Of u nu één evenement plant of meerdere evenementen per dag organiseert in een conferentiehotel, u kunt het niet alleen. Naast je eigen team en je leveranciers is er nog een andere partner om organisatoren van evenementen te helpen nog een vijfsterrenfunctie uit te voeren: evenemententechnologie (en specifiek SaaS-oplossingen). Een groeiend segment van oplossingen voor evenementenbeheer biedt efficiënte organisatorische hulpmiddelen, geautomatiseerde marketingstrategieën, systemen voor digitale ruimteplanning, engagementoplossingen en meer - allemaal met als doel uw evenementen soepeler te laten verlopen. Of misschien worstel je met de uitdaging om een persoonlijk evenement naar een virtuele setting te verplaatsen; raad eens, daar is een app voor!
In dit artikel laten we je kennismaken met meer dan 50 evenementenbeheersystemen en -apps die een positieve invloed kunnen hebben op je evenement, je bezoekers, je leveranciers en zelfs je eigen gezond verstand tijdens het hele evenementplanningsproces. Laten we erin duiken!
Event Planning and Event Management Software
Evenementprofessionals weten dat het geheim van het organiseren van een geweldig feest het vastleggen van de details is - en die details zijn te veel voor je hersenen om te verwerken! Software voor evenementenplanning en -beheer organiseert elk onderdeel van het planningsproces in een gestroomlijnd systeem waarmee meerdere teamleden, leveranciers en soms zelfs klanten kunnen samenwerken.
All-in-one Event Management Platforms
Heb je een tool nodig die het allemaal kan? Laat een van deze alles-in-één platforms voor evenementenplanning het zware werk doen. Ze zijn ideaal voor verkoopmanagers of evenementenpersoneel in grote hotels, locaties, restaurants of casino's.
Cvent: Als een van de meest populaire bekroonde en geprefereerde evenementenbeheersystemen, biedt Cvent oplossingen voor het volledige evenementproces van begin tot eind. Het cloudgebaseerde platform van Cvent bevat modules voor planning, evenementenwebsites, e-mailmarketing, registratie-CRM en levenscyclusmarketing, enquêtes voor evenementmarketing en meer, waardoor het een favoriet is van hoteliers en evenementenplanners die maximale functionaliteit in één systeem willen.
Event Temple: Dit systeem is een andere favoriet van hoteliers en verkoopteams die prospectie-, contract- en rapportageprocessen willen streamen naast het creëren van BEO's en het factureren van klanten. De cloudgebaseerde software van Event Temple bevat alle tools die je nodig hebt, van de eerste offerte tot de eindfactuur.
Tripleseat: Tripleseat is niet alleen ontworpen voor hotels, maar ook voor restaurants en locaties en biedt oplossingen voor het vastleggen van leads, het opstellen van offertes en contracten en het beheren van evenementen. Tripleseat biedt integraties met apps zoals Constant Contact en Fishbowl om de functionaliteit te vergroten.
Amadeus Sales & Catering: deze cloudgebaseerde krachtpatser biedt een volledige reeks functies voor evenementenplanning, contractering, diagrammen, facturering en rapportage. Amadeus biedt drie niveaus van functionaliteit (essentials, standaard en geavanceerd), zodat elke organisatie, van restaurants tot casinohotels, de perfecte match kan vinden.
Fonteva: Fonteva integreert rechtstreeks met Salesforce en maakt gebruik van de gegevens die je al in Salesforce hebt om evenementen naadloos te plannen, te promoten en uit te voeren. De software werkt met virtuele en persoonlijke evenementen en biedt een mobiele app voor meer betrokkenheid bij aanwezigen.
Planningspod: Deze tool voor evenementenplanning is speciaal op maat gemaakt voor virtuele evenementen en externe teams en bevat modules voor evenementenplanning, registratie, locatiereservering, facturering en plattegrondontwerp.
Sluit u aan bij meer dan 50.000 leidinggevenden van 's werelds toonaangevende hotelmerken en ontvang één keer per maand de nieuwste inzichten in uw inbox
Event Planning and Marketing Tools
Perfect voor kleinere evenementen of organisaties met kleinere budgetten, deze flexibele tools voor evenementenplanning en marketing bieden veel functionaliteit in gebruiksvriendelijke software.
Bizzabo: Deze alles-in-één planningstool biedt een bomvolle lijst met functies met de nadruk op het nemen van datagestuurde beslissingen en het verhogen van de ROI van je evenement. Functies zijn onder meer een websitebouwer, marketingautomatisering, peilingen en een mobiele app, en Bizzabo biedt speciale tools voor sponsors, rapportage en maatwerk.
