Van canapés tot chiavaristoelen, banketten en evenementenplanning vereisen een ongelooflijke hoeveelheid detail en de beste evenementenplanners zijn perfectionisten. Of u nu een bruiloft, een conferentie of een vergadering plant, u zult waarschijnlijk een Banquet Event Order gebruiken om de fijne kneepjes van het evenement bij te houden. Als u nog nooit een BEO hebt gebruikt of als u uw kennis wilt opfrissen, wordt in dit artikel uitgelegd hoe u een BEO kunt maken en gebruiken en welke informatie deze bevat. We geven je zelfs een gratis BEO-sjabloon om aan de slag te gaan. Met een goede greep op BEO's kunt u de verwachtingen van uw klanten overtreffen en buitengewone evenementen produceren die om de juiste redenen gedenkwaardig zijn.
Wat is een Banquet Event Order (BEO)?
BEO staat voor Banquet Event Order, het contract dat alle details bevat voor een evenement zoals overeengekomen door de klant en het verkoop- of cateringteam. Het team van het hotel of de evenementruimte, inclusief het keukenpersoneel, cateringmanagers, productieploegen, receptiemedewerkers en bewakers, vertrouwen op de BEO als de bron van waarheid voor alle informatie die betrekking heeft op het evenement.
Elke gebeurtenis of functie heeft zijn eigen BEO en sommige gebeurtenissen kunnen meerdere BEO's hebben. Een bruiloft kan bijvoorbeeld een repetitiediner, een ceremonie, een receptie en een day-after brunch omvatten, waarvoor aparte BEO's nodig zijn. Evenzo kan een conferentie een keynote-presentatie en 8 verschillende breakout-sessies bevatten, die allemaal hun eigen BEO's nodig hebben. Over het algemeen is één BEO per evenement per functieruimte vereist. De horecamedewerkers stellen een BEO-pakket samen met daarin alle BEO's voor een bepaald evenement of een bepaalde datum en verspreiden dit enkele dagen van tevoren over verschillende afdelingen.
Welke informatie bevat een BEO?
We hebben vastgesteld dat een BEO alle belangrijke details over een evenement bevat, maar wat zijn die details precies? Welke specifieke informatie vindt u op een BEO?
- Basisgegevens voor evenementbeheer. Bovenaan de BEO vind je de belangrijkste informatie over het evenement: evenementnaam, evenementlocatie, de datum, de opzettijd/evenementdatum, de starttijd, de eindtijd, de locatie (meestal de naam van de feestruimte of vergaderruimte), het verwachte aantal gasten en de naam en contactgegevens van de cateringmanager die verantwoordelijk is voor de coördinatie van het evenement.
- Vereisten voor eten en drinken. Als het evenement enige verfrissing biedt, van een urn koffie tot een gastronomisch buffet of 5-gangenmenu-items, wordt dit - gedetailleerd - op de BEO vermeld. In het F&B-gedeelte van de BEO wordt precies beschreven welke gerechten en dranken de klant heeft gekozen, evenals de wijze van bediening (buffet, gepasseerde hors d'oeuvres, enz.).
- Kamer opstelling. Een ander belangrijk onderdeel van de BEO is de opstelling van de ruimte, waarin het meubilair en de apparatuur die nodig zijn voor het evenement wordt beschreven en hoe het moet worden geconfigureerd. Een bruiloft vereist bijvoorbeeld meerdere ronde tafels met elk 8 stoelen, een hoofdtafel met 6 stoelen, een dansvloer, buffettafels, een tafel voor de DJ, een luidsprekersysteem, microfoons en meer. Aan de andere kant vereist een seminar misschien gewoon een paar tafels die klassikaal zijn opgesteld. Hier worden ook technologische behoeften genoteerd, inclusief alle audio- en visuele vereisten. Het is van cruciaal belang dat de BEO veel details bevat in deze sectie, inclusief het exacte aantal stoelen, soorten linnengoed of de plaatsing van apparatuur, zodat het evenementpersoneel de ruimte kan configureren volgens de specificaties van de klant.
- Parkeer eisen. Als bezoekers naar het evenement rijden, waar parkeren ze dan? De BEO noteert of het evenement zelfparkeren of valetparkeren omvat en of parkeren gratis of tegen betaling is. De BEO moet ook een geschat aantal voertuigen specificeren, zodat de valet- en beveiligingsafdelingen dienovereenkomstig kunnen plannen.
