Hotelmanagement kan een hele klus zijn, maar een Hotel Management Systeem (HMS) kan u veel stress en burn-outs besparen.
Als u zich ooit overweldigd hebt gevoeld door het gelijktijdig regelen van boekingen, schoonmaak en verzoeken van gasten, bent u zeker niet de enige.
Beschouw HMS als uw digitale assistent, die alles van reserveringen tot facturering afhandelt. Hiermee kunt u zich volledig richten op het bieden van onvergetelijke verblijven aan uw gasten.
Vergeet niet dat de enige manier om tevreden klanten te krijgen, is door te anticiperen op hun behoeften, vanaf het boeken tot het uitchecken en alles wat daartussen zit.
In dit artikel leggen we een hotelmanagementsysteem en de belangrijkste functies ervan uit. U leert ook hoe u het meest geschikte HMS voor uw hotelbedrijf kiest.
Wat is een hotelmanagementsysteem?
Een hotelmanagementsysteem (HMS) is software die hotelactiviteiten stroomlijnt door reserveringen, check-ins, check-outs, kamertoewijzingen, facturering en gastcommunicatie te beheren. Het integreert met tools zoals property management, point-of-sale en inventarissystemen, verbetert de efficiëntie, verbetert de gastervaring en optimaliseert het revenue management.
Sluit u aan bij meer dan 50.000 leidinggevenden van 's werelds toonaangevende hotelmerken en ontvang één keer per maand de nieuwste inzichten in uw inbox
Hoe werkt hotelbeheersoftware?
Hotelmanagementsoftware werkt door hotelactiviteiten te automatiseren en te centraliseren. Het verwerkt reserveringen, kamertoewijzingen, facturering en gastcommunicatie via een geïntegreerd platform. Functies zoals cloudtoegang, realtime-updates en gegevenssynchronisatie zorgen voor naadloze coördinatie tussen afdelingen, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd, de gasttevredenheid wordt vergroot en de omzet wordt geoptimaliseerd.
Prijzen voor hotelbeheersystemen
Prijzen voor Hotel Management System variëren op basis van functies en schaal. Op abonnementen gebaseerde oplossingen kosten doorgaans $ 50 tot $ 500 per maand per gebruiker, terwijl enterprise-systemen met geavanceerde integraties tussen $ 5.000 en $ 50.000 per jaar kosten. Sommige leveranciers bieden gelaagde prijzen of pay-per-use-opties die zijn afgestemd op de grootte en vereisten van het hotel.
Waarom hotelmanagementsystemen noodzakelijk zijn
Hotelmanagementsystemen zijn essentieel omdat ze helpen de bedrijfsvoering te stroomlijnen door functies zoals reserveringen, kamerinventaris, facturering, huishouding en klantenservice te centraliseren. Deze systemen verminderen handmatige fouten, besparen tijd en stellen personeel in staat zich te concentreren op uitzonderlijke service. Ze bieden realtime inzicht in bezetting, omzet en klantvoorkeuren ter ondersteuning van datagestuurde beslissingen. Integratie met tools zoals PMS, channel managers en POS zorgt voor naadloze coördinatie. Functies zoals dynamische prijsstelling en gepersonaliseerde ervaringen helpen de bedrijfsvoering te optimaliseren, de winstgevendheid te verbeteren en te voldoen aan de verwachtingen van moderne gasten.
Voordelen van hotelmanagementsystemen
Hotelmanagementsystemen bieden talloze voordelen, waaronder gestroomlijnde operaties door het automatiseren van reserveringen, facturering en huishouding. Ze verbeteren de gastervaringen door gepersonaliseerde services en realtime-updates. Integratie met andere tools verbetert de coördinatie, terwijl data-inzichten betere besluitvorming ondersteunen. Deze systemen verminderen ook fouten, besparen tijd en verhogen de winstgevendheid.
Hieronder vindt u een lijst met voordelen die hotelmanagementsystemen bieden voor hoteliers:
Gestroomlijnde processen: centraliseert en automatiseert essentiële taken zoals reserveringen, kamertoewijzingen, facturering en huishouding, waardoor de handmatige werklast en operationele fouten worden verminderd.
Verbeterde gastervaring: Verbeter de klanttevredenheid door gepersonaliseerde services, sneller in- en uitchecken en naadloze communicatie tussen afdelingen.
