Een hotel tech stack is een verzameling van geïntegreerde technologieën en softwareoplossingen die samenwerken om hotelactiviteiten te stroomlijnen, gastervaringen te verbeteren en de algehele efficiëntie te optimaliseren. Deze tech stack omvat doorgaans een Property Management System (PMS) of Hotel Management System (HMS) als kernbesturingssysteem, samen met essentiële platforms voor activiteiten, gastbetrokkenheid, e-commerce en human resources. Daarnaast worden puntoplossingen toegevoegd om specifieke doelstellingen aan te pakken en verschillende aspecten van de prestaties van het hotel te verbeteren. Het doel is om een ​​samenhangend en efficiënt systeem te creëren dat gebruikmaakt van gegevens en automatisering om te voldoen aan de veranderende behoeften van de moderne hotelindustrie.

Luister in onze podcast, HotelTechInsider, hoe de meest geavanceerde hoteliers hun technologische stacks hebben ontwikkeld:

Leer alles over tech stacks van de besten in de branche in de HotelTechInsider-podcast.

Luister op Spotify | Luister op Apple Podcasts

De breedste categorie software voor hotelactiviteiten is het property management systeem. Het structureert de gehele hotelactiviteit en fungeert als de gecentraliseerde bron in het hele pand. Van huishouding tot reserveringsbeheer, alles stroomt via het PMS. Zonder een PMS zou een modern hotel moeite hebben om te floreren.

Toch worden veel hotels nog steeds beperkt door een verouderd systeem dat niet de belangrijkste functies biedt die een hotel nodig heeft om concurrerend te blijven in de huidige markt.

Dus wat maakt een geweldig hotel property management systeem ? Om een ​​oud gezegde in het bedrijfsleven te parafraseren: het beste PMS is het systeem dat u gebruikt. U wilt het meest intuïtieve en betrouwbare systeem bieden om uw personeel te versterken. U wilt geen systeem implementeren dat frustreert en verwart. Onvermijdelijk neemt de omzet toe en lijdt de gastervaring eronder.

Houd bij het evalueren van mogelijke oplossingen rekening met de wisselwerking tussen het PMS en de rest van uw technologie. Gezien de gecentraliseerde rol van het PMS is het belangrijk dat alle software in de tech stack van een hotel naadloos integreert.

Het is essentieel om te weten dat een nieuw PMS naadloos aansluit op de bestaande technologie.

U wilt ook de flexibiliteit om mee te groeien met uw PMS, wat een gerust gevoel is voor hotel-GMs. Module-add-ons, zoals voor spa, revenue management, gast-CRM, groepsfunctionaliteit en kanaalbeheer, kunnen het nut van het PMS vergroten zonder dat u een andere leverancier hoeft te evalueren en aan boord te nemen. Idealiter heeft elke tool een realtimeverbinding met het PMS om latentie en onnauwkeurige gegevens te voorkomen.

Naast integraties en connectiviteit zijn er nog drie andere belangrijke kenmerken bij het evalueren van een PMS-leverancier :

1. Benadering van klantenservice. Veel functies in hospitalitytechnologie zijn gecommercialiseerd, maar klantenservice is dat niet. Behulpzaam, responsief, adviserend, altijd beschikbaar -- dit zijn allemaal woorden die u wilt horen van bestaande klanten terwijl u uw opties evalueert.

2. Automatisering. Automatisering is prachtig. Het helpt fouten bij handmatige gegevensinvoer te verminderen, wat op zijn beurt de arbeidskosten die gepaard gaan met handmatige invoer vermindert. De arbeid kan vervolgens worden toegewezen aan iets met een grotere impact. De consistentie van zowel de ervaring van het personeel als van de gasten wordt ook verbeterd, wat iedereen gelukkiger maakt.

3. Realtime dashboard. Een gecentraliseerde bron van realtime informatie over uw hotel blijkt van onschatbare waarde te zijn in de loop van de tijd. In één oogopslag is alles klaar voor actie. Met deze realtime weergave kunnen problemen snel en efficiënt worden afgehandeld voordat ze escaleren, en kunnen gegevens worden ingezet om personeel te mobiliseren rond prestatiedoelen.

Het PMS is een van de meest bedrijfskritische software, dus wees grondig in uw vragen over mogelijke oplossingen. De meest prangende vraag is hoe een bedrijf de klantenservice benadert. Functies kunnen worden gekopieerd; klantenservice niet. Wanneer er een probleem is met het PMS, wilt u absoluut de gemoedsrust dat er iemand is die uw telefoontje aanneemt en het probleem oplost.

