5 Bewezen tips voor factuurbeheer binnen de horeca

Ongeacht in welk gebied van de horeca u actief bent, een paar taken zijn belangrijker dan factuurbeheer. Een juiste facturering zorgt ervoor dat uw hotel (of een andere vestiging) voldoende kasreserves heeft om de vele terugkerende kosten die gepaard gaan met het runnen van uw bedrijf op te vangen. Kosten zoals personeel, de aanschaf van eten en drinken, onderhoud van faciliteiten en het verkrijgen van andere benodigde producten en diensten, kunnen snel oplopen.

Zonder goede praktijken voor factuurbeheer zou uw bedrijf al snel grote problemen kunnen krijgen met het beheren van de cashflow. Dit kan vooral lastig zijn voor kleinere horecabedrijven die doorgaans niet dezelfde grote kasreserve hebben als grotere ondernemingen.

Met BirchStreet Pay kunt u bewezen praktijken voor factuurbeheer implementeren om de financiële stabiliteit van uw hotel beter te waarborgen. Het maakt niet uit hoeveel gasten u in een bepaalde week, maand of jaar bedient, het verbeteren van de manier waarop u facturen verwerkt, zal uw faciliteit aanzienlijke voordelen opleveren.

1) Automatiseer waar mogelijk

Veel horecabedrijven hebben verschillende terugkerende uitgaven die maandelijks of zelfs wekelijks kunnen worden verwerkt. Met zoveel facturen die dag in dag uit binnenkomen, is er een aanzienlijk risico op menselijke fouten wanneer factuurbeheer volledig wordt overgelaten aan handmatige verwerking.

Hoe ingewikkelder een factuur, hoe groter de kans op ernstige fouten. Hoewel de medische factureringsindustrie zeker een groot deel van de verschillen heeft met de horeca, schatten analyses van rekeningen in die industrie dat ergens tussen de 40 en 80 procent van de facturen fouten bevat.

Hoewel facturering in de horeca gelukkig lang niet zo complex is, laat deze statistiek zien hoe gemakkelijk factureringsfouten hun weg vinden naar facturen, vooral wanneer het om handmatige verwerking gaat. Fouten zoals dubbele rekeningen en ontbrekende betalingen kunnen bijzonder lastig zijn voor het beheren van de cashflow van een horecaorganisatie.

Hoe meer "touch" er nodig is in een enkele factuur - zelfs een die digitaal wordt afgeleverd en verwerkt - hoe groter de kans op fouten. Fouten bij het invoeren van gegevens kunnen leiden tot te hoge of te lage betalingen, evenals onnauwkeurige belastingberekeningen of zelfs de mogelijkheid van een verloren factuur. Dergelijke problemen kunnen later voor grote problemen zorgen wanneer leveranciers boetes voor te late betaling of andere boetes aanpakken.

2) Zorg voor ondersteuning voor verschillende documenttypen

Voordat horecabedrijven een factuur ontvangen voor ontvangen goederen of diensten, moeten ze vaak een inkooporder plaatsen. Met inkooporders (PO's) kunnen horecabedrijven duidelijke verwachtingen stellen aan hun leveranciers. Ze schetsen de producten of diensten die worden gekocht, hun hoeveelheid, de prijs per eenheid en zelfs informatie zoals leveringsdatum en -locatie (indien van toepassing).

Een inkooporder is van onschatbare waarde voor uw interne team, vooral als u een groot aantal bestellingen heeft. Inkooporders creëren in wezen een papieren spoor dat prijsafspraken verduidelijkt, zodat u kostenoverschrijdingen en dubbele aanvragen kunt voorkomen. Deze documenten bieden ook inzicht in de voorraad, zodat u uw voorraad effectiever kunt beheren, of het nu gaat om voedsel of wasgoed.

Een kwaliteitsvoorraadbeheersysteem stelt u ook in staat om PO-facturen te produceren en te volgen, evenals niet-PO-facturen en creditnota's voor kleinere zakelijke uitgaven waarvoor geen gereguleerd inkoop- en goedkeuringsproces vereist is.

Nadat een verkoper de inkooporder heeft geaccepteerd, is hij verplicht om die order uit te voeren in overeenstemming met de overeengekomen voorwaarden. Wanneer uw bedrijf de factuur van de leverancier ontvangt, moet deze zorgvuldig worden vergeleken met de oorspronkelijke inkooporder om ervoor te zorgen dat alles overeenkomt.

Een voorraadbeheersysteem dat uw bedrijf helpt deze gegevens bij te houden, zal het voor uw bedrijf veel gemakkelijker maken om zijn uitgaven te budgetteren en een goede cashflow te behouden.

3) Digitale tools gebruiken om factuurgegevens te benutten

Goed factuurbeheer kan (en moet) belangrijke inzichten verschaffen in hoe uw horecabedrijf zijn geld gebruikt - en hoe het dit effectiever kan doen.

Een recent seminar van BirchStreet Systems met de titel Hospitality's Move to Digital Invoicing in 2022 benadrukte hoeveel digitaal factuurbeheer hotels en anderen in de horeca kan helpen. Door over te stappen van een systeem dat ongeveer 80 procent papier en 20 procent elektronisch is naar 20 procent papier en 80 procent elektronisch, kan het gemiddelde hotel met 250 kamers zijn jaarlijkse kosten voor het beheren van facturen verlagen van $ 81.250 naar $ 6.500.

Een groot deel hiervan komt voort uit het gestroomlijnde karakter van een digitaal factuurbeheersysteem. Digitaal gaan met tools zoals BirchStreet Pay kan de verwerkingstijