Een tijdje geleden was mijn team op zoek naar een evenement voor de HotelTechReport-gemeenschap. Ons budget was $ 25.000 en we wisten precies waar we het feest wilden geven. De locatie zou een trendy hoteldak in het centrum van Los Angeles zijn.

Ik nam contact op met de verkoopmanager van het hotel om te informeren naar het boeken van het hippe dakterras in het centrum van Los Angeles op 19 oktober via het RFP-formulier op hun website. Pas op 31 oktober antwoordde de verkoop- en cateringcoördinator mij zelfs met een menu. Tegen die tijd had mijn team al een suite geboekt in de Hyde Lounge in de Crypto dot com arena, wat betekende dat dit hotel net $ 25.000 aan zeer winstgevende inkomsten uit evenementenruimte had misgelopen.

Dit soort inkomstenverlies komt voortdurend voor bij hotels over de hele wereld. Het gebrek aan moderne tools en processen zorgt voor een slechte ervaring voor de gast (dat wil zeggen mijn team), omdat we niet kregen wat we wilden en inkomsten voor het hotel misliepen. Het ervaren inkomstenverlies bedraagt ​​feitelijk veel meer dan $25.000 als je bedenkt dat de waarschijnlijkheid dat mijn team die locatie in de toekomst zou boeken ook dramatisch is gedaald. Bovendien is dit hotel de volgende keer dat een klant of partner om aanbevelingen voor lokale locaties in mijn stad vraagt, van onze lijst verwijderd. Groepsreisplanners zijn mensen van mensen, wat betekent dat dit soort gemiste doorverwijzingsmogelijkheden het dalende marktaandeel van de groepsverkoop in de loop van de tijd verder versterken zonder dat een GM of eigenaar ooit inzicht heeft in de reden waarom, omdat het oorzakelijk verband gewoon niet in de gegevens zichtbaar is.

Echt gesprek waarbij de hotelverkoopmanager het hotel in Los Angeles $ 25.000 kost vanwege een responstijd van 11 dagen

Er is een samenloop van gedragsveranderingen die de stijgende populariteit van kleine groepsboekingen verklaren, waaronder:

• Teambuilding op de thuismarkt: Toegenomen behoefte aan lokale netwerkteambuilding buiten de locatie voor teams op afstand die vanuit huis werken.

• Mondiale cultuurbevordering: Werken op afstand stelt bedrijven open voor mondiale talentenpools, maar het nadeel is minder cohesie. Kleinere, frequentere externe locaties maken intieme bindingservaringen mogelijk.

• Verkoopgestuurde bijeenkomsten: Door het toenemende op AI gebaseerde verkoopbereik neemt de behoefte aan kleinere persoonlijke bijeenkomsten toe om zich te onderscheiden van de concurrentie met face-to-face interactie.

Ongeacht de verklaringen voor deze verschuivingen is één ding duidelijk: er is een nieuw soort groepsboekingen bij hotels, wat betekent dat oude verkoopstrategieën niet langer relevant zijn voor de markt.

Zakenreizen zijn ongetwijfeld terug en de chauffeurs zijn niet verrassend. Volgens een recent onderzoek van Deloitte gelooft slechts 11% van de bedrijfsleiders dat technologie de waarde van het persoonlijk opbouwen van klantenrelaties kan vervangen, en gelooft slechts 7% dat technologie de kracht heeft om de persoonlijke klantenwerving te vervangen. In 2023 keerden live-evenementen terug als de belangrijkste drijfveer van zakenreizen (tegenover de vijfde plaats in 2022).

Hotels die alleen naar deze gegevens kijken, zullen optimistische voorspellingen ontwikkelen, maar de realiteit is dat de aard van deze reizen is veranderd. Eén van die verschuivingen betreft meer lokaal reizen, waarbij 67% van de bedrijven zegt dat werknemers meer naar steden reizen die op rijafstand liggen. Een andere verschuiving betreft bezoeken aan het hoofdkantoor. Nu werknemers zijn verhuisd in het tijdperk van werken op afstand, zorgen de stijgende kosten van levensonderhoud in grote steden en andere factoren ervoor dat het voor teamleden steeds belangrijker wordt om hoofdkantoorlocaties te bezoeken.

Gerhard Wasem, directeur Product Management van Duetto (voorheen oprichter van MiceRate), begrijpt deze markt en de uitdagingen maar al te goed.

“Nu de doorlooptijden dichter bij de datums van evenementen komen, moet er op korte termijn informatie aan de klant worden verstrekt. We hebben ook te maken met een jongere generatie, werkzaam als evenementenplanners, die gewend zijn aan geautomatiseerde processen en informatie op aanvraag, of er zelfs op aandringen”, vertelde hij me.

