Of u nu een manager van een boetiekhotel bent of de eigenaar van een groot resort, uw belangrijkste hulpbron zijn uw teamleden. Hoe combineer je salarisadministratie, papierwerk en prestatiebeoordelingen? Net zoals een PMS alles regelt met betrekking tot uw vastgoedactiviteiten, stroomlijnen HRIS-systemen uw personeelsactiviteiten, van de administratie van de vergoedingen tot de rapportage van HR-systemen. Moderne HRIS-systemen worden niet alleen gebruikt door HR-professionals, maar zijn tegenwoordig zo gebruiksvriendelijk dat de meeste zelfbedieningssoftwareoplossingen voor werknemers hebben die de werknemerservaring verbeteren.

In dit artikel laten we u kennismaken met deze belangrijke software, leggen we uit welke functies het kan bieden en onderzoeken we de voordelen die uw hotel kan realiseren door het te implementeren. In slechts een paar minuten kunt u beter geïnformeerde beslissingen nemen over de technologische behoeften van uw HR-organisatie. Met de juiste technologiepartner kunt u uw medewerkers in staat stellen om te gedijen op het werk en zich te concentreren op wat belangrijk is: een geweldige gastervaring bieden.

HRIS-software of HRMS: wat is het verschil?

Een personeelsinformatiesysteem, of HRIS, heeft veel verschillende namen. U kunt het ook zien als een human resource management-systeem (HRMS), een talentmanagementsysteem (TMS) of een human capital management-systeem (HCM). Al deze afkortingen staan voor hetzelfde: een systeem dat uw personeelsactiviteiten centraliseert. Deze systemen bevatten uw werknemersdatabase, verwerken de salarisadministratie, stellen prestatiebeoordelingen samen, voeren rapporten en analyses uit en meer. Personeelszaken gebruiken het systeem dagelijks, terwijl alle werknemers en managers indien nodig toegang hebben tot een portaal om salarisinformatie te bekijken, in en uit te klokken en hun doelen te volgen.

Welke functies biedt een HRIS?

Op een hoog niveau helpt een HRIS uw personeelsteam om hun werk beter te doen, en helpt het werknemers hun salarisadministratie en prestaties te beheren. Maar welke specifieke kenmerken vind je in een HRIS?

• Medewerkersdatabase: een HRIS bevat uw medewerkersdatabase; u kunt werknemersinformatie zoals verjaardagen, contactgegevens, startdatum, vergoedingen, contracten en meer veilig opslaan voor gemakkelijke toegang binnen het systeem.

• Urenregistratie: Uurwerknemers, zoals huishoudelijk personeel of restaurantservers, kunnen in- en uitklokken via een module in uw HRIS. Geïntegreerde, digitale urenstaten verminderen de kans op menselijke fouten en stellen u in staat om personeelsgegevens te analyseren om de planning te optimaliseren.

• Salaris: Uw HRIS kan het volledige salarisproces automatiseren, van het beheren van informatie over vergoedingen tot het uitbetalen van betalingen.

• Voordelen: De HRIS maakt het inschrijven van voordelen eenvoudig; medewerkers kunnen zich aanmelden of beleid wijzigen in een selfserviceportal.

• Medewerkersportal: medewerkers hebben toegang tot een zelfbedieningsdashboard in de HRIS waar ze niet alleen voordelen kunnen bekijken en beheren, maar ook salaris- of bankgegevens, doelen en prestaties, een werknemersdatabase, verlofaanvragen, interne vacatures en meer .

• Sollicitanten volgen: Hotels huren vaak in en het beheren van sollicitanten is geen gemakkelijke taak. Een HRIS kan het sollicitatieproces stroomlijnen, zowel voor de sollicitant als voor uw HR-team. Sommige softwareleveranciers bieden afzonderlijke systemen voor het volgen van kandidaten (ATS), maar een uitgebreide HRIS zal er een bevatten.

• Onboarding en training: u kunt het onboardingproces voor nieuwe medewerkers centraliseren in de HRIS om consistentie te garanderen in de eerste paar dagen van elk nieuw teamlid bij uw accommodatie. Uw HRIS kan ook doorlopende trainingen voor medewerkers en managers organiseren en monitoren.

• Prestatiebeheer: een HRIS bevat vaak functionaliteit voor het stellen van doelen, het volgen van prestaties, het geven van feedback en het opnemen van aantekeningen van prestatiebeoordelingen.

• Rapportage: met zoveel gegevens in één centraal systeem, biedt de HRIS robuuste rapportagefuncties om u een beter inzicht te geven in de demografische gegevens van uw werknemers, planningsbehoeften, het gebruik van secundaire arbeidsvoorwaarden en meer.

