从门票收入到客户保留和更有效的销售前景，活动管理和企业活动对于酒店和餐厅等接待场所来说可能非常有利可图。从贸易展览到非营利筹款晚会，活动是许多酒店企业的命脉，但它们也可能会带来很大压力。如果您没有正确计划，它们会以可能适得其反的方式从您的组织中抽走注意力和资源。婚礼是压力最大的活动类型，因为它们的压力如此之大——但伴随着巨大的风险，也会带来巨大的回报。为避免因制作不佳的活动而失败，您必须井井有条，使用您可以使用的所有工具来成功举办活动。
在我们的活动策划 101 指南中，我们将引导您了解举办精彩活动的框架。一开始可能看起来很吓人，但活动策划的令人欣慰的事实是，组织能力有很长的路要走。我们将引导您完成从聘请活动经理到利用活动管理软件、计划特殊活动，甚至如何处理大型活动的所有内容。
定义你的目标和目的
您的活动目标对您来说似乎很明显 - 但这些目标实际上可能在您的利益相关者之间完全不同。在开始计划之前，您需要让每个人都在一个房间里并在同一页面上。要问的问题：
我们为什么要组织这个活动？
我们对此次活动有何期待？
我们将如何衡量它的成功？
关于成功的期望和衡量标准，哪里有重叠或冲突？
有没有其他人不应该在这个房间里？
这个房间里有不应该出现的人吗？
通过召集利益相关者并花时间确定您的主要目标和目的，您将拥有一个坚实的基础，从而使活动更加成功。否则，您将面临一个混乱的事件，试图为太多的人提供太多的东西 - 并且最终没有取悦任何人。
一旦你确定了你的目标，为了清楚起见，把它们写下来。然后，当您面临不可避免的冲突时，您可以参考您商定的目标。他们成为您的盟友，以防止事件偏离其预期目的太远。此外，每个目标都应该有一个可量化的指标，您可以在事后汇报期间使用它来评估成功。
现在，有了目标，您可以向后工作，以确保活动的结构能够为与会者和企业利益相关者提供服务。
分配角色和职责
一旦定义了目标，就该分配角色和职责了。清晰是活动策划者可以提供的最有价值的东西之一。事实上，你所做的一切都应该以减少歧义为中心！您希望每个人都在同一个页面上，有明确的期望和任务，这样就不会混淆谁在做什么和什么时候做。
理想情况下，这些将在同一次启动会议上进行讨论，以便每个人都围绕着他们前进的任务保持一致。作为活动策划负责人，拥有这些任务是有益的，这样您就可以分散解决方法并继续让利益相关者参与活动的成功。
根据活动类型和可用的内部资源，您可能需要考虑创建小组委员会，每个小组委员会都有自己的领导。这构建了活动策划流程并明确了角色：
供应商管理：该团队处理与第三方相关的所有事情，例如确保场地安全、寻找餐饮服务商和处理 A/V 等。
编程：该小组负责制定活动议程，包括创建会议和小组、确保演讲者安全、寻找娱乐以及与活动日程相关的任何其他事项。
营销：该团队负责活动的营销和公关，包括新闻宣传、现场媒体管理、社交媒体等。
赞助：该小组将引入外部赞助商，以帮助降低活动成本。
设定预算
一旦您掌握了活动的参数以及每个人的角色和职责的大致轮廓，您将能够更好地确定活动的预算。您将能够识别赞助机会，以及有助于支付活动成本的其他收入来源。有些可能是金钱，而另一些可能是“实物”捐赠，以宣传捐赠商品和服务。
包含在预算中的一些费用：
场地。在这里包括所有相关费用，而不仅仅是场地租赁费：任何所需的保险、A/V 费用……与场地有关的一切。如果你正在做一个展览，也要分出这些费用。
设计。每个场地都有相关的设计成本：椅子、桌子、鲜花等。在这里，您可以拨出资金来美化场地，营造与您的活动相匹配的氛围。
编程。你会付钱给主讲人吗？晚上娱乐的乐队怎么样？将与执行所需编程计划相关的所有成本考虑在内。
