Preventief onderhoud is het proactief plannen van onderhoud om storingen te voorkomen, in plaats van te reageren met reparaties wanneer er problemen ontstaan. Een onderzoek naar hotels in Hongkong toonde aan dat hotels 48% meer uitgaven aan correctief onderhoud dan aan preventief onderhoud, wat vaak leidde tot overbesteding. Om kosten effectief te beheren, moeten hotels een optimaal onderhoudsniveau vinden, waarbij preventieve maatregelen opwegen tegen de financiële en reputatiekosten van correctieve acties.

Preventieve onderhoudsprogramma's helpen eigenaren van eigendommen en activa om downtime te voorkomen door systematisch werkorders en controles te plannen voordat apparatuurstoringen optreden. Preventief onderhoud verlengt uiteindelijk de levensduur van elk stuk apparatuur of kritieke activa ten opzichte van reactief onderhoud dat plaatsvindt nadat apparatuur al problemen heeft die moeten worden opgelost. Preventieve onderhoudsplannen worden meestal ontwikkeld en uitgevoerd door onderhoudsteams in elke organisatie en helpen onderhoudskosten te verlagen op dezelfde manier als preventieve gezondheidszorg bespaart op medische kosten op de lange termijn. Voor bepaalde activa, zoals een airconditioningunit van een hotel in de zomer, kan ongeplande downtime leiden tot inkomstenverlies. Gedurende de levenscyclus van kritieke apparatuur moeten technisch en onderhoudspersoneel conditiebewakingscontroles uitvoeren gedurende de levenscyclus van elk actief .

Dagelijkse onderhoudswerkzaamheden

Het opnemen van dagelijkse onderhoudstaken kan een effectieve manier zijn om vroege tekenen van slijtage op te merken. Dagelijkse onderhoudstaken kunnen bestaan ​​uit het controleren van HVAC-units, het inspecteren van apparatuur in gastenkamers en het verifiëren of de filtratiesystemen van het zwembad soepel werken. Routinematige, kleine controles die dagelijks worden uitgevoerd, voorkomen grotere, kostbare problemen in de toekomst.

Veel van de meest waardevolle preventieve onderhoudscentra zijn gericht op elektrische en mechanische systemen, die relatief hoge vervangingskosten hebben in vergelijking met het doorlopende onderhoud. Maar er zijn genoeg gebieden in uw accommodatie die kunnen profiteren van regelmatig preventief onderhoud, waarvan sommige een directe impact hebben op de gastervaring als ze niet meer functioneren.

Enkele andere voorbeelden van preventief onderhoud in panden met veel verkeer, zoals hotels, winkels, transportknooppunten en kantoorgebouwen, zijn:

• Loodgieters- en rioleringssystemen

• Warmwaterboilers

• Zwembadpompen

• Elektrische systemen

• Computers en software op locatie

• Koeling in uw keuken, restaurant en bar

• Espressomachines in uw lobbycafé

• Vetvangers en vloerafvoeren

• Tapijten in gangen en gastenkamers

• Maatregelen tegen ongedierte

• Het snoeien van takken en andere potentieel schadelijke landschapselementen

• Filters vervangen op watersystemen en drinkfonteinen

• Goten schoonmaken

• Daken inspecteren

• Nood sprinklerinstallaties

Elk van deze items heeft een nuttige levensduur die een aantal jaren beslaat. Door regelmatige inspecties in te plannen en het onderhoud van uw hotel te stroomlijnen , haalt u meer uit uw investeringen en blijft u deze activa gebruiken tot aan het hoogste bereik van hun bruikbaarheid.

Kameronderhoud en gastimpact

Preventief onderhoud strekt zich ook uit tot gastenkamers. Taken voor kameronderhoud omvatten het inspecteren van HVAC-units in de kamer, de integriteit van meubilair, verlichting en voorzieningen voor gasten. Deze inspecties verlengen niet alleen de levensduur van activa, maar verbeteren ook de gastervaring door comfort en betrouwbaarheid te garanderen.

