ホスピタリティ業界における5つの実証済みの請求書管理のヒント

ホスピタリティ業界のどの分野で事業を行っているかに関係なく、請求書の管理よりも重要なタスクがいくつかあります。適切な請求により、ホテル（または別の施設）に、ビジネスの運営に関連する多くの経常費用に対処するのに十分な現金準備が確保されます。人員配置、飲食物の調達、施設のメンテナンス、その他の必要な製品やサービスの入手などの費用は、すぐに加算される可能性があります。

健全な請求書管理の慣行がなければ、あなたの会社はすぐにキャッシュフローの管理に重大な問題を抱えることに気付くでしょう。これは、通常、大企業と同じように多額の現金準備がない小規模なホスピタリティ企業にとっては特に厄介です。

BirchStreet Payを使用すると、実績のある請求書管理手法を実装して、ホテルの経済的安定性をより確実にすることができます。特定の週、月、または年に何人のゲストにサービスを提供する場合でも、請求書の処理方法を改善すると、施設に大きな利益がもたらされます。

1）可能な限り自動化

多くのホスピタリティビジネスには、月次または週次ベースで処理できるさまざまな経常費用があります。非常に多くの請求書が毎日届くため、請求書の管理が完全に手動処理に任されている場合、人為的ミスの重大なリスクがあります。

請求書が複雑になるほど、重大なエラーが発生する可能性が高くなります。医療費請求業界は確かにホスピタリティとの違いのかなりの部分を持っていますが、その業界の請求書の分析では、請求書の40〜80％にエラーが含まれていると推定されています。

ホスピタリティ業界での請求は幸いなことにそれほど複雑ではありませんが、この統計は、特に手動処理が含まれる場合に、請求エラーが請求書に反映されるのがいかに簡単かを示しています。請求書の重複や支払いの欠落などのエラーは、ホスピタリティ組織のキャッシュフローを管理する上で特に厄介な場合があります。

単一の請求書に必要な「タッチ」が多ければ多いほど（デジタルで配信および処理されるものであっても）、エラーが発生する可能性が高くなります。データ入力の間違いは、過払いや過少支払い、不正確な税計算、さらには請求書の紛失の可能性をもたらす可能性があります。このような問題は、後でサプライヤーが支払い遅延料金やその他のペナルティに取り組むときに大きな問題を引き起こす可能性があります。

2）さまざまなドキュメントタイプのサポートを確保する

受け取った商品やサービスの請求書を受け取る前に、ホスピタリティ企業は多くの場合、発注書を提出する必要があります。発注書（PO）を使用すると、ホスピタリティ企業はベンダーに明確な期待を抱くことができます。それらは、購入されている製品またはサービス、それらの数量、ユニットあたりの価格、さらには配達日や場所（該当する場合）などの情報を示しています。

発注書は、特に大量の注文がある場合、社内チームにとって非常に貴重です。発注書は基本的に、価格設定契約を明確にする紙の証跡を作成するため、コスト超過や重複した要求を回避できます。これらのドキュメントは、在庫の可視性も提供し、食品や洗濯物など、在庫をより効果的に管理するのに役立ちます。

質の高い在庫管理システムを使用すると、POの請求書だけでなく、規制された調達および承認プロセスを必要としない小規模なビジネス費用の非POの請求書やクレジットメモを作成および追跡することもできます。

ベンダーは発注書を受け入れた後、合意された条件に従ってその注文を履行する義務があります。あなたのビジネスがベンダーから請求書を受け取るとき、それはすべてが一致することを確実にするために元の発注書と注意深く比較されるべきです。

会社がこのデータを追跡するのに役立つ在庫管理システムにより、企業は経費の予算を立て、良好なキャッシュフローを維持することがはるかに簡単になります。

3）デジタルツールを使用して請求書データを活用する

健全な請求書管理は、ホスピタリティビジネスがそのお金をどのように使用しているか、そしてどのようにそれをより効果的に使用できるかについての重要な洞察を提供できます（そして提供する必要があります）。

2022年のホスピタリティのデジタル請求への移行というタイトルの最近のBirchStreetSystemsセミナーでは、デジタル請求書管理がホスピタリティ業界のホテルやその他の企業にどれだけ役立つかが強調されました。約80％の紙と20％の電子機器から、20％の紙と80％の電子機器のシステムに移行することで、平均的な250室のホテルは、請求書の管理にかかる年間費用を$81,250から$6,500に削減できます。

これの多くは、デジタル請求書管理システムの合理化された性質に由来します。 BirchStreet Payなどのツールを使用してデジタル化すると、請求書の処理時間を大幅に短縮できます。これにより、ビジネスでサプライヤーの支払い条件を改善し、ベンダーからの早期支払い割引を利用できるようになります。これにより、少ないリソースでもより多くのトランザクションを完了できるようになり、人件費と処理コストが大幅に削減されます。

