Why do chargebacks occur?

Laten we even een stapje terug doen: wat is een terugboeking? Simpel gezegd vindt er een terugboeking plaats wanneer een klant een creditcardafschrijving betwist bij zijn bank, wat betekent dat hij wil dat de bank de afschrijving terugdraait. De bank start vervolgens een geschil met de handelaar om te onderzoeken of de afschrijving legitiem was of niet. In de hotelcontext hebben terugboekingen vaak betrekking op annuleringsbeleid of problemen tijdens het verblijf van de gast. Een gast die zich niet realiseerde dat hij een niet-restitueerbare reservering heeft geboekt, kan bijvoorbeeld proberen deze te annuleren, en het hotel kan weigeren een restitutie aan te bieden, onder verwijzing naar het niet-restitueerbare beleid. Als de gast een geschil met zijn bank opent, moet hij bewijzen dat de niet-restitueerbare polis niet duidelijk is bekendgemaakt om het geschil te winnen en de kosten terug te draaien. Het hotel moet bewijzen dat de niet-restitueerbare polis duidelijk aan de bank is bekendgemaakt. win het geschil en behoud het geld.

Veel terugboekingen lijken op de situatie die we zojuist hebben beschreven: een fout van een klant of verkoper. Sommige terugboekingen zijn echter het gevolg van fraude. Criminele fraude vindt plaats wanneer een slechte acteur iemands creditcardgegevens steelt en bijvoorbeeld een hotelverblijf boekt. De creditcardhouder merkt deze vreemde afschrijving op zijn creditcardafschrift en opent een geschil met zijn bank. In dit geval wint de creditcardhouder meestal het geschil en is het hotel verplicht het verblijf terug te betalen, zolang hij kan bewijzen dat hij de kosten niet heeft gemaakt. Vriendelijke fraude komt ook voor; dit is wanneer een consument willens en wetens het systeem exploiteert om creditcardkosten terug te draaien. In alle gevallen is het hotel verplicht om deel te nemen aan het onderzoek, documentatie te verstrekken en de terugbetaling uit te voeren als de bank het geschil wint.

What options exist for chargeback management?

Nu u begrijpt waarom terugboekingen plaatsvinden, wilt u waarschijnlijk een betere manier om deze te beheren. Sterker nog, u wilt frauduleuze afschrijvingen voorkomen voordat ze plaatsvinden. Drie stijlen van terugvorderingsbeheer kunnen de pijn bij het afhandelen van creditcardgeschillen helpen verlichten:

• Software as a service: In dit model koopt uw ​​hotel software voor terugvorderingsbeheer en is het eigenaar van het terugvorderingsproces. Deze optie biedt flexibiliteit en controle voor uw hotel, maar vergt ook meer tijdsinvestering en training. Afhankelijk van welke softwareleverancier u kiest, heeft u mogelijk beperkte ondersteuningsopties of inconsistente resultaten.

• Volledig beheerd: Als een meer hands-off aanpak bij uw hotel past, kunt u uw geschilbehandeling volledig uitbesteden. Een volledig beheerd terugboekingsbeheersysteem betekent dat een bedrijf dat gespecialiseerd is in terugboekingen al uw geschillen namens u afhandelt. Hoewel deze optie meer kost dan het SaaS-model, neemt het de verantwoordelijkheid voor het afhandelen van geschillen weg van uw financiële team en kan het betere resultaten opleveren (dwz minder verliezen).

• Hybride opties: Als noch volledig beheerde, noch volledig interne opties geschikt zijn voor uw hotel, kan een hybride benadering van terugvorderingsbeheer zinvol zijn. Bij een hybride aanpak worden sommige aspecten van de geschillenbehandeling in handen gelegd van externe deskundigen, terwijl sommige verantwoordelijkheden binnen het bedrijf blijven. Met deze opzet behoudt u nog steeds een zekere mate van controle over het proces, maar vermindert u de hoeveelheid tijd die uw interne team nodig heeft.

What are the best chargeback management vendors for hotels?

