Hotels zien veel slijtage. En als een hotelkamer buiten gebruik is wegens onderhoud, dreigt een accommodatie veel inkomsten te verliezen. Volgens een schatting verliest een hotel $17.653 voor elke dag dat de kamer niet beschikbaar is.
Onderhoud is een groot onderdeel van de hotel- en vastgoedactiviteiten, maar krijgt weinig aandacht in vergelijking met andere functies van het runnen van een horecabedrijf. Als gevolg hiervan kan het toevoegen van CMMS-software aan uw preventieve onderhoudsprogramma de efficiëntie van het onderhoud en de service van uw hotelaccommodatie dramatisch verbeteren – en ervoor zorgen dat u geen inkomsten verliest als gevolg van een onopgelost onderhoudsprobleem dat leidt tot uitval van activa. Hier leest u waar u op moet letten in een werkordersysteem, evenals enkele populaire softwarekeuzes die de moeite waard zijn om te bekijken.
Wat is een CMMS-systeem?
CMMS staat voor Computerized Maintenance Management System.
Een CMMS is ontworpen voor onderhoudstaken bij grote bedrijven en wordt daarom vaak een EAM-platform (Enterprise Asset Management) genoemd. Als zodanig hebben ze functies die zijn ontworpen om onderhoudsteams en -processen in de hele organisatie van begin tot eind te beheren.
De belangrijkste waardeproposities van een CMMS zijn: (1) het optimaliseren van de operationele efficiëntie door het stroomlijnen van onderhoudsactiviteiten en (2) het verlagen van onderhoudskosten door effectiever voorraadbeheer.
Een CMMS is in essentie een SaaS (software) database. Naast het digitaliseren van het hierboven beschreven werkorderproces, zal het CMMS ook de mogelijkheid hebben om de beschikbaarheid van resources en arbeid bij te houden, activa te registreren, de planning van preventief onderhoud te automatiseren, inventaris bij te houden en rapportage te bieden over onderhoudscategorieën.
Hieronder vindt u een korte checklist met CMMS-functies om u een idee te geven van wat deze software kan:
- Predictief onderhoud: gebruik gegevens om automatisch onderhoudsbeurten aan te bevelen, zoals HVAC-onderhoud, die verder gaan dan de basis onderhoudsschema's.
- Rapporten van onderhoudsmanagers: realtime inzicht in de status van activa in een structuur of groep structuren via eenvoudig te begrijpen KPI's. Activaprestaties en downtime van apparatuur moeten voor iedereen in een organisatie eenvoudig te begrijpen zijn.
- Onderhoudsgeschiedenis/werkorders bijhouden: Logboeken van alle wijzigingen of voltooide taken met betrekking tot de levenscyclus van activa.
- Coaching op het gebied van onderhoudsstrategie: De meeste softwarebedrijven in de CMMS-sector hebben tientallen of honderden andere asset-eigenaren en zouden inzicht moeten kunnen bieden in onderhoudsprocessen en best practices.
Naast het efficiënter maken van de onderhoudsworkflow, zorgen CMMS-tools voor een betrouwbaardere uptime. Dit betekent dat ze uw team helpen om de boel draaiende te houden en het pand zo lang mogelijk soepel te laten draaien.
Sluit u aan bij meer dan 100.000 leidinggevenden van 's werelds toonaangevende hotelmerken en ontvang wekelijks de nieuwste inzichten in uw inbox
Hotel Maintenance Software Shortlist
Here are 10 of the top Hotel Maintenance Software that are covered in this article:
De basisprincipes van onderhoudssoftware begrijpen
Werkordersoftware is een tool waarmee onderhoudsaanvragen voor een hotelaccommodatie worden aangemaakt, georganiseerd, toegewezen en gevolgd. Dit soort software is meestal cloudgebaseerd en kan verzoeken doorsturen naar mobiele apparaten of stations in uw woning. Het is efficiënter en nauwkeuriger dan het beheren van werkorders via pen en papier of via e-mail.
Werkordersystemen kunnen meer dan alleen verzoeken naar het juiste onderhoudspersoneel sturen. Met deze tools kunt u de status van de werkorder in realtime volgen en bieden ze ook rapporten en analyses om u te laten zien hoe goed uw onderhoudsbeheerfunctie presteert. Over het algemeen kunt u door werkordersoftware aan uw technische stapel toe te voegen het werkorderproces vereenvoudigen.
Over het algemeen verloopt het werkorderproces in drie fasen: creatie, voltooiing en registratie.
