什么是酒店欢迎信？
与名称相反，欢迎信不会出现在客人的邮箱中。酒店欢迎信是一封旨在迎接客人并在客人开始入住时提供重要信息的信息。一些酒店选择打印欢迎信并将其放在客房门下，而其他酒店则自动（和以数字方式）发送欢迎信，这些功能由PMS集成（通过酒店 CRM发送电子邮件）、通过客户消息传递软件或硬件通过Hospitality发送电子邮件等功能触发电视、宾客应用程序或客房平板电脑。有些酒店两者都做！
欢迎信是向客人展示您对他们即将到来的住宿感到兴奋以及您关心让他们的体验变得积极的好方法。通过在客人入住之初主动联系他们，理想情况下，您可以从积极的第一印象开始，并在客人入住酒店的整个时间段内延续。当他们退房时，他们会带着快乐的回忆离开，并打算再次和你在一起。
如果您还没有发送欢迎电子邮件，您可能想知道是否值得花时间制作模板、为每位客人定制模板并将其单独发送给每位客人。好消息是，技术可以为您完成繁重的工作。您的物业管理系统或客户关系管理工具可以应用您的欢迎信模板并自动发送给客人。您需要做的就是创建模板和触发器，以便它按您想要的时间表发送。
为什么要向客人发送欢迎信？
欢迎信不仅是一种善意的姿态，而且还有一些实实在在的好处，您的客人和员工可以实现。发送欢迎信（或电子邮件）可以帮助您提高客人评分并提高客人忠诚度。几个简单的段落究竟是如何达到这些效果的？
首先，欢迎信可以帮助您与客人建立个人联系。当客人阅读写给他们的信时，他们开始与您的品牌建立亲和力。在高质量的品牌文具上打印您的信可以使欢迎信体验更加切实，但如果您选择发送电子邮件，那么包括您的徽标和颜色将重申您的品牌形象。此外，如果欢迎信由总经理或领导团队的其他高级成员签署，客人会很高兴知道管理团队真正关心让他们的逗留愉快。包括总经理的电子邮件地址或直接电话号码是表明您认真对待此承诺的好方法。
欢迎信还可以帮助您为客人设定清晰准确的期望。您使用的语言、语气甚至纸张类型都可以向客人展示您的酒店是更注重一致性（非常适合商务旅客）还是更有趣和独特（适合休闲客人）。如果您的酒店正在进行装修，或者某些商店已关闭，最好在欢迎信中提及这些变化，以免客人感到惊讶。最好对可能影响客人住宿的事情坦诚相待，而不是让客人走到大堂酒吧却发现它已关闭进行施工。
最后，欢迎信是开始与客人对话的理想场所。您可以寻求个性化客人住宿的机会，或者您可以分享指向您的社交媒体页面的链接，邀请客人发布他们的住宿并使用您的主题标签。也许您甚至可以包含 QR 码或链接来完成有关他们入住体验的调查。迈出第一步——发送欢迎信——可以向客人表明您希望继续对话并听取他们的评论、问题、批评和担忧。
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您应该在欢迎信中包含哪些内容？
现在是实际部分：你如何写你的欢迎信？让我们从顶部开始。要从一开始就吸引客人，最好直呼客人的名字，例如“亲爱的 [客人]”。根据您酒店的品牌声音，您可能会选择使用客人的头衔和姓氏，或者仅使用他们的名字。如果是回头客，您会因为说“欢迎回来，[Guest]！”而获得奖励积分。
接下来，热烈欢迎您，并感谢您的客人选择入住您的酒店。您可能想调出有关您酒店的一些详细信息，例如关于其历史的一句话。例如，“我们的酒店是该地区唯一一家获得 LEED 认证的酒店，我们很高兴您能享受我们的环保设施。”第一印象就是一切，客人的欢迎信是一个机会，可以让您发挥最好的一面，突出您酒店的最大资产并教育他们避免常见的反复出现的住宿陷阱。通过欢迎信展示您酒店的独特之处并在他们遇到问题之前解决他们的问题（热情好客就是预测需求）是酒店经营者最古老的技巧之一，但对于提供难忘的体验至关重要。
欢迎信的大部分内容都可以专门用于客人需要了解的信息，以便享受愉快的住宿。您可能想提及附近发生的当地活动，或在您的餐厅举办的特价活动，或因预报有雨而提醒您带雨伞。如果您没有足够的带宽来定期编辑您的模板，那么您需要保持这部分的标准化，也许只是指出现场的便利设施或附近必看的景点。
请务必在欢迎信中包含联系信息，以便客人在有意见或疑虑时知道如何与您联系。一些酒店选择包含礼宾部或总经理的电子邮件地址。此外，您可以包含社交媒体句柄（和链接），以便客人可以轻松地与您的社交媒体内容互动或在他们的帖子中标记您的酒店。
最后，但也许最重要的是，您的欢迎信应该包含简洁的措辞和易于阅读的格式。您当然不希望客人需要字典来解读您的欢迎信，也不希望花哨的格式使您的欢迎在移动设备上难以辨认。
考虑到这些最佳实践和我们方便的模板，您的酒店可以在实施周到且内容丰富的欢迎信时获得更高的客人评论分数并提高客人忠诚度。
模板#1
尊敬的客人姓名，
我们很高兴欢迎您光临（您的酒店名称）。无论您是商务旅行还是休闲旅行，我们都知道您有各种各样的酒店可供选择。我们努力为您提供干净舒适的客房，并以物超所值的价格提供友好周到的服务。
如果您在任何时候对如何改进我们的服务有任何建议，请告诉我们。 （如果您认识我们的任何一位明星表演者，我们也不介意！）如果您在入住期间遇到问题，请立即通过我的分机“99”直接与我联系，以便我们有机会纠正这种情况。
我们希望您享受每次住宿的每一天，因此我们向您保证我们的服务保证。 (Your Hotel Name) 专业而友好的员工致力于让您的住宿既愉快又舒适。
感谢您再次选择（您的酒店名称）。我们相信您的住宿将是愉快的，并希望您在不久的将来继续使用我们的酒店来满足您的住宿需求。我们期待在您的下一次旅行中为您服务。谢谢！
真挚地，
你的全名
前台经理
您的酒店名称
模板#2
亲爱的先生/夫人（客人姓名）
非常热烈欢迎光临（提及您的酒店名称）。很高兴有你和我们在一起。
管理层和工作人员很高兴成为您的主人。我期待展示独特和特别的服务和技能（请提及您的酒店名称），该酒店配备完善的餐饮和商务设施，以满足我们的客人。
我们训练有素的员工热切期待为您服务，并为您提供真正难忘的入住体验。
我想借此机会感谢您选择（酒店名称）作为您目前在（城市）的住宿。
此致，
总经理