Bij het kiezen van een nieuwe technische hoteloplossing is Housekeeping-software zeker een complexere en delicatere. Het heeft invloed op een afdeling die het belangrijkste centrum voor bedrijfskosten vertegenwoordigt en heeft tegelijkertijd een impact op de meest kritieke servicekwaliteit van een hotel - netheid. Bovendien zijn medewerkers die huishoudelijke software gebruiken misschien niet zo technisch onderlegd als anderen, wat betekent dat de gekozen oplossing zeer gebruiksvriendelijk moet zijn. De sleutel hier is om huishoudsoftware te vinden die in de eerste plaats geschikt is voor huishoudsters om hun werk gemakkelijker te maken en tegelijkertijd alle benodigde KPI's voor het hotel en het management te leveren. Laten we, met dat in gedachten, eens kijken naar 16 belangrijke functies die de door jou gekozen huishoudsoftware te bieden heeft.
1. Geautomatiseerde dagelijkse schoonmaakschema's:Het maken van dagelijkse huishoudelijke schema's is de eerste taak die elke huishoudelijke manager 's ochtends moet doen. Het is ook een van de meest tijdrovende taken die tot 1 uur en 30 minuten per dag kan duren. Om een dagelijks schoonmaakschema te maken, moeten huishoudmanagers jongleren met verschillende kamertypes, bezettingen, gasten en hun extra wensen. Dan moeten ze al die complexiteit zo verdelen dat huishoudsters hun werk gelijkelijk onder elkaar hebben. Het is een taak die eenvoudig kan worden geautomatiseerd en in slechts een seconde kan worden uitgevoerd door goede huishoudsoftware, waardoor tot 100% van de tijd wordt bespaard.
2. Toekomstige planning van huishoudelijk personeel en hun schema's: de huishoudelijke afdeling is een van de belangrijkste bijdragen aan de kostenkant van de winst-en-verliesrekening, dus het is van vitaal belang dat uw huishoudelijke schema's worden geoptimaliseerd en gepland voor de toekomst. Good housekeeping-software dekt dit en stelt u in staat om huishoudsters en dagelijkse schema's automatisch in te plannen voor zover in de toekomst als u reserveringen heeft geboekt.
3. Realtime updates over reserveringen en gasten: Realtime updates over wijzigingen in reserveringen en gasten zijn essentiële stukjes informatie die huishoudsters nodig hebben. Als gasten van kamer wisselen, hun verblijf verkorten of verlengen, in- of uitchecken in een kamer, moet dit alles onmiddellijk aan de huishoudsters worden gecommuniceerd. Op deze manier verliezen ze geen tijd door zich door het hotel te verplaatsen om uit te zoeken welke kamer ze vervolgens kunnen schoonmaken. Wat nog belangrijker is, ze storen gasten met de beroemde SOP die luidt: klop, klop, huishouding.
4. Trainingsfoto's, checklists en video-SOP's: als u hoge normen en kwaliteit van het werk van uw huishoudteam wilt behouden, moet u ze met kennis uitrusten. Foto's, digitale huishoudingSOP's en checklists zijn drie van de belangrijkste en meest effectieve trainingshulpmiddelen die u uw huishoudsters kunt bieden. Nogmaals, goede huishoudsoftware biedt al deze tools, waardoor het voor je huishoudsters gemakkelijk is om te controleren of ze alle noodzakelijke taken volgens de hoogste standaard hebben voltooid.
5. Lost & Found-beheer: gasten vergeten de hele tijd dingen. Dat betekent dat hotelpersoneel, vooral huishoudsters, de hele tijd verloren en gevonden voorwerpen moet beheren. Het opnemen, opslaan, beheren en bijwerken van informatie over verloren en gevonden voorwerpen kan zeer tijdrovend zijn, of het kan moeiteloos zijn via een huishoudelijke softwaretool.
6. De mogelijkheid om gemakkelijk onderhoudsproblemen te melden:Uw huishoudsters zijn de absoluut cruciale informatiebron om onderhoudsproblemen in hotelkamers snel op te sporen en op te lossen. Het verschil tussen het gemakkelijk of moeilijk maken voor huishoudsters om deze problemen te melden, kan het verschil betekenen tussen een gelukkige en een ongelukkige gast. Maar ook het verschil tussen hoge en lage (preventieve) onderhoudskosten . Het snel en eenvoudig rapporteren van onderhoudsproblemen is een van de essentiële functies die uw schoonmaak- en onderhoudspersoneel nodig heeft in de schoonmaaksoftware.
7. Teamcommunicatie voor dagelijkse updates en extra taken: net als in elke andere organisatie moet een hotelteam (inclusief de huishoudelijke afdeling) communiceren om op de hoogte te blijven van lopende dagelijkse gebeurtenissen en hun werk efficiënt te doen. Bovendien moeten huishoudsters veel ad-hocverzoeken voor gastenservice indienen, zoals extra handdoeken, kussens, verjaardagscadeaus, enz. Een realtimetaakbeheer en teamcommunicatie dekken dit gebied perfect af en het moet deel uitmaken van de gekozen huishoudsoftware.