In de aanmaakfase begint het werkorderproces. Of een onderhoudstaak nu gepland is (bijvoorbeeld het controleren van het brandalarmsysteem van het hotel) of ongepland (bijvoorbeeld het repareren van een gebarsten leiding), een manager of personeelslid moet de taak identificeren voordat deze het systeem kan binnendringen. Vervolgens wordt de aanvraag aangemaakt met aanvullende details zoals het prioriteitsniveau, de persoon die verantwoordelijk is voor het voltooien van de taak, de locatie waar het onderhoud nodig is en – belangrijker nog – de deadline.
Vervolgens voltooit de persoon die aan de taak is toegewezen (meestal een ingenieur) het gevraagde werk. Dit kan zo simpel zijn als het uitlezen van een meter, het controleren van een apparaat of zo ingewikkeld als het repareren van een lek in het hotelzwembad. Nadat de onderhoudswerkzaamheden zijn afgerond, registreert de monteur deze als zodanig in het werkordersysteem. Een manager tekent af om de voltooiing van de taak te valideren of helpt bij het vinden van de benodigde middelen als de taak onvoltooid is.
Zodra de manager de voltooide taak aftekent, wordt de werkorder geregistreerd en gearchiveerd voor toekomstig gebruik. Met dit record kunnen technici problemen ter plaatse in de loop van de tijd volgen. Als een HVAC-systeem bijvoorbeeld regelmatig onderhoud nodig heeft, kan het werkordersysteem een technicus vertellen wanneer het systeem voor het laatst is onderhouden. Op dezelfde manier kan het uw hotel waarschuwen wanneer het tijd is om oude of versleten apparatuur te vervangen.
15 beste CMMS-leveranciers voor hotels 2024
De beste werkordersoftware combineert activabeheer en administratie met een efficiënt ticketingsysteem en krachtige rapportage. Hier zijn de tien beste werkordersoftwareplatforms van 2021.
hotelkit Facility Management
Als winnaar van de HotelTechAward 2024 staat hotelkit bekend om zijn robuuste communicatieplatform en gebruiksgemak. De software ondersteunt een hele reeks behoeften op het gebied van hotelactiviteiten, waaronder werkorders, inspecties en walkthroughs. Medewerkers kunnen vanaf hun mobiele apparaten werkorders indienen en foto's uploaden. Vervolgens wordt het verzoek automatisch doorgestuurd naar het juiste team en gevolgd voor verantwoording en rapportage. Voor eenvoudige end-to-end-activiteiten kan hotelkit worden geïntegreerd met veel vastgoedbeheersystemen, zoals protel, Oracle's OPERA PMS en Mews. hotelkit biedt een gratis proefperiode van 30 dagen, waarna de maandelijkse abonnementskosten per kamer in rekening worden gebracht, waardoor het geschikt is voor hotels van elke omvang.
Actabl Onderhoud (voorheen ALICE & Transcendent)
Het dienstenpakket van ALICE omvat functionaliteit voor alle aspecten van de hotelactiviteiten, van gastenberichten tot onderhoud. Met de module Preventief onderhoud kan het personeel onderhoudsverzoeken indienen en toewijzen, het gebruik of de problemen van apparatuur volgen en checklists invullen - allemaal vanaf hun mobiele apparaten. ALICE streeft ernaar de kapitaaluitgaven van een hotel te minimaliseren door preventief onderhoud tot de dagelijkse routine te maken; Door bijvoorbeeld de dagelijkse keteldrukmetingen te zien of trends in onderhoudsaanvragen te ontdekken, kunt u vroegtijdige waarschuwingssignalen van een groter probleem in uw installatie opmerken, zodat u het probleem kunt oplossen voordat er iets catastrofaals gebeurt. ALICE is beschikbaar tegen een maandelijks abonnementsbedrag en biedt integraties met vastgoedbeheersystemen zoals OPERA en StayNTouch.
Logistiek CMMS
Lodgistics CMMS maakt het hotelonderhoudsbeheer eenvoudig door ervoor te zorgen dat teams samenwerken voor een ongeëvenaarde gastervaring. Dit gebruiksvriendelijke platform beschikt over een hotellog voor communicatie tussen afdelingen, preventief onderhoud voor het opsporen en oplossen van problemen, en het snel aanmaken van werkorders met fotobijlagen en prioriteitsinstellingen. De ploegenchecklists automatiseren de dagelijkse werkzaamheden, terwijl de huishoudmodule de kamertoewijzingen en inspecties stroomlijnt. Bovendien verbetert Lodgistics de servicerespons door onmiddellijke indieningen van gastverzoeken, beheert het klachten van gasten en vereenvoudigt het inkooporders en sleutelbeheer. Met meertalige ondersteuning bevordert het een betere interne communicatie, ondersteund door uitgebreide tracking en analyses voor verbeterde productiviteit en verantwoording.
