Vóór de jaren zestig was de snelste manier om een hotelreservering te maken of een vlucht te boeken, de telefoon te pakken en het hotel of de luchtvaartmaatschappij te bellen. Deze methode was uiterst inefficiënt; wanneer een reisagent (of assistent voor zakenreizen) een luchtvaartmaatschappij belt om een boeking te maken, kan het de vertegenwoordiger van de luchtvaartmaatschappij meer dan een uur kosten om door de papieren boekingsrapporten te bladeren, een beschikbare stoel te vinden en de nieuwe boeking handmatig in te voeren. De groei van de reserveringsafdelingen van luchtvaartmaatschappijen was beperkt tot het aantal mensen dat tegelijkertijd toegang had tot die bestanden.

Om aan de groeiende vraag naar vliegreizen te voldoen, hebben luchtvaartmaatschappijen hun eigen reserveringssystemen ontwikkeld om het boekingsproces te stroomlijnen. American Airlines was het eerste bedrijf dat, in samenwerking met IBM , een elektronisch reserveringssysteem implementeerde dat hun reserveringsagenten konden gebruiken. Deze nieuwe technologie, de Semi-Automated Business Research Environment (SABRE) genaamd, stelde American Airlines in staat om hun reserveringsteam aanzienlijk uit te breiden tot meer dan het aantal mensen dat rond de papieren boekingsbestanden kon kruipen.

Andere luchtvaartmaatschappijen volgden kort daarna en tegen het begin van de jaren 70 gebruikten Delta, American Airlines, British Airways en United allemaal elektronische reserveringssystemen. Het eerste hotelbedrijf dat een elektronisch reserveringssysteem implementeerde, was Westin in 1970. Tot nu toe waren de enige mensen die toegang hadden tot deze distributiesystemen luchtvaart- of hotelmedewerkers, maar dat veranderde in 1976, toen een reisbureau toegang kreeg tot SABRE Voor de eerste keer. In 1985 maakten meer dan 10.000 reisbureaus gebruik van SABRE. In het volgende decennium kwamen er veel nieuwe bedrijven bij die reisbureaus een directe, elektronische verbinding boden met boekingssystemen van luchtvaartmaatschappijen en hotels. Uiteindelijk, in 1992, bundelden de eigenaren van een in Noord-Amerika gebaseerd systeem en een in Europa gebaseerd systeem hun krachten om 's werelds eerste wereldwijde distributiesysteem te creëren.

Kortom, een GDS fungeert als tussenpersoon tussen een reisbureau en het centrale reserveringssysteem van een hotel (of luchtvaartmaatschappij). Reisagenten kunnen via de GDS realtime tarieven en inventaris voor een bepaald hotel zien, hoewel de GDS niet echt zijn eigen inventaris heeft. Het is gewoon een venster op het systeem van het hotel, dat de beschikbare kamertypes, tarieven en beperkingen toont. Wanneer een reisbureau een kamer boekt, stuurt de GDS de reserveringsinformatie naar het systeem van het hotel en verwijdert die kamer uit de inventaris van het hotelsysteem. De reisagent hoeft met niemand van het hotel te praten en de reserveringsagenten van het hotel hoeven geen gegevens handmatig in te voeren. Het is veel efficiënter dan in de jaren 60!

Naast de tijdsbesparing, stelt de GDS reisagenten in staat om reserveringssystemen aan te boren voor een wereld van reisaanbieders. Tegenwoordig kun je via de GDS niet alleen vliegtickets en hotels boeken, maar ook huurauto's, cruises, treinkaartjes en tours. Voor een reisbureau dat een vakantiepakket boekt dat al het bovenstaande kan bevatten, kunnen ze de reserveringen in slechts een paar klikken voltooien, in plaats van elke individuele aanbieder te bellen.

