Heb je je ooit overweldigd gevoeld door het jongleren met boekingen, huishouding en gastverzoeken - tegelijkertijd? Als het antwoord ja is, ben je zeker niet de enige. Hotelmanagement kan ontmoedigend zijn, maar een Hotel Management System (HMS) kan je behoeden voor aanzienlijke stress en burn-out.
Beschouw HMS als uw digitale assistent, die alles van reserveringen tot facturering afhandelt. Hiermee kunt u zich volledig richten op het bieden van onvergetelijke verblijven aan uw gasten.
Vergeet niet dat de enige manier om tevreden klanten te krijgen, is door te anticiperen op hun behoeften, vanaf het boeken tot het uitchecken en alles wat daartussen zit.
In dit artikel leggen we een hotelmanagementsysteem en de belangrijkste functies ervan uit. U leert ook hoe u het meest geschikte HMS voor uw hotelbedrijf kiest.
Wat is een hotelmanagementsysteem?
Een hotelmanagementsysteem is een hulpmiddel voor het verwerken van reserveringen, het in- en uitchecken van gasten, huishouding en facturering. Het kan u helpen tijd te besparen en slimmere zakelijke beslissingen te nemen om uw gasten tegemoet te komen.
Modern HMS stelt uw personeel in staat om dagelijkse taken te beheren. Met cloudgebaseerde toegang en directe updates vereenvoudigen deze functies hotelbeheer. HMS biedt ook directe gegevens over gasttevredenheid en teamproductiviteit.
Sluit u aan bij meer dan 50.000 leidinggevenden van 's werelds toonaangevende hotelmerken en ontvang één keer per maand de nieuwste inzichten in uw inbox
Belangrijkste kenmerken van hotelmanagementsystemen
Een hotelmanagementsysteem biedt alles wat u nodig hebt om dagelijkse taken te beheren. Laten we eens kijken naar de specifieke functies die u helpen uw hotel soepel te runnen.
Reservering en boekingsbeheer
HMS beheert gastreserveringen . Als deze taken niet goed worden afgehandeld, kunnen ze leiden tot veel problemen, van overboekingen en fouten in uw financiële rapporten tot onaangename gastervaringen.
HMS helpt u de kamerbezetting in realtime te volgen. Uw team kan gasten voorbereiden en de kamer toewijzen die zij verkiezen, wat laat zien dat u om hun ervaring geeft. Uw gasten kunnen meerdere opties hebben, van aangrenzende kamers tot specifieke verdiepingen en kameruitzichten.
Inchecken en uitchecken voor gasten
HMS helpt gasten om in- en uit te checken. Uw personeel ontvangt gastgegevens van de boekingsengine, zodat u zich kunt voorbereiden op hun aankomst. Dit helpt wachttijden te verkorten en zorgt voor tevredenheid van zowel gasten als teamleden.
HMS biedt ook selfservice check-ins of express check-outs via mobiele telefoons of incheckkiosken, zodat gasten deze taken zelf kunnen uitvoeren.
Kamer- en huishoudbeheer
Uw hotelmanagementsysteem bewaakt huishoudelijke taken en organiseert teamroosters. Het centraliseert ook inventarisbeheer, zodat u ervoor kunt zorgen dat alle kamers schoon, comfortabel en compleet met voorzieningen zijn.
Housekeeping is altijd op de hoogte van lege en bezette kamers via HMS. Dit verbetert de business intelligence van hotels door hoteliers inzicht te geven in de kamerstatus. De werknemers kunnen eenvoudig kameronderhoudstaken prioriteren op basis van de in- en uitcheckschema's die ze hebben. U kunt ook de productiviteit van het team beoordelen op basis van deze HMS-updates.
Facturering en betalingsverwerking
HMS zorgt voor betrouwbare en veilige betalingsverwerking op platforms van derden of bij het afrekenen. Het integreert meerdere betalingsopties voor binnenlandse en internationale gasten en split billing voor groepsverblijven.
Facturering en betalingsverwerking verloopt moeiteloos met HMS. Uw gasten ontvangen direct facturen en werknemers kunnen deze betalingen volgen om transparant financieel beheer te bevorderen. Hoteliers hebben ook inzicht in veranderingen in de omzet, zodat ze methoden kunnen plannen om deze te verhogen.
Inventaris- en vermogensbeheer
HMS beheert kamervoorraden en rapporteert over voorraadwijzigingen. Het voorkomt voorraadtekorten en vermindert verspilling om hoteliers te helpen hun uitgaven te optimaliseren en de bestedingsfrequentie van artikelen zoals toiletartikelen, keukeningrediënten en schoonmaakmiddelen bij te houden. Het waarschuwt personeel ook wanneer de voorraad daalt, zodat ze op tijd opnieuw kunnen bestellen.
De software houdt alles bij, van meubels tot apparaten, en helpt u bij het monitoren van reparatiebehoeften. Het kan preventief onderhoud van liften, aircosystemen en keukenapparatuur plannen, zodat u zich daar geen zorgen over hoeft te maken.
Omdat deze processen volledig geautomatiseerd zijn, kunnen uw teamleden zich beter richten op het leveren van hoogwaardige service aan gasten.
Waarom hotelmanagementsystemen noodzakelijk zijn
Het managen van een hotel brengt veel uitdagingen met zich mee. Veel hoteliers ervaren stress en worden overbelast door de dagelijkse gang van zaken.
Hotelmanagementsystemen zijn nodig omdat ze u helpen uw dagelijkse activiteiten en operaties te vereenvoudigen. Door een HMS te gebruiken, kan wat ooit een ontmoedigende taak was, zo eenvoudig zijn als klikken op een paar rapporten om de laatste informatie over reserveringen, facturering en inventaris te bekijken.