“Aan de andere kant zorgen personeelsproblemen in hotels ervoor dat we een gebrek aan ervaring hebben met de verkoop van conferenties. Dit kan ertoe leiden dat offertes worden opgesteld die niet zijn afgestemd op de marktvraag en de inkomstenstrategie van het onroerend goed, wat leidt tot omzetverlies.

“Technologie kan helpen deze problemen op te lossen door bruggen te bouwen tussen het hotel en de klant, waardoor het offerteproces wordt gestroomlijnd”, legt Wasem uit.

Duetto's overname van MiceRate , een op algoritmen gebaseerd inkomstenbeheersysteem ontworpen voor vergader- en evenementenruimtes, biedt een krachtige oplossing voor deze uitdagingen. Door het boekingsproces te automatiseren, live beschikbaarheid en offertes aan te bieden en dynamische prijzen te implementeren, transformeert Duetto de manier waarop hotels groepsverkopen en evenementen beheren.

Met de technologie voor functieruimte-optimalisatie van Duetto kunnen gasten in realtime door de live beschikbaarheid van groepen bladeren

Duetto verbetert de afstemming van teams door het RFP- en offerteproces te centraliseren en te stroomlijnen. Het systeem consolideert verschillende functies, zoals het genereren van offertes, boekingsengine (IBE), functiebladen/BEO's en prijsbeheer. Door evenementboekingen en klantcommunicatie via Duetto te beheren, kunnen teams eenvoudig de status van elke boeking volgen en snel reageren op vragen van klanten.

Duetto verbetert de operationele efficiëntie aanzienlijk door zijn geavanceerde algoritme en geautomatiseerde processen. Dankzij de mogelijkheid van het systeem om historische gegevens te vergelijken met huidige boekingspatronen, kan het intelligente prijssuggesties doen, die automatisch door teams kunnen worden toegepast of handmatig kunnen worden gewijzigd. Het prijsalgoritme past prijzen dynamisch aan op basis van de vraag, waardoor de noodzaak voor handmatige interventie wordt verminderd en snelle reacties op marktveranderingen mogelijk worden gemaakt.

Klanten kunnen hun eigen offertes genereren via de website van een hotel met behulp van de MiceRate-boekingsengine voor evenementenruimte, die prijzen berekent op basis van vooraf gedefinieerde regels en realtime gegevens, waardoor het verkoopteam van uw hotel de tijd krijgt om zich te concentreren op waardevolle taken. Terwijl klanten details over hun evenement verstrekken, berekent en toont Duetto upselling-opties, waardoor de potentiële omzet met minimale extra inspanning wordt verhoogd.

Het algoritme van Duetto suggereert optimale prijzen op basis van de huidige vraag, waardoor hotels de maximaal mogelijke omzet kunnen behalen. De transparantie en snelheid van het selfservice-offerteproces vergroot de klanttevredenheid, waardoor de kans op herhalingsaankopen en positieve verwijzingen toeneemt. Door realtime beschikbaarheid en prijzen te bieden, stelt Duetto hotels in staat sneller en nauwkeuriger te reageren op RFP's, waardoor ze een concurrentievoordeel krijgen bij het veiligstellen van boekingen.

“Uit onderzoek blijkt dat als je als eerste hotel een offerte uitbrengt, de kans op acceptatie met 70% toeneemt. Technologie kan u een voorsprong geven op het gebied van de snelheid waarmee u de markt op kunt brengen in vergelijking met de concurrentie”, aldus Wasem.

Met de technologie die anno 2024 beschikbaar is, is het schokkend dat hotels nog steeds hoogwaardige groepsverkoopkansen mislopen. De realiteit is dat de RevPaR sinds de pandemie gestaag stijgt en dat sommige hoteliers zelfgenoegzaam zijn geworden met hun strategieën. De meest succesvolle hoteliers weten dat zelfgenoegzaamheid een recept is om ontwricht te raken en dat de tarieven niet eeuwig zullen stijgen. Wanneer de inflatie afkoelt en de ADR's uiteindelijk dalen, dalen de lonen doorgaans langzamer, wat leidt tot een perfecte storm die de winstgevendheid volledig tenietdoet. Combineer die dynamiek met een uitgebreid aanbod aan accommodaties in de vorm van alternatieve accommodaties, zoals kortetermijnverhuur, en veel hotels zijn niet voorbereid op wat komen gaat. Hoteliers die vandaag de dag over de juiste zakelijke tools, tactieken en processen beschikken, zullen degenen zijn die klaar zijn voor succes.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Duetto en HotelTechReport.