Verhoogde efficiëntie: automatiseert repetitieve taken, bespaart tijd en zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen richten op activiteiten met meer toegevoegde waarde, zoals gastinteractie.
Realtime-updates: biedt realtime inzicht in de beschikbaarheid van kamers, boekingen en toewijzing van middelen, waardoor betere besluitvorming en responsiviteit worden gegarandeerd.
Beter inkomstenbeheer: ondersteunt dynamische prijsstrategieën door vraag, bezetting en markttrends te analyseren en zo de inkomstengeneratie te optimaliseren.
Belangrijkste kenmerken van hotelmanagementsystemen
Een hotelmanagementsysteem biedt alles wat u nodig hebt om dagelijkse taken te beheren. Laten we eens kijken naar de specifieke functies die u helpen uw hotel soepel te runnen.
Reservering en boekingsbeheer
HMS beheert gastreserveringen . Als deze taken niet goed worden afgehandeld, kunnen ze leiden tot veel problemen, van overboekingen en fouten in uw financiële rapporten tot onaangename gastervaringen.
HMS helpt u de kamerbezetting in realtime te volgen. Uw team kan gasten voorbereiden en de kamer toewijzen die zij verkiezen, wat laat zien dat u om hun ervaring geeft. Uw gasten kunnen meerdere opties hebben, van aangrenzende kamers tot specifieke verdiepingen en kameruitzichten.
Inchecken en uitchecken voor gasten
HMS helpt gasten om in- en uit te checken. Uw personeel ontvangt gastgegevens van de boekingsengine, zodat u zich kunt voorbereiden op hun aankomst. Dit helpt wachttijden te verkorten en zorgt voor tevredenheid van zowel gasten als teamleden.
HMS biedt ook selfservice check-ins of express check-outs via mobiele telefoons of incheckkiosken, zodat gasten deze taken zelf kunnen uitvoeren.
Kamer- en huishoudbeheer
Uw hotelmanagementsysteem bewaakt huishoudelijke taken en organiseert teamroosters. Het centraliseert ook inventarisbeheer, zodat u ervoor kunt zorgen dat alle kamers schoon, comfortabel en compleet met voorzieningen zijn.
Housekeeping is altijd op de hoogte van lege en bezette kamers via HMS. Dit verbetert de business intelligence van hotels door hoteliers inzicht te geven in de kamerstatus. De werknemers kunnen eenvoudig kameronderhoudstaken prioriteren op basis van de in- en uitcheckschema's die ze hebben. U kunt ook de productiviteit van het team beoordelen op basis van deze HMS-updates.
Facturering en betalingsverwerking
HMS zorgt voor betrouwbare en veilige betalingsverwerking op platforms van derden of bij het afrekenen. Het integreert meerdere betalingsopties voor binnenlandse en internationale gasten en split billing voor groepsverblijven.
Facturering en betalingsverwerking verloopt moeiteloos met HMS. Uw gasten ontvangen direct facturen en werknemers kunnen deze betalingen volgen om transparant financieel beheer te bevorderen. Hoteliers hebben ook inzicht in veranderingen in de omzet, zodat ze methoden kunnen plannen om deze te verhogen.
Inventaris- en vermogensbeheer
HMS beheert kamervoorraden en rapporteert over voorraadwijzigingen. Het voorkomt voorraadtekorten en vermindert verspilling om hoteliers te helpen hun uitgaven te optimaliseren en de bestedingsfrequentie van artikelen zoals toiletartikelen, keukeningrediënten en schoonmaakmiddelen bij te houden. Het waarschuwt personeel ook wanneer de voorraad daalt, zodat ze op tijd opnieuw kunnen bestellen.
De software houdt alles bij, van meubels tot apparaten, en helpt u bij het monitoren van reparatiebehoeften. Het kan preventief onderhoud van liften, aircosystemen en keukenapparatuur plannen, zodat u zich daar geen zorgen over hoeft te maken.
Omdat deze processen volledig geautomatiseerd zijn, kunnen uw teamleden zich beter richten op het leveren van hoogwaardige service aan gasten.
Soorten hotelmanagementsystemen
De hospitality-industrie biedt verschillende hotelmanagementsystemen, waaronder on-premise, cloud-based en hybride. U moet de meest geschikte kiezen, afhankelijk van de grootte van uw hotel, het bedrijfsmodel of andere operationele criteria.
