Wat is hostelbeheersoftware?

Hostel management software is een gespecialiseerde digitale oplossing die is ontworpen om hosteleigenaren en -managers te helpen de dagelijkse gang van zaken in hun panden efficiënt te beheren. Het stroomlijnt verschillende taken, zoals boekingsbeheer, kamertoewijzingen, in- en uitchecken, facturering en gastcommunicatie. De software bevat vaak functies voor inventarisbeheer, betalingsverwerking, rapportage en analyses, die hostels helpen de bezettingsgraad te optimaliseren en de gastervaring te verbeteren.

Hostels hebben unieke technologische vereisten die verschillen van traditionele hotels vanwege hun specifieke bedrijfsmodel en doelmarkt. Een hostel management software die functies omvat zoals property management system, booking engine, reservation system, channel manager en revenue management is essentieel. Een gebruiksvriendelijk en efficiënt receptie- en inchecksysteem, prijs- en revenue managementstrategieën, directe boekingen, OTA-integratie en betalingsverwerking en factureringsfunctionaliteit zijn ook cruciale componenten. Hostel management systemen moeten upselling-mogelijkheden mogelijk maken en hoogwaardige klantondersteuning bieden om de gastervaring te verbeteren en maximale winstgevendheid te garanderen.

In dit artikel introduceren we u de essentiële hostel software categorieën waarmee u de bedrijfsvoering van uw hostel naar een hoger niveau kunt tillen. Vervolgens gebruiken we geavanceerde filters op HotelTechReport.com om deze categorieën te doorzoeken naar de populairste en hoogst gewaardeerde tools door hostels.

Soorten software voor hostelbeheer

Hostel Property Management Systeem

Elke softwarezoekopdracht in de hospitalitysector zou moeten beginnen met een property management system, of een PMS, en dit geldt ook voor hostels, ondanks hun unieke kenmerken (multi-bed, multi-booking occupancy). Deze software is de "mission control" van uw activiteiten, met functionaliteit om reserveringen te maken en beheren, gastgegevens, kamer- en bedstatus, facturering en integraties met andere on-premise technologie.

Property management systemen zijn gebruikelijk in de hotelindustrie, maar niet alle PMS'en hebben de functionaliteit die hostel operators nodig hebben. Een PMS dat werkt voor hostels, zoals Cloudbeds en WebRezPro, ondersteunt niet alleen kamerinventaris, maar ook bedinventaris die u kunt aanwijzen als mannelijk, vrouwelijk of gemengd. Met deze hostel PMS functionaliteit kunt u niet alleen de beschikbare bed- en kamerinventaris bijhouden, maar ook reserveringen boeken voor een specifiek bed.

Hostelkanaalbeheerder

De meeste hostels ontvangen reserveringen via externe kanalen, zoals Booking.com of Expedia, ook wel bekend als online reisbureaus (OTA's). Het is mogelijk om handmatig tarieven en inventaris bij te werken op deze sites, maar dat is verre van de meest efficiënte manier om uw hostel te runnen. In plaats daarvan kunt u een channel manager gebruiken, zoals SiteMinder of RateGain, om uw beschikbaarheid en tariefgegevens naadloos naar deze externe kanalen te pushen. Wanneer u een reservering krijgt op een externe partij, stromen de reserveringsgegevens via uw channel manager naar uw PMS, waardoor dat bed of die kamer uit de inventaris wordt gehaald. U hebt ook verbindingen nodig met populaire hostelboekingswebsites zoals Hostel Geeks en Hostelworld.

Hostelboekings- en reserveringssoftware

Kanalen van derden kunnen duur zijn en het kan lastig zijn om de uniciteit van uw accommodatie op deze sites volledig te communiceren. Daarom willen veel hostels meer directe hostelreserveringen, waarbij gasten op uw eigen website boeken. Het opzetten van een website kan eenvoudig genoeg zijn, maar de sleutel is om gasten reserveringen op uw site te laten boeken. De technologie die deze directe reserveringen mogelijk maakt, is een hostelboekingsmachine.

Een hostelboekingssoftware toont uw tarieven en beschikbaarheid (van uw PMS) en stelt gasten in staat om hun data, aantal gasten, bedvoorkeuren en andere relevante details in te voeren, voordat beschikbare bedden of kamers worden getoond die voldoen aan de zoekcriteria. Gasten kunnen vervolgens de optie selecteren die ze willen boeken, hun persoonlijke en betalingsgegevens invoeren en op 'bevestigen' klikken. De reservering stroomt terug via uw boekingsengine naar uw hostel-PMS en u hebt een boeking veiliggesteld zonder OTA-commissie.

Leveranciers van boekingsmachines investeren in het gebruiksvriendelijk maken van hun software, zodat uw website kan profiteren van een sterke conversieratio. Een hoogwaardige boekingsmachine is ook mobielvriendelijk, zodat gasten eenvoudig kunnen boeken vanaf een smartphone of tablet. Veel hostel property management systemen hebben geïntegreerde boekingsmachines en websitebouwers die u met slechts een paar klikken kunt activeren, terwijl andere integraties ondersteunen.

