Een point-of-sale-systeem, of POS-systeem, is een hulpmiddel waarmee uw hotel betalingen kan accepteren. Er zijn drie basiscomponenten voor de huidige kassasystemen:

1. Hardware: er zijn een aantal verschillende onderdelen van POS-hardware. Er is een kaartterminal nodig om betalingen met creditcards, debetkaarten en mobiele portemonnees te accepteren. Andere hulpmiddelen zijn onder meer een kassabonprinter, een kassalade en een scanner om artikelen met streepjescodes te bellen.

2. Software: met de software op uw kassa kunt u kiezen uit een database met artikelen waarvoor u kosten in rekening wilt brengen. Sluit een verkoop af, bekijk klanttransactiegegevens, beheer uw voorraad en ontvang analyses en rapportage via een POS-platform.

3. Betalingsoverdrachten: het POS stuurt na elke verkoop geld van de rekening van de gast naar de gekoppelde bankrekening van uw hotel.

Dit zijn de belangrijkste componenten van een kassasysteem, maar ze komen in alle soorten en maten samen.

Een point-of-sale (POS)-systeem is een essentieel onderdeel in de horeca, met name in het hotelmanagement. Het stroomlijnt transacties, voorraadbeheer en prijzen binnen omzetgenererende verkooppunten zoals hotel-restaurants en bars. Het kan worden geïntegreerd met een vastgoedbeheersysteem (PMS) om realtime updates en efficiënte gastervaringen te garanderen. De kassasoftware is gebruiksvriendelijk, vaak cloudgebaseerd en compatibel met verschillende apparaten zoals iPads, mobiele apps en zelfbedieningskiosken. Het ondersteunt betalingsverwerking, loyaliteitsprogramma's en backoffice-functionaliteiten. Het systeem bevat functies zoals touchscreens, barcodescanners, bonprinters en offline mogelijkheden. Hoteliers kunnen hun activiteiten uitbreiden met add-ons en upgrades om aan specifieke zakelijke behoeften te voldoen, zoals online bestellen, zelf bestellen en contactloze betalingen. Over het geheel genomen speelt een hotelkassasysteem een ​​cruciale rol bij het verbeteren van de gastervaring, het optimaliseren van de hotelactiviteiten en het verhogen van de omzet in de horecasector.

Een verkooppuntsysteem (POS) in hotels, een boekingssysteem en een vastgoedbeheersysteem (PMS) zijn allemaal cruciale componenten van de hotelactiviteiten, maar ze vervullen verschillende functies en richten zich op verschillende aspecten van het hotelmanagementproces. Hier volgt een uitleg van hoe ze verschillen:

1. Point of Sale (POS)-systeem: Een point of sale-systeem wordt voornamelijk gebruikt voor het verwerken en beheren van transacties binnen de verschillende inkomstengenererende verkooppunten van een hotel, zoals restaurants, bars, cadeauwinkels, spafaciliteiten en andere voorzieningen. Het fungeert als een gecentraliseerd platform om verkoop- en betalingstransacties efficiënt af te handelen. Belangrijke kenmerken van een kassasysteem in hotels kunnen zijn:

• Omzet registreren: Met een kassasysteem kan het hotelpersoneel bestellingen verwerken, facturen genereren en betalingen beheren voor producten en diensten die binnen het hotel worden aangeboden.
• Voorraadbeheer: het houdt de voorraadniveaus bij, bewaakt de voorraadbewegingen en geeft waarschuwingen wanneer voorraden moeten worden aangevuld.
• Rapportage en analyse: POS-systemen genereren gedetailleerde rapporten over verkoop, omzet en voorraad, waardoor waardevolle inzichten worden geboden om de bedrijfsprestaties te analyseren.

Het primaire doel van een kassasysteem is het faciliteren van soepele en nauwkeurige transacties binnen de verschillende verkooppunten van het hotel, waardoor een efficiënt inkomstenbeheer wordt gegarandeerd.

2. Boekingsengine : Een boekingsengine is een online reserveringssysteem waarmee gasten rechtstreeks accommodaties en diensten kunnen boeken die door het hotel worden aangeboden via de website van het hotel of andere online distributiekanalen. Het fungeert als interface tussen gasten en het hotel en biedt realtime beschikbaarheids- en prijsinformatie. De belangrijkste kenmerken van een boekingssysteem zijn onder meer:

• Beschikbaarheid en prijzen van kamers: Het toont actuele informatie over de beschikbaarheid van kamers, tarieven en promoties, zodat gasten een reservering kunnen maken op basis van hun voorkeuren.
• Online reserveringen: Met de boekingsmodule kunnen gasten op een veilige manier boekingen maken, kamertypes selecteren en betalingsgegevens doorgeven.
• Integratie met distributiekanalen: Het integreert met verschillende online reisbureaus (OTA's) en wereldwijde distributiesystemen (GDS), waardoor de inventaris en tarieven op meerdere platforms worden gesynchroniseerd.

