Boekhouding als hotelier is een tijdrovend en arbeidsintensief proces. Het vinden van de juiste hotelboekhoudsoftware kan uw bedrijf maken of breken – en mogelijk leiden tot efficiëntie en kostenbesparingen die u een voorsprong op uw concurrenten kunnen geven. Hoewel er veel tools op de markt zijn, richten we ons vandaag op m3as (M3 Accounting Software).
Het M3-platform wordt algemeen beschouwd als de beste leverancier van gehoste softwareoplossingen voor de horeca en biedt ultramoderne, intuïtieve boekhoud-, business intelligence- en salarisoplossingen voor alle merken en onafhankelijke hotels in de VS en Canada. Het platform is gebouwd door hoteliers, exclusief voor hoteliers, en geeft franchisenemers toegang tot hun financiële en operationele informatie in realtime met gebruiksvriendelijke rapporten. Door gebruik te maken van de verschillende platformoplossingen, kunnen gebruikers overhead en arbeid verminderen om concurrerend te blijven in de branche.
Maar geloof ons niet op ons woord; laten we eens kijken naar enkele praktijkvoorbeelden van het platform in actie en de efficiëntie en toegevoegde mogelijkheden benadrukken die worden geboden aan degenen die M3 hebben geadopteerd.
Hotelboekhoudsoftware levert bruikbare business intelligence-rapporten die de generieke providers niet kunnen
In 2002 probeerde HP Hotels hun focus te verleggen. Het hotelmerk besteedde tijd en middelen aan het bouwen, updaten en onderhouden van een dure computerinfrastructuur waarop hun boekhoud- en business intelligence-programma's zouden draaien. Boekhouding en business intelligence waren lastige processen die het merk ervan weerhielden om hun groeidoelen te bereiken. In plaats van zich te blijven concentreren op de oudere, dure computerinfrastructuur, was het bedrijf geïnteresseerd in een proactieve benadering om activa te beheren en rendement te genereren voor eigenaren.
Voer M3 in. Na te hebben geluisterd naar aanbevelingen van branchegenoten, meldde HP Hotels zich aan bij het M3-platform. De verhuizing heeft sindsdien zijn vruchten afgeworpen, waarbij het merk groeide van twee hotels in 2002 tot meer dan 35 accommodaties in 2019. Wat was de aanleiding voor de groei? De M3 Accounting Core en Operations Management-software.
Nadat HP Hotels een gestroomlijnd personeelsmodel had aangenomen, moest ze het grootste deel van hun boekhouding boven eigendom beheren, waardoor de behoefte aan full-service boekhoudpersoneel op hotelniveau zou verdwijnen. De Accounting Core-tool van het M3-platform bood de middelen voor de efficiëntie die het niet voor mogelijk hield, waardoor zowel tijd als middelen werden bespaard.
Bovendien kon HP, door gebruik te maken van de Benchmarking-tool in Operations Management bij het overwegen van nieuwe eigendommen, een snelle momentopname bekijken van waar het potentiële hotel zich verhoudt tot soortgelijke merken in het systeem. Hierdoor konden snelle en eenvoudige evaluaties worden gemaakt, wat leidde tot slimmere, beter opgeleide investeringen. Bovendien is Benchmarking opgenomen in de budgetteringscyclus van HP Hotels om leiderschap te voorzien van de informatie die nodig is om te analyseren hoe ze zich meten met de concurrentie, want, volgens CDO Kerry Ranson: "Wat ons hier heeft gebracht, zal ons er niet brengen. "
Functionaliteit: Boekhouding om het grootste deel van hun boekhouding boven eigendom te beheren. Benchmarking in Operations Management voor meer directe en bruikbare Business Intelligence-rapporten.
Bedrijfsimpact: Toegestaan voor uitvoering van het gestroomlijnde personeelsmodel en snelle evaluaties van nieuwe eigendommen, waardoor het merk groeide van twee eigendommen in 2002 tot meer dan 35 in 2019.
Inzichten in benchmarking over meerdere merken
De tweekoppige IT-afdeling van Coakley & Williams Hotel Management Company, die aan de behoeften van 24 eigendommen werkte, ontdekte dat het veel van zijn tijd besteedde aan het beantwoorden van eenvoudige verzoeken om informatie. Veel van de informatieverzoeken waren routinematig van aard. C&W wilde een manier vinden om de IT-afdeling de mogelijkheid te geven zijn tijd op productievere manieren te besteden, wat C&W zou helpen zijn eigen efficiëntie te verhogen.