Flexkeeping (Onderhoud)
Flexkeeping is opgericht door een voormalige huishoudster en kent de ins en outs van de hoteloperatie. Hun onderhoudsbeheersoftware volgt vier stappen: rapporteren, repareren, analyseren en voorkomen. Met de app kan elk personeelslid een onderhoudsverzoek indienen met foto's en spraak-naar-tekstmogelijkheden. Vervolgens ontvangt het juiste team een melding zodat ze het probleem zo snel mogelijk kunnen oplossen. Flexkeeping ondersteunt ook extern onderhoudspersoneel, zodat u niet meer de telefoon hoeft te pakken om een specialist te bellen. Alle taken worden bijgehouden en realtime rapportage en analyse helpen hoteliers trends te ontdekken en te begrijpen hoe onderhoudsproblemen gasten en budgetten beïnvloeden. Hoteliers kunnen Flexkeeping 30 dagen gratis uitproberen; daarna zijn er implementatiekosten en maandelijkse abonnementskosten.
hub OS-onderhoud
Deze alles-in-één software voor operationeel beheer ondersteunt niet alleen onderhoudsverzoeken, maar ook huishoudelijke taken, gastverzoeken, walkthrough-checklists en rapportage. Met de onderhoudsmodule van hub OS kunnen hoteliers volledige onderhoudsplannen opstellen en aanpassen, met preventieve indicatoren en trendmonitoring om te helpen bij het opsporen van potentiële problemen. De app creëert ook een kalender met geplande onderhoudstaken om te voldoen aan de merknormen van de lokale regelgeving, die vervolgens automatisch werkorders genereert voor de relevante teams. Omdat de app zelfs offline werkt, is het gebruik van hub OS altijd en overal eenvoudig en kan de app QR-codes gebruiken voor snelle identificatie van activa of locaties. hub OS ondersteunt integraties met veel vastgoedbeheersystemen, zoals Mews en protel.
KAMPEN CMMS
CHAMPS CMMS bevat eenvoudige drag-and-drop-functionaliteit waarmee hotelteams onderhoudstaken kunnen plannen en beheren. Mobiele compatibiliteit met deze cloudgebaseerde oplossing stelt teams in staat flexibel te werken en realtime updates te bieden vanaf elke locatie op het terrein. CHAMPS omvat ook activa-inventarisatie en inkoopmogelijkheden, zodat uw team inkooporders voor nieuwe materialen of apparatuur kan maken.
Maxpanda CMMS
Maxpanda krijgt hoge cijfers van reviewers omdat het een flexibele CMMS-oplossing is. Dankzij geautomatiseerde planning kunnen teams waarschuwingen instellen voor terugkerende onderhoudstaken. Creëer werkorderaanvragen voor elk type onderhoudsverzoek. Filter rapporten met behulp van verschillende statistieken, waaronder taaknummer, begin- en einddatum, voltooiingsstatus of kosten.
Hippo CMMS
Hippo CMMS is een van de meest betaalbare softwareopties op de markt. Het is een relatief eenvoudig systeem waarmee gebruikers tijdens het hele werkorderproces meerdere werkorders kunnen volgen. Hippo biedt ook een functie waarmee technici foto's of documenten aan het orderrecord kunnen toevoegen voor toekomstig gebruik.
Limble CMMS
Limble CMMS is een bekroonde tool die claimt klanten te helpen een boost van 30% in de algehele communicatie en productiviteit te behalen. De app is compatibel met iOS en Android en biedt functies om werkorders te stroomlijnen, de communicatie te verbeteren, activa en inventaris te beheren en rapporten te genereren.
Oplopend
Accruent, voorheen bekend als Maintenance Connection, is een van de best beoordeelde CMMS-opties voor hotels. Met het mobiele CMMS van deze tool kunnen technici en managers hun beheertaken onderweg uitvoeren, zodat overal op het terrein een werkorder kan worden toegewezen en geaccepteerd. Bovendien bevat de rapportagefunctie meer dan 200 typen rapportsjablonen waarmee uw team benchmarks kan stellen, het werk kan monitoren en obstakels in uw workflow kan identificeren.