Splash: dit evenementenplanningssysteem biedt krachtige functionaliteit die prettig is voor de ogen. In een reeks mooie dashboards biedt Splash evenementenplanners tools om aantrekkelijk materiaal te ontwerpen, marketingboodschappen te sturen, taken bij te houden, registratie af te handelen en met aanwezigen in contact te komen tijdens het evenement, plus rapportagetools om de impact van het evenement te kwantificeren.
Wild Apricot: deze app voor lidmaatschapsbeheer bevat ook een module voor evenementenplanning en -beheer, waarin planners een evenementenkalender kunnen beheren, kaartjes kunnen verkopen, registratieformulieren kunnen maken en aanwezigheid kunnen registreren.
Gruupmeet: Op zoek naar software voor evenementenplanning zonder extra functies die je niet gaat gebruiken? Gruupmeet is een gestroomlijnde tool die alleen het essentiële biedt, inclusief dashboards voor evenementenplanning, bezoekersinformatie en marketing.
Whova: Deze app boordevol functies biedt vrijwel alle tools die nodig zijn om een conferentie of sociale functie uit te voeren, van deelnemersregistratie tot het verzamelen van leads. Het biedt zelfs een ingebouwde, aanpasbare evenement-app voor kaarten, agenda's en notities.
Momice: Wie zegt dat registratie van evenementen saai moet zijn? De prachtige interface van Momice helpt je bij het maken van opvallende websites, marketingmateriaal, registratieformulieren, enquêtes en meer. Maar het is niet alleen mooi; Met Momice kun je zinvolle gegevens van aanwezigen of deelnemers verzamelen en analyseren.
rsvpBOOK: Het online platform van rsvpBOOK, dat gespecialiseerd is in ticketing en registratie, helpt u bij het promoten van uw evenement via een aanpasbare website en sociale media, en beheert vervolgens de registratie en check-in ter plaatse of digitaal.
Topi: Topi biedt even krachtige oplossingen voor planners en aanwezigen; het planner-gedeelte van de software zorgt voor moeiteloze kaartverkoop en registratie, terwijl de netwerk- en leadverzamelmodules helpen om de ROI van het evenement voor bezoekers en exposanten te verhogen.
Eventbrite: Eventbrite, een favoriet van sociale organisaties en scholen, maakt het voor iedereen gemakkelijk om een evenement bekend te maken en kaartjes te verkopen.
Catering Management Software
Op zoek naar software specifiek voor de horeca? Deze apps bieden functies die zijn toegesneden op de behoeften van horecazaken en restaurants.
Caterease: Deze software voor het plannen en beheren van evenementen is op maat gemaakt voor de horeca met speciale functies zoals een dashboard voor het ophalen en bezorgen van bestellingen. Met Caterease kunt u evenementen boeken, details beheren via taakherinneringen en rapporten samenstellen op één cloudgebaseerd platform.
BetterCater: BetterCater biedt voorstelsjablonen, paklijsten, kalendertools, recepten, rapporten en meer in een cloudgebaseerde webapp die geschikt is voor elk type catering- of evenementenbedrijf, van foodtrucks tot locaties.
Foodstorm: deze tool voor catering- en evenementenbeheer helpt u de verkoop te verhogen, interne processen te stroomlijnen en taken te automatiseren om kostbare tijd vrij te maken. Cateringspecifieke functies in Foodstorm zijn onder meer online bestellen, ordertracering, facturering en rapportage.
PerfectTablePlan: Als het enige wat je tech-stack voor evenementenplanning mist een geweldige tool voor tafelplanning is, dan zal PerfectTablePlan die leemte opvullen. Met deze eenvoudige, ongecompliceerde app kun je eenvoudig plattegronden en plattegronden beheren voor slechts één vast bedrag.
Social Tables: Voor verkoopteams die nauw samenwerken met evenementenplanners, biedt Social Tables naadloze samenwerkingstools waarmee beide partijen input kunnen leveren over plattegronden en diagrammen en gastenlijsten.
Project Management Tools
Vraagt u zich af hoe u kunt bijhouden wie verantwoordelijk is voor welke taak? Hoe houd je iedereen verantwoordelijk? Deze tools voor projectbeheer maken samenwerking een fluitje van een cent.
Monday.com: Ontworpen om teams te helpen beter samen te werken, biedt Monday.com tools voor het maken, plannen en volgen van taken op verschillende aanpasbare "werkruimte"-sjablonen. Monday.com kan worden geïntegreerd met apps zoals Stripe, Mailchimp en Twitter voor nog krachtigere samenwerking.