Na een reeks gesprekken die bedoeld waren om M3 te helpen alle kanten van het probleem te begrijpen, raadde M3 zijn Accounting Core-oplossing aan. De softwareconfiguratie houdt de gegevens van elk afzonderlijk eigendom vertrouwelijk, tenzij een lid van een bepaald eigendom toegang heeft tot het systeem. Het creëert ook geaggregeerde gegevens om C&W te helpen de inkomsten en uitgaven van elke woning te vergelijken met andere eigendommen van een vergelijkbare grootte en merknaam. De oplossing kwam direct tegemoet aan de behoeften van C&W door elk van zijn beheerde hotels directe toegang te geven tot zijn financiële informatie en door de mogelijkheid te bieden om de dagelijkse prestaties van elk hotel te bekijken.
Voordat het M3-platform werd ingevoerd, besteedde de IT-afdeling tot 50 tot 60 procent van hun tijd aan het back-uppen van informatieverzoeken. Nu zegt het IT-personeel van C&W dat het minder dan 5% van zijn tijd besteedt aan hotelgerelateerde zaken, waardoor de afdeling zijn diensten aan andere klanten kan aanbieden als een manier om inkomsten voor het bedrijf te genereren. "In wezen heeft M3 ons geholpen om onze IT-afdeling van een kostenpost in een winstcentrum te veranderen", meldt CIO Stephan Hahn.
Functionaliteit: geeft elk hotel rechtstreeks toegang tot zijn financiële informatie en biedt de mogelijkheid om de dagelijkse prestaties van elk hotel te bekijken.
Impact op het bedrijf: de toegang tot realtime en individuele hotelspecifieke informatie leidde tot een vermindering van 55% van de middelen die IT aan eigendomsspecifieke verzoeken besteedde. Hierdoor kon IT klanten extra diensten aanbieden en extra inkomsten genereren voor het bedrijf.
Boekhoudsoftware gebouwd voor hotels heeft een schaalbare infrastructuur die is ontworpen door domeinexperts
Op 29 augustus 2005 veranderde alles. Orkaan Katrina trok door de Mississippi Gulf Coast, verwoestte een groot deel van het Biloxi-kantoor van Encore Hospitality en zette hun IT-kamer onder water. Het team implementeerde hun rampenherstelplan, bracht het schip recht en verhuisde uiteindelijk naar Dallas, TX, om een locatie te kiezen die minder risico liep op natuurrampen. Door de ramp kreeg Encore de kans om zijn huidige boekhoudproces te evalueren: een opgeblazen, uitbesteed model dat erg duur was geworden en een grote, niet-schaalbare infrastructuur van hardware, aangepaste software en 4-5 IT-personeel vereiste om te onderhouden. Bovendien, hoewel ze hun hoofdkantoor hadden verplaatst, bood het model hen geen garantie dat de boekhoudfunctionaliteit naadloos kon worden onderhouden en operationeel zou blijven in het geval van een nieuwe natuurramp of een onvoorzien incident. M3 kon ingrijpen en assisteren.
Door de producten en oplossingen van M3 te implementeren, kon Encore zijn IT-afdeling inkrimpen tot slechts twee teamleden, en het offshore-boekhoudteam is teruggebracht tot een paar medewerkers die hotelboekhoudgegevens op afstand in Accounting Core invoeren. Wat nog belangrijker is, is dat de dure hardware-infrastructuur is vervangen door M3's private, cloudgebaseerde oplossingen, die gegevens veilig opslaan op redundante locaties en een ongeplande downtime-oplossing bieden in het geval van een ramp of verlies op elke hotellocatie.
Functionaliteit: Accounting Core vermindert de behoefte aan overtollig personeel door het boekhoudproces efficiënter te maken. Daarnaast zorgt het cloudgebaseerde platform voor toegang bij een natuurramp.
Zakelijke impact: Encore was in staat om zijn IT-afdeling terug te brengen tot slechts twee teamleden en kreeg het vertrouwen en comfort dat ze ongeacht de omstandigheden toegang zouden hebben tot hun platform.
--
Het is duidelijk dat het platform van M3 zowel hulpbronnenefficiëntie als realtime business intelligence en analytics mogelijk maakt, en de bovenstaande resultaten spreken dat feit aan. Door het M3-platform te gebruiken, kon elk bedrijf hun personeelsbestand en boekhoudproces stroomlijnen, eigendommen in realtime vergelijken en hun gegevens beveiligen in het geval van een natuurramp. In het ultraconcurrerende landschap van hotelmanagement heeft M3 HP Hotels, Coakley & Williams en Encore een voorsprong gegeven en helpt het ervoor te zorgen dat elk bedrijf de komende jaren voorop blijft lopen.
