan uw takenlijst, of voert u ze meteen uit als ze snel zijn.
Denk, voordat u naar de volgende vergadering gaat, na over het doel, uw input en de gewenste resultaten. Neem dan de tijd om je voor te bereiden en zorg ervoor dat je alles hebt wat je nodig hebt voordat je naar binnen gaat.
23. Kom op tijd op vergaderingen Wachten tot mensen te laat komen voor een vergadering, verspilt ieders tijd. Het wordt al snel een gewoonte voor iedereen.
Ik heb in bedrijven gewerkt waar het bijna onbeleefd lijkt om op tijd op een vergadering te verschijnen. Het is alsof je vroeg opdaagt voor een feestje en de gastheren verrast die nog steeds aan het stofzuigen zijn.
Als u een vergadering leidt, begin deze dan altijd op tijd en eindig deze op tijd, wie er ook te laat is. Zorg voor voldoende bondgenoten om op tijd bij je te komen. Het is moeilijk om in je eentje een vergadering te beginnen.
24. Gebruik hulpmiddelen voor vergaderingen op afstand Als u een vergadering niet kunt vermijden, bel dan even. Dat minimaliseert uw verloren tijd en helpt bij het vergaderen.
Jaren geleden gaven grote bedrijven een fortuin uit aan uitgebreide videoconferentiesuites. Tegenwoordig gebruiken de meesten alleen telefonische conferentiesystemen. Persoonlijk vind ik dat Skype net zo goed werkt als wat dan ook.
PC Mag heeft een uitstekende recensie van de beste videoconferentiesoftware van 2016.
25. Vermijd reizen Het is gemakkelijk om de gewoonte aan te nemen om herhaaldelijk te reizen, wanneer uw bedrijf meer dan één locatie heeft, of wanneer u steeds moet rijden om een klant of leverancier te zien.
Bedenk wie je het vaakst face-to-face moet zien. Kun je jezelf verplaatsen om bij hen in de buurt te zijn? En minder frequente contacten via de telefoon afhandelen?
Als je met iemand in de buurt moet praten, ga dan naar hem toe. Bel ze als je iemand ver weg wilt zien. Of laat ze naar je toe komen.
26. Thuiswerken Woon-werkverkeer is de meest verspillende vorm van reizen. Volgens een rapport van het Statistic Brain Research Institute pendelen dagelijks 128 miljoen Amerikanen, en 3 miljoen van hen rijden minstens 50 mijl enkele reis. Driekwart rijdt alleen.
Als je werkpatroon het toelaat, kan thuiswerken je urenlang reizen per dag besparen en het doet wonderen voor je concentratie.
27. Werk op afstand Als je naar je werk moet, probeer er dan een korte reis van te maken. Als uw bedrijf op meerdere locaties werkt, gebruik dan de locatie die zich het dichtst bij uw huis bevindt. Als een van uw klanten of leveranciers een handige site heeft, lenen ze u misschien graag een bureau.
Toen ik het Westminster Wireless City-project leidde, werkte ik bij mooi weer vaak vanaf een bank in het park in de buurt van Buckingham Palace. Op koude en natte dagen gebruikte ik Starbucks.
28. Organiseer je werkruimte Zorg ervoor dat de dingen die je het vaakst nodig hebt altijd bij de hand zijn. Tegenwoordig hebben we niet meer zoveel nodig als vroeger. In mijn laatste opdracht als programmadirecteur kon ik mijn iPad binnenbrengen en gebruiken op het bedrijfsnetwerk (afhankelijk van beveiligingsbeleid en tools). Hierdoor hoefde ik mijn laptop niet mee te nemen. En ik had geen koffer nodig. Gewoon een kleine mannentas.
En ik had geen bureau nodig! De meeste mensen gebruiken hun bureau gewoon om hun laptop te parkeren terwijl ze hun e-mails doen. En het vinden van een hot desk kan lastig zijn. Dus ik gaf de mijne op en nam het management over door rond te dwalen. En beheer door koffie te delen. En in elke vergadering had ik alles bij me.
29. Weg met de rommel met papier Stapels papier op uw bureau kunnen al uw belangrijkste informatie bevatten, maar u besteedt te veel tijd aan het doorzoeken ervan. Gooi weg wat je niet nodig hebt en scan de rest.
Gebruik het TRAF-systeem " Trash, Refer, Action, File. Prullenbak is alles wat je nu kunt weggooien. Verwijzen is alles wat u aan iemand anders moet doorgeven. Actie is iets waar je naar moet handelen. Bestand is iets dat je moet bewaren.
Pak je stukjes papier een handvol tegelijk op en deel ze in vier stapels voor Prullenbak, Verwijzen, Actie en Bestand. Doe het snel, alsof je de dealer bent in een kaartspel.
Gooi Prullenbak weg en geef Verwijzen door. Voeg acties toe aan je takenlijst en leg ze op de stapel Bestand. Berg ze vervolgens op in mappen of dozen, of nog beter, scan ze en gooi het papier weg.
Als uw box-bestanden overvol raken, kies er dan elke week een uit en VERWIJDER deze.
30. Meet uw verbetering Vond u deze tips nuttig? Je hoeft ze niet allemaal tegelijk te doen. Probeer er misschien elke week een uit en kijk of u permanente efficiëntie in uw leven kunt inbouwen.
Al deze tips helpen u meer gedaan te krijgen in minder tijd.
