MeetingPackage breidt samenwerking met Cvent uit voor volledig geautomatiseerde groepsoffertecreatie voor hotels.

MeetingPackage, het toonaangevende gecentraliseerde platform voor verkoop- en reserveringsbeheer voor groeps-, vergader- en evenementboekingen, heeft vandaag een belangrijke uitbreiding van de integratiemogelijkheden met Cvent aangekondigd. Door de productontwikkeling af te stemmen op de onlangs aangekondigde API's van Cvent, kunnen hotels binnenkort complete groepsboekingsvoorstellen rechtstreeks vanuit het MeetingPackage-platform aanmaken, beheren, automatiseren en synchroniseren. Hierdoor hoeven hotelteams niet langer handmatig voorstelworkflows in meerdere systemen te beheren.

De nieuwe mogelijkheden bouwen voort op de reeds succesvolle samenwerking tussen MeetingPackage en Cvent, waarbij meer dan 200 hotels MeetingPackage al gebruiken om inkomende Cvent RFP-workflows te automatiseren. De bedrijven verwachten dat tegen het einde van het jaar meer dan 2.000 hotels via het integratie-ecosysteem verbonden zullen zijn.

Automatisering integreren in het volledige verkoopproces voor groepen.

MeetingPackage maakt momenteel geavanceerde RFP-automatisering mogelijk, waarmee Cvent-voorstellen worden omgezet in hotelspecifieke aanbiedingen door automatisch de werkelijke beschikbaarheid, kamertypes, vergaderproducten, arrangementen en diensten te matchen — zonder dat hotelteams handmatig de beschikbaarheid hoeven te controleren of producten één voor één hoeven te koppelen.

Met de volgende fase van de integratie kunnen hotels het volgende doen:

• Maak en beheer complete groepsvoorstellen rechtstreeks vanuit MeetingPackage.

• Automatiseer het genereren van offertes op basis van bedrijfsregels en beschikbaarheid.

• Controleer en keur AI-ondersteunde en geautomatiseerde offerteworkflows goed voordat u ze synchroniseert met Cvent.

• Elimineer dubbel handmatig werk in verkoopsystemen.

• Lever snellere reactietijden en nauwkeurigere offertes aan planners.

De eerste fase van de verbeterde mogelijkheden voor het opstellen van offertes – gericht op groepsboekingen zonder M&E-vereisten – zal naar verwachting worden gelanceerd voorafgaand aan Cvent CONNECT, de belangrijkste branche- en klantconferentie van Cvent, van 13 tot en met 16 juli. Uitgebreidere functionaliteit ter ondersteuning van volledige M&E-offerteworkflows is gepland vóór eind 2026.

"Dit is een belangrijke stap richting volledig verbonden en geautomatiseerde groepsboekingsprocessen voor hotels", aldus Joonas Ahola, oprichter en CEO van MeetingPackage. "Hotels hoeven de beschikbaarheid niet langer te controleren via verschillende systemen, of kostbare verkooptijd te besteden aan repetitief operationeel werk. Samen met de nieuwe API-mogelijkheden van Cvent helpen we hotels het volledige offertetraject te automatiseren, terwijl ze volledige controle behouden over goedkeuringen, workflows en de klantervaring."

Het bouwen van een gecentraliseerd commercieel platform voor de horeca.

De uitgebreide Cvent-functionaliteiten maken deel uit van MeetingPackage's bredere visie om alle activiteiten rondom groepsboekingen, vergaderingen en evenementen te centraliseren en te automatiseren binnen één commercieel platform.

MeetingPackage functioneert niet als een op zichzelf staande automatiseringslaag voor offertes, maar bouwt een compleet ecosysteem voor verkoop en commercie waarmee hotels aanvragen, offertes, voorraadbeheer, workflows, automatisering, digitale verkoopkanalen en commerciële activiteiten in elke fase van de klantreis kunnen beheren.

MeetingPackage biedt hotels en hotelgroepen al de mogelijkheid om commerciële activiteiten te centraliseren en te automatiseren voor de verkoop van groepen, vergaderingen en evenementen.

Het platform ondersteunt momenteel al:

• AI-gestuurde en agentgebaseerde automatisering voor het beantwoorden van inkomende vragen en e-mails.

• Geautomatiseerde workflows voor het genereren en goedkeuren van offertes

• Boekingssystemen voor groepen en vergaderingen & evenementen

• Een Channel Manager die directe verbinding mogelijk maakt met toonaangevende marktplaatsen en vraagkanalen.

• Werkprocessen voor commercieel beheer op en boven het terrein.

• Gecentraliseerde verkoopactiviteiten voor alle merken, regio's en portfolio's.

• Digitale transformatie van traditionele, handmatige verkoopkanalen naar geïntegreerde workflows voor offertes en boekingen.

Hotels die het volledige MeetingPackage-platform gebruiken, zien momenteel een gemiddelde conversieratio van 60-70% voor gewonnen versus verloren offertes. Dit toont de impact aan van automatisering, gecentraliseerde processen en snellere reactietijden op de commerciële prestaties.

Het platform maakt rechtstreeks verbinding met zowel PMS- als Sales & Catering-systemen, afhankelijk van de operationele structuur van elk hotel of elke hotelgroep. MeetingPackage integreert momenteel met systemen zoals Oracle Opera, Mews, Event Temple, iVvy, Backyou en Thynk, en er zijn plannen om voor het einde van het jaar nog twee tot vier hospitality-systemen toe te voegen.

Deze integraties stellen hotels in staat om inventaris, beschikbaarheid, offerteprocessen en commerciële activiteiten in realtime te synchroniseren, terwijl de flexibiliteit in verschillende operationele omgevingen behouden blijft.

Ondersteuning van wereldwijde hotelmerken

Het MeetingPackage-platform en de integratiemogelijkheden met Cvent worden al gebruikt door toonaangevende internationale hotelgroepen en -exploitanten, waaronder merken als Sonesta, Premier Inn en Accor.

Nu hotelketens blijven investeren in automatisering, gecentraliseerde verkoopprocessen en AI-gestuurde commerciële workflows, biedt de uitgebreide samenwerking tussen MeetingPackage en Cvent hotels een schaalbare manier om de reactietijden te verkorten, de nauwkeurigheid van offertes te verbeteren en de operationele kosten te verlagen.