HMS ondersteunt uw doelstellingen, wat deze ook zijn: van het aantrekken van tevreden gasten tot het verhogen van de omzet.
Soorten hotelmanagementsystemen
De hospitality-industrie biedt verschillende hotelmanagementsystemen, waaronder on-premise, cloud-based en hybride. U moet de meest geschikte kiezen, afhankelijk van de grootte van uw hotel, het bedrijfsmodel of andere operationele criteria.
In de volgende subsecties leest u meer over de voordelen van elk van deze opties.
On-Premise Hotel Management Systemen
On-premise HMS wordt lokaal geïnstalleerd en gehost op de servers van het hotel. Alles in eigen beheer houden geeft u meer controle, beveiliging en maatwerk, wat veel hoteliers geruststellend vinden.
HMS integreert naadloos tools zoals keycardsystemen, inventaristracking en housekeeping managementprogramma's. U kunt kamerstatussen, inventarisniveaus en gasttoegang volgen, allemaal via één software.
Cloudgebaseerde hotelbeheersystemen
Cloud-based HMS is zeer flexibel en schaalbaar. Dit betekent dat u uw resources kunt schalen om te voldoen aan de snel veranderende eisen van de hospitality-industrie zonder teveel uit te geven.
Het belangrijkste voordeel van een cloudgebaseerde oplossing is toegankelijkheid. U kunt overal toegang krijgen tot de software om de laatste updates van de receptie, huishouding en onderhoudsteams te bekijken. Ze zorgen voor nauwkeurigheid voor uw toekomstige rapportage en planning.
Hybride hotelmanagementsystemen
Een hybride HMS biedt u het beste van beide werelden door de functies van zowel on-premise als cloudgebaseerde hotelmanagementoplossingen te combineren. Het is ideaal voor alle hotels, ongeacht de grootte of gastvoorkeuren.
Met on-premise systemen hebt u meer controle over de bedrijfsvoering en kunt u accommodaties aanpassen op basis van de vraag van gasten. Cloudgebaseerde systemen zijn echter perfect voor het monitoren van uitgaven en het schalen van resources indien nodig. Ze vereisen ook een lagere initiële investering en minder onderhoudskosten.
Stappen voor succesvolle HMS-implementatie
Om een hotelmanagementsysteem te implementeren, moet u het zorgvuldig plannen. Dit is precies hoe u het moet doen:
Definieer de vereisten: praat met uw team over hun dagelijkse uitdagingen en hoe zij hun werk verbeteren.
Selecteer het systeem: Kies het meest geschikte HMS op basis van uw onderzoeks- en integratiemogelijkheden.
Budget en plan: beoordeel vervolgens de kosten van de implementatie van HMS en stel een plan op om de werkzaamheden zonder onderbreking te beheren.
Gegevens migreren: organiseer uw databases voordat u ze live zet, zodat ze nauwkeurig zijn.
Configureren en aanpassen: Pas vervolgens de HMS-functies aan om efficiënt aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen.
Testen en trainen: Voordat u het HMS in gebruik neemt, moet u het testen en uw medewerkers trainen in het gebruik ervan.
Go-live: Nadat u uw tests hebt afgerond, kunt u uw nieuwe HMS implementeren.
Hoe kiest u de juiste HMS?
Houd bij het kiezen van een potentiële HMS rekening met het volgende:
Kies een HMS die binnen uw budget past.
Zorg ervoor dat de functies passen bij uw bedrijfsplan.
Zorg ervoor dat het systeem gebruiksvriendelijk is.
Kies een flexibele en schaalbare softwareoplossing om uw bedrijfsvoering te verbeteren.
Zorg ervoor dat het HMS integreert met uw bestaande systemen.
Implementeer een HMS dat nauwkeurige, veilige en directe gegevens levert voor vooraf vastgestelde vereisten.
Belangrijkste punten
De stress die gepaard gaat met het dagelijks runnen van een hotel, heeft een negatieve invloed op uw welzijn.
U verdient het om slimmer te werken, niet harder. En een hotelmanagementsysteem kan precies dat bieden.
Implementeer HMS in uw eigen tempo en neem de tijd om de vele nuttige functies te leren kennen.
Investeer in de toekomst van uw hotel door de bedrijfsvoering te stroomlijnen. Zo vergroot u uw omzet en trekt u meer gasten.
Veelgestelde vragen
Is een hotelmanagementsysteem veilig voor gastgegevens?
Ja, een hotelmanagementsysteem is veilig voor gastgegevens als het sterke beveiligingsmaatregelen omvat. Deze maatregelen omvatten encryptieprotocollen, firewalls en veilige betalingsverwerking. HMS'en lopen echter het risico op datalekken, dus als dit belangrijk voor u is, wilt u misschien meer investeren in software met geavanceerde beveiligingsmaatregelen.
Is een hotelmanagementsysteem kosteneffectief voor kleine hotels?
Ja, een hotelmanagementsysteem is kosteneffectief voor kleine hotels. HMS verbetert de efficiëntie van dagelijkse taken om meer klanten aan te trekken. Hotelmanagementsoftware brengt hogere inkomsten, wat de kosten van de implementatie van het HMS compenseert.
Ondersteunt een hotelmanagementsysteem realtime-updates?
Ja, een hotelmanagementsysteem ondersteunt realtime-updates. Met HMS krijgen hoteliers automatische updates over kamerbeschikbaarheid, inventaris en schoonmaakinformatie, wat de algehele hotelefficiëntie verhoogt. HMS is een perfecte oplossing voor hotels van alle groottes die hun activiteiten willen verbeteren en hun omzet willen verhogen.