Sommige toonaangevende HRIS's, zoals Workday en Oracle, bevatten al deze functies en meer. Als uw hotel specifieke behoeften aan HR-software heeft, kunt u ook leveranciers vinden die slechts een of twee van deze diensten leveren. Greenhouse en Lever zijn bijvoorbeeld volgsystemen voor sollicitanten, dus ze bieden geen loonlijst of voordelen aan ingehuurde werknemers.

Waarom een HRIS gebruiken?

Het is zeker mogelijk om secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie zonder HRIS af te handelen, maar dat is niet de ideale manier om een HR-organisatie te runnen. Vooral in de horeca, waar het verloop hoog is en de teams groot zijn, kan een HRIS efficiëntie, transparantie en zelfs kostenbesparingen opleveren. Welke voordelen kunt u verwachten als u een HRIS implementeert?

• Automatisering van terugkerende taken en gegevensinvoer, zoals salarisadministratie, personeelsdossiers en contracten, zodat uw HR-team tijd kan besteden aan belangrijkere en impactvollere projecten.

• Efficiëntere HR-activiteiten door medewerkers selfservicetoegang te bieden. In plaats van contact op te nemen met HR voor hulp bij het inschrijven van uitkeringen, het controleren van salarisgegevens of het aanvragen van vrije tijd, kunnen werknemers de selfserviceportal gebruiken. Medewerkers zullen het ook op prijs stellen om direct toegang te hebben tot deze diensten.

• Nauwkeurigheid in urenstaten en salarisadministratie door de kans op menselijke fouten te elimineren.

• Veilige opslag voor werknemers- en financiële informatie - veel veiliger dan een archiefkast! Digitale opslag is ook minder duur en milieuvriendelijker dan traditionele papieren personeelsdossiers.

• Toegang tot werknemers-, belasting- en juridische documenten om naleving te garanderen. De HRIS kan verschillende vormen van werknemersdocumentatie, certificeringen en contactgegevens opslaan, mocht u deze op enig moment nodig hebben.

• Duidelijkheid over de toewijzing van personeel. Door urenregistratiegegevens te analyseren, kunt u de planning optimaliseren voor uurafdelingen zoals de huishouding, de receptie en F&B.

• Gelukkigere medewerkers en een hogere medewerkersbetrokkenheid. Door de functionaliteiten voor prestatiebeheer kunnen managers hun directe ondergeschikten beter coachen en begeleiden naar hun loopbaandoelen, wat het verloop kan verminderen.

Hoe kies je de juiste HRIS?

Wilt u de voordelen van een HRIS in het HR-beheerproces van uw hotel opnemen, zodat u werknemersgegevens (en personeelsvoordelen) kunt stroomlijnen en tegelijkertijd de besluitvorming kunt verbeteren? Beslissen om een HRIS te implementeren is een relatief gemakkelijke beslissing; beslissen welke HRIS moeilijk kan zijn. Bij het afwegen tussen de verschillende beschikbare systemen is het belangrijk om deze criteria in gedachten te houden:

• Kosten - hoeveel wil je uitgeven?

• Functionaliteit - welke functies heb je echt nodig?

• Klantenondersteuning - wil je hands-on, 24/7 ondersteuning van de leverancier?

• Branche-expertise - hoewel u uw HRIS niet per se nodig heeft om volledig aanpasbaar te zijn, wilt u er zeker van zijn dat deze is gebouwd voor de behoeften van uw HR-afdeling. Horecabedrijven hebben doorgaans veel ploegenarbeid en deeltijdwerkers, dus u moet er zeker van zijn dat elk systeem dat u kiest eerder met hotelbedrijven heeft gewerkt.

Met zo'n breed scala aan systemen op de markt, zult u merken dat er ook een grote verscheidenheid is in termen van kosten en functionaliteit. Als u een klein onafhankelijk hotel runt, heeft u waarschijnlijk geen systeem nodig dat een reeks functies biedt voor wereldwijd talentbeheer. Aan de andere kant, als u beslist welk systeem u op merk- of bedrijfsniveau wilt implementeren, zijn robuuste rapportagetools en ondersteuning voor werknemers op meerdere locaties van cruciaal belang. De beste manier om te bepalen of een HRIS geschikt voor u is, is door u aan te melden voor een demo of een gratis proefversie.

Hebben we belangrijke functies of voordelen gemist die een HRIS kan bieden? Welke systemen raden jullie aan? Laat het ons weten!