8. Een huishoudelijke kamerinspectie vóór aankomst: dit is de belangrijkste kwaliteitsborgingsmaatregel voor de netheid van de kamer en de daaruit voortvloeiende tevredenheid van de gasten. Een gedetailleerde kamerinspectie kan gemakkelijk meer dan honderd stappen bevatten om te controleren of de kamer brandschoon is. Digitale checklists maken hier het verschil. Als er iets gerepareerd moet worden, stuurt de huishoudsoftware een automatische taak naar de verantwoordelijke persoon zonder dat er extra aantekeningen of telefoontjes nodig zijn. Het beste is dat elke inspectie die u uitvoert automatisch wordt omgezet in gedetailleerde, bruikbare analyses om de opleiding van het personeel, de processen en de algehele kwaliteit van het werk te verbeteren.
9. Geautomatiseerde linnengoedtelling: als uw linnenbeheerbenadering gebaseerd is op het tellen van het aantal linnengoed en handdoeken dat naar de wasruimte is gegaan, moet u op zoek naar een geautomatiseerde linnentelfunctie. Het is een van de gemakkelijkste en meest effectieve manieren om dit proces nauwkeuriger en efficiënter te maken en uw huishoudteam veel tijd te besparen (tot 2 uur per dag)
10. Minibar-rapportage: een andere functie die de efficiëntie verhoogt en kosten bespaart, is dat uw huishoudsters het verbruik van de minibar rechtstreeks op de rekeningen van de gasten kunnen boeken. Het versnelt de informatiestroom over het verbruik van de minibar, maakt het gemakkelijk en efficiënter om de minibar bij te vullen en, belangrijker nog, verlaagt de waarde van de verloren posten. Het is ook een van de snelste en gemakkelijkste manieren om analyses te krijgen over het gedrag en de voorkeuren van uw gasten met betrekking tot uw minibarmenu.
11. Geïntegreerde taalvertalingen voor personeelscommunicatie: Hoe groter het hotel, hoe groter het aantal verschillende nationaliteiten in het huishoudteam. De uitdaging die hiermee gepaard gaat, is dat huishoudmanagers geen manier hebben om te communiceren met hun huishoudsters, die vaak de lokale taal niet spreken. Dus het hebben van een geïntegreerde taalvertaalfunctie die elke taak of elk bericht in de moedertaal van de huishoudster vertaalt, is een absolute must voor elke moderne huishoudsoftware-oplossing. 12. PMS-integratie Het integreren van huishoudsoftware en een Property Management System (PMS) is waarschijnlijk een van de meest waardetoevoegende integraties in de hotelsoftware-industrie. Het PMS biedt huishoudsoftware met regelmatige updates over reserveringen en gasten, waardoor huishoudteams hun prestaties kunnen maximaliseren. Omgekeerd is huishoudsoftware de bron van updates over alle dagelijkse activiteiten en voert deze terug naar het PMS-systeem en het frontoffice-team. Het is een integratie waarmee het hele hotelteam up-to-date kan blijven en efficiënter kan werken.
13. Slimme kamerintegratie: Als je een intelligent systeem hebt dat je laat weten wanneer een gast in de kamer is, of er een raam openstaat, of zelfs meer informatie, zorg er dan voor dat de door jou gekozen huishoudsoftware ermee kan worden geïntegreerd. Met dit soort gegevens kan uw huishoudteam hun dagelijkse werkproces verder optimaliseren en ervoor zorgen dat gasten nooit worden gestoord.
14. Huishoudstergeoriënteerde gebruikersinterface (UI): Huishoudsters zijn vaak niet de meest technisch onderlegde mensen omdat hun functie niet veel technologie omvat. Daarom is het zo belangrijk dat de huishoudsoftware die ze gebruiken zo eenvoudig mogelijk is. Het moet hun werk gemakkelijker maken en tijd besparen. Te vaak moeten huishoudsters extra stappen doen om de status van een kamer bij te werken. Maar als de gekozen oplossing niet geschikt is voor huishoudsters, zullen ze niet weten hoe ze het moeten gebruiken, of erger nog, ze zullen het niet willen gebruiken. Dat betekent dat uw hotel niet alle voordelen van de software krijgt en dat er een verlies-verliessituatie ontstaat. Houd rekening met uw huishoudsters en zorg ervoor dat uw huishoudsoftware de meest gebruiksvriendelijke interface heeft die hun leven gemakkelijker maakt.
15. Updates van de kamerstatus: wanneer al het werk is gedaan, markeert u de kamer als schoon. Of zoals geïnspecteerd. Of een andere status als u een reinigingsproces in meerdere stappen heeft. Het is natuurlijk een standaardfunctie van alle huishoudelijke software.
16. (Handvatbare) Huishoudanalyses: Huishoudanalyses gaan niet alleen over weten hoe lang het duurt om een kamer schoon te maken. Ze moeten gedetailleerde informatie verstrekken vanuit alle mogelijke hoeken om de werkelijke prestaties van uw huishoudelijke dienst te begrijpen. Hoe lang het duurt om een kamer schoon te maken, zegt bijvoorbeeld niet veel als je ook niet weet hoeveel gasten er in die kamer verbleven, waar ze vandaan kwamen als ze kleine kinderen bij zich hadden, of extra voorzieningen gebruikten . En wie was de huishoudster die de kamer schoonmaakte, wat waren hun meest voorkomende schoonmaakfouten? En dan moet u al deze informatie ontvangen in de vorm van proactieve en nauwkeurige rapporten, zodat u kunt begrijpen welke van uw medewerkers meer training nodig hebben, welke voorzieningen vaker worden aangevraagd, wie zijn werk niet doet, en in wezen - hoe goed uw operaties presteren.
