HiJiffy lanceert Email Copilot: AI die hotel-e-mailantwoorden opstelt
Guests wait nearly 15 hours for an email reply, even when hotel teams respond in under five. Email Copilot helps teams clear the overloaded inboxes faster, without ever sending a message on its own.
HiJiffy, het AI-gestuurde gastcommunicatieplatform voor hotels, heeft Email Copilot gelanceerd. Het is een AI-assistent ingebouwd in de HiJiffy-console die e-mailantwoorden opstelt voor reserveringen en front-office teams. Het is ontworpen om de tijd die aan elke gast-e-mail wordt besteed te verminderen, terwijl de agent de controle behoudt: er wordt niets verzonden totdat een persoon het heeft beoordeeld.
Een studie door EmailAnalytics (Q1 2026, 27,7 miljoen e-mails geanalyseerd) toont dat hospitality teams tijdens kantooruren in 4 uur 50 minuten reageren, maar gasten gemiddeld bijna 15 uur (14u58m) op een reactie wachten. Het probleem ligt niet bij trage medewerkers. De kloof ontstaat doordat e-mails buiten kantooruren binnenkomen en 's nachts opstapelen, waardoor teams elke ochtend al achterlopen.
Email Copilot begint te werken zodra een gast-e-mail binnenkomt, zodat er al een concept klaar kan staan wanneer de agent de draad opent. Drie AI-agenten werken achtereenvolgens. De eerste matcht het verzoek van de gast met de Antwoordsjablonen van het hotel, de tweede doorzoekt de Knowledge Base van de accommodatie, en de derde combineert beide tot een antwoord. Wanneer een e-mail meerdere ongerelateerde vragen bevat, worden deze in één samenhangend concept beantwoord. Agents kunnen de toon aanpassen, het antwoord in elke ondersteunde taal vertalen en lange threads op aanvraag samenvatten.
Bij Oliva Nova, een van de eerste hotels dat Email Copilot gebruikte, waren de resultaten zichtbaar tijdens het hoogseizoen. "We reageren nu binnen een dag. Vorig jaar was dat vijf dagen," zegt Ainoa Martín, Reserveringen bij Oliva Nova. "Vroeger kostte een voorstel me ongeveer 30 minuten, en ik werk maar acht uur per dag. Nu is het vijf tot zeven minuten omdat ik alleen de opties toevoeg."
"We hebben Email Copilot niet ontwikkeld om het reserveringsteam te vervangen. We hebben het gebouwd zodat ze geen tijd meer verspillen aan het zoeken naar informatie, maar die tijd aan de gast kunnen besteden. De AI verzorgt het eerste concept; de uiteindelijke beslissing ligt altijd bij een mens," zegt Tiago Araújo, CEO & Co-Founder van HiJiffy.
Transparantie in plaats van een zwarte doos
Elke suggestie wordt ondersteund door een Insights-paneel. Hierin worden de gebruikte Antwoordsjablonen en de documenten of webpagina's van de Knowledge Base getoond die achter het antwoord liggen. Wanneer informatie ontbreekt of een vraag om een beoordeling van een medewerker vraagt, is Email Copilot ontworpen om dit te markeren in plaats van de leemte op te vullen. Het voegt een zichtbaar label toe dat aangeeft wat de agent nog moet aanvullen, en de Verzendknop blijft vergrendeld totdat alle labels zijn ingevuld. Verzonden e-mails krijgen het label "Gemaakt door AI" of "Gemaakt met hulp van AI", zodat managers altijd weten waar AI bij betrokken was. Een speciaal rapport houdt bij hoeveel het wordt gebruikt, hoeveel tijd het bespaart en waar de leemtes in de Knowledge Base van elke accommodatie liggen.
"Het moeilijkste was niet het genereren van een antwoord. Het was ervoor zorgen dat het team nooit een antwoord verstuurt dat het niet mag. Daarom toont elke suggestie waar het vandaan komt, en blijft de Verzendknop vergrendeld terwijl informatie ontbreekt," zegt José Mendonça, CTO & Co-Founder van HiJiffy.
Email Copilot is nu beschikbaar als een extra optie voor klanten van HiJiffy die Aplysia 3 gebruiken.