Het primaire doel van een boekingsengine is het stroomlijnen van het reserveringsproces, het verhogen van het aantal directe boekingen en het maximaliseren van de inkomsten door gasten een gemakkelijke en handige manier te bieden om hotelaccommodaties te boeken.

3. Property Management System (PMS): Een vastgoedbeheersysteem fungeert als de centrale hub voor het beheren van alle aspecten van de hotelactiviteiten. Het is ontworpen om de dagelijkse taken met betrekking tot gastenbeheer, reserveringen, kamertoewijzingen, facturering en andere operationele processen te automatiseren en te stroomlijnen. De belangrijkste kenmerken van een PMS zijn onder meer:

• Gastbeheer: Het slaat gastprofielen op, houdt de gastgeschiedenis bij en faciliteert gepersonaliseerde gastenservices.
• Reserveringsbeheer: Het PMS verwerkt alle aspecten van reserveringen, inclusief boekingen, wijzigingen en annuleringen.
• Receptiewerkzaamheden: het beheert de in- en uitcheckprocessen, wijst kamers toe en behandelt gastverzoeken.
• Facturering en boekhouding: Het PMS houdt de kosten van gasten bij, genereert facturen en is gekoppeld aan financiële systemen.
• Rapportage en analyse: PMS-systemen bieden gedetailleerde rapporten over bezetting, omzet, gastvoorkeuren en andere belangrijke statistieken.

Het primaire doel van een PMS is het centraliseren en automatiseren van hotelactiviteiten, het stroomlijnen van gastenservices en het optimaliseren van de efficiëntie en gasttevredenheid.

Terwijl een point of sale (POS)-systeem zich richt op het beheren van transacties binnen de inkomstengenererende verkooppunten van het hotel, faciliteert een boekingsengine directe online reserveringen, en houdt een property management systeem (PMS) toezicht op verschillende aspecten van de hotelactiviteiten, waaronder gastenbeheer, reserveringen, en receptiewerkzaamheden. Deze systemen werken samen om de algehele efficiëntie en gastervaring binnen een hotel te verbeteren.

Als u geen kassasysteem in uw hotel heeft, mist u de kans om meer omzet te genereren, uw team efficiënt te laten werken en de gasttevredenheid te verbeteren. Hier zijn enkele belangrijke voordelen van het implementeren van een kassasysteem bij u thuis.

Accepteer alle betalingsopties

Uit onderzoek blijkt dat in 2022 slechts 17% van de mondiale kaartbetalingen met contant geld zal worden gedaan. De pandemie heeft een scherpe stijging veroorzaakt in de adoptie van contactloze betalingen en mobiele portemonnees. Uw gasten verwachten te kunnen betalen met elke gewenste methode: EMV-chip, Apple Pay, cadeaubon en elke andere digitale portemonnee-optie. Een kassa met volledig geïntegreerde creditcardverwerking geeft u de mogelijkheid om elke vorm van betaling te accepteren. Het is een win-winsituatie: uw woning mist nooit meer een verkoop en uw klant kan gemakkelijk afrekenen met de betaalmethode van zijn voorkeur.

Verbeter uw gastenloyaliteitsprogramma

Met veel kassasystemen kunt u gastinformatie effectiever verzamelen en ordenen. Transactiegegevens worden opgeslagen in een database die u vertelt wat een gast heeft gekocht, zijn contactgegevens, wanneer hij voor het laatst contact heeft gehad met uw hotel en alle andere relevante gegevens die u voor marketingdoeleinden kunt gebruiken. Ga verder dan de basisverkoopgegevens en integreer uw POS met uw hotel-CRM en e-mailmarketing en uw andere platforms om een ​​compleet beeld te krijgen van de voorkeuren en klantinzichten van een gast.

Beter voorraadbeheer

Een lobbywinkel beheren of proberen de verspilling van restaurants te verminderen? In plaats van uw personeel tijd te besteden aan het bestellen van inventaris, het in de gaten houden van de benodigdheden en het monitoren van de verkoop, kan uw hotelkassasysteem worden ingesteld om de voorraad voor u te beheren. Gebruik de tool in uw restaurant ter plaatse om te zien wanneer de voorraad bijna op is en stel waarschuwingen in wanneer het tijd is om een ​​nieuwe bestelling te plaatsen.

