Laten we bij het begin beginnen: wat is een creditcardautorisatieformulier? Als een gast een kamer voor zichzelf boekt op uw website, kan ze haar eigen creditcardnummer invoeren op uw afrekenscherm, en dat kaartnummer wordt gecodeerd en veilig doorgegeven aan uw betalingsverwerkingssysteem. Maar hoe zit het met een reservering die over twee creditcards moet worden verdeeld of een reservering die namens iemand anders is geboekt? Elke keer dat uw hotel handmatig creditcardgegevens moet verzamelen, moet u een creditcardautorisatieformulier verzenden, omdat de industrienormen voor beveiliging het personeel verbieden om creditcardgegevens op een onveilige manier te verzamelen, zoals via de telefoon of via e-mail. Een creditcardautorisatieformulier is een veilige manier om creditcardgegevens te verzamelen om het risico op fraude of inbreuk op de beveiliging te minimaliseren en om de persoonlijke gegevens van gasten te beschermen. In het verleden werden CCA-formulieren per e-mail of fax verzonden, maar de laatste jaren zijn digitale CCA-formulieren populairder geworden.

Het CCA-formulier moet alle informatie verzamelen die uw reserverings- of boekhoudpersoneel nodig heeft om de reservering correct in rekening te brengen. Deze informatie omvat details over de creditcardhouder, de kaart zelf en de soorten afschrijvingen die op de kaart moeten worden gezet. Een effectief CCA-formulier moet het volgende bevatten:

• Gegevens kaarthouder: Omdat de persoon die de CCA indient in veel gevallen niet dezelfde persoon is als de reserveringshouder, is het belangrijk om zowel de volledige naam van de kaarthouder als de naam van de gast op het CCA-formulier te vermelden. De persoon die het CCA-formulier indient en de reservering betaalt, kan bijvoorbeeld een vergaderplanner zijn, terwijl de persoon die daadwerkelijk in de ruimte verblijft een spreker kan zijn die op de conferentie presenteert.

• Kostencategorieën : soms worden reserveringsbetalingen verdeeld over meerdere kaarten, dus u wilt een gedeelte op uw CCA-formulier opnemen waar gasten (of mensen die voor reserveringen betalen) kunnen specificeren welke soorten kosten op hun creditcard moeten worden gezet. Categorieën kunnen kamerprijs en belasting, minibar, roomservice, spaservices, parkeren en meer omvatten. Het bedrijf van een gast kan bijvoorbeeld betalen voor de kamerprijs, belasting en parkeren, maar niet voor de minibar of roomservice.

• Creditcardgegevens: Natuurlijk moet uw CCA-formulier een gedeelte bevatten om creditcardgegevens in te voeren, waaronder de naam van de kaarthouder, kaarttype (Visa, Mastercard, etc.), creditcardnummer, CVV, vervaldatum en factuuradres.

• Handtekening van de kaarthouder : zorg ervoor dat u onderaan uw CCA-formulier een handtekeningvak plaatst waar de kaarthouder uw hotel kan autoriseren om zijn kaart in rekening te brengen.

Als uw hotel autorisatieformulieren voor creditcards in pdf-formaat via e-mail heeft verzonden, of misschien als u ze per fax heeft verzonden, waarom zou u dit dan wijzigen? Er zijn enkele ernstige risico's verbonden aan het gebruik van pdf- of papieren CCA-formulieren, en het hele CCA-proces is niet erg efficiënt wanneer u dit soort formulieren gebruikt. Papieren en pdf-formulieren bieden potentiële identiteitsdieven de mogelijkheid om creditcardnummers te stelen, omdat het kaartnummer zichtbaar is zonder enige vorm van codering. Zelfs als u ingevulde CCA-formulieren opslaat in een beveiligde archiefkast of in een map op een computer, bestaat nog steeds het risico dat persoonlijke gegevens van uw gasten in verkeerde handen vallen.