Software voor berichten van gasten in hostels

Een fantastische manier om technologie te gebruiken om handmatige arbeid te elimineren, is om gastcommunicatie te automatiseren met een gastberichtensysteem voor hostels. Nogmaals, sommige PMS'en hebben deze functie ingebouwd, maar andere leveranciers, zoals ALICE en Whistle, zijn gespecialiseerd in gastberichten. In het dashboard van uw software kunt u berichtsjablonen configureren om op een vast schema via e-mail of sms te verzenden.

U kunt ook open rates en engagement bijhouden om te controleren of gasten uw berichten ontvangen en lezen. U kunt bijvoorbeeld een automatische bevestigingsmail sturen nadat een boeking is gemaakt. Vervolgens kunt u op de dag voor het inchecken een sms sturen met gedetailleerde aankomstinstructies. Misschien wilt u gasten zelfs een sms sturen op de middag van het inchecken om ze uit te nodigen voor uw nachtelijke happy hour.

Zonder hostel messaging software zouden u of uw receptieteam deze berichten handmatig moeten versturen. Messaging software verlicht deze handmatige belasting en versterkt uw relaties met uw gasten.

Hostel-inkomstenbeheersystemen

Hoewel er veel overlap is in revenue management tussen hostels en gewone hotels, hebben hostels andere revenue management systeembehoeften vergeleken met traditionele hotels vanwege hun verschillende prijsstrategieën, gastdemografie, kamertypes en boekingspatronen. Hostels hebben revenue management systemen nodig die zich kunnen aanpassen aan veranderende vraag, inventaris effectief kunnen beheren en kamers op de juiste manier kunnen prijzen om prijsgevoelige gasten aan te trekken en toch nog inkomsten te genereren.

Mobiele sleutel en contactloos inchecken

Mobiele sleutels zijn steeds belangrijker voor hostels vanwege het grote aantal gasten en het geringere aantal personeelsleden, wat leidt tot meer drukte bij het in- en uitchecken. In tegenstelling tot traditionele hotels kunnen er in hostels meerdere gasten op verschillende tijden aankomen, wat kan leiden tot drukte bij de receptie. Dankzij de mobiele sleuteltechnologie kunnen gasten de receptie omzeilen en direct naar hun kamer gaan met hun mobiele apparaten, waardoor wachttijden worden verkort en drukte wordt geminimaliseerd.

Deze functie is met name belangrijk voor hostels met een groot aantal slaapzalen en gedeelde badkamers, omdat het de noodzaak voor personeel om de toegang tot deze gebieden te controleren vermindert. Bovendien bieden mobiele sleutels een veilige en handige oplossing voor gastentoegang tot hun kamers, omdat er minder personeelsleden beschikbaar zijn om de toegang van gasten te beheren. Mobiele sleutels bieden een snelle, handige en veilige manier voor hostelgasten om toegang te krijgen tot hun kamers, wat cruciaal is voor het garanderen van een positieve gastervaring in een omgeving met veel verkeer.

Betalingsverwerker en boekhoudsoftware voor hostels

Nu u reserveringen ontvangt, hoe int u dan betalingen? Als uw PMS er geen heeft, moet u een betalingsverwerker instellen om geld te innen van de creditcards van gasten en dat geld over te maken naar uw bankrekening. Betalingsverwerkers, zoals Stripe, Planet en Adyen, kunnen worden geïntegreerd met uw PMS of POS voor moeiteloze creditcardbetalingen. Zodra u geld hebt geïnd, moet u bijhouden waar dat geld naartoe gaat. Sommige boekhoudsoftware, zoals QuickBooks, is brancheonafhankelijk, terwijl andere, zoals Xero of Inn-Flow, specifiek zijn voor de horeca. Binnen uw boekhoudtool kunt u facturen opstellen, leveranciers factureren en financiële rapportages uitvoeren.

Kassasysteem

Naast een hostel PMS, als uw hostel eten, drinken, merchandise of tickets verkoopt, of kosten rekent voor linnengoed, wasgoed of kluisjes, dan wilt u een kassasysteem gebruiken om facturering te verwerken en betalingen te innen. Sommige property management systemen hebben een ingebouwde POS, terwijl andere POS-integraties ondersteunen. Met een PMS en POS-integratie hebt u de mogelijkheid om kosten toe te voegen aan de rekening van een gast, zodat deze alle aankopen (kamerprijs, F&B, merchandise en meer) in één transactie kan betalen bij het uitchecken. Veel moderne POS's, zoals Micros en Clover, accepteren niet alleen creditcards, maar ook contactloze betaalopties zoals ApplePay en Google Pay, zodat gasten kunnen betalen met hun favoriete methode.

Hoewel dit de meest kritische software is voor het beheren van hostels, houdt de lijst met technische oplossingen hier niet op. Andere veelvoorkomende softwaretools zijn contactloze incheckkiosken, sleutelloze slimme sloten, reputatiebeheersystemen, huishoudbeheersystemen en meer. Maar het gaat niet om het aantal systemen in uw tech-stack, maar om hoe u ze gebruikt. Uw technologie moet de gastervaring van uw hostel verbeteren, niet te ingewikkeld maken.