餐饮。参加者必须吃饱并适当地喝酒！您需要将您的支出与活动的风格和氛围保持一致，这样您就不会做得过火（或更糟糕的是，未达到预期）。当然，如果您正在进行虚拟活动，一个好处是您可以删除此订单项。
品牌和营销。每个活动都需要参加者。你会做些什么来建立嗡嗡声和卖票？您在这里的投资可能还包括公关人员、付费营销和您自有媒体渠道的有机营销。
员工成本。无论是调酒师和服务员，还是支持人员的差旅和住宿费用，您都必须为所有人员配备成本进行预算。您可能还需要包括您自己的内部员工的相对成本；这仅取决于您是否想要对事件进行真正的成本核算。
意外情况。继续为您的预算增加 5-10% 的缓冲，以应对那些总是突然出现的意外成本……
您可能还希望包括任何预期收入，以便您可以评估盈利能力（或者，对于公司活动，您的收支平衡点）。即使您提供免费门票，也要为这些门票标价，以标明活动对与会者的价值。这提供了事件的完整记录，因此您知道自己的立场。
考虑虚拟选项
众所周知，全球大流行颠覆了活动行业。但也有一线希望：活动组织者开始专注于改善虚拟体验，而大多数活动都被搁置了。
今天，活动组织者必须考虑是否（以及如何）将虚拟组件集成到他们的活动中。因此，无论是仅限虚拟的活动，还是混合现场和在线的混合活动，您都可以使用各种工具。这里有两个需要考虑，每个都允许您将虚拟组件无缝集成到您的事件策略中：
文特。虚拟活动现在是Cvent 酒店产品组合的主要部分。虚拟活动平台包括一个与会者中心，用于增强网络、安排会议、视频分组讨论室和可下载内容。
比扎布。该平台支持虚拟、混合和现场活动，这意味着您可以开发广泛的活动类型，而无需花钱购买新工具。 Bizzaboo 还具有许多集成功能，因此您可以自定义您的体验。
出席。凭借内置的基于浏览器的完整流媒体功能，Attendify 的平台使您的活动的虚拟部分与现场活动一样具有吸引力。有一个品牌社区主页、交互式会话和强大的网络——所有这些都使虚拟活动变得栩栩如生。
封锁物流
即使是最有成就的活动策划者也需要时间来策划一场成功的活动。给自己至少 3 个月的准备时间，理想的窗口期约为 6 个月。设置日期时，不要着急。仔细考虑公共假期（无论是在您所在国家还是参加者可能来自的国家），查看竞争性行业活动，并查看学校日历。您还需要接触您的节目支柱，例如活动中心的演讲者和娱乐节目。
然后，一旦您有了几个日期（一个目标和两个备份），就可以联系您的场地候选名单。您可能会发现日期实际上可以帮助您缩小选择范围。如果您发现您的首选场地无法容纳您的首选日期，那么您可以寻找其他地方或与您的利益相关者一起回过头来看看是否有灵活性。虽然您必须自己决定，但选择理想的日期通常比选择理想的地点更好，因为让日程安排完美排列几乎是不可能的！
制定您的总体规划
这是你的“圣经”。它是应该回答每个人的问题的首选文档。这是唯一的真相来源。它可以随着时间的推移而更新，因此请确保文件名反映最新更新，并且您会定期提醒人们访问最新版本
您的总体规划将构建您活动的所有部分：
场地、餐饮和供应商物流
演讲者和娱乐管理，包括合同、旅行和其他物流
估计的时间表，按可交付成果和任务所有者细分
注册管理（展前和现场）
印刷和标牌
营销和公关计划
节目、活动和娱乐
外部供应商的联系信息
把它想象成你的“节省我回复关于每一个细节的电子邮件的时间”文件。并不是说不会有很多电子邮件！只是您想提供尽可能多的“自助服务”信息，以便您可以专注于重要的事情。
建立你的品牌
品牌化可帮助您定义活动的意义、与谁交谈以及与会者可以从中得到什么。确保在活动品牌中体现所有这些内容！您想要拥有既独特又相关的东西，一个能引起观众共鸣的品牌，并提升您公司的总体品牌声音和使命。
