De boekhoudmodule van Inn-Flow is ontworpen als een alomvattende oplossing waarmee hoteliers kunnen gedijen in de unieke uitdagingen van boekhouding en boekhouding in de horeca. En het bedrijf heeft onlangs geïnvesteerd in een aantal nieuwe en bestaande functies die nog meer waarde voor hun klanten ontsluiten – en blijft innoveren en herhalen. Laten we eens kijken naar de belangrijkste functies die u in Inn-Flow aantreft.

Het afhandelen van crediteuren is vaak een vervelende en omslachtige verantwoordelijkheid, die veel handmatige gegevensinvoer en communicatie met andere belanghebbenden in het hotel met zich mee kan brengen. Inn-Flow heeft een paar nieuwe functies die het AP-proces stroomlijnen:

• Extractie van factuurgegevens: Na het scannen of uploaden van een factuur haalt Inn-Flow automatisch informatie uit de factuur (zoals het factuurnummer, het verschuldigde bedrag en de beschrijvingen van de regelitems) en koppelt deze aan een leverancier in uw systeem. Uw team kan deze invoer controleren om fouten te voorkomen. Dit kost veel minder tijd dan het handmatig invoeren van alle factuurgegevens. Inn-Flow biedt ook gratis documentopslag voor uw facturen in de “Bibliotheek” zodat u deze in de toekomst gemakkelijk kunt raadplegen.

• COA Auto-Mapping: de extractiefunctie van Inn-Flow wijst automatisch herkende factuurbeschrijvingen toe aan hun eerdere rekeningschema-items, waardoor de kostencategorisering wordt gestroomlijnd. Voor nieuwe artikelen typt u eenvoudigweg de beschrijving en het systeem zal het juiste COA voorstellen op basis van recent gebruik.

• Instellingen voor factuurgoedkeuring: Naast het standaardproces waarbij een AP-supervisor facturen goedkeurt, kunt u aangepaste instellingen configureren die extra goedkeurders vragen op basis van de leverancier, het rekeningschema of het dollarbedrag. U wilt bijvoorbeeld dat uw F&B-directeur F&B-facturen van meer dan $ 5.000 goedkeurt, maar hij of zij heeft geen inzicht nodig in elke afzonderlijke kleinere factuur. Dit is allemaal mogelijk met aangepaste instellingen voor factuurgoedkeuring.

• ePay: Leveranciers elektronisch betalen, in plaats van een papieren cheque te versturen, is niet alleen sneller en efficiënter, maar ook veiliger (in tegenstelling tot een papieren cheque worden uw rekeningnummers niet onthuld) en zijn er geen porto- of verwerkingskosten aan verbonden. Inn-Flow ondersteunt snelle elektronische betalingen, samen met traditionele betalingsopties zoals handmatige ACH, creditcard en cheque.

• Automatisering van afstemming: Het afstemmen van transacties kan een van de meest vervelende taken zijn die de financiële afdeling moet uitvoeren. De automatiseringsfunctionaliteit van Inn-Flow vermindert de handmatige arbeid die nodig is om uw rekeningen in goede staat te houden – en dagelijkse afstemming is mogelijk met slechts een paar klikken in plaats van dat u handmatig op elke bankrekening moet inloggen. Door de afstemming zo dicht mogelijk in realtime te benaderen, kunnen financiële managers inconsistenties meteen onderzoeken in plaats van te wachten tot het einde van de maand.

Het is geweldig om al uw financiële gegevens op één plek te hebben, maar het wordt nog waardevoller als u eenvoudig rapporten kunt genereren, inzichten kunt verzamelen en in realtime kunt begrijpen wat er aan de hand is. Een Inn-Flow-gebruiker, een CFO voor een groot hotelmanagementbedrijf, prijst de rapportagefunctionaliteit van Inn-Flow en zegt: "De mogelijkheid om met een muisklik eenvoudig in te zoomen op waar een getal vandaan komt, maakt het beoordelen supergemakkelijk."

• Geautomatiseerde rapporten: u hoeft zich geen zorgen te maken over het handmatig uitvoeren van rapporten elke keer dat u een kijkje wilt nemen in de financiële gegevens van uw hotel; Inn-Flow kan automatisch rapporten genereren en verzenden via e-mail volgens elk schema dat u instelt.
• Branchespecifieke compliance: Alle belangrijke financiële rapporten die Inn-Flow genereert, voldoen aan de USALi 11e editie.
• Meerdere hotels in één rapport: Ketens en managementgroepen zullen het op prijs stellen als ze de prestaties van meerdere hotels in hetzelfde rapport kunnen vergelijken, in plaats van de vervelende oplossing om meerdere rapporten uit te voeren en deze in Excel te combineren. Veel hotelspecifieke boekhoudsystemen missen deze functie, waardoor het een concurrentievoordeel van Inn-Flow is.