Belangrijkste kenmerken van een hostelbeheersysteem

Een uitgebreid hostel management systeem biedt een scala aan functies die zijn ontworpen om de bedrijfsvoering te stroomlijnen, de gastervaring te verbeteren en administratieve taken te vereenvoudigen. Hier zijn enkele belangrijke functies om naar te kijken:

Boeking- en reserveringsbeheer

Deze kernfunctie stelt hostels in staat om reserveringen efficiënt te beheren, met een uniforme kalender om beschikbaarheid, boekingen en annuleringen bij te houden. Het integreert met meerdere boekingskanalen zoals OTA's (bijv. Booking.com, Hostelworld) om beschikbaarheid in realtime bij te werken en overboeking te voorkomen.

Gast in- en uitcheckbeheer

Door het automatiseren van check-ins en check-outs kunnen hostelmedewerkers de handmatige inspanning verminderen en de gastervaring verbeteren. Veel systemen ondersteunen digitale gastregistratie, selfservicekiosken en geautomatiseerde bevestigingen, wat zorgt voor een soepel en efficiënt proces.

Beheer van slaapzalen en bedden

Hostels beheren vaak slaapzaalaccommodaties waar individuele bedden worden geboekt in plaats van hele kamers. Hostelbeheersoftware stelt operators in staat om eenvoudig bedden toe te wijzen aan gasten en de bezettingsgraad binnen slaapzalen bij te houden.

Kanaalbeheer

Channel management tools verbinden hostels met meerdere online boekingsplatforms tegelijk. Deze functie synchroniseert inventaris en prijzen over verschillende kanalen, wat zorgt voor nauwkeurige vermeldingen en voorkomt dubbele boekingen.

Betalingsverwerking en facturering

Geïntegreerde betalingsgateways maken het voor hostels eenvoudiger om betalingen te verwerken en facturen te genereren. Deze functie ondersteunt ook meerdere valuta's en betaalmethoden, en is geschikt voor een internationale gastenbasis.

Huishouding en onderhoudsbeheer

Een hostel management systeem kan huishoudelijke taken, onderhoudsverzoeken en kamer schoonmaak schema's bijhouden. Dit zorgt ervoor dat kamers en gemeenschappelijke ruimtes schoon en goed onderhouden blijven, wat de gastervaring verbetert.

Mobiele toegang

Cloudgebaseerde hostelbeheersoftware bevat vaak mobiele apps of mobiele portals, waardoor personeel op afstand toegang heeft tot het systeem. Dit biedt managers flexibiliteit om hostelactiviteiten overal te monitoren en beheren.

Hoe kun je een hostel effectief beheren?

Het runnen van een hostel brengt een unieke set uitdagingen met zich mee, van het beheren van diverse gastprofielen tot het zorgen voor soepele dagelijkse gang van zaken. Effectief hostelmanagement vereist een balans tussen gastvrijheid, organisatie en het benutten van de juiste tools om een ​​geweldige gastervaring te creëren en tegelijkertijd de operationele efficiëntie te behouden. Hieronder staan ​​enkele tips om hosteleigenaren en -managers te helpen hun eigendommen effectiever te runnen:

Maak gebruik van hostelbeheersoftware

Een van de meest efficiënte manieren om uw hostel te beheren is door gebruik te maken van hostel management software. Deze software helpt bij het automatiseren van belangrijke taken zoals boekingen, check-ins, kamertoewijzingen en betalingen. Met een betrouwbaar systeem kunt u menselijke fouten verminderen, overboekingen voorkomen en een naadloze gastervaring bieden.

Zorg voor een duidelijke communicatie met gasten

Goede communicatie is essentieel voor een geweldige ervaring. Zorg ervoor dat uw team beschikbaar is om snel vragen van gasten te beantwoorden. Gebruik geautomatiseerde berichten om boekingsbevestigingen, incheckinstructies en belangrijke updates te versturen, zodat gasten zich geïnformeerd en welkom voelen.

Focus op netheid en onderhoud

Het is cruciaal om je hostel schoon en goed onderhouden te houden. Stel een schema op voor regelmatige schoonmaak van slaapzalen, gemeenschappelijke ruimtes en badkamers. Zorg ervoor dat onderhoudsverzoeken snel worden afgehandeld om ongemakken te voorkomen die de tevredenheid van gasten negatief kunnen beïnvloeden.

Optimaliseer uw prijsstrategie

Door kamerprijzen dynamisch aan te passen op basis van de vraag, kunt u uw inkomsten maximaliseren. Gebruik de analyses van uw managementsoftware om boekingspatronen en bezettingstrends te begrijpen en pas uw prijsstrategie dienovereenkomstig aan. Speciale aanbiedingen aanbieden tijdens daluren of voor langere verblijven kan ook helpen om bedden te vullen.

Beheer uw financiën efficiënt

Houd uw budget, operationele kosten en inkomstenstromen nauwlettend in de gaten. Gebruik hostel management software om uw financiën in realtime bij te houden en rapporten te genereren. Dit helpt u weloverwogen beslissingen te nemen over waar u middelen moet toewijzen of hoe u onnodige kosten kunt besparen.