Om echt te begrijpen wat er gebeurt in uw hotel, portfolio of managementbedrijf, moet u veel gegevens doorzoeken. Big data kan krachtige inzichten opleveren, maar de uitdaging ligt in het structureren van die gegevens op een manier die gemakkelijk te interpreteren en te handelen is. Voor hoteliers die klaar zijn om de volgende stap te zetten naar meer datagestuurde beslissingen, kan een business intelligence-platform enorme waarde opleveren. Maar de meeste BI-tools zijn niet ontworpen met hotels in het achterhoofd, dus hun bruikbaarheid is beperkt als het gaat om commerciële organisaties in de horeca.

In dit artikel bespreken we een BI-tool gemaakt door hoteliers, voor hoteliers: HotelIQ . Via deze recensie laten we u kennismaken met de reeks functies en rapporten van HotelIQ, zodat u kunt beoordelen of deze geschikt is voor uw bedrijf.

Inleiding tot de nieuwe Decision Cloud van HotelIQ

Het doel van HotelIQ is om hoteliers te helpen bij het organiseren van gegevens, deze analyseren, de volgende stappen plannen en samenwerken met hun team en de hele organisatie. Daarbij wil HotelIQ hoteliers de lenzen geven die ze nodig hebben om inzichten uit big data te halen en intelligentere beslissingen te nemen. Deze focus op besluitvorming is de reden waarom HotelIQ hun onlangs gelanceerde analysesuite "Decision Cloud" noemde, wat een upgrade is van hun oude interface in termen van zowel functionaliteit als gebruikerservaring.

De nieuw gelanceerde Decision Cloud heeft een veel visuelere benadering en lijkt meer op het startscherm op een iPad. Een opvallende toevoeging is de zoekbalk, waarmee gebruikers kunnen zoeken naar de belangrijkste rapportagetermen waarnaar ze op zoek zijn, zoals 'tempo' of 'boekingskanalen'. Rapporten die voldoen aan de zoekcriteria verschijnen.

Binnen één app herbergt HotelIQ al uw hotelgegevens, die rechtstreeks vanuit uw PMS worden ingevoerd. Door op de lange termijn te denken, kan HotelIQ tijd besparen door de noodzaak om uw eigen rapporten in Excel te maken te elimineren en het e-mailvolume te verminderen; de interface is een enkele bron van waarheid voor medewerkers ter plaatse en op afstand. Een wereld met minder wekelijkse vergaderingen en geen handmatige rapportering is dichterbij dan je zou denken.

Analyseren: dashboard en rapporten

Het kenmerkende kenmerk van HotelIQ is de rapportagesuite; deze bibliotheek met dashboards en rapporten brengt de meest gebruikte gegevens binnen handbereik. Deze module is vooral handig voor omzetmanagers en verkoopmanagers, maar algemene managers en operations managers kunnen ook profiteren van inzichten die uit deze rapporten worden verkregen.

De dashboardbibliotheek bevat visualisaties voor ophalen en tempo, marktsegmenten, boekingskanalen, geografische markten en meer. HotelIQ-abonnees kunnen ook modules voor accountbeheer en een STR-integratie toevoegen, die niet bij het meest basispakket zijn inbegrepen.

Door op een van de tegels op het startscherm te klikken, kom je op een Dashboard. In dit voorbeeld zien we het dashboard Marktsegmenten. Dashboards zijn vrij visueel - u ziet grafieken en grafieken met de mogelijkheid om te filteren op hotel, hotelgroep en datumbereik. Het doel van het dashboard is om de gegevens toegankelijk en gemakkelijk te begrijpen te maken, zelfs voor teamleden buiten de inkomstenbeheer- of verkoopteams die mogelijk minder vertrouwd zijn met gegevens.

Naast de Dashboard-visualisaties kunt u de onbewerkte gegevens in een standaard tabelindeling bekijken.

Om gedetailleerder te worden, kunt u kiezen uit een paar rapporten die op verschillende manieren gegevens uit het dashboard segmenteren. Rapporten hebben meer filters dan dashboards, waarmee u precies in de gewenste gegevens kunt graven. U kunt filteren op kamerklasse, distributiekanaal, loyaliteitslidmaatschap en meer.