Trello: In wezen een digitaal Kanban-bord, stelt Trello je in staat om taken te maken, taakeigenaren toe te wijzen, opmerkingen toe te voegen, bestanden te uploaden en meer, terwijl je de taken georganiseerd houdt per categorie of fase. Trello heeft ook een mobiele app en kan worden geïntegreerd met andere tools zoals Slack en Dropbox.
Event Marketing Software
Het plannen van het evenement is slechts een onderdeel van het proces; je moet ook het woord eruit krijgen! Deze marketingtools helpen je om je evenement te promoten, in contact te blijven met bezoekers, tickets te verspreiden en informatie over evenementen te huisvesten.
Event Operations and Engagement Software
Sociale media en promotietools
Een van de meest efficiënte en boeiende manieren om uw evenement te promoten, is via sociale media. Maar het beheersen van sociale media hoeft niet uitdagend of tijdrovend te zijn als u een van deze apps gebruikt.
Hootsuite: gebruik dit dashboard voor sociale media om al je feeds op één plek te bekijken, berichten te plannen en te automatiseren, samen te werken met teamgenoten en je betrokkenheid te analyseren.
MeetEdgar: deze planningstool voor sociale media helpt u tijd te besparen door berichten op Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn en Pinterest te automatiseren en te recyclen.
Everwall: geef uw social media-feeds in realtime weer om betrokkenheid bij uw evenement te stimuleren, inclusief niet alleen Twitter- en Instagram-berichten, maar ook Slack-, e-mail- en sms-berichten.
Andere marketingtools
Soms past software niet mooi in één categorie, maar dat betekent niet dat het niet nuttig is!
Ticketbud: Plan je een evenement met kaartjes? Ticketbud is ideaal voor conferenties of festivals met functies voor het promoten van het evenement, het verkopen van tickets, het scannen of verkopen van tickets op het evenement en het afstemmen en rapporteren van inkomsten.
Avochato: Als uw bezoekers, verkopers of exposanten overbelast worden door te veel e-mails, kan sms een betere manier zijn om contact te houden. Met het sms-platform van Avochato kunt u sms-campagnes automatiseren en alles bijhouden via Salesforce, Slack of Zapier.
Het is showtime! Deze systemen en apps helpen je een geweldig evenement te organiseren, van registratie tot fondsenwerving tot enquêtes.
Registration
Vergeet de pennen en papier; digitale registratiesystemen maken aanmeldingen of aanmeldingen eenvoudiger dan ooit.
Regpack: Deze organisatorische oplossing omvat een formulierbouwer, betalingsverwerking, coupon- en kortingsmogelijkheden en aanpasbare registratiepagina's voor elk type evenement of functie.
Member Solutions: Ideaal voor terugkerende evenementen of evenementen die keer op keer dezelfde bezoekers trekken, Member Solutions biedt een registratieformulier, functies voor e-mailmarketing, een betalingsverwerker, promotiecodes en integratie met uw website en social media-feeds.
Attendify: Met Attendify kunt u aangepaste registratiepagina's en mobiele apps bouwen voor elk type evenement, plus een deelnemersdatabase en rapportagefunctionaliteit.
Brushfire: Met deze software voor evenementenbeheer kun je het hele online registratie- en check-inproces voor evenementen beheren en aanpassen, inclusief ondersteuning voor kiosken en stoeltoewijzingen, op één centrale plek. Brushfire biedt ook een mobiele app en een platform voor digitale streaming.
Smartwaiver: Schaf de klemborden en papieren formulieren af en gebruik Smartwaiver om eventuele vrijstellingen die bezoekers moeten invullen te digitaliseren. Smartwaiver biedt een tablet-app en integratie met uw website.
Conference Tracker: deze cloudgebaseerde registratie zorgt voor naadloos inloggen, met functionaliteit voor het afdrukken van badges, online registratie, aanwezigheidscertificaten en een verscheidenheid aan rapportagefuncties.
Attendee Interaction Tools
Wil je de betrokkenheid van bezoekers vergroten? Vraag ze wat ze denken! Deze interactieve polling-apps zijn leuk en gemakkelijk te gebruiken.
Kahoot: maak je eigen interactieve quizzen of polls met deze cloudgebaseerde tool. Deelnemers hebben via elke webbrowser toegang tot de sessie en er is een indrukwekkende verscheidenheid aan aanpassingsopties beschikbaar.