如果做得好，一个活动的品牌可以经受住时间的考验，成为一个机构。想想旧金山的 Dreamforce 或奥斯汀的 SXSW。会议可以成为贵公司整个营销、品牌和保留战略的支柱。当然，即使是较小的活动也可以从品牌推广中受益，这可以使活动看起来更加优质、独特和亲密。明智地运用品牌的力量！
确定合作伙伴以扩大成功
为活动打上品牌后，您可以与合作伙伴和赞助商联系，以使其更加成功。这种方法取决于您的事件类型。对于营利性活动，赞助商可能是创收者。或者，通过企业客户会议，他们可以简单地帮助活动收支平衡。对于与多家公司合作的活动策划者，与其他小型企业的本地合作伙伴关系可以提高您的利润，使您的营销更有效和/或提高您的活动产品的整体质量。
请记住，正确的合作伙伴关系可以通过其他方式扩大您的成功。合作伙伴也可以成为您在其他社区中活动的倡导者。例如，您可以与您最大的客户之一合作参加您的年度大型活动，从而扩大交叉营销机会。为您的活动选择合作伙伴的主要标准是一致：确保您选择的任何品牌都符合您自己品牌的声音，并与您的活动目的和基调保持一致。
制定您的公关和营销计划
一旦您的活动有了明确的目的、清晰的总体规划、稳固的品牌以及一系列合作伙伴和/或赞助商，您就可以制定公关和营销计划了。以下是要包括的核心要素：
赢得媒体。这是您的媒体和公共关系计划。您将如何联系媒体并让他们参与您的活动？你会在现场主持媒体吗？您可以将哪些相关故事用作故事钩子？您如何吸引演讲者来扩大您的公关工作？
自有媒体。这是您的公司博客、社交媒体句柄、电子邮件通讯、客户列表和任何内部员工网络。您将在活动之前、期间和之后创建哪些内容？您将如何将这些内容用于赚取和付费媒体？
付费媒体。这都是有偿营销活动。您的目标与会者最常使用哪些渠道？您在哪里可以找到物有所值的最佳选择？谁将管理创意、文案和广告展示位置？
增加接近事件的会议频率
会议是召集团队并解决最后一分钟问题的最有效方式。随着活动的临近，增加您的会议频率，这样您就不会遇到任何令人讨厌的意外。看下一点。
定义您的流程和预演日
随着会议频率的增加，您还需要明确定义您的日常流程。这种提前计划减少了意外，增加了清晰度，并降低了压力（有点）。如有疑问，请参阅预演！
您的秀应该概述所有相关细节，将所有重要信息放在一个地方，这样您就可以更少地关注传达信息，而更多地关注管理事件。事情可能而且将会出错；您需要将所有可能的事情自动化，以给您时间和空间来应对不可避免的曲线球。
一场演出有一些必备品：
联系方式。使用首页突出显示团队负责人的联系信息。清楚地确定谁负责什么，以便正确的人首先得到查询，而不必追赶其他人。
日程。每小时发生的事情，负责人以及需要在何时完成的细分。这是项目经理的组织梦想！
分解。活动的结束很少标志着工作的结束。概述演出结束后发生的所有事情，以确保故障以有序和及时的方式发生。
根据您的活动的复杂性，您可能希望为每个房间/舞台进行一次预演，其中包括每天发生的所有事情的细分。然后，将这些单独的文件放入一个主运行程序中，使活动当天顺利进行。
不要刷掉验尸
举办一场成功的活动是有压力的——而且是有益的！即便如此，任何事件都不是没有缺陷的。不要在事后团队会议上讨论进展顺利和可以改进的地方。你必须在新鲜的时候这样做；否则，人们会忘记，洞察力也会消失。
要问你的团队的问题：
什么进展顺利？
什么情况不好？
如果我们要再次这样做，什么会改变，什么不会？
适当的事后分析还包括与会者反馈。您可能会发现一些以前没有考虑过的领域或一些被忽视的问题。您还将获得大量宝贵的见解，以使下一次活动变得更好！