Naast het Marktsegmenten dashboard is een ander veelgebruikt dashboard het Pick-up en Tempo dashboard. Dit is een favoriet van omzetmanagers en verkoopmanagers, die de mogelijkheid zullen waarderen om de rapporten te filteren op accountnaam of marktsegment naast de standaard hotelnaam- en datumfilters.

De ophaalrapporten kunnen worden opgehaald op boekdatum of verblijfsdatum, en u kunt inzoomen op het tariefcodeniveau om de prestaties op het meest gedetailleerde niveau te bestuderen.

U kunt dit rapport ook draaien om het ophalen te zien op kamertype, distributiekanaal, feedermarkten en meer.

Het Geo Markets-dashboard wordt meestal gebruikt door omzet- en verkoopteams, maar marketingmanagers kunnen ook interessante trends ontdekken rond seizoensinvloeden en verschillen per locatie, vooral voor beheermaatschappijen die in veel markten actief zijn.

Het dashboard Boekingskanalen belicht de productie op niet alleen kanalen van derden, maar ook op subsegmenten van uw directe kanaal, zoals het vergelijken van telefonische reserveringen en walk-ins met websiteboekingen.

U kunt de hotelprestaties in het algemeen bekijken op het Total Revenue-dashboard, dat de inkomsten opsplitst per operationele afdeling, zoals kamers en F&B. Hoewel de meeste rapporten van HotelIQ het nuttigst zijn voor inkomstenbeheer of verkoop, kan deze relevant zijn voor operationele teams, algemene managers en zelfs eigenaren die de prestaties van individuele eigendommen of inkomstenstromen willen begrijpen.

Veel HotelIQ-abonnees gebruiken hun STR-integratie, die uw STR-gegevens ophaalt en uw eerlijk aandeel vergelijkt met uw prognose, waardoor sommige analyses worden geautomatiseerd die u anders handmatig in Excel zou moeten doen. HotelIQ kan namens u ook uw dagelijkse, gesegmenteerde gegevens aan STR doorgeven, voor verdere automatisering en tijdwinst.

Hoewel HotelIQ vol zit met waardevolle rapporten, is elk hotelbedrijf anders, dus als je geen rapport ziet dat je nodig hebt, kun je altijd je eigen rapport maken met de Sandbox Self-Service-app.

Organiseren: gegevensbeheer

Hoewel de analysemodule van HotelIQ zeker krachtig is, kan het nutteloos zijn als je niet begint met nauwkeurige gegevens. Met de gegevensbeheerfuncties van HotelIQ kunt u gemakkelijk gegevens in uw hele portfolio opschonen, corrigeren en standaardiseren, zodat u op uw rapporten kunt vertrouwen.

Een essentiële en tijdbesparende functie is Onderhoud van tariefcodes, waarmee u snel verkeerd gecategoriseerde tariefcodes kunt corrigeren. Als bijvoorbeeld meerdere hotels in uw portfolio kamers boeken voor dezelfde zakelijke rekening, Bob's Bank, maar het ene hotel gebruikt tariefcode BOBSBANK en een ander hotel gebruikt BOBBANK, dan kunt u de tariefcodes in HotelIQ aanpassen zodat ze in dezelfde regel vloeien item op rapporten. Houd er rekening mee dat deze wijzigingen alleen voor rapportagedoeleinden zijn binnen HotelIQ, de wijzigingen vloeien niet terug naar het PMS.

Een andere handige functionaliteit voor multinationale hotelketens of beheermaatschappijen is de module Valuta's. Met HotelIQ kunt u uw eigen omrekeningskoersen inbouwen voor specifieke periodes (bijvoorbeeld per maand) en valuta-instellingen toevoegen aan specifieke hotels. Als u bijvoorbeeld hotels exploiteert in Mexico, Canada en de VS, maar uw hoofdkantoor zich in de VS bevindt, wilt u wellicht rapporten op hoog niveau in Amerikaanse dollars zien. Met deze instellingen kunt u rapportages en prognoses op portfolioniveau in één valuta bekijken.

Aangezien HotelIQ dagelijks data ontvangt van het PMS, wil je direct weten of het systeem een datafout of een inconsistentie oppikt. Het waarschuwingsvenster op de HotelIQ-homepage bevat realtime meldingen van gegevensfouten die moeten worden verholpen.