Slido: Geschikt voor peilingen en live Q&A, Slido integreert mooi in persoonlijke of virtuele presentaties. Het publiek kan deelnemen door een link in een webbrowser te openen en de presentator kan de resultaten in realtime weergeven.
Event App Builders
Centraliseer uw evenementinformatie in een mobiele app waartoe deelnemers onderweg toegang hebben zonder codering!
CrowdCompass: als onderdeel van de Cvent-familie is CrowdCompass een mooie aanvulling op Cvent's software voor evenementenplanning en -beheer. De appbouwer van CrowdCompass biedt een sjabloonbibliotheek, veel aanpassingsmogelijkheden, een dynamische evenementgids, tools voor betrokkenheid en netwerken, en integraties met registratie- en ticketingtools zoals Eventbrite.
EventMobi: Met deze aanpasbare app-tool voor evenementen kun je een app bouwen met alle informatie die aanwezigen nodig hebben, van kaarten tot agenda's. EventMobi biedt ook digitale registratieoplossingen en ondersteuning voor virtuele evenementen.
AppInstitute Event App Builder: kies uit een van de sjablonen van AppInstitute om efficiënt uw aangepaste evenement-app te ontwerpen, uw inhoud te uploaden en te bewerken en deze in handen van uw aanwezigen te krijgen. De app ondersteunt zelfs kaartverkoop en geautomatiseerde waarschuwingen.
Guidebook: het eenvoudige app-bouwplatform van Guidebook werkt voor virtuele of persoonlijke evenementen met tal van aanpassings- en merkopties, betrokkenheidstools zoals peilingen en kaarten, en integraties met tools zoals Salesforce en Mailchimp.
Fundraising
Plant u een stille veiling of liefdadigheidsevenement? Gebruik deze tools om fondsenwervende activiteiten eenvoudig en veilig te beheren.
GiveSmart: deze app voor fondsenwerving is ideaal voor virtuele en persoonlijke evenementen, met functionaliteit zoals ondersteuning voor stille veilingen, mobiel bieden, kaartverkoop en donaties.
OneCause: met een volledig pakket tools voor het plannen van evenementen, heeft OneCause alles wat je nodig hebt om een inzamelingsactie te plannen, van promotietools tot ticketing. U kunt veilingen, online bieden, peer-to-peer fondsenwerving en meer op hetzelfde platform beheren.
- Donorbox: Donorbox is een terugkerend donatieplatform dat non-profitorganisaties een beter afrekenproces voor donaties biedt. We streven ernaar non-profitorganisaties te helpen nauwer in contact te komen met hun donateurs en vrijwilligers door het beste donorbeheersysteem in de branche te bouwen.
Lead gathering
Laat de visitekaartjes in het vorige decennium achter; deze apps voor het verzamelen van leads helpen u bij het verzamelen en ondernemen van contactinformatie voor potentiële klanten of partners.
Akkroo: Akkroo is ontworpen voor B2B-beurzen en -conferenties en helpt u bij het binnenhalen van leads, het converteren van verkopen en het berekenen van de ROI van evenementen door middel van integraties met Salesforce, HubSpot en meer.
QuickTap Survey: Beschouw deze app als uw persoonlijke assistent tijdens een beurs of netwerkevenement. Noteer eenvoudig contactgegevens van leads die u ontmoet en exporteer de gegevens vervolgens naar Salesforce, Mailchimp en meer om actie te ondernemen.
Virtual Event Platforms
Als je je overweldigd voelt door het idee om een volledig virtueel evenement te plannen, ben je niet de enige! Naarmate evenementen overschakelen naar sociaal verre formaten, werkt een groeiend segment van software voor virtuele evenementen met u samen om digitale evenementen net zo krachtig en betekenisvol te maken als die in het echte leven.
Boomset: Boomset is ideaal voor hybride of virtuele evenementen en biedt sjablonen voor registratiepagina's, een tool voor digitale visitekaartjes, netwerkfunctionaliteit en ondersteuning voor livestreaming, Q&A, breakout-sessies en meer.
Highfive: deze software voor videoconferenties werkt even goed voor interne vergaderingen als voor grote virtuele evenementen. Met Highfive kunnen presentatoren hun schermen delen, een live evenement of presentatie streamen of gewoon audioconferenties houden. De app kan worden geïntegreerd met Slack, Google Agenda en meer.
Hubb: Hubb stelt je in staat om wow-waardige virtuele evenementen te produceren met net zoveel sprankeling als persoonlijke functies via de virtuele evenementenlobby. De app bevat een overvloed aan aanpassingsopties, taakautomatisering, rapportage en ondersteuning voor live gestreamde en on-demand content.