“Het handmatig afstemmen van de voorraad op alle plaatsen waar u uw producten verkoopt en opslaat, is vervelend en gevoelig voor menselijke fouten. Wanneer je voorraad automatisch wordt gesynchroniseerd, weet je precies hoeveel voorraad je hebt en waar deze zich op een bepaald moment bevindt”, legt Shopify uit. “Het is ook gemakkelijk om te begrijpen hoe goed elk product verkoopt en om inkooporders te creëren op basis van prestaties en bijgewerkte voorraadniveaus.”

Volg en analyseer uw verkopen

In tegenstelling tot een eenvoudige kassa kan een kassasysteem u in realtime vertellen hoe goed uw hotel het financieel doet. Veel kassasystemen zijn uitgerust om dagelijkse rapporten te verstrekken over uw verkopen, klantgedrag en zelfs de productiviteit van werknemers. Dezelfde terminal die u gebruikt om creditcards te verwerken, kan ook de hub worden waar werknemers kunnen in- en uitklokken. Analyseer hoe uw verkopen zich verhouden tot de vorige maand, het kwartaal of dezelfde tijd vorig jaar.

Kassasystemen kunnen meer dan alleen transacties verwerken. Ze integreren met uw bestaande hoteltechnologie om ervoor te zorgen dat uw hotel soepel functioneert. Zoek naar een POS met deze functies.

POS-hardware

De terminal en andere apparatuur waaruit uw verkooppunt bestaat, kan zo klein zijn als een dongle die op een telefoon of iPad wordt aangesloten, of zo groot als een computerscherm. Denk na over waar u uw verkooppunt gebruikt: als u een kassasysteem aan uw roomserviceteam wilt toevoegen, zodat gasten kunnen betalen wanneer hun bestelling aan de deur wordt afgeleverd, is een mobiel kassasysteem wellicht de beste optie. Als u op zoek bent naar iets om in uw restaurant te gebruiken, is een terminal zoals Clover Station of Square Register misschien beter geschikt.

• Barcodescanner : POS-systemen in de detailhandel hebben een barcodescanner nodig, waar hotel- en F&B-winkels dat niet kunnen

• Creditcardlezers: Alle kassasystemen moeten een kaartlezer bevatten om de belangrijkste creditcards te accepteren

POS-software

Elke POS-aanbieder biedt zijn eigen platform waarop de verkoop en activiteiten van uw hotel kunnen worden uitgevoerd. Zoek naar een cloudgebaseerd systeem waarmee de provider updates kan verzenden zonder enige vertraging of inspanning van uw team. Andere softwarefuncties waar u op moet letten zijn onder meer:

• Inventarisatiegegevens : beschikt de software over robuuste en bruikbare analyses?

• Beveiliging: is de tool PCI DSS- compatibel en kan deze EMV accepteren?

• Integraties: kan de POS communiceren met andere software in uw hoteltechnologiestack? Heeft het de juiste betalingsprocessorintegraties?

• Automatisering: kan het POS-platform worden ingesteld om uw team tijd te besparen?

• Flexibiliteit: kan de software zo worden opgezet dat hij meegroeit met de behoeften van uw hotel?

Sommige tools, zoals Clover, bieden een groot aantal apps van derden die u kunt toevoegen om uw POS nog krachtiger te maken. Deze apps configureren uw POS voor welk aspect van uw hotel u ook probeert te verbeteren. Via de Homebase app kan bijvoorbeeld het personeelsrooster worden uitgevoerd. De KitchenDisplay-app verzendt bestellingen naar de keuken en organiseert tickets om fouten te verminderen en uw team te helpen gasten efficiënt te bedienen. De Payroll-app van Gusto automatiseert uw loonadministratie en verwijdert uw federale, staats- en lokale loonbelastingen om administratieve en menselijke fouten te verminderen. Er zijn veel dingen die een POS kan doen, naast het accepteren van betalingen en het volgen van verkopen.

Bij het selecteren van een verkooppuntsysteem voor hun eet- en drinkgelegenheden moeten restauranteigenaren verschillende factoren in overweging nemen om ervoor te zorgen dat ze het systeem vinden dat het beste bij hun bedrijf past. Een belangrijk aspect om te overwegen is de prijs, aangezien verschillende aanbieders verschillende initiële en doorlopende kosten kunnen hebben. Daarnaast is het belangrijk om de opties voor betalingsverwerking te evalueren, inclusief creditcard- en contactloze betalingen, evenals eventuele bijbehorende verwerkingskosten.

Een andere belangrijke overweging is de functionaliteit van de kassasoftware, inclusief voorraadbeheer, menubeheer en personeelsbeheer. Veel moderne kassasystemen bieden ook online bestellingen, plattegrondbeheer, bestellingen aan tafel en een keukendisplaysysteem, wat nuttig kan zijn voor full-service restaurants en snelle servicerestaurants.

