Hotelboekhouding kan heel moeilijk zijn. Tussen het volgen van commissies door bureaus, deposito's, facturen, terugboekingen en afstemmingen - wij mensen zijn gewoon niet uitgerust om dit niveau van complexiteit aan te kunnen. Boekhoudsoftware voor kleine bedrijven zoals Xero maakt boekhouden een fluitje van een cent, maar gezien de zeer gespecialiseerde boekhoudkundige vereisten in de hotelsector, kan zelfs grote boekhoudsoftware zoals Xero tekortschieten zonder een goede integratie met uw vastgoedbeheersysteem.
Of u nu commissies van bureaus bijhoudt of betalingsbeleid voor groepen configureert - het is van vitaal belang voor hotels van elke omvang om een naadloze integratie te hebben tussen hun property management systeem (PMS) en hotelboekhoudingssoftware. Waarom? Het bespaart talloze uren vervelende administratie via automatisering.
In dit artikel gaan we u door het eenvoudigste hotelboekhoudingsproces leiden dat u ooit heeft meegemaakt - mogelijk gemaakt door een naadloze integratie tussen PMS Preno en boekhoudsoftware Xero. Een integratie die de financiële activiteiten van uw hotel automatiseert en vereenvoudigt.
Klaar om de hoofdpijn van hotelboekhouding in uw achteruitkijkspiegel te zetten en uw repetitieve processen te automatiseren? Laten we erin duiken!
Waarom Preno gebruiken met Xero?
Heb je dingen te doen en plekken om naartoe te gaan? Hier is de verkorte versie van onze diepe duik in de Preno + Xero-integratie:
Preno genereert automatisch facturen in Xero om dagelijkse, maandelijkse of jaarlijkse afstemmingen een fluitje van een cent te maken.
Xero kan meerdere accounts, inkomstenstromen, kamertypes, vergoedingen en meer aan.
Preno en Xero zijn het droomteam voor het beheren van aanbetalingen en vooruitbetaalde reserveringen.
De automatiseringsfuncties van Xero kunnen uw personeel elke dag kostbare tijd besparen.
Preno's integratie met Xero is de meest complete van alle PMS'en en wordt in de Xero App Store beoordeeld met een perfecte 5 van de 5 sterren.
Geautomatiseerde facturen
Zonder een integratie zoals die tussen Preno en Xero, besteden hoteliers en boekhoudkundig personeel tot 10 uur per week aan het maken van facturen en het afstemmen van rekeningen. Het personeel zou normaal gesproken handmatig betalingsinformatie of stortingen in hun PMS en boekhoudsysteem moeten invoeren - in feite het dubbele van het werk.
Als uw eigendomsbeheersysteem niet communiceert met uw boekhoudsoftware, moet u handmatig gegevens invoeren, zoals de naam van de gast, boekingsdatums, kamerprijzen, toeslagen en meer. Klinkt dat als de meest efficiënte manier om dingen te regelen?
Omdat Preno en Xero samenwerken, worden reserveringsgegevens automatisch gesynchroniseerd met Xero's boekhoudsoftware, zodat facturen compleet en nauwkeurig zijn zonder druk werk. Het enige dat u hoeft te doen, is ervoor zorgen dat uw bankafschriftregel overeenkomt met de factuur van Xero. Makkelijk genoeg!
Mocht u echter nog aanpassingen willen doen aan de geautomatiseerde factuur, dan kan dat ook. Wanneer u een reservering opent in Preno, klikt u op een link om toegang te krijgen tot de Xero-factuur, daar kunt u de gewenste wijzigingen aanbrengen en de factuur eenvoudig afdrukken of e-mailen.
Stortingen en vooruitbetalingen
Vereist uw hotel aanbetalingen of biedt het vooruitbetalingsopties? Bij gebruik van een oude legacy PMS (niet cloudgebaseerd zoals Preno), kun je het systeem bijna zien bevriezen of je dat draaiende wiel des doods geven.
Preno daarentegen is gebouwd om deposito's gemakkelijk en snel te verwerken. Wanneer een gast zijn aanbetaling (of vooruitbetaling) betaalt, wordt de betaling geregistreerd in Preno en wordt er automatisch een factuur gegenereerd. Xero wijst de betaling automatisch toe aan de volledige factuur.
Binnen het reserveringsrecord van de gast verschijnt ook een link naar het record in Xero voor snelle referentie. Bij het uitchecken kunt u een volledige factuur voor de gast genereren met de details van de betalingen die zij voor, tijdens en na hun verblijf hebben gedaan, en deze met één druk op de knop afdrukken of e-mailen.
Ondersteuning voor meerdere accounts
Als de gedachte om aan het eind van de maand meerdere inkomstenstromen met elkaar te verzoenen u zorgen baart, dan is het tijd om uw boekhoudsoftware te upgraden en deze naadloos te integreren met uw PMS.
Veel hotels werken met verschillende bureaus, individuele reisbureaus en andere accounts - en zonder een systeem dat ze allemaal in evenwicht kan houden, kan het rapporteren aan het einde van de maand een ontmoedigende taak zijn.
Preno en Xero maken het factureren van accounts gemakkelijk (en leuk), omdat je met een paar klikken automatisch facturen voor reserveringen kunt genereren.
Trek gewoon een bureaureservering aan, voeg een aanbetaling of betaling toe en kies "Factuuragent" als betalingsmethode. Er wordt automatisch een factuur gegenereerd - voila!
Tijdbesparende voordelen
Preno en Xero besparen uw personeel elke week uren tijd - en omdat tijd geld is, heeft uw hotel wat extra geld in zijn metaforische zak nadat hij de overstap naar deze apps heeft gemaakt.
Door de uren van repetitieve, administratieve taken te verminderen, kan uw personeel meer tijd besteden aan taken die de gastervaring verbeteren. Het verminderen van de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan "druk" werk is niet het enige voordeel, u verkleint ook de kans op menselijke fouten op facturen en betalingen, waardoor er minder tijd wordt besteed aan serviceherstel of correcties.
Het moderniseren van uw boekhoudproces levert ook interessante inzichten op. De integratie van Preno met Xero omvat bijvoorbeeld details zoals een uitsplitsing van vergoedingen, roomservice-items en toeslagen om uw hotel meer inzicht te geven in realtime zakelijke trends. De geautomatiseerde rapportagetools in Preno en Xero kunnen uw meest populaire tarieven en minder populaire roomservicebestellingen onthullen en mogelijkheden bieden om een stapsgewijze omzetgroei te realiseren.
Heb je nog vragen over de integratie van Preno met Xero? Laat het ons weten!
Deze inhoud is samen gemaakt door Preno en Hotel Tech Report.