おそらくさらに重要なのは、デジタル請求システムを介した正確なリアルタイムデータにより、利害関係者は支出活動に関して部門長に信頼できる情報を提供できることです。

これにより、情報に基づいた意思決定と、ホテルと個々のベンダーとの関係に関するより深い洞察が可能になります。ホテルが多額の支出をしている地域や、予算が適切に割り当てられていない地域を簡単に明らかにすることができます。リアルタイムの情報により、リーダーシップは、キャッシュフローを改善するためにそのような財務上の懸念に対処するために迅速に行動することができます。

4）請求書のタイミングをキャッシュフローのニーズに合わせる

あなたのビジネスが最後に必要とするのは、特にその請求書が即時の支払いを必要とする場合、キャッシュフローがすでにタイトな月の時間に到着するためのサプライヤーからの多額の請求書です。ホスピタリティリーダーは、会社のキャッシュフローのニーズに役立つサプライヤーとの請求書のタイミングを確立するために取り組む必要があります。

進行中の注文の場合、これには、隔週や月末など、請求の定期的な間隔を設定する必要があります。大規模なプロジェクト（ホテルのロビーの改修など）の場合、キャッシュフローの目的で、作業の完了時に全額を支払うか、プロジェクトの特定の段階が完了したときに部分的に支払うのがよいかを判断します。

これらの請求書の支払いをスケジュールするタイミングは、ご自身のキャッシュフローのニーズに応じて決定する必要があります。一部のホテルでは、1か月を通して一定の料金で請求書を支払うのが最も簡単な場合があります。他の人は、自分の請求書が記入された月末に向けてすべての支払いを行う方が良いと感じるかもしれません。

これには、サプライヤーとのある程度の交渉が必要になる場合があります。すべての支払い条件は、請求書が配信される頻度や支払い条件がどのようになるかなどの詳細を含め、ビジネス関係の開始時に合意する必要があります。一部のサプライヤーは、早期支払いまたは柔軟な期日に対するインセンティブを提供する用意がありますが、そのような詳細は事前に十分に検討する必要があります。

5）電子決済を有効にする

仮想電子決済は、紙の小切手を書くよりもはるかに効率的です。このような取引は迅速かつ安全に完了することができ、サプライヤーがタイムリーに支払いを受け取ることを保証します。

特に、多くの電子決済ソリューションは、24時間年中無休で送信できるリアルタイムの支払いを可能にしています。 ABA Banking Journalに掲載された調査によると、ビジネスリーダーの81％が、「インスタントアベイラビリティ」デジタル決済の急増により、ビジネスのやり方が劇的に変化すると予想しています。

調査では、52％がキャッシュフロー管理を改善するための貴重なソリューションとしてリアルタイム支払いを挙げ、46％が一般的な買掛金活動の改善に役立つと述べました。調査対象者の3分の2は、リアルタイムの支払いが利用できるようになると、現金や紙の小切手による支払いの実行と受け入れを停止することを期待していると述べました。

この最終的な統計は、請求書管理システムの更新に消極的な人にとって非常に重要です。組織が現在、全電子決済ソリューションへの移行についてどのように感じているかに関係なく、サプライヤが切り替えの準備ができている可能性が高くなります。

ホスピタリティブランドの円滑な運営を支援する優先サプライヤーとの強力な関係を維持するには、社内チームの好みに関係なく、この移行が必要になる可能性があります。

BirchStreetPayに請求書管理に革命を起こさせましょう

ホスピタリティ業界は、毎週無数の請求書と発注書を送受信しています。健全な請求書管理システムにより、チームは請求書をより効果的に作成、追跡、およびファイリングできると同時に、ビジネスの強力なキャッシュフローを確保できます。

BirchStreet Payを使用すると、紙の小切手を書いたり、ホスピタリティビジネスをクレジットカード詐欺にさらしたりすることを心配する必要はありません。この革新的なシステムは、購入ごとにキャッシュバックを獲得する仮想カードを使用して支払いを管理するための単一のソリューションを提供します。

BirchStreet Payは、ボタンを押すだけで支払いを行うことができる使いやすいインターフェイスを提供します。すべてのトランザクションは、最新のセキュリティ対策によって保護され、コンシェルジュレベルのサポートによってサポートされています。

柔軟なワークフローと詳細なレポートにより、会計/ ERPシステムとの合理化された統合が可能になると同時に、支払いを完全に可視化できます。サプライヤーのオンボーディングチームは、サプライヤーを仮想カード決済の受け入れに移行するのを支援することもできます。

BirchStreet Payを使用すると、紙の小切手、コンプライアンスコスト、およびその他の費用をすべて削減しながら、キャッシュバックを獲得できます。コスト削減から購入の透明性まで、組織は経費と請求書管理のニーズをよりよく理解することができ、将来的にはさらに優れた財務慣行につながります。