In de volgende subsecties leest u meer over de voordelen van elk van deze opties.
On-Premise Hotel Management Systemen
On-premise HMS wordt lokaal geïnstalleerd en gehost op de servers van het hotel. Alles in eigen beheer houden geeft u meer controle, beveiliging en maatwerk, wat veel hoteliers geruststellend vinden.
HMS integreert naadloos tools zoals keycardsystemen, inventaristracking en housekeeping managementprogramma's. U kunt kamerstatussen, inventarisniveaus en gasttoegang volgen, allemaal via één software.
Cloudgebaseerde hotelbeheersystemen
Cloud-based HMS is zeer flexibel en schaalbaar. Dit betekent dat u uw resources kunt schalen om te voldoen aan de snel veranderende eisen van de hospitality-industrie zonder teveel uit te geven.
Het belangrijkste voordeel van een cloudgebaseerde oplossing is toegankelijkheid. U kunt overal toegang krijgen tot de software om de laatste updates van de receptie, huishouding en onderhoudsteams te bekijken. Ze zorgen voor nauwkeurigheid voor uw toekomstige rapportage en planning.
Hybride hotelmanagementsystemen
Een hybride HMS biedt u het beste van beide werelden door de functies van zowel on-premise als cloudgebaseerde hotelmanagementoplossingen te combineren. Het is ideaal voor alle hotels, ongeacht de grootte of gastvoorkeuren.
Met on-premise systemen hebt u meer controle over de bedrijfsvoering en kunt u accommodaties aanpassen op basis van de vraag van gasten. Cloudgebaseerde systemen zijn echter perfect voor het monitoren van uitgaven en het schalen van resources indien nodig. Ze vereisen ook een lagere initiële investering en minder onderhoudskosten.
Hotel Management Software Shortlist
Here are 10 of the top Hotel Management Software:
- 1. Cloudbeds — Best for integrating multiple functions into a single, easy-to-use system.
- 2. Mews — Best for simplifying operations, managing bookings, and boosting your hotel's income.
- 3. roomMaster — Best for integrating all your hospitality tools in one place
- 4. WebRezPro — Best for integrating online bookings and payment systems seamlessly.
- 5. ThinkReservations — Best for improving guest experiences with easy-to-use management tools.
- 6. Shiji Group — Best for integrating property management systems effortlessly
- 7. Oracle Hospitality — Best for reliable hotel operations and increased guest satisfaction
- 8. HOTELTIME — Best for integrating all hotel services into one platform
- 9. Yanolja — Best for real-time updates to inventory and rates everywhere
- 10. Stayntouch — Best for integrating property management with third-party systems
Stappen voor succesvolle HMS-implementatie
Om een hotelmanagementsysteem te implementeren, moet u het zorgvuldig plannen. Dit is precies hoe u het moet doen:
Definieer de vereisten: praat met uw team over hun dagelijkse uitdagingen en hoe zij hun werk verbeteren.
Selecteer het systeem: Kies het meest geschikte HMS op basis van uw onderzoeks- en integratiemogelijkheden.
Budget en plan: beoordeel vervolgens de kosten van de implementatie van HMS en stel een plan op om de werkzaamheden zonder onderbreking te beheren.
Gegevens migreren: organiseer uw databases voordat u ze live zet, zodat ze nauwkeurig zijn.
Configureren en aanpassen: Pas vervolgens de HMS-functies aan om efficiënt aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen.
Testen en trainen: Voordat u het HMS in gebruik neemt, moet u het testen en uw medewerkers trainen in het gebruik ervan.
Go-live: Nadat u uw tests hebt afgerond, kunt u uw nieuwe HMS implementeren.
Hoe kiest u de juiste HMS?
Bij het selecteren van een hotelmanagementsysteem (HMS) is het van essentieel belang om een aantal belangrijke factoren af te wegen om er zeker van te zijn dat de oplossing aansluit bij uw operationele behoeften en doelstellingen op de lange termijn.
Kies allereerst een HMS dat binnen uw budget past zonder in te leveren op kwaliteit. Een goed geprijsde oplossing moet een uitstekende waarde voor uw investering opleveren, waarbij betaalbaarheid in evenwicht is met robuuste functionaliteit.