ManagerPlus
Onderhoud beheren bij meerdere panden? ManagerPlus is wellicht de juiste optie voor uw hotel. Met de functie voor activabeheer van ManagerPlus kunt u apparatuur op meerdere locaties volgen, zodat als het ene pand gereedschap van een ander pand leent, het niet verloren gaat. Deze krachtige tool biedt ook een manier om leveranciers en andere contractanten rechtstreeks binnen de software te beheren, waardoor de communicatie op één plek blijft, zodat er geen verwarring of extra heen-en-weer-verkeer via e-mail ontstaat.
eMaint-CMMS
eMaint is geweldig voor internationale hotelmerken; het biedt meertalige ondersteuning in het Portugees, Spaans, Frans, Nederlands, Duits, Hongaars, Pools, Italiaans en Engels. Als u aan een groot onderhoudsproject werkt, overweeg dan om gebruik te maken van de documentopslagfunctionaliteit van deze tool. De online PDF-editor van eMaint slaat uw werkvergunningen, werkorderrecords, activaprofielen en meer op.
Onderhoud
Recensenten zeggen dat Upkeep CMMS een goed afgeronde, eenvoudige tool voor het beheren van werkorders is. Het biedt alles wat u nodig heeft om het onderhoud in uw hotel te stroomlijnen: het maken, beheren en inrichten van werkorders met ingebouwde geautomatiseerde processen en verschillende rapportagetools. U kunt er ook pushmeldingen en waarschuwingen mee versturen als er dringend onderhoud nodig is op locatie.
OnderhoudX
OnderhoudX geeft u de kans om de tool gratis uit te proberen, dus als u niet zeker weet of CMMS geschikt is voor uw hotel, begin dan hier. Naast de standaardwerkorderfuncties heeft OnderhoudX een ingebouwde berichtentool waarmee u commentaar kunt geven, berichten kunt sturen en de communicatie rond een bepaald werkorderverzoek kunt opslaan. U kunt ook foto's uploaden om de voltooiing van het werk te verifiëren – een leuke functie als u geen manager beschikbaar heeft om te controleren of de klus is geklaard.
Fiix
Fiix is een andere CMMS-optie die een gratis versie biedt. Gebruikers zeggen dat Fiix CMMS het gemakkelijk maakt om onderhouds- en werkorders bij te houden, en dat het gemakkelijk is om te zien wat de status van elke taak is. De gratis versie geeft je toegang tot de mobiele app met wat onboarding, asset-tagging en pushmeldingen. Het biedt u ook een kalender en een dashboard waarmee u het lopende onderhoud kunt volgen.
Lees meer over software voor preventief onderhoud en hoe werkordersystemen kunnen worden geïntegreerd met de technologie van uw hotel in onze gids voor software voor preventief onderhoud .
In een tijdperk waarin zowel de gastervaring als het behoud van activa voorop staan, kunnen hoteleigenaren en -managers het zich niet veroorloven om het belang van een robuust Computerized Maintenance Management System (CMMS) over het hoofd te zien. Deze krachtige software overstijgt louter onderhoudstaken en belichaamt een preventieve en voorspellende onderhoudsfilosofie die de gezondheid van gebouwen en de levensduur van activa garandeert. Door een CMMS-oplossing te implementeren krijgen onderhoudsteams realtime toegang tot onderhoudswerkzaamheden, werkorderbeheer, voorraadbeheer en uitgebreide onderhoudsgegevens. Deze proactieve aanpak minimaliseert niet alleen de downtime, maar optimaliseert ook de onderhoudskosten, verbetert de prestaties van assets en zorgt voor naleving van de regelgeving. De integratie van mobiele CMMS-apps stroomlijnt de workflows verder, waardoor onderhoudsprofessionals onderhoudsactiviteiten kunnen automatiseren, werkorders kunnen volgen en onderweg weloverwogen beslissingen kunnen nemen. De voordelen van een CMMS reiken verder dan operationele efficiëntie en hebben een aanzienlijke impact op de bedrijfsresultaten van het hotel door de waarde van activa te behouden, de uitvaltijd van apparatuur te verminderen en de gasttevredenheid te verhogen. Als zodanig wordt investeren in de juiste CMMS-leverancier een strategische stap in de richting van het bereiken van een superieure onderhoudsstrategie, waarbij de focus verschuift van reactief naar voorspellend onderhoud, ondersteund door realtime inzichten en analyses. Concluderend: het omarmen van een CMMS gaat niet alleen over het adopteren van nieuwe technologie; het gaat over een revolutie in de manier waarop hotels onderhoudsbeheer benaderen om hun toekomst in een concurrerende industrie veilig te stellen.
