Financieel leiderschap in de horeca - wat is het systeem?
Als we financieel leiderschap in ons hotel creëren, zijn we gefocust op het systeem dat we gebruiken. Als ik in deze context "systeem" zeg, heb ik het niet over een computersysteem. We kunnen een computer en software gebruiken bij het opstellen van de prognoses en budgetten. Waar ik het in dit artikel over heb, is het financiële communicatiesysteem. Wat is mijn systeem voor het creëren van financiële informatie in mijn hotel? Hoe werkt het en hoe kan ik het systeem verbeteren en een beter resultaat behalen? Dit artikel richt zich op het creëren en onderhouden van een effectief bedrijfssysteem in uw hotel.
“Systemen zijn alles voor een bedrijf. Verander de mensen niet. Verander het systeem.” – Steve Chandler
Als mensen het bedrijfssysteem goed begrijpen en gebruiken, krijgen we een superieur resultaat. Wanneer mensen het bedrijfssysteem niet begrijpen en het bedrijfssysteem niet kunnen volgen, krijgen we een slecht resultaat. Wat is het bedrijfssysteem in uw hotel?
Een systeem produceert per definitie iets. In de hotelbranche hebben we veel systemen die we maken, beheren en volgen. Op het gebied van operaties hebben we veel goede voorbeelden van systemen die we gebruiken om effectief te beheren. Een goed voorbeeld is het systeem dat de huishouding gebruikt om het huis op te knappen. We worden elke dag wakker met honderden vuile bezette kamers en we gaan door ons systeem om deze kamers uit te checken en schoon te maken en ze uiteindelijk een paar uur later weer te verkopen. Het is geen rocket science, maar er is een systeem om te volgen; het beheren en verzekeren van de voortdurende gezondheid is van het grootste belang voor onze welvaart. Kamerinventarisatie wordt opgemaakt, secties worden toegewezen, personeel wordt ingezet, de schoonmaak is gedaan, één voor één komen de kamers terug, misschien inspecteren we ze en zijn we klaar voor de volgende gast. Elke dag dat we met het systeem werken, leren we wat werkte en passen en innoveren we waar het niet werkte.
“Ik kan niet zeggen of het beter wordt als we veranderen; wat ik kan zeggen is dat ze moeten veranderen als ze beter willen worden.” – Georg C. Lichtenberg Met het financiële stuk in ons hotel zien we het proces natuurlijk niet als een systeem dat we kunnen ontwikkelen en evolueren. De reden dat we dit niet snel zien, is omdat het systeem verborgen is en door de meeste leiders niet wordt gebruikt. De meeste hotels maken geen maandelijkse prognose en ze laten hun managers niet deelnemen aan het financiële systeem. Het systeem in de meeste hotels is dat de controller of directeur van financiën de prognose maakt en deze met de GM beoordeelt en vervolgens naar het bedrijf stuurt.
In sommige gevallen worden de afdelingscijfers gedeeld met de operations managers in de hoop dat ze ernaar zullen streven deze doelen te halen. Zeer zelden vinden we hotels met prognoses en budgetten die zijn gemaakt door de lijnmanagers. Deze lijnmanagercreatie is het niveau waarnaar u in uw hotel zou moeten streven. Stelt u zich eens voor dat uw afdelingsmanagers weten hoeveel omzet deze maand wordt verwacht. Tegelijkertijd kennen ze de corresponderende uitgaven die voor dezelfde periode zijn gepland in detail vanaf een nulbasis. Met hun payroll kennen ze hun personeelsformule en de vaste en variabele componenten ervan. Stel je ten slotte voor dat je managers hun inkomsten in de maand voor de maand bijhouden en vervolgens, op hun beurt, hun uitgaven en loonlijst aanpassen om hun doorstroom te beheersen.