Nadat u de wereld van terugvorderingsbeheer heeft leren kennen, vraagt ​​u zich misschien af ​​welke leveranciers goed bij hotels passen. Omdat terugboekingen plaatsvinden in elke sector die creditcardbetalingen accepteert, is sommige software ontworpen voor specifieke sectoren, terwijl andere leveranciers veel sectoren even goed bedienen. Laten we eens kijken naar enkele van de beste keuzes voor hotels.

Canary

Are you still asking guests to fill out paper or PDF credit card authorization forms? If so, then you’re risking fraudulent charges and security breaches. Canary’s Digital Authorizations tool lets you securely send digital, PCI-compliant CCA forms that reduce your risk of chargebacks from the start. In addition to modules like online check-in, guest messaging, and upsells, Canary is an all-in-one solution for hotels looking to upgrade and consolidate their tech stack. While Canary is great at preventing chargebacks, it does not offer fully managed dispute handling services, which means that responsibility would still fall to your accounting team. Canary was the #1 winner at the 2023 HotelTechAwards in the Cyber Security & Fraud Prevention category.

Sertifi

Sertifi wordt vertrouwd door merken als Marriott en Hilton en is een solide oplossing voor hotels die op zoek zijn naar een veiliger creditcardautorisatieproces. Hoewel Sertifi geen terugboekingen namens u afhandelt, verkleint de app het risico op terugboekingen aanzienlijk door kaartgegevens te coderen en het potentiële frauderisico van elke creditcardtransactie te beoordelen. Sertifi werkt niet alleen goed voor hotels en resorts, maar ook voor evenementenplanners, locaties en andere horecaleveranciers die creditcardgegevens gebruiken voor vooruitbetalingen of aanbetalingen. Als bonus integreert Sertifi met PMS'en zoals Opera, Amadeus en Infor.

Chargeback Gurus

An industry leader in fully managed chargeback services, Chargeback Gurus are what they say they are – experts at navigating the chargeback process and winning disputes. Chargeback Gurus boasts that they win more than three times the disputes than the industry average, so you can expect better results than if you handle the process in-house, although you will pay more for the service than you would if you kept things in-house. That being said, Chargeback Gurus offers flexible terms and pricing models so you can find a price that fits your budget.

Signifyd

Maybe you already have a tech-driven solution for CCA forms, but you’re looking for a vendor to manage your chargeback process entirely. Signifyd helps you prevent chargebacks due to fraud – and helps you recover disputed funds for reasons like cancellations and booking errors. The system integrates with your payment gateway (such as Stripe) and provides expert guidance on your processes and documents. Signifyd clients can win disputes up to 50% more often than before using the service.

Riskified

Online travel sites like Trip.com and Lastminute.com use Riskified to handle disputes, which shows that Riskified is a trustworthy vendor that can handle chargeback management for any travel industry business. The Riskified dashboard centralizes all information about chargeback cases so your team can monitor status, add documentation, and track results over time. The platform allows you to automate several steps of the dispute process, saving time for your team. If you aren’t interested in fully outsourcing chargeback management but want a more efficient system than your current manual process, Riskified can be the perfect happy medium.

Ready to start winning more chargebacks and losing less money to fraud? Read reviews of cyber security and payment protection vendors from real hoteliers like you.

Here's Why Your Hotel Should Be Automating Chargeback Management Right Now

Software voor terugboekingsbeheer is van cruciaal belang voor hotels, vooral in het steeds evoluerende landschap van e-commerce en online betalingsverwerking. Hotels zijn afhankelijk van inkomsten om te kunnen floreren, en terugboekingen vormen een aanzienlijke bedreiging voor hun bedrijfsresultaten. Dit is de reden waarom het beperken van terugboekingen en het automatiseren van het proces met terugboekingsbeheersoftware essentieel is:

