Het is salarisdag in een druk resort. Het financiële team zit overvol met spreadsheets en controleert de inklokgegevens van verschillende afdelingen. De spamanager heeft per ongeluk de verkeerde urenregistratie ingediend. Het food & beverage-team heeft drie overuren gemarkeerd die er niet correct uitzagen. De schoonmaakploeg is vergeten hun uren in te dienen.
Nu loopt de salarisbetaling achter. Afdelingsmanagers hebben het druk. En de arbeidsrapporten van vorige week? Onvolledig.
Dit is wat er gebeurt als uw tijdregistratiesysteem niet integreert met uw financieel managementplatform. En in een bedrijf waar arbeid een van de grootste kostenposten is, is slechte integratie meer dan een operationele hoofdpijn – het is een financiële last.
Waarom integratie van tijd- en aanwezigheidsregistratie belangrijk is
Elk gewerkt uur – en hoe het wordt bijgehouden, toegewezen en gerapporteerd – heeft invloed op de winstgevendheid van resorts, boetiekhotels en bedrijven met meerdere vestigingen. Wanneer uw tijd- en aanwezigheidsgegevens gescheiden zijn van uw financieel managementsysteem, creëert dit een domino-effect:
Salarisadministratie wordt een handmatige klus. Financiële teams verspillen uren aan het overtypen van uren en het formatteren van gegevens uit spreadsheets. Dit handmatige werk verhoogt het risico op fouten en neemt kostbare tijd in beslag die besteed had kunnen worden aan analyse en strategie.
Fouten stapelen zich op. Doordat gegevens meerdere keren worden gewijzigd en overgedragen, kunnen zelfs kleine afwijkingen – zoals een verkeerd geplaatst decimaal of een onjuiste afdelingscode – grote problemen veroorzaken. Deze fouten worden vaak pas ontdekt als het te laat is, wat leidt tot gefrustreerde medewerkers, opnieuw uitgegeven cheques en vertraagde afsluiting.
Arbeidsrapportage op afdelingsniveau is vertraagd of onnauwkeurig. Wanneer tijdgegevens niet rechtstreeks in uw rapportagesysteem terechtkomen, lopen uw arbeidsgegevens achter op de werkelijke prestaties. Deze vertraging maakt het voor afdelingsmanagers moeilijk om tijdige personeelsbeslissingen te nemen of zich aan te passen aan de realtime vraag.
USALI-compliance is moeilijker te handhaven. Zonder integratie wordt het toewijzen van arbeidskosten aan gestandaardiseerde USALI-categorieën een handmatig en foutgevoelig proces. Dat belemmert uw vermogen om consistent te rapporteren over alle panden en te voldoen aan de verwachtingen van de sector.
Het risico op naleving van loon- en urenregels neemt toe. Inconsistente tijdregistratie en fouten in de salarisadministratie kunnen leiden tot niet-naleving van de arbeidswetgeving. Dit opent de deur voor audits, boetes of zelfs juridische geschillen met werknemers.
Een betere manier: naadloze integratie in actie
Stel je nu eens een ander scenario voor.
Het is de dag van de salarisbetaling. De tijdgegevens van elk filiaal zijn al vastgelegd, gevalideerd en rechtstreeks in uw financiële systeem ingevoerd. Gewerkte uren, overuren en uurtarieven worden correct toegewezen aan de juiste afdelingen – geen overtypen meer nodig. Uw financiële team klikt met een paar klikken en genereert een nette salarisvoorvertoning.
De arbeidskosten worden al verwerkt in uw grootboek, waardoor uw maandelijkse rapportages sneller – en nauwkeuriger – verlopen. U kunt zelfs inzoomen op de arbeidskosten per object, afdeling of dienst om trends te ontdekken voordat ze problemen opleveren.
Dat is de kracht van naadloze integratie van tijdregistratie en aanwezigheid met uw financieel managementsysteem. En dat is precies wat tools zoals Data Plus bieden.
Hoe het werkt met hotelfinanciële managementsoftware
Hotel Financial Management Software integreert direct met de tijdregistratiesystemen die in de horeca worden gebruikt – met realtime of batchgewijze verwerking van uren, tarieven en coderingsgegevens. Of u nu een groot resort, een boetiekhotel of een bedrijf met meerdere accommodaties beheert, onze integratie:
Synchroniseert arbeidsgegevens met salarisadministratie en financiële rapportages. Tijd- en salarisgegevens worden automatisch overgezet van uw tijdregistratiesysteem naar uw financiële platform, waardoor handmatige invoer overbodig wordt. Dit zorgt ervoor dat salarisadministratie en rapportages altijd actuele, nauwkeurige cijfers weergeven.
Handhaaft USALI-naleving. Arbeidsgegevens worden gekoppeld aan de juiste USALI-categorieën, wat zorgt voor gestandaardiseerde en transparante rapportage. Dit maakt audits soepeler en financiële vergelijkingen tussen panden zinvoller.
Ondersteunt gedetailleerde analyses op vestigingsniveau. U kunt de arbeidskosten per afdeling, vestiging of zelfs per dienst uitsplitsen om te zien waar resources over- of onderbenut worden. Dit inzicht helpt afdelingsmanagers en financiële managers bij het nemen van datagestuurde personeels- en budgetbeslissingen.
Schaalt mee met uw team en uw technologie. Of u nu één of meerdere tijdregistratiesystemen gebruikt, voor één of meerdere locaties, onze integratie past zich aan uw behoeften aan. U zult nooit uit de functionaliteit groeien – het groeit met u mee.
Wat u krijgt met naadloze integratie
Wanneer tijd- en aanwezigheidssystemen op de juiste manier worden geïntegreerd met financiële systemen, profiteren horecaondernemers van:
Snellere voorbereiding en afsluiting van de salarisadministratie. Automatisering betekent dat salarisadministratie en financiële afsluitingen niet vastlopen in de wacht op late of onjuiste gegevens. Financiële teams kunnen sneller en met meer vertrouwen handelen, wetende dat hun cijfers kloppen.
Minder fouten en minder handmatig werk. Het elimineren van dubbele gegevensinvoer verkleint de kans op fouten die kostbare correcties vereisen aanzienlijk. Uw team kan zich nu richten op het oplossen van fouten en het leveren van inzichten.
Nauwkeurige toewijzing van arbeidskosten aan verschillende vestigingen en afdelingen. Kosten worden meteen correct toegewezen, waardoor de arbeidskosten worden afgestemd op de werkelijke prestaties. Dit geeft afdelingshoofden de juiste feedback die ze nodig hebben om hun personeelsbestand effectief te beheren.
Realtime inzicht in uw grootste uitgaven. Dankzij de automatische datastroom kunt u arbeidstrends volgen terwijl ze zich voordoen – niet pas weken later. Dit maakt proactieve besluitvorming en betere prognoses mogelijk.
Vertrouwen in naleving en auditgereedheid. Met tijd- en salarisgegevens die correct worden bijgehouden en in kaart gebracht, bent u klaar voor interne reviews, externe audits en wettelijke inspecties. Het is gemakkelijker om nauwkeurigheid en naleving van arbeidswetgeving en rapportagenormen aan te tonen.
Laat niet-verbonden systemen uw bronnen niet uitputten
De horeca draait op mensen. En de systemen die je gebruikt om hun tijd bij te houden, moeten vóór je werken – niet tegen je. Als je nog steeds afhankelijk bent van handmatige exports, spreadsheets of aanpassingen achteraf, is het tijd om de kloof te dichten.