Overweeg of de functies van het systeem aansluiten bij uw bedrijfsplan. Elk hotel werkt anders, dus het is cruciaal om ervoor te zorgen dat het HMS uw unieke operationele prioriteiten ondersteunt, van kamerbeheer tot gastenservice en meer.
Gebruiksgemak is een andere belangrijke overweging. Een gebruiksvriendelijke HMS kan uw team kostbare tijd besparen en de leercurve verkorten, waardoor medewerkers zich kunnen richten op het leveren van uitzonderlijke gastervaringen in plaats van het oplossen van complexe softwareproblemen.
Geef daarnaast prioriteit aan flexibiliteit en schaalbaarheid. Uw HMS moet zich kunnen aanpassen aan uw veranderende behoeften, of u nu uw vastgoedportefeuille uitbreidt of nieuwe services introduceert. Een schaalbare oplossing zorgt ervoor dat uw activiteiten naadloos blijven verlopen naarmate uw bedrijf groeit.
Systeemintegratie is een andere kritische factor. Het HMS moet soepel integreren met uw bestaande technologiestack, inclusief betalingssystemen, boekingssystemen en andere essentiële tools, om de operaties te stroomlijnen en datasilo's te elimineren.
Zoek ten slotte naar een systeem dat nauwkeurige, veilige en directe gegevens levert. De mogelijkheid om toegang te krijgen tot realtime inzichten en te voldoen aan vooraf gedefinieerde vereisten, stelt uw team in staat om weloverwogen beslissingen te nemen en de operationele efficiëntie te verbeteren.
Als u deze overwegingen in gedachten houdt, kunt u een HMS selecteren dat niet alleen uw huidige activiteiten ondersteunt, maar uw bedrijf ook klaarstoomt voor succes op de lange termijn.
Belangrijkste punten
Het managen van de dagelijkse gang van zaken in een hotel kan overweldigend zijn, en de constante stress kan een tol eisen van uw welzijn. Maar dat hoeft niet zo te zijn.
U verdient het om slimmer te werken, niet harder. Een Hotel Management System (HMS) is ontworpen om uw werklast te vereenvoudigen en u de tools en ondersteuning te bieden die u nodig hebt om uw accommodatie eenvoudig te beheren.
Het beste gedeelte? U kunt een HMS op uw eigen tempo implementeren, zodat u geleidelijk de vele functies kunt verkennen en begrijpen hoe ze het beste aan uw zakelijke behoeften kunnen voldoen. Van het automatiseren van routinetaken tot het verbeteren van de gasttevredenheid, een HMS is een game-changer.
Door te investeren in een betrouwbaar HMS stroomlijnt u niet alleen de dagelijkse werkzaamheden, maar bereidt u uw hotel ook voor op een betere toekomst. Verbeterde efficiëntie verhoogt de omzet, terwijl een verbeterde gastervaring meer bezoekers trekt en loyaliteit opbouwt. Het is tijd om de eerste stap te zetten naar een stressvrije en succesvolle onderneming.
Veelgestelde vragen
Is een hotelmanagementsysteem veilig voor gastgegevens?
Ja, een hotelmanagementsysteem is veilig voor gastgegevens als het sterke beveiligingsmaatregelen omvat. Deze maatregelen omvatten encryptieprotocollen, firewalls en veilige betalingsverwerking. HMS'en lopen echter het risico op datalekken, dus als dit belangrijk voor u is, wilt u misschien meer investeren in software met geavanceerde beveiligingsmaatregelen.
Is een hotelmanagementsysteem kosteneffectief voor kleine hotels?
Ja, een hotelmanagementsysteem is kosteneffectief voor kleine hotels. HMS verbetert de efficiëntie van dagelijkse taken om meer klanten aan te trekken. Hotelmanagementsoftware brengt hogere inkomsten, wat de kosten van de implementatie van het HMS compenseert.
Ondersteunt een hotelmanagementsysteem realtime-updates?
Ja, een hotelmanagementsysteem ondersteunt realtime-updates. Met HMS krijgen hoteliers automatische updates over kamerbeschikbaarheid, inventaris en schoonmaakinformatie, wat de algehele hotelefficiëntie verhoogt. HMS is een perfecte oplossing voor hotels van alle groottes die hun activiteiten willen verbeteren en hun omzet willen verhogen.