In een intensief bedrijf zoals een hotel is het een uitdaging om het personeel georganiseerd en op koers te houden. Het vertrouwen op papieren checklists, handmatige werkopdrachten en papieren logboeken kan leiden tot inefficiëntie, dubbel werk en communicatiefouten.

Het upgraden naar moderne software voor samenwerking tussen medewerkers automatiseert processen om meer consistentie tussen de verschillende afdelingen te garanderen, verhoogt de transparantie wat betreft prestaties en verenigt de communicatie in een gecentraliseerde hub voor eenvoudig beheer. Wanneer het team op één lijn zit, functioneert het hotel soepeler en biedt het een verbeterde gastervaring.

Een ander voordeel van deze technologie is dat de rol van de receptie wordt uitgebreid naar de verkoop. Door het receptieteam in staat te stellen leads in te voeren en samen te werken met de verkoopafdeling, is meer omzet haalbaar.

Dit zijn de meest impactvolle functies waarnaar u moet zoeken in tools voor samenwerking tussen personeel voor hotels :

1. Intelligente routering. De technologie moet teams helpen effectiever samen te werken om de gastervaring te verbeteren. Gasten willen consistente reacties, of ze nu via e-mail, sms of face-to-face communiceren. Software die gastverzoeken op intelligente wijze naar de juiste afdeling stuurt, betekent dat er minder tijd wordt besteed aan het regelen van verkeer en meer tijd aan de taak zelf.

2. Automatiseringen. Zelfs het best opgeleide personeel maakt fouten. Software voor personeelsbeheer en samenwerking kan een aantal van deze fouten automatiseren door een consistente operationele checklist te bieden. Wanneer een taak is voltooid, kan het systeem bijvoorbeeld een andere taak toewijzen op basis van die voltooiing. Met een planningstaak kunnen eigenschappen ook overuren worden onderhouden, zonder dat u kritieke taken hoeft te onthouden of deze handmatig hoeft toe te wijzen.

3. Rapporten, analyses en audits. Een van de voordelen van het gebruik van technologie voor personeelsbeheer is een verhoogde productiviteit. Dit is niet conceptueel: analyses en rapporten brengen de voortgang in kaart en identificeren gebieden voor verbetering bij bepaalde afdelingen of teamleden. Het controleren van de geschiedenis van een taak vergroot ook de zichtbaarheid van potentiële knelpunten.

Nadat we de leveranciers hebben gevonden die over de gewenste functies beschikken, is de eerste vraag die we hen moeten stellen hoe gemakkelijk de software te leren is. Niet elk teamlid is technisch onderlegd, dus het training- en onboardingproces is van cruciaal belang voor een succesvolle adoptie van een tool voor personeelsbeheer.

Gastgerichte functies hebben het potentieel om een ​​gastervaring te maken of te breken. Het belang van de conciërge varieert, afhankelijk van de hotelcategorie. Voor hotels die traditioneel geen hotelconciërge hebben ingezet, kan technologie dit zelfs een kostenefficiënt extraatje maken. Voor hotels met een bestaande conciërge maakt conciërgesoftware het team efficiënter en nauwkeuriger met hun gastenaanbevelingen.

Zoek in volgorde van belangrijkheid naar hotelconciërgesoftware die het volgende biedt:

1. Cross-channel communicatie. Draagbaarheid tussen kanalen is belangrijk voor gasten. Het kan zijn dat ze naar de balie gaan en dan de aanbevelingen van de conciërge via hun mobiel willen. De software moet dit gemakkelijk maken voor conciërges en gemakkelijk toegankelijk voor gasten. De ultieme overwinning is het creëren van een naadloze ervaring, ongeacht wie er achter het bureau staat.

2. PMS/CRM-integratie. Gastprofielen mogen niet onafhankelijk van andere systemen leven. De rijkdom van een gastprofiel bepaalt hoe succesvol een hotel kan zijn in het op de juiste manier personaliseren van de ervaring. Gegevens moeten door deze systemen stromen om de gastervaring te verbeteren, dubbel werk te verminderen en de conciërge effectiever te maken.

3. Kennis basis. Het zou eenvoudig moeten zijn om kennis toe te voegen aan een repository waar je uit kunt putten. Aanbevelingen van de conciërge moeten snel en accuraat zijn; een kennisbank die belangrijke informatie verzamelt, zorgt voor sterkere curatievaardigheden.

Wanneer u uw behoeften met een potentiële leverancier bespreekt, vraag dan eerst naar de typische implementatietijdlijn en het typische implementatieproces. Er kunnen factoren zijn die de implementatie vertragen, zoals de integratie met andere systemen. U wilt dus duidelijk weten wat er van uw kant wordt verwacht en hoe lang het aan hun kant zal duren.

