Belangrijkste kenmerken van Inn-Flow-software voor arbeidsbeheer

De arbeidsbeheermodule van Inn-Flow omvat drie hoofdfuncties: het bijhouden van arbeidsprestaties, tijdregistratie en loonadministratie. Binnen de arbeidscomponent vindt u functionaliteit zoals planning en een prikklok. De salarismodule verwerkt loonstrookjes en analyses. Laten we op elk ervan wat dieper ingaan.

Planning op aanvraag

Dit type planning is uniek voor hotels, en Inn-Flow haalt gegevens uit uw PMS om de arbeidsbehoeften te helpen voorspellen. Dit betekent dat u geen papieren schema's meer hoeft te gebruiken en geen gesprekken meer hoeft te voeren over de planning. Het analysedashboard van Inn-Flow levert waarde aan GM's en eigenaren door u een blik in de toekomst te geven, zodat u er zeker van kunt zijn dat u niet overwerkt of te veel planning maakt op basis van bezettingswijzigingen. De software beschikt zelfs over een waarschuwingssysteem dat 'risico loopt' dat automatisch bijhoudt hoeveel uren een werknemer heeft gewerkt, dat vergelijkt met zijn of haar rooster en managers waarschuwt voor potentiële overwerkrisico's - waardoor uiteindelijk de arbeidskosten worden verlaagd door een betere planning mogelijk te maken.

Met Inn-Flow kunt u standaard dienstlengtes instellen, per dag van de week, en de uren die u nodig heeft voor elke rol, op basis van verschillende serviceniveaus bij een bepaald pand. Banketservers kunnen bijvoorbeeld 6 uur werken op weekdagen en 8 uur in het weekend. Voor het huishoudelijk personeel kunt u instellen hoeveel tijd er nodig is voor het schoonmaken van een verblijf of een vertrek.

Tijdklok

De biometrische prikklok van Inn-Flow is de plek waar medewerkers kunnen in- en uitklokken. Medewerkers gebruiken een iPad waarop de technologie van Inn-Flow is geïnstalleerd om veilig in en uit te kunnen schakelen. Met behulp van gezichtsherkenning klokken medewerkers in via Smile ID-technologie, waardoor ze geen codes hoeven in te toetsen of een vingerafdruk hoeven in te voeren. Deze methode elimineert de mogelijkheid dat een medewerker namens iemand anders inbelt. Managers kunnen instellingen bepalen, zoals hoe vroeg werknemers kunnen inklokken vóór het begin van hun dienst, bijvoorbeeld om de mogelijkheid te verkleinen dat werknemers moeten betalen voor uren die werknemers niet daadwerkelijk werken.

De urenstaten van werknemers komen terecht in hun urenstaten, die u indien nodig kunt bekijken en bewerken.

Voorspelling en planning

Wat zijn uw arbeidsbehoeften voor de komende week? Inn-Flow haalt gegevens uit uw PMS om uw personeelsbehoeften te voorspellen op basis van de bezetting, waarbij wordt gekeken naar het aantal aankomsten, vertrekken en verblijfsovernachtingen. Met behulp van deze gegevens en de dienstmodellen die u instelt, kunt u eenvoudig diensten naar het rooster slepen en neerzetten. Inn-Flow waarschuwt u als u overwerkt, en u kunt het schema opslaan als sjabloon voor gebruik in de komende weken. Als de planning van een specifieke medewerker moet worden gewijzigd, kunt u alleen die medewerker hiervan op de hoogte stellen via sms of e-mail, in plaats van meldingen naar iedereen op de planning te sturen. Het is ook printbaar in slechts twee klikken!

Een andere belangrijke input voor uw planning zijn verlofaanvragen. Inn-Flow houdt de PTO-opbouw bij voor elke werknemer en verlofaanvragen. Zodra de verlofaanvraag van een medewerker is goedgekeurd, verschijnt die medewerker niet eens op de lijst met beschikbare medewerkers voor diensten gedurende de periode dat hij afwezig is.

De planningsmodule krijgt lovende kritieken van hoteliers, onder meer van de hoofdingenieur van een groot hotel in Chicago, die zegt: “Ik vind de functie voor het kopiëren van planningen leuk, en de mogelijkheid om te zien hoeveel PTO elke werknemer beschikbaar heeft. Ik ben ook blij met de functie voor het afdrukken van schema’s.”