Accelevents: meer gericht op virtuele "ervaringen" dan op ongeïnspireerde traditionele evenementen, ondersteunt de oplossing voor virtuele evenementen van Accelevents zowel live streaming als on-demand content, plus biedt het een websitebouwer, kaartverkoop, marketingstrategieën, fondsenwervingstools, stoeltoewijzingen, rapportage en meer.
Big Marker: Deze webgebaseerde app voor virtuele conferenties maakt het hosten en bijwonen van webinars eenvoudig. De betrokkenheidstools van Big Marker helpen bezoekers ook betrokken te blijven door middel van live Q&A, polls en opmerkingen, en dankzij de automatiseringstools van het systeem kunt u hetzelfde webinar vele malen uitvoeren.
WorkCast: geschikt voor webinars, webcasts en elke andere virtuele conferentie of evenement die u maar kunt bedenken, de oplossing van WorkCast biedt een virtueel inhoudsplatform voor maximaal 50.000 deelnemers. Betrokkenheidstools omvatten peilingen en enquêtes, en WorkCast bevat rapportagefunctionaliteit om u te helpen de ROI van uw evenement te maximaliseren.
On24: als een van de meest interactieve virtuele evenementensystemen op de markt, biedt On24 meer dan 20 betrokkenheidsopties om aanwezigen geïnteresseerd te houden en hightech analyses die u helpen hun gedachten en gedrag te begrijpen.
vFairs: Als u wilt dat uw deelnemers zo dicht mogelijk bij een persoonlijke conferentie of beurservaring komen, biedt vFairs de perfecte oplossing. De software biedt een Sims-achtige virtuele evenementenruimte waar avatars van deelnemers zich kunnen mengen en netwerken. Leveranciers kunnen zelfs aangepaste virtuele stands opzetten en boeiende webinars organiseren.
Software voor evenementenbeheer is cruciaal voor managers van hotelevenementen om het planningsproces te stroomlijnen en te automatiseren, evenementen effectief te beheren en succesvolle evenementen te organiseren. Deze softwareoplossing biedt een scala aan functionaliteit voor verschillende soorten evenementen, zoals persoonlijke, hybride en virtuele evenementen.
Met behulp van software voor evenementenbeheer kunnen evenementenplanners online registratie en ticketing, betalingsverwerking, facturering, deelnemersbeheer en betrokkenheid beheren. De software biedt sjablonen voor evenementenwebsites, evenementenplanning en projectbeheertools die helpen om het planningsproces efficiënt te organiseren.
Realtime meldingen, berichtgeving en opiniepeilingen vergemakkelijken de betrokkenheid van deelnemers en zorgen voor een betere bezoekerservaring. Evenementmarketing en fondsenwerving kunnen ook via dit platform worden beheerd door gebruik te maken van sociale media-integraties en e-mailmarketing.
Cloudgebaseerde oplossingen voor evenementenbeheer, zoals Cvent, Bizzabo en Eventbrite, bieden integraties met andere softwareoplossingen, waaronder CRM en verkooptools zoals Salesforce en Hubspot, om een uitgebreid systeem voor evenementbeheer te creëren. Deze integraties kunnen rapportage en gegevensbeheer na gebeurtenissen automatiseren, waardoor het gemakkelijker wordt om gebeurtenisgegevens te analyseren en weloverwogen beslissingen te nemen.
Tools voor evenementenplanning, zoals een mobiele evenementen-app, plattegrondbeheer en exposantenbeheer, helpen om evenementen op locatie effectief te beheren. Facturering, prijzen en kaartverkoop kunnen eenvoudig worden beheerd via de software, waardoor organisatoren van evenementen tijd en kosten kunnen besparen.
Bovendien biedt software voor evenementenbeheer sjablonen voor verschillende soorten evenementen, waaronder seminars, webinars, beurzen en conferenties, om een naadloze evenementervaring te creëren. De functionaliteit van de software kan ook worden aangepast aan de specifieke behoeften van elk evenement.
Het gebruik van software voor evenementenbeheer is cruciaal voor managers van hotelevenementen om het planningsproces te stroomlijnen, evenementen effectief te beheren en succesvolle evenementen te organiseren. Het maakt automatisering, realtime meldingen, betrokkenheid van deelnemers en integraties met andere softwareoplossingen mogelijk. Deze softwareoplossing is een uitstekende investering voor evenementenplanners, non-profitorganisaties en bedrijven die evenementen efficiënt en effectief willen beheren.
Heb je een favoriete app voor evenementenbeheer die we hier niet hebben genoemd? Laat het ons weten!