1. Voorkomen van inkomstenverlies: Terugboekingen kunnen resulteren in aanzienlijk inkomstenverlies voor hotels. Wanneer een gast een transactie met de creditcardmaatschappij betwist, verliest het hotel vaak de betaling. Software voor terugboekingsbeheer helpt terugboekingen te voorkomen en verloren inkomsten terug te winnen.
2. Realtime fraudepreventie: In het digitale tijdperk richten fraudeurs zich voortdurend op online transacties. Tools voor terugboekingsbeheer maken gebruik van machine learning en algoritmen voor fraudedetectie om frauduleuze transacties in realtime te identificeren en te voorkomen, waardoor de inkomsten van het hotel veilig worden gesteld.
3. Gestroomlijnde workflows: Automatisering van terugvorderingsreacties en geschillenbeheer stroomlijnt interne processen. Het bespaart tijd, omdat het handmatig beheren van terugboekingen tijdrovend kan zijn, waardoor het hotelpersoneel zich kan concentreren op het bieden van uitstekende klantenservice.
4. Verbeterde klantervaring: Effectief terugvorderingsbeheer zorgt ervoor dat legitieme klantgeschillen snel en eerlijk worden aangepakt. Dit heeft een positieve invloed op de klanttevredenheid, omdat gasten zien dat het hotel hun zorgen serieus neemt.
5. Beperking van vriendelijke fraude: Vriendelijke fraude vindt plaats wanneer klanten ten onrechte kosten betwisten. Software voor terugboekingsbeheer kan hotels helpen bij het bestrijden van terugboekingen die voortkomen uit vriendelijke fraude, door bewijs te leveren aan kaarthouders en kaartuitgevers.
6. Voorkom terugboekingen met redencodes: Het begrijpen van de redencodes voor terugboekingen is van cruciaal belang. Tools voor terugboekingsbeheer bieden vaak gedetailleerde analyses en inzichten om de hoofdoorzaak van terugboekingen te achterhalen, waardoor hotels deze proactief kunnen voorkomen.
7. Meldingen en waarschuwingen: software voor terugboekingsbeheer verzendt realtime meldingen en waarschuwingen wanneer terugboekingen worden gestart, waardoor het hotel snel en effectief kan reageren op geschillen.
8. Fraudebescherming: Naast het voorkomen van terugboekingen bieden deze tools uitgebreide fraudebescherming ter bescherming tegen frauduleuze terugboekingen.
9. Verbetering van de winstpercentages: oplossingen voor terugvorderingsbeheer helpen de winstpercentages bij terugvorderingsgeschillen te verbeteren. Ze verstrekken de nodige documentatie en bewijsmateriaal aan vertegenwoordigingen, waardoor de kans op een succesvolle oplossing groter wordt.
10. Integratie met betalingsverwerkers: Veel softwareoplossingen voor terugboekingsbeheer bieden API's die naadloos integreren met betalingsverwerkers, waardoor ervoor wordt gezorgd dat terugboekingsinformatie direct beschikbaar en up-to-date is.
11. Outsourcing versus intern: Hotels kunnen ervoor kiezen om terugboekingen intern te beheren of uit te besteden aan gespecialiseerde bedrijven zoals Chargebacks911 of Midigator. De software biedt flexibiliteit bij het beslissen welke aanpak het beste aansluit bij hun zakelijke behoeften.
12. Voordeel voor kleine bedrijven: Zelfs kleine hotels kunnen profiteren van software voor terugvorderingsbeheer, omdat deze toegang biedt tot dezelfde fraudepreventietools en expertise die grotere detailhandelaren gebruiken.
13. SaaS-oplossingen: Veel tools voor terugboekingsbeheer worden aangeboden als Software as a Service (SaaS), waardoor ze kosteneffectief en toegankelijk zijn voor hotels van elke omvang.

Software voor terugboekingsbeheer is onmisbaar voor hotels om hun inkomsten te beschermen, fraude te voorkomen, de klanttevredenheid te vergroten en hun terugboekingsproces te stroomlijnen. Het is een essentieel onderdeel van moderne e-commerce en online betalingsactiviteiten en helpt hotels concurrerend en winstgevend te blijven in een snel evoluerende sector.