Apaleo en THE FLAG brengen AI-agenten naar de dagelijkse hotelactiviteiten met autonome taakcreatie.
Door voort te bouwen op de open architectuur van Apaleo, integreert THE FLAG agentische AI, waardoor routinetaken worden geautomatiseerd en de basis wordt gelegd voor meer autonomie in hotels.
MÜNCHEN, 23 februari 2026 – Apaleo, het API-first platform voor vastgoedbeheer, en THE FLAG , een groep bestaande uit hotels, serviceappartementen, studenten- en jongvolwassenenhuisvesting en seniorenwoningen, hebben vandaag de voortgang aangekondigd van hun AI Trace Agent. Deze agent zet gastverzoeken in reserveringsopmerkingen automatisch om in operationele taken voor hotelteams.
De Trace Agent identificeert behoeften zoals babybedjes, extra bedden, verjaardagen en andere speciale verzoeken op basis van opmerkingen van gasten, en maakt vervolgens automatisch de relevante taken aan in Sweeply, de huishoudtool van THE FLAG. Hierdoor hoeft het personeel geen informatie meer handmatig tussen systemen over te zetten.
De agent is in gebruik bij THE FLAG Zürich, een hotel en appartementencomplex met 101 kamers, waar nieuwe technologie voor de groep wordt getest. Het systeem genereert momenteel zo'n 30 taken per dag zonder handmatige invoer, wat naar schatting 3,5 uur per week bespaart aan directe tijd voor het aanmaken van taken. Daarnaast wordt er extra tijd bespaard door minder heen en weer te hoeven lopen tussen de receptie en de schoonmaakdienst.
Hoewel 3,5 uur per week al een aanzienlijke operationele efficiëntie oplevert, ligt de grootste impact in wat dit vervolgens mogelijk maakt. Het automatiseren van taakcreatie legt de basis voor een betere coördinatie tussen medewerkers, waarbij verzoeken kunnen worden gesorteerd, toegewezen en uiteindelijk opgelost met minimale menselijke tussenkomst. Naarmate deze systemen met elkaar verbonden worden, wordt het effect niet alleen zichtbaar in de bespaarde operationele tijd, maar ook in meetbare verbeteringen voor zowel de gastervaring als de winstgevendheid.
De Trace Agent is ontwikkeld met behulp van Apaleo's Agent Factory in samenwerking met Sweeply. Binnen enkele weken introduceerde Sweeply speciale API-eindpunten, waardoor de agent taken veilig kon aanmaken en beheren. Binnen een maand draaide een prototype, gevolgd door verdere iteraties, voordat de agent na tweeënhalve maand in productie werd genomen.
De implementatie weerspiegelt een bredere verschuiving in de toepassing van AI in de horeca, die verder gaat dan generatieve AI. Hoewel grote taalmodellen (LLM's) ongestructureerde opmerkingen kunnen interpreteren, komt de echte waarde pas tot uiting wanneer systemen actie kunnen ondernemen. Door deze modellen te koppelen aan open, goed gestructureerde API's, kan een AI-agent taken rechtstreeks uitvoeren binnen de bestaande workflow van het hotel, waardoor AI-agenten van concept naar operationele realiteit worden gebracht.
Felix Bauch, algemeen directeur van THE FLAG Zürich, zei: “We zijn erg blij met de resultaten van Trace Agent. Dit was een sterke samenwerking met Apaleo en Sweeply. Het API-first platform van Apaleo maakte het eenvoudig om snel te integreren met de systemen die we al gebruiken en snel te itereren op bestaande operationele workflows. Het team identificeerde een duidelijk dagelijks tijdverlies bij het afhandelen van gastverzoeken en gebruikte AI-gestuurde automatisering om handmatige opvolging en overdracht te verminderen, waardoor een workflow ontstond die niet kant-en-klaar beschikbaar was.
Wanneer verzoeken zoals babybedjes of extra bedden automatisch worden geregistreerd en omgezet in concrete taken, besteden teams minder tijd aan het verduidelijken van details en meer tijd aan het leveren van service. Door repetitief werk en wrijving tussen afdelingen te verminderen, kunnen we een betere werknemerservaring en uiteindelijk een consistentere gastervaring ondersteunen.”
Ulrich Pillau, CEO en oprichter van Apaleo, zei: “Iedereen praat over AI-agenten, maar hotels hebben praktische voorbeelden nodig van hoe het werkt in de dagelijkse bedrijfsvoering. De Trace Agent van THE FLAG laat zien hoe AI-agenttoepassingen de coördinatie tussen afdelingen kunnen verbeteren en zo autonome hotelprocessen mogelijk maken. We zijn enthousiast om met vooruitstrevende hoteliers te blijven samenwerken om concrete mogelijkheden te identificeren waar AI de bedrijfsvoering kan verbeteren en om samen met hen AI-agenten te ontwikkelen.”
THE FLAG is van plan de Trace Agent uit te rollen naar al haar andere vestigingen en extra agents te ontwikkelen voor andere operationele toepassingen. Toekomstige verbeteringen zullen naar verwachting agents in staat stellen om diensten rechtstreeks in gekoppelde systemen te boeken, gasten automatisch op de hoogte te stellen zodra aanvragen zijn bevestigd en kamerallocatie te ondersteunen op basis van gastvoorkeuren.