Bovendien bieden deze formulieren voor handmatige invoer geen autorisatie- of verificatiefunctie voor creditcards, dus iemand zou in theorie een kaartnummer "1111 1111 1111 1111" op een formulier kunnen schrijven en indienen, wat extra werk voor uw team veroorzaakt. Maar zelfs als een gast of contactpersoon voor facturering de eerste keer de juiste creditcardgegevens invoert, is het proces nog steeds niet ideaal voor uw personeel, omdat ze het kaartnummer en de factureringsgegevens handmatig naar uw PMS of betalingsverwerkingssysteem moeten overbrengen, wat duurt tijd en heeft de mogelijkheid voor handmatige fouten. Het is ook geen geweldige ervaring voor uw gasten, die geen tijd willen besteden aan het invullen van papierwerk en het uitzoeken hoe ze het ingevulde formulier naar u kunnen terugsturen.

Als het verzenden van CCA-formulieren in pdf- of papieren versie niet ideaal is, wat is dan de oplossing? In de afgelopen jaren hebben digitale CCA-formulieren aan populariteit gewonnen als een aantrekkelijk alternatief voor de ouderwetse versies. Met een volledig digitaal proces kunnen uw reserveringsagenten een unieke link naar de contactpersoon voor facturering sturen die hen naar een mobielvriendelijke pagina leidt waar ze veilig de betalingsgegevens kunnen invoeren. De creditcardgegevens worden gecodeerd en volledig PCI-compatibel doorgegeven aan uw betalingsverwerkingssysteem, wat het risico op een inbreuk op de beveiliging aanzienlijk verkleint. Digitale CCA-systemen kunnen zelfs laten zien welke CCA-formulieren zijn verzonden maar niet zijn ingevuld, waardoor uw team minder tijd hoeft te besteden aan het najagen van betalingen. En sommige leveranciers bieden een geïntegreerde fraudedetectieservice die proactief werkt om ongeldige creditcards en terugboekingen te verminderen.

Hotels zouden software moeten gebruiken om contactloze check-ins voor gasten uit te voeren met digitale creditcardautorisatieformulieren in plaats van papieren en handmatige processen, omdat het een efficiëntere en veiligere manier biedt om gastinformatie en betalingsautorisatie te verwerken.

Een creditcardautorisatieformulier is een document waarmee een hotel de creditcard van een gast kan belasten voor incidentele kosten en openstaande kosten die tijdens het verblijf zijn gemaakt. Het bevat doorgaans de naam van de gast, de aankomst- en vertrekdatum, het bevestigingsnummer, de details van de hotelreservering, het type creditcard (Visa, Mastercard, Amex), het creditcardnummer, de vervaldatum, de beveiligingscode, het factuuradres en het telefoonnummer.

Van oudsher vereisen hotels dat gasten bij het inchecken een papieren autorisatieformulier voor hun creditcard invullen en een handtekening van de kaarthouder tonen. Dit proces is echter tijdrovend en verhoogt het risico op fouten en fraude.

Door gebruik te maken van software kunnen hotels het incheckproces stroomlijnen en de behoefte aan handmatige verwerking van creditcardgegevens verminderen. Gasten kunnen het formulier digitaal invullen, inclusief selectievakjes voor incidentele kosten zoals roomservice en minibar, en veilig online indienen. Het ingevulde formulier kan vervolgens worden opgeslagen en elektronisch worden geraadpleegd door de receptie.

Digitale autorisatieformulieren voor creditcards bieden ook een extra beveiligingslaag doordat er geen papieren documenten meer nodig zijn die verloren of gestolen kunnen worden. Ze maken eenmalige betalingsautorisatie mogelijk, waardoor het risico van ongeautoriseerde afschrijvingen op de creditcardrekening van een gast wordt verkleind.

Door gebruik te maken van software om contactloos inchecken uit te voeren met digitale machtigingsformulieren voor creditcards, kunnen hotels op een efficiëntere en veiligere manier omgaan met gastinformatie en betalingsautorisatie, waardoor de algehele gastervaring wordt verbeterd.