Er zijn vier soorten acties op elke checklist voor preventief onderhoud: inspectie, detectie, correctie en bescherming. Inspectie detecteert mogelijke opkomende problemen, zodat deze zo snel mogelijk kunnen worden gecorrigeerd. Preventie voorkomt problemen in de eerste plaats, zoals het reinigen van pluisfilters van wasgoed om brandgevaar te voorkomen en energieverbruik te verminderen.

Taken op een checklist voor preventief onderhoud kunnen tijdsgebaseerd zijn (bijv. het reinigen van pluisfilters elke maandag) of gebruiksgebaseerd (het reinigen van de filters na 1000 wasbeurten). Voor hotels is het vaak veel gemakkelijker om inspecties uit te voeren op basis van een kalender, wat verwarring vermindert en consistentie vergroot. Anders weet het personeel misschien niet echt waar ze zich bevinden op een checklist op basis van gebruik en voelen ze zich dus minder urgent zonder een tijdsgebaseerde deadline. Een paar opvallende uitzonderingen zijn voertuigen of apparatuur met ingebouwde gebruiksregistratie.

Veelbezochte panden delen een aantal gemeenschappelijke items die absoluut op de checklist voor preventief onderhoud moeten staan. Hier is een voorbeeldchecklist voor uw hotel, uitgesplitst per aandachtsgebied en met enige overlapping tussen grote 'diepe schoonmaak'-taken die ook als preventief onderhoud fungeren.

Afdrukbare hotelonderhoudschecklist: Voor gebruiksgemak is hier een downloadbaar of afdrukbaar checklistformaat . Dit helpt personeel om snel voltooide taken af ​​te vinken en ervoor te zorgen dat er geen kritieke items worden gemist.

U kunt de gratis interactieve sjabloon voor hotelonderhoudscontrolelijsten van HotelTechReport downloaden in Google Docs,
PDF- en Excel-indelingen

Elk pand is uniek. Dus, naast deze standaard preventieve onderhoudsitems, neem je managementteam mee en loop je door het pand. Documenteer zorgvuldig alles wat je ziet dat baat zou kunnen hebben bij doorlopend onderhoud. Kijk niet alleen naar het voor de hand liggende, maar ook naar dingen die een directe impact hebben op de gastervaring. Ongeacht of deze dingen zichtbaar zijn voor de gemiddelde gast, zou je doel moeten zijn om een ​​uitgebreide lijst te ontwikkelen van alles wat in het hele pand onderhouden moet worden.

Neem vervolgens die lijst en combineer deze met de aanbevolen onderhoudsvensters voor alle mechanische, elektrische en loodgieterssystemen. Ontwikkel ten slotte uw preventieve onderhoudsschema op basis van zowel het aanbevolen onderhoudsschema als de zichtbaarheid van gasten. Items die uw reputatie mogelijk in gevaar kunnen brengen, moeten prioriteit krijgen boven andere die minder zichtbaar zijn en/of minder impact hebben op de normale bedrijfsvoering.

Een CMMS (Computerized Maintenance Management System) is een softwaretool die onderhoudstaken organiseert en automatiseert om ervoor te zorgen dat activa in goede staat blijven. CMMS-software is essentieel in complexe omgevingen zoals hotels, waar talloze systemen en apparatuur regelmatig onderhoud nodig hebben. Deze software centraliseert onderhoudsschema's, werkorders en activageschiedenissen, waardoor hotelpersoneel de gezondheid van apparatuur efficiënt kan volgen en beheren.

Hoewel de term "gecomputeriseerd" in de digitale wereld van vandaag misschien achterhaald lijkt, wordt CMMS veel gebruikt in verschillende sectoren, van hospitality en appartementen tot fabrieken. CMMS-tools ondersteunen preventieve onderhoudsprogramma's door geautomatiseerde herinneringen te bieden en de servicegeschiedenis van elk activum bij te houden, wat helpt om downtime te verminderen en kostbare reparaties te voorkomen.

Leden van het onderhoudsplanningsteam gebruiken software om een ​​realtime beeld te krijgen van de gezondheid van activa zonder alle tijdrovende taken die daarvoor nodig zijn. Vroeger moest een hoteltechnicus bijvoorbeeld een gedetailleerd logboek bijhouden van de aankoopdata en problemen van HVAC-units. Tegenwoordig doet software dat allemaal voor hen, waarbij ze elke nieuwe unit in het systeem laden en de software vervolgens de gemiddelde gezondheid bewaakt om geautomatiseerde waarschuwingen te geven.