Voor hotels, luchtvaartmaatschappijen en dergelijke biedt de GDS enorme marketingkracht. Voordat de GDS populair werd, zouden hotels enorme marketinginspanningen moeten leveren om gezien te worden door reisbureaus. De GDS heeft dit proces effectief gedemocratiseerd, waarbij hotelketens dezelfde zichtbaarheid op de GDS krijgen als onafhankelijke hotels. De GDS geeft hotels ook toegang tot nieuwe segmenten van gasten, zoals zakenreizigers via bedrijven als American Express en Carlson Wagonlit, die waarschijnlijk niet rechtstreeks zouden boeken. Hoewel hotels wel een vergoeding per boeking moeten betalen om de GDS te gebruiken, is die vergoeding vaak lager dan de gemiddelde OTA-commissie.

De GDS-industrie heeft een lange weg afgelegd sinds de jaren 60; terwijl Sabre nog steeds een belangrijke speler is, zijn er vandaag verschillende GDS-bedrijven actief.

De belangrijkste wereldwijde distributiesystemen voor reisreserveringen zijn onder meer:

• Amadeus is 's werelds grootste GDS, goed voor ongeveer 40% van de GDS-transacties, en is vooral populair in Europa. Hoewel veel van deze reserveringen voor vliegtickets zijn, is het nog steeds een krachtig hulpmiddel voor hotels, met meer dan 600.000 aangesloten hotels.

• Sabre is de op een na grootste GDS, goed voor ongeveer 35% van de boekingen van reisbureaus. Ongeveer 175.000 hotels zijn aangesloten op Sabre, maar haar portfolio in Noord-Amerika is groter dan die van haar concurrenten.

• Travelport GDS is eigenaar van systemen met de naam Galileo, Worldspan en Apollo.

• Travelsky is een door de staat gerunde GDS in China.

Naast deze grote GDS-bedrijven vind je kleinere, regionale spelers zoals KIU, dat populair is in Latijns-Amerika.

Geen enkele GDS kan de "beste" reisdienstverlener worden genoemd, aangezien ze allemaal dezelfde functionaliteit bieden en hun eigen unieke verschillen hebben. Als u zich afvraagt hoe u een GDS kiest, moet u rekening houden met een aantal variabelen, waaronder de aanwezigheid van het systeem in de markten waar uw gasten vandaan komen, de functies van het systeem en op welke reiswebsites GDS verbinding maakt. Travelport ondersteunt bijvoorbeeld meer mogelijkheden voor kortingen voor zakelijke reizigers. Bovendien moet u ervoor zorgen dat uw bestaande vastgoedbeheersysteem integratie biedt met de GDS die u kiest. En u wilt ook rekening houden met de prijs. Elk systeem heeft een andere tariefstructuur die verschilt per accommodatie en per markt, dus u moet contact opnemen met het bedrijf om te weten te komen welke kosten van toepassing zijn op uw hotel. GDS-tarieven kunnen snel omhoogschieten in de wereld van hotelmanagement en het is belangrijk om te begrijpen hoe tarieven en commissies zijn gestructureerd om ervoor te zorgen dat uw e-commercekanaal op GDS-netwerken winstgevend kan zijn.

In 2006 overtrof het volume van internetreserveringen voor het eerst de GDS-reserveringen, dankzij de groeiende populariteit van online boekingskanalen en de achteruitgang van fysieke reisbureaus. Heeft de GDS nog een functie als reizigers gemakkelijk rechtstreeks kunnen boeken bij de luchtvaartmaatschappij of het hotel? Ja, in veel gevallen levert de GDS nog steeds waarde op, vooral voor luchtvaartmaatschappijen en zakenreisorganisaties. Luchtvaartmaatschappijen distribueren hun inventaris nog steeds naar OTA's via de GDS, en zakelijke reisplanners blijven de GDS gebruiken om zakelijke tarieven te vinden. Nu er echter zoveel innovatie plaatsvindt op het gebied van reizen, krijgt de legacy-technologie van de GDS zeker te maken met concurrentie van andere boekingssystemen.

--

Met tientallen jaren geschiedenis en een enorm gebruikersbestand van reisbureaus, kan het gebruik van de GDS een geweldige manier zijn om de marketing- en distributiestrategie van uw hotel uit te breiden. Maar de GDS biedt niet noodzakelijkerwijs waarde aan elk hotel; als u zich afvraagt hoe u de GDS moet gebruiken of waarom u deze als distributiekanaal moet toevoegen, is het belangrijk om de voor- en nadelen voor uw individuele hotel af te wegen.