Er moet ook rekening worden gehouden met integraties met andere systemen, zoals QuickBooks of aanbieders van cadeaubonnen. Bovendien moeten hotel-restauranteigenaren overwegen of ze een cloudgebaseerde of interne POS-oplossing willen, evenals het gebruiksgemak en de klantenondersteuning van de POS-aanbieder. Enkele populaire kassasystemen in de branche zijn onder meer Vento , Oracle Micros , Toast POS, TouchBistro, Lightspeed, Square en Clover POS.

Het is ook belangrijk om te optimaliseren voor contactloze betalingen, stoepranden en afhalen. Het is ook belangrijk om te beschikken over realtime rapportage en inventaristracking om de back-of-house- en front-of-house-activiteiten te beheren.

Over het algemeen moeten hotelrestauranteigenaren bij het selecteren van een verkooppuntsysteem voor hun eet- en drinkgelegenheden zorgvuldig hun specifieke behoeften en voorkeuren beoordelen en een POS-aanbieder kiezen die de beste combinatie van prijzen, functionaliteit en klantenondersteuning voor hun bedrijf biedt.

Er zijn heel veel POS-leveranciers op de markt, die allemaal hun eigen visie op verkoopsoftware en -hardware aanbieden waarmee uw hotel beter kan functioneren. Houd rekening met de volgende factoren bij het kiezen van een POS-partner.

• Veiligheid: elk systeem dat gastinformatie en betalingsgegevens opslaat, loopt gevaar. Vraag leveranciers welke processen en tools er zijn om uw gastgegevens veilig te houden. Uw kassasysteem moet voldoen aan de gegevensbeveiligingsnormen die zijn opgesteld door de Payment Card Industry (PCI). Zoek naar iets dat betalingsgegevens codeert en EMV-kaarten kan accepteren.

• Aanpassingsvermogen: toen de pandemie toesloeg, begonnen veel restaurants voor het eerst bezorging aan te bieden – en de POS werd een cruciaal onderdeel van het maken van die verandering. Zoek een partner die online bestellingen, bezorgingen en andere aanvullende diensten kan aanbieden naarmate uw hotelbedrijf groeit en groeit.

• Kosten: voor het bepalen van de prijs voor uw POS moet u twee componenten schatten. De hardware wordt meestal verkocht als een alles-in-één POS of als een vooraf geconfigureerde kit met add-ons. Mogelijk wilt u bijvoorbeeld naast een kaartverwerkingsterminal ook een bonnenprinter, -standaard of -lezer aanschaffen. POS-partners brengen ook verwerkingskosten in rekening: een percentage van het totale verkoopbedrag, plus een vast bedrag. Zorg ervoor dat u elke leverancier vraagt ​​hoeveel deze kosten per transactie bedragen. Bij het overwegen van de kosten is het belangrijk om ook rekening te houden met de verwerkingskosten voor betalingen, omdat deze veel hoger kunnen zijn dan de abonnementsprijs voor hardware en software samen.

• Flexibiliteit: de beste POS-opties zijn cloudgebaseerd, zodat uw hotelteam verkoopgegevens kan zien en betalingen kan accepteren op meerdere apparaten in het hele pand. “Een bijkomend voordeel van cloudgebaseerde POS-software is dat het de noodzaak van dure upgrades elimineert en de veiligheidsrisico’s minimaliseert die traditioneel verbonden zijn aan client-server-systemen”, voegt Shopkeep toe.

• Klantenservice: ontdek of de partner 24/7 ondersteuning heeft. In geval van technische problemen wilt u een live persoon kunnen bereiken via e-mail, telefoon of livechat.

Natuurlijk moet u zich ook afvragen hoe het kassasysteem kan worden geïntegreerd met het CMS, PMS, boekingssysteem en meer van uw bestaande website .

Er zijn een paar verschillende delen van uw pand waar u een POS kunt installeren: de hotelcadeau- of lobbywinkel, uw restaurant op het terrein of de spa. Overal waar u gastenbetalingen moet doen, heeft u een kassa nodig.

In tegenstelling tot de meeste detailhandelaren zijn hotelkassasystemen echter het meest effectief wanneer ze verbinding maken met uw PMS. Het is heel gebruikelijk dat gasten tijdens hun verblijf in een hotel rekeningen op hun kamer posten, en hoewel dit handmatig kan worden gedaan, heeft een speciaal gebouwde hotel-kassa een automatische interface met uw vastgoedbeheersysteem (PMS).

Hoteltechnologie is bedoeld om het werk van uw team gemakkelijker te maken. Een kassasysteem dat voor hotels is gebouwd, kan eenvoudig worden geïntegreerd met uw bestaande systemen om automatisch kosten toe te voegen aan de laatste betaling van een gast, in plaats van dat uw team de kosten tijdens het verblijf van die persoon handmatig moet toevoegen.