Als we geen systeem hebben om te volgen, is dit onmogelijk en het resulteert in het kwispelen van de hond. Wanneer we een uitdagende maand tegemoet gaan, qua inkomsten, zijn we grotendeels niet in staat om te reageren. We kunnen niet reageren omdat niemand weet wat er in het midden van zijn of haar uitspraken staat. Misschien lees je dit en schud je je hoofd. Waarom is dit het geval? Waarom is het zo moeilijk om mijn hotels en hun afdelingsmanagers hun nummers te laten weten?
Het antwoord is: ze hebben geen systeem om te volgen. Er is geen goed systeem voor financiële communicatie in het hotel. Elke maand gooien we de dobbelsteen. We gooien de dobbelstenen in de hoop dat de inkomsten zich materialiseren en wanneer ze dat doen, verwachten we dat er een bepaald winstbeeld ontstaat. Als dat zo is, is dit geweldig. Als het niet gebeurt, zijn we verrast. Wat is er met de opbrengsten gebeurd en waarom zijn de kosten zo hoog? Heeft niemand dit zien aankomen en heeft niemand gereageerd? Het antwoord 19 van de 20 keer is, dat klopt, niemand weet wat de HE dubbele hockeysticks LL financieel in hun hotel doen. Afdelingsmanagers weten niet of ze inkomsten genereren of niet, en ze hebben geen plan voor de dag dat de telefoon stopt met rinkelen.
Dit alles komt omdat het hotel geen financieel leiderschapssysteem heeft. De leidinggevenden hebben het systeem niet in het hotel gecreëerd. Je kunt dit systeem niet kopen. Het moet worden gemaakt en onderhouden door de; GM, de directeur financiën, de leidinggevenden en door elke afdelingsmanager. Er is geen andere weg. De aandacht voor dit systeem is een doorlopende dagelijkse functie die de obsessie moet zijn van het hele team onder leiding van de GM. Het is net zo essentieel voor de gezondheid van het hotel als geobsedeerd zijn door geweldige gastenservice en uitstekende medewerkersbetrokkenheid. Zonder deze financiële obsessie wordt de patiënt, het hotel, aan het toeval overgelaten. Toeval is de ontwikkeling van gebeurtenissen zonder enig ontwerp.
Creëer een financieel leiderschapssysteem in uw hotel. Het begint met de maandelijkse prognose. Elke leider die inkomsten genereert, uitgaven verbruikt en arbeid plant, neemt deel aan het maken van prognoses. De prognose wordt gemaakt door de afdelingsmanagers en geconsolideerd door de directeur financiën. Het is onvermijdelijk dat de details van de prognose moeten worden gewijzigd om de overheersende financiële doelstellingen van het hotel te bereiken. Als dit gebeurt, kunnen we niet zomaar wijzigingen aanbrengen en hier een beetje inkomsten toevoegen en daar een beetje onkosten en loonlijst. Leiders moeten deze wijzigingen in hun prognoses aanbrengen om ervoor te zorgen dat ze zich inkopen. Als deze inkopen niet plaatsvinden, duimen uw leiders letterlijk met hun middelvinger naar u. Maak deze kritieke fout niet. Zorg ervoor dat alle leiders de maand beginnen te weten wat hun nummers zijn en ervoor te zorgen dat ze hun eigen nummers hebben gemaakt. Maak niet de fatale fout die zovelen maken en sla deze stap over.
Het tweede deel van het systeem is dat we de cijfers een stem geven, de juiste stem en zorgen dat iedereen die elke dag hoort. Ik kan je niet vertellen hoe vaak ik naar een hotel ga om de managers te vragen hoe het deze maand gaat met de kameropbrengsten of de banketopbrengsten. Ze kijken me aan alsof ik ze net vroeg hoe hun balletles was. Financieel geëngageerde leiders moeten hun cijfers kennen en om daarbij te helpen, maken we de cijfers net zo belangrijk als gastenservice en de betrokkenheid van collega's in al onze dagelijkse communicatie. Leidinggevenden moeten elke dag weten wat de verkoop was van gisteren en van de maand tot nu toe voor kamers en eten en drinken. Ze moeten de pick-up in beide gebieden en de brug kennen om de voorspelde inkomsten voor de maand te maken. We zorgen ervoor dat elke communicatiebijeenkomst en line-up de financiële update bevat. Elke dag weten waar ons bedrijf staat vanaf een omzetpunt, is van cruciaal belang voor ons hele leiderschapsteam.