Omdat gasten elke dag in- en uitchecken bij het hotel, heeft de huishouding veel te doen. Naast het garanderen dat kamers beschikbaar zijn voor binnenkomende gasten, moet elke kamerbeurt voldoen aan de servicespecificaties. Om dit allemaal soepel te laten verlopen, moeten de huishoudelijke processen en communicatie op orde zijn.

Huishoudmanagementtechnologie elimineert onzekerheid en helpt elke huishoudster de dagelijkse workflow te beheren zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. De software maakt het ook mogelijk om de prestaties van de hele afdeling betrouwbaar te volgen.

Om deze productiviteitswinst te behalen, volgen hier enkele van de meest kritische kenmerken van software voor huishoudelijk beheer :

1. Een focus op productiviteit. De juiste software voor huishoudelijk beheer helpt uw ​​personeel productiever te zijn door grotere transparantie en verantwoordelijkheid. Zoek naar software die gedetailleerde rapporten biedt en u helpt uw ​​personeel te motiveren om de prestaties in de loop van de tijd te verbeteren.

2. Mobiel. Dit ligt voor de hand, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Uw spullen gaan door het pand bewegen en het gereedschap moet met hen mee verhuizen. Het heeft niet zoveel zin om een ​​digitaal systeem te hebben waarvoor een papieren afdruk nodig is. Nog een belangrijk punt: de beste technologie geeft belangrijke gebeurtenissen een tijdstempel en levert betrouwbare gegevens op die essentieel zijn voor nauwkeurige rapportage.

3. Realtime meldingen. On-the-fly wijzigingen in de beschikbaarheid van kamers gebeuren; Een gast met prioriteit vraagt ​​bijvoorbeeld om vroeg inchecken voor een suite die nog moet worden schoongemaakt. Het systeem moet het huishoudelijk personeel in realtime pingen om de prioriteiten in realtime aan te passen.

Als het gaat om huishoudelijk beheer, is de meest prangende vraag meestal hoe de oplossing kan worden geïntegreerd met bestaande systemen, vooral het PMS. Directe integratie elimineert dubbele gegevensinvoer, ondersteunt de gegevensintegriteit en zorgt ervoor dat u voor elke afdeling de beste systemen kunt gebruiken.

Het verzamelen van feedback van gasten en het gebruiken van die data om de voortgang te vergelijken met prestatiedoelen, is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering van een hotel. Feedback van gasten geeft de GM een bijna realtime beeld van de gastervaring, wat helpt bij het identificeren van verbeterpunten en onmiddellijke aandacht.

Als een hotel feedback van gasten verwerkt, verbetert het. Een responsief managementteam kan negatieve feedback omzetten in een positieve ervaring die goodwill creëert.

Naarmate er meer sites met recensies verschijnen, van Facebook tot Google tot minder bekende merken, vraagt ​​de reputatie van een hotel om een ​​moderne oplossing die begint met feedback van gasten. Als u de slechte feedback kunt opvangen voordat deze in een recensie wordt geplaatst, en de beste ervaringen kunt aanmoedigen om te delen, dan heeft u de reputatie van uw hotel op het goede spoor gezet. Dit zorgt voor meer nieuwe zaken, naast het aanmoedigen van meer terugkerende zaken van gasten die zich gehoord voelen.

Wanneer u uw reputatie wilt beheren met software voor gastfeedback , hebt u het volgende nodig:

1. Gastgeschiedenis. Het moet duidelijk zijn hoe vaak een gast feedback heeft gegeven, zodat uw team op een persoonlijkere en relevantere manier met de gast kan communiceren. Deze kenmerken zijn zichtbare onderdelen van het profiel van een gast.

2. Responsief ontwerp. Gasten zullen waarschijnlijk enquêtes invullen of feedback geven via een mobiel apparaat. Alle enquêtes en formulieren moeten er op mobiel net zo goed uitzien als op desktop.

3. Integratie. Als de feedbackloop alleen in het gastfeedbacksysteem leeft, kan het voorkomen dat er snel actie wordt ondernomen op die feedback. PMS-metadata kunnen die context direct in de feedbacktool bieden, waardoor een mogelijk probleem (zoals een kapot HVAC-systeem) direct naar de juiste afdeling kan worden doorgestuurd.

Voor een gedetailleerd inzicht in de aanpak van een leverancier voor gastfeedback, vraag je om referenties. Dit zijn de belangrijkste vragen voor zo'n kritische gastgerichte tool. Je leert meer van de implementatie-ervaringen van andere hotels dan van de leverancier zelf. Natuurlijk geldt dit advies voor alle leveranciers; bij gastgerichte oplossingen is het echter vooral handig om te weten hoe (en of) een leverancier zijn beloften aan andere hotels is nagekomen.