M3 מפיק תועלת לניהול מלונות זוהר באמצעות הכוח של פתרון חשבונאות המלון המדורג ברמה הגבוהה ביותר

מלונות רבים חווים בעיות במשרד האחורי שמכביד על צוותי ההנהלה. הפתרון החשבונאי המתאים לאירוח יכול לסייע בהפחתת בעיות רבות, כולל אימות נתונים, קלט ידני, מערכות פיננסיות לא משולבות וניהול מזומנים.

עם פורטפוליו של ארבעה מלונות והולך וגדל, Luminous Hotel Management (LHM) היא חברת ניהול מלונות בשירות מלא עם נכסים בווירג'יניה ובמערב וירג'יניה. כיום, המנהלת את מותגי Wyndham ו-IHG, LHM אחראית על אסטרטגיות ניהול נכסים והכנסות, תפעול, מכירות ושיווק, חשבונאות ומימון, דיווח כספי ותכנון מס עבור תיק המלונות שלה.

לאחר למעלה מעשור של שותפות עם M3, LHM בחרה ליישם פתרון חשבונאי ודיווח אחר בשנת 2021. עם זאת, בעקבות יישום התוכנה האחרת, ג'דהב הבחין במספר חוסר יעילות. למשל, ספקית התוכנה החדשה לא יכלה להגדיל את גודל החברה, היו לה אינטגרציות מוגבלות עם מערכות PMS, ניהול מזומנים ותיאומים מסורבלים, ולא הציעה דיווח מותאם.

שיטת העלאת החשבוניות בתוכנה החדשה חייבה את LHM לסרוק חשבוניות למערכת המחשב לפני העלאתן לתוכנה, דבר שהיה שלב נוסף ממה שהציעה M3. לא רק זה, אלא שניתן היה להזין חשבוניות עבור כל חברה, מה שיגרום לבלבול שכן הייתה הזדמנות לפרסום חשבוניות למלון הלא נכון ודוחות הזדקנות יהפכו לא מדויקים.

בנוסף לחוסר היעילות הללו, ג'דהב גם היה מתוסכל מעיבוד התשלומים בפלטפורמה החדשה, במיוחד כתיבת צ'קים ידנית. ל-LHM היה גם צורך קריטי לעבד תשלומי ACH כדי לייעל עוד יותר את תהליך התשלום שלהם, שכמעט ולא היה קיים בפתרון שבו בחרו להשתמש.

"קלות שימוש, פונקציונליות ומדרגיות היו חלק מהמחסומים הגדולים שחווינו. ככל שגדלנו והוספנו עוד נכסים, היינו צריכים להעריך מחדש את הצרכים החשבונאיים שלנו", אמר ג'דהב.

הפתרון

חודשים לאחר שעזב את M3, LHM החליטה לחזור ל-M3, פתרון החשבונאות והדיווח מספר 1 בענף האירוח המשרת למעלה מ-50% מחברות ניהול המלונות המובילות ברחבי ארה"ב, לפי דירוג המגזין Hotel Business ומגזין Hospitality Upgrade.

LHM משתמשת כיום ב- Accounting Core, מוצר הדגל של M3, וב-e-Pay, פתרון תשלומים מתקדם המיועד למלונאים.

"ההחלטה לבצע את המעבר חזרה ל-Core Accounting של M3 העניקה לנו את השליטה והיכולת להתאים את התוכנה לצרכי החברה שלנו. יצירה ושינוי של דוחות מותאמים אישית, הפעלת דוחות מאוחדים בכל מותג או אזור, סריקת חשבוניות במהירות והפניה קלה לאלו. חשבוניות עזרו לנו להיות יותר מאורגנים ויעילים בשיטות החשבונאות היומיומיות שלנו. לדוחות הניתנים להתאמה יש תועלת והשפעה רבה על תפעול המלון ותכנון המס. בנוסף, בכל פעם שיש לנו כרטיס תמיכה, יש מענה 24 שעות ביממה ו- מעקב חזק מדי יום, כולל סופי שבוע, בהתחשב בעובדה שפעילות המלון היא קריטית בכל יום בשבוע".

תכונה מועילה ש-M3 הצליחה להציע ל-LHM באמצעות שימוש ב- Accounting Core, הייתה היכולת לסרוק חשבוניות ישירות לפלטפורמה. ניתן להזין חשבוניות רק עבור החברה בה אתה עובד, מה שלא גורם לטעויות או בלבול. M3 עוזר ללקוחות להישאר מאורגנים ויוצר תהליך פשטני כדי להפוך את ההעלאה ללא שגיאות.

פתרון ה-e-Pay של M3 מציע ל-LHM את היכולת לשלם לספקים באמצעות המחאות, תשלומי ACH או כרטיס אשראי וירטואלי, המרוויחים הנחות, ויוצרים זרם הכנסה חדש על ידי שימוש בזרימת עבודה אלקטרונית ובינה מלאכותית. התהליך הוא חלק, משפר אוטומציה ומסייע במניעת עבודה ידנית וטעויות אנוש.

התוצאות

באמצעות החזרה של LHM ל-M3, הצוות שלהם הצליח לקבל את קלות השימוש, הפונקציונליות והמדרוג שהם רצו. הצוות שלהם כבר לא סובל ממאמצי כפילות של העלאת חשבוניות או פוטנציאל של פרסום חשבוניות למלון השגוי, מה שגרם לכך שדוחות ההזדקנות של LHM כעת יהיו מדויקים, ומאפשרים להם לקבל נתונים מעשיים.

"אני כבר יכול לראות שינוי בתפעול היום-יומי שלנו חוזר ל-M3; שם נכנסת ההשפעה, מרמת המאקרו, ואיך אנחנו פועלים. אין ספק ש-M3 יותר יעיל, יותר יעיל, והוא מניע באופן חיובי את השורה התחתונה שלנו", אמר פייר.

באמצעות ה-e-Pay של M3, LHM כבר לא מבזבזת צ'קים לקיצוץ הון אנושי, ואין עוד חשש להחלת צ'קים על חשבוניות וחשבונות שגויים. בנוסף, עם כוח אוטומציית התשלומים של e-Pay, LHM יכולה כעת לחסל את העלויות הרבות של תשלומים, כגון עמלות בנק, טונר MICR, מעטפות ודואר.

בשיתוף עם פתרון החשבונאות והדיווח המדורג בתעשייה, שנבנה עבור מלונאים על ידי מלונאים, LHM יכול כעת לראות חיסכון בזמן ובעבודה באמצעות הכוח של ליבת החשבונאות של M3 יחד עם e-Pay. כעת ניתן להקצות משאבים אלו למה שחשוב: אורחי המלון.