Loonlijst

Met behulp van de gegevens uit de arbeidsmodule, waaronder de urenstaat van medewerkers, verwerkt Inn-Flow de loonadministratie en voert de uitbetaling uit aan uw medewerkers. De salarisadministratie kan een goede optie zijn voor hotels met beperkte backoffice-bandbreedte; deze functie neemt het hele proces van het uitreiken van loonstrookjes van u over. Zodra de cheques zijn uitgegeven, neemt het systeem al uw loongegevens op en brengt deze terug naar de boekhoudmodule. Alles is met elkaar verbonden, zodat u een holistisch beeld krijgt van uw arbeidsbehoeften, uitgaven en trends.

Inn-Flow integreert met toonaangevende salarisaanbieders en fungeert als een echt verlengstuk van uw hotelteam. Voor hotels die gefrustreerd zijn door de slechte servicekwaliteit bij grotere loonadministratiebedrijven, heeft Inn-Flow toegewijde specialisten op het gebied van loonadministratieondersteuning om te helpen met eventuele vragen of technische behoeften.

Rapportage en analyse

Hoe verhouden uw loonkosten zich op een bepaalde dag tot het budget? Geen spreadsheets nodig; binnen Inn-Flow kunt u eenvoudig uw arbeidstotalen voor elke periode bekijken in het rapportagedashboard.

Een populaire analysetool is het Daily Flash Dashboard, dat uw werkelijke arbeidskosten vergelijkt met uw budget, plus uw kosten per bezette kamer, bezetting, kameromzet en arbeidskosten als percentage van de omzet. In het dashboard kunt u zelfs per hotel inzoomen op afdelingen, functies en zelfs gebruikers voor volledige zichtbaarheid en controle.

U kunt kiezen uit een van de vele rapportsjablonen van Inn-Flow, of u kunt uw eigen rapportsjabloon maken. Rapporten kunnen volgens een schema per e-mail worden verzonden of op aanvraag worden uitgevoerd.

Integraties

Om optimaal gebruik te kunnen maken van de planningsfuncties van Inn-Flow, moet u deze koppelen aan uw vastgoedbeheersysteem. Inn-Flow biedt integraties met veel populaire PMS'en, waaronder Hilton's OnQ, OPERA en Sabre's Synxis-platforms. Wanneer u met een verkoper van Inn-Flow spreekt, zorg er dan voor dat u bevestigt dat het systeem compatibel is met uw PMS.

Naast een PMS-integratie wilt u Inn-Flow verbinden met uw financiële instelling voor een naadloze loonverwerking. Als u ervoor kiest Inn-Flow niet te gebruiken voor de loonadministratie, kunt u verbinding maken met uw bestaande loonverwerker om ervoor te zorgen dat de gegevens vloeit terug naar de analysemodule.

Gebruikersinterface en gebruikerservaring

Hoteliers in de VS zijn tevreden over de gebruikerservaring die de software van Inn-Flow biedt. Een General Manager in San Jose, CA zegt: “Zeer tevreden met alle producten van Inn-Flow: boekhoudkundige, financiële en arbeidsmodules. Ik heb door de jaren heen veel boekhoudsoftware en hotelmanagementprogramma's gebruikt, en Inn-Flow is veel beter dan alle andere waarmee ik heb gewerkt.” En een AVA in Raleigh vermeldt dat Inn-Flow “Zeer gedetailleerd en gebruiksvriendelijk is. Ik gebruik het dagelijks en zelfs als je een beginner bent, is het heel eenvoudig te navigeren.”

Wanneer u een nieuw systeem implementeert, vooral een systeem met functies die zo cruciaal zijn als planning en een prikklok, is het belangrijk om een ​​systeem te vinden dat intuïtief is, zodat u niet zo sterk hoeft te vertrouwen op training en documentatie die werknemers kunnen gebruiken. het gereedschap adequaat. Omdat werknemers Inn-Flow elke dag zullen gebruiken, voorkomt een goed werkend systeem bovendien frustratie die kan ontstaan ​​door onhandige software of vol met storingen.

Klantenservice

Inn-Flow heeft de Global Customer Support-certificering van HotelTechReport behaald, wat betekent dat u service van wereldklasse kunt verwachten van het ondersteuningsteam van Inn-Flow. Inn-Flow heeft een handige online kennisbank, een handige manier om meer over de tool te leren en eventuele vragen zelf te beantwoorden. Inn-Flow heeft ook klantenservicemedewerkers beschikbaar via telefoon, e-mail en livechat voor meer persoonlijke hulp. Om ervoor te zorgen dat klanten zich gesteund voelen, plant Inn-Flow ook driemaandelijkse check-ins om er zeker van te zijn dat alles goed gaat en biedt het een forum voor vragen.