Omdat Inn-Flow waarschijnlijk niet de enige software is die uw hotel gebruikt, moet u er zeker van zijn dat deze kan worden geïntegreerd met andere systemen ter plaatse, vooral uw PMS. Inn-Flow ondersteunt integraties met veel systemen:

• PMS-integraties: Zorg voor een naadloze pijplijn van gegevens van en naar uw PMS met een PMS-integratie. Inn-Flow kan worden geïntegreerd met PMS'en zoals het OnQ-systeem van Hilton en het Synxis- platform van Sabre.
• Financiële app-integraties: u kunt Inn-Flow eenvoudig verbinden met uw bank voor een realtime synchronisatie van al uw transacties. Dit maakt real-time afstemming een fluitje van een cent en zorgt voor meer inzicht in saldi en transacties. Daarnaast integreert Inn-Flow met fraudedetectiesoftware en verschillende loonverwerkingssystemen .

• Andere integraties: Vul het dienstenpakket van Inn-Flow aan met integraties met software voor reputatiebeheer, zoals Medallia, en benchmarkgegevensbronnen uit de branche.

Inn-Flow investeert in het zo gebruiksvriendelijk mogelijk maken van hun systeem en het is duidelijk dat ze bij het doorvoeren van productverbeteringen naar de feedback van hoteliers hebben geluisterd. De interface is overzichtelijk en gemakkelijk te navigeren via de menubalk aan de linkerkant. Het scherm blijft relatief overzichtelijk, zelfs bij het uploaden van documenten zoals facturen. In plaats van documenten in nieuwe vensters te openen, verschijnt uw geüploade factuur in een deelvenster aan de zijkant van hetzelfde venster, wat betekent dat u niet in meerdere tabbladen of vensters hoeft te werken om een ​​taak uit te voeren. Een boekhoudcoördinator bij een groot resort in Richmond, VA, zegt over de gebruiksvriendelijkheid van Inn-Flow dat het “gemakkelijk is om deze software te leren en te gebruiken. Makkelijk om anderen te leren hoe ze de software moeten gebruiken.” En eigenaren en exploitanten van ketens of hotelgroepen zullen blij zijn te weten dat Inn-Flow de bedrijfsvoering van meerdere hotels binnen één systeem ondersteunt; schakel eenvoudig tussen hotels of voer zelfs rapporten uit die gegevens van verschillende accommodaties bevatten. Hoewel Inn-Flow momenteel is geoptimaliseerd voor desktopgebruik, is het toegankelijk via mobiele browsers. Houd ons bovendien in de gaten: een speciale mobiele app die is ontworpen om uw beheer onderweg te verbeteren, is in ontwikkeling en zal binnenkort deel uitmaken van de reeks functies van Inn-Flow.

Klanten van Inn-Flow kunnen profiteren van hoogwaardige ondersteuning gedurende de hele tijd dat ze de software gebruiken. Nadat u de Global Customer Support-certificering van HotelTechReport heeft ontvangen, kunt u eersteklas service verwachten van de ondersteuningsmedewerkers van Inn-Flow. Voor zelfbedieningsbronnen biedt Inn-Flow een online kennisbank, trainingsvideo's en handige tooltips in de hele webapp. Voor meer persoonlijke ondersteuning zijn de vertegenwoordigers van Inn-Flow beschikbaar via telefoon, e-mail en livechat. Om ervoor te zorgen dat klanten zich gesteund voelen, plant Inn-Flow ook driemaandelijkse check-ins om er zeker van te zijn dat alles goed gaat en biedt het een forum voor vragen.

Bovendien luistert Inn-Flow voortdurend naar klanten, neemt die feedback op in hun roadmap en lanceert nieuwe functies die waarde toevoegen. Een klant van Inn-Flow, een financieel directeur van een boetiekhotel in Seattle, zegt: "Ik vind het erg leuk dat het bedrijf voortdurend wordt bijgewerkt en nieuwe functies toevoegt." Klanten kunnen op elk moment functieverzoeken indienen via het Helpcentrum.

Als u op zoek bent naar hotelboekhoudsoftware met de optie om volledige boekhouddiensten op te nemen die handmatige arbeid kunnen verminderen, het risico op menselijke fouten kunnen verkleinen en financiële activiteiten kunnen centraliseren, dan is Inn-Flow een uitstekende keuze voor individuele hotels en groeiende hotelgroepen. . De indrukwekkende automatiseringsfuncties en de breedte van de integraties maken Inn-Flow tot een solide aanvulling op uw tech-stack. Hoewel het misschien niet zo populair is als sommige branche-agnostische systemen van grote namen, kan de hotelspecifieke functionaliteit van Inn-Flow een enorm verschil maken bij het overwinnen van de unieke uitdagingen waarmee hotels in de financiële ruimte worden geconfronteerd.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Inn-Flow en HotelTechReport