Effectief assetmanagement en het voorkomen van assetfalen/apparatuuruitval kunnen enorme drijfveren zijn voor winstgevendheid, dus investeringen in CMMS en preventieve onderhoudssoftware leveren doorgaans een zeer sterke ROI op. Er is niets erger dan kritieke apparatuur die kapotgaat wanneer dat het hardst nodig is.

Seizoensgebonden en energie-efficiënt onderhoud

Seizoensgebonden onderhoudstaken, zoals het winterklaar maken van waterleidingen of het controleren van airconditioningunits voor de piek van de zomer, kunnen kostbare reparaties voorkomen. Daarnaast kan preventief onderhoud bijdragen aan energie-efficiëntie door ervoor te zorgen dat HVAC-systemen en verlichting optimaal werken, wat de energiekosten kan verlagen en uw winst ten goede kan komen.

Veiligheidsnaleving

Preventief onderhoud ondersteunt ook de naleving van veiligheidsvoorschriften. Regelmatige inspecties van brandblussers, noodverlichting en uitgangsdeuren zorgen er bijvoorbeeld voor dat hotels voldoen aan de veiligheidsnormen. Dit aspect van onderhoud kan zowel uw personeel als gasten beschermen en boetes voorkomen.

Preventief versus prescriptief onderhoud

De beste software voor onderhoudsbeheer biedt voorspellend en prescriptief onderhoud. Predictief onderhoud gebruikt de geschiedenis en conditie van apparatuur om potentiële problemen te voorspellen, terwijl prescriptief onderhoud gebruikmaakt van analyses om specifieke onderhoudsacties aan het licht te brengen voordat problemen ontstaan. Deze proactieve aanpak kan vooral waardevol zijn tijdens het hoogseizoen, wanneer meer verkeer de hotelsystemen onder druk kan zetten.

Het beheren van preventief onderhoud in hotels wordt snel complex met het grote aantal taken en de specifieke frequentie die voor elk vereist is. Alleen op een kalender vertrouwen kan leiden tot toezicht en slippage, waarbij slechts een paar gemiste taken het onderhoudsschema kunnen verstoren. Na verloop van tijd zorgt deze slippage ervoor dat uw preventief onderhoud afdwaalt van best practices, waardoor uw activa kwetsbaar worden voor storingen en uw team overweldigd wordt door reactieve oplossingen.

Om deze problemen te voorkomen, vertrouwen veel hotels nu op preventieve onderhoudssoftware . Deze tools helpen managers en onderhoudsteams op koers te blijven door alle onderhoudstaken, schema's en subtaken te centraliseren in één dashboard. De software wijst automatisch taken toe op basis van vooraf gedefinieerde intervallen en werkt de voortgang in realtime bij. Met deze gecentraliseerde aanpak blijft iedereen op dezelfde pagina en worden onderhoudstaken gelijkmatig verdeeld en consistent bijgehouden.

Een geautomatiseerde preventieve onderhoudsworkflow van Upkeep

Deze geautomatiseerde workflows kunnen worden verbeterd met wat prescriptief onderhoud wordt genoemd. Hierbij analyseert het systeem het gebruik en brengt mogelijke onderhoudsproblemen aan het licht voordat ze optreden.

Prescriptief onderhoud is vooral krachtig in het hoogseizoen, met meer verkeer dan normaal. Als hotelmanagers weten we wat er gebeurt als het druk wordt: onderhoudsschema's worden niet altijd aangepast en systemen gaan kapot -- onvermijdelijk op het slechtste moment! De beste software voor onderhoudsbeheer maakt gebruik van slimme analyses om deze nachtmerriescenario's te voorkomen.

Twee andere handige functies waar u op moet letten, zijn integratie met uw gastberichtenplatform, zodat dringende reparaties snel bij de juiste persoon terechtkomen, en een bibliotheek met activa waarin handleidingen en trainingen over uw vastgoedsystemen zijn gecentraliseerd.

Dit zijn de vijf beste softwaretools voor preventief onderhoud in hotels, beoordeeld door geverifieerde HTR-gebruikers: