MICE Benchmark 2025: Van snelheid naar loyaliteit
Het draaiboek voor 2026 voor het winnen van vergader- en evenementboekingen
Tussen maart 2023 en juni 2025 analyseerden we meer dan 50.000 directe online boekingen bij onafhankelijke hotels, ketens, vergaderlocaties en conferentiecentra in West-Europa. De resultaten laten zien hoe snel de wereld van meetings & events evolueert – en welke factoren echt het verschil maken.
Snelheid is cruciaal
Snelheid loont met e-voorstellen. Locaties die binnen 30 minuten reageren, behalen een conversiepercentage van 60%. Wacht een hele dag en dat daalt tot 52%; na 24 uur nog maar 44%.
Kleinere bijeenkomsten presteren het beste: ze behalen een conversiepercentage van 66% en worden doorgaans binnen 58 dagen geboekt. Bij grotere groepen van meer dan 50 deelnemers daalt de conversie tot 34%, met doorlooptijden van meer dan 150 dagen.
Om de groei van MICE te stimuleren, moeten locaties prioriteit geven aan loyale boekers en 24/7 automatisering omarmen voor kleinere bijeenkomsten, waardoor waardevolle tijd vrijkomt voor gepersonaliseerde verkoop en evenementen met een grote impact. Ralph van Hooijdonk, CEO VenueSuite
Loyaliteit loont
De cijfers spreken voor zich: 85% van alle boekingen komt van bestaande klanten. Ze converteren ook vaker (53%) dan nieuwe klanten (40%).
Vergaderlocaties profiteren het meest: bij middelgrote en grote locaties komt meer dan 90% van de aanvragen van terugkerende gasten. Hotels daarentegen krijgen iets meer dan 50%.
De altijd-aan-boeker
Boekers houden zich niet aan kantoortijden. Bijna 1 op de 5 aanvragen komt 's avonds of in het weekend binnen – en die genereren vaak een hogere omzet. Op zondag bedraagt de gemiddelde boekingswaarde € 869, vergeleken met € 704-€ 768 doordeweeks.
Hotels versus vergaderlocaties: elk met zijn eigen sterke punten
Niet elk type locatie presteert hetzelfde:
Hotels: lagere conversie (47%), maar de hoogste omzet per boeking (€1.182).
Middelgrote vergaderlocaties: veel en snelle transacties, maar lagere marges.
Kleine vergaderlocaties: sterk in nichemarkten, met de hoogste omzet per gast (€ 65).
Grote vergaderlocaties: gemiddelde prestaties qua conversie en omzet.
Een voorsprong krijgen door automatisering
Locaties die verzoeken automatiseren, lopen duidelijk voorop. In 2023 werd 48% van de verzoeken binnen een uur afgehandeld; in 2025 werd meer dan de helft binnen 30 minuten afgehandeld.
Wat te verwachten in 2026
De komende jaren zullen grote veranderingen met zich meebrengen:
Dynamische prijsstelling wordt de norm.
Online betalingen in combinatie met flexibele annuleringsvoorwaarden zullen steeds belangrijker worden.
AI-agenten en op kenmerken gebaseerde boekingssystemen ontwikkelen zich tot de volgende generatie digitale aanbevelers.
De vraag is niet of deze veranderingen zullen plaatsvinden, maar hoe goed uw locatie voorbereid is om ze te omarmen. De benchmark maakt duidelijk dat snelheid, loyaliteit en automatisering niet langer 'leuk om te hebben' zijn – ze vormen de basis voor duurzame groei in M&E.
Locaties die nu investeren in slimme processen en digitale tools, maken kostbare tijd vrij om zich te concentreren op wat het belangrijkst is: persoonlijke aandacht geven aan de boekers die het verschil maken. Zo verhoog je niet alleen de conversie en omzet, maar bouw je ook aan langdurige relaties die je locatie toekomstbestendig maken.
Benieuwd hoe verschillende soorten locaties zich tot elkaar verhouden? Lees het volledige rapport voor alle inzichten.