Plan: trends voorspellen en gegevens operationaliseren

Met zoveel beschikbare rapporten, is het belangrijk om te onthouden dat het doel van HotelIQ niet alleen is om gegevens te analyseren, maar om die gegevens te gebruiken om beslissingen te nemen. HotelIQ lanceert binnenkort een bijgewerkte Forecast-module die hoteliers helpt bij het plannen van de toekomst, geholpen door Machine Learning (ML), maar in de tussentijd heeft de app een paar manieren om u te helpen de gegevens in de echte wereld te gebruiken.

De HotelIQ-conciërge bevat een verzameling rondleidingen en gidsen om u te laten zien hoe u elke functie in de app kunt gebruiken. Er is ook een rondleiding die u stap voor stap door de verschillende modules leidt, zodat u zeker weet dat u de lessen die u in de rapporten vindt, in praktijk kunt brengen.

Antwoorden op veelgestelde vragen zijn te vinden in het Helpcentrum, en als je meer hulp of een praktische training wilt, kun je altijd contact opnemen met de HotelIQ Service Desk.

Samenwerken: delen en abonnementen

Ten slotte geeft HotelIQ hoteliers tools voor een betere samenwerking tussen teams, hotels en bedrijven. Gegevens zijn het krachtigst en het meest operationeel wanneer ze gedemocratiseerd zijn, dus de software moedigt gebruikers aan om rapporten te delen of abonnementen op te zetten om ervoor te zorgen dat iedereen die gegevens nodig heeft, deze gemakkelijk kan krijgen.

Op elk rapport ziet u een pictogram 'delen' waarmee u dat exacte rapport naar elke gebruiker kunt sturen, inclusief de door u geselecteerde parameters en filters. Maar het handmatig verzenden van rapporten is niet altijd efficiënt, dus er is ook een optie om rapportverzendingen in een aangepaste cadans te plannen. U kunt bijvoorbeeld een temporapport plannen om elke maandag om 8 uur 's ochtends naar het hele verkoopteam te gaan. Dit zorgt ervoor dat iedereen naar dezelfde gegevens kijkt, zonder het handmatige werk van het exporteren van het rapport, het aan een e-mail toevoegen en handmatig op "verzenden" drukken.

Het plannen van rapporten is een geweldige manier om drukke of minder gegevensgerichte teamleden vertrouwd te maken met cijfers. Door een rapport te configureren dat precies de benodigde gegevens toont - met reeds toegepaste filters - kunt u algemene managers of eigenaren een snelle momentopname van de prestaties geven in een gemakkelijk te verwerken indeling.

HotelIQ is ontworpen voor hotelgroepen van elke omvang

HotelIQ stopt veel analytische spierkracht en rekenkracht in een laagdrempelig en gebruiksvriendelijk pakket. HotelIQ blinkt uit bij grote managementbedrijven die tientallen - of honderden - hotels in veel markten exploiteren, en de software is gebouwd om meerdere valuta's, portfoliogroepen en gebruikerstypen te accommoderen. Het is ook ideaal voor hotels met zware zakelijke activiteiten, met rapportage waarmee u tot op accountniveau kunt inzoomen om trends in elk microsegment echt te begrijpen.

HotelIQ heeft een minimumbedrag van 100 kamers per maand. Hoewel dat voor high-end full-service accommodaties geen probleem zal zijn, is HotelIQ mogelijk te robuust voor hostels, b&b's en kleinere onafhankelijke hotels waarvoor PMS-rapporten zouden moeten volstaan. Kleinere, onafhankelijke hotels zijn misschien geïntrigeerd door de rapportagefunctionaliteit van HotelIQ, maar deze accommodaties zullen waarschijnlijk niet profiteren van alle functies van HotelIQ. Doorgaans zullen hotelgroepen, beheermaatschappijen en vermogensbeheerders met 10 of meer eigendommen het meest profiteren van een oplossing als HotelIQ.

Hoewel perfect voor grote ondernemingen, is de nieuwe Decision Cloud-update ontworpen om beperkte functionaliteit tegen lagere kosten te bieden aan kleinere hotelgroepen die mogelijk niet alle mogelijkheden van grote ondernemingen nodig hebben.

Heeft u nog vragen over HotelIQ en wat het biedt? Bekijk hier echte gebruikersrecensies.

Deze inhoud is samen gemaakt door HotelIQ en Hotel Tech Report.