Het bijhouden van de inkomsten die in de maand voor de maand zijn opgebouwd, is essentieel, omdat het de leiders die hun uitgaven en loonlijst hebben gepland, in staat stelt hun uitgaven aan te passen aan hoe het inkomstenbeeld zich ontwikkelt. Het aanpassen van de loonlijst en onkosten is de belangrijkste actie die we willen dat onze leiders kunnen volbrengen. Om te draaien wanneer we 10% lager zijn dan de bovenste regel om te voorspellen, is de beweging waar we voor trainen. Als we onze managers niet leren hun uitgaven aan te passen aan de verwachte inkomsten in de maand voor de maand, missen we de mogelijkheid om de doorstroom te beheren. Het is volstrekt ontoereikend om het aan een ander over te laten om de alarmbel te luiden. Het is onvergeeflijk om halverwege de maand een kijkje te nemen en te zien hoe de dingen "vergaan". We moeten dagelijks de cijfers, de pick-up, de brug en de laatste projecties horen, zodat we onze uitgaven kunnen aanpassen in de maand waarin we ons bevinden. In de maand van de maand is onze strijdkreet!
Het vierde deel is de beoordeling van de financiële gegevens aan het einde van de maand door dezelfde leiders en managers die de prognose hebben opgesteld, hun voortgang hebben bijgehouden en hun aanpassingen hebben gedaan. Ze bekijken de pas afgedrukte P&L en grootboekdetails om er zeker van te zijn dat hun regels de waarden hebben die ze hebben beheerd en niet enkele andere cijfers. Dit zorgt ervoor dat we de cirkel rond maken en dat elke manager en leider de tools en processen heeft om hun eigen deel van ons financiële proces te bezitten. Dit eigenaarschap is de sleutel tot de voortdurende maandelijkse financiële oefening die we ondernemen.
Het laatste onderdeel van het financiële leiderschapssysteem in het hotel is dat elke manager en leider die aan het systeem deelneemt, zijn eigen commentaar schrijft, waarin de planning en uitvoering van zijn deel van de prognose en de maandactiviteiten worden beschreven. Noteer wat werkte en wat niet. Leer elke maand en weet dat het werk nooit zal worden gedaan of onder de knie zal krijgen.
Het beheren van het operationele financiële stuk in uw hotel is niet moeilijk. Wat het uitdagend maakt, is dat er veel mensen en afdelingen bij betrokken zijn en dat de tijd voortschrijdt. Om dat tegen te gaan, hebben we een eenvoudig effectief systeem voor financieel leiderschap nodig. We hebben een communicatiesysteem voor financieel leiderschap in de horeca nodig.
Waar wacht je op?
Stuur me een e-mail op [email protected] om een kopie van mijn recept voor financieel leiderschap "F TAR W" te krijgen
Stuur me een e-mail om een kopie van mijn Flow Thru-spiekbriefje te krijgen op:
Bezoek vandaag mijn website voor een gratis exemplaar van mijn gids "De zeven geheimen om een financieel betrokken leiderschapsteam in uw hotel te creëren" www.hotelfinancialcoach.com
Bel of schrijf vandaag nog en maak een afspraak voor een vrijblijvend gesprek over hoe u een financieel betrokken leiderschapsteam in uw hotel kunt creëren.
Neem contact op met David op (415) 696-9593. E-mail: [email protected] www.hotelfinancialcoach.com