- Personeelsbehoeften en personeelsbestand. Het evenement gaat niet vanzelf! De BEO geeft aan hoeveel medewerkers nodig zijn van verschillende afdelingen. Evenementpersoneel kan cocktail- of dinerservers, barmannen, parkeerwachters, beveiligingspersoneel en begeleiders van openbare ruimtes zijn.
- Contactgegevens voor verkopers. Als de klant externe leveranciers heeft ingehuurd, zoals een bloemist en centerpieces, een band of zelfs een externe cateraar, moet de BEO contactgegevens voor de leveranciers opnemen voor het geval het personeel van het evenement met hen moet coördineren.
- Het evenementenschema en de volgorde van evenementen. Met zoveel bewegende delen is het essentieel dat een evenement volgens schema verloopt, en de BEO geeft de evenementenagenda meestal tot op de minuut nauwkeurig weer. Het schema helpt het evenement soepel te laten verlopen en zorgt ervoor dat elke stap, zoals het starten van de muziek of het aansnijden van de bruidstaart, op tijd en in de juiste volgorde gebeurt.
- Prijs- en factuurgegevens. Een BEO is immers een contract en contracten bevatten de relevante prijs- en facturatiegegevens waar beide partijen mee instemmen. Prijzen op de BEO kunnen worden weergegeven als vergoedingen per persoon, bijvoorbeeld voor een buffet, of vaste vergoedingen voor A/V- of functieruimteverhuur. De BEO vermeldt ook hoe de betaling wordt afgehandeld - heeft de klant vooraf betaald of wordt de betaling aan het einde van het evenement geïncasseerd?
- Alle relevante bijlagen en planningsproces. Als het gaat om specifieke informatie over een evenement, is meer meer! De klant of cateringmanager kan aanvullende documenten verstrekken, zoals plattegronden, gedrukte menu's, agenda's, fooiverwachtingen, speciale verzoeken, externe leveranciers, bindende contractdetails en foto's van VIP's.
Sluit u aan bij meer dan 100.000 leidinggevenden van 's werelds toonaangevende hotelmerken en ontvang wekelijks de nieuwste inzichten in uw inbox
Wie maakt een BEO? Wanneer en hoe wordt het gemaakt?
In de meeste gevallen stelt de catering- of salesmanager die verantwoordelijk is voor het evenement de BEO op. De cateringmanager regelt samen met de opdrachtgever de invulling van het evenement en maakt een offerte op. Op dit punt wordt het evenement als voorlopig beschouwd. De cateringmanager kan op dit punt beginnen met een concept van de BEO om informatie over het evenement op één centrale plek op te slaan.
Nadat de klant akkoord gaat en de offerte ondertekent, wordt het evenement als bevestigd beschouwd. Sommige evenementen worden vele maanden (of zelfs jaren!) van tevoren bevestigd, terwijl andere op het laatste moment kunnen plaatsvinden. In beide gevallen rondt de cateringmanager de BEO meestal enkele dagen voor het evenement af. Als de BEO compleet is, stuurt de cateringmanager deze naar de klant voor definitieve goedkeuring, waarna hij of zij deze distribueert naar de relevante afdelingen in het hotel.
Het is belangrijk op te merken dat de cateringmanager deze BEO's meestal niet met de hand schrijft; in plaats daarvan gebruiken verkoopkantoren vaak technologie om het BEO-proces efficiënter en foutloos te maken. Verkoop- en cateringsoftware maakt het gemakkelijk om evenementspecifieke informatie in te voeren in bestelsjablonen voor banketevenementen die al statische details bevatten die niet verschillen tussen evenementen. Deze systemen kunnen ook menu's, prijzen en kamerconfiguratie-informatie opslaan, waardoor het gemakkelijk is om vooraf ingestelde menu's en kamerconfiguraties aan te sluiten om automatisch een bijgewerkte offerte te ontvangen. Naast het maken van BEO's, stelt verkoop- en cateringsoftware verkooppersoneel ook in staat om eenvoudig een klantendatabase te beheren, prijzen bij te werken en informatie te delen met andere hotelafdelingen en klanten zelf.
Zelf een BEO maken? Bekijk deze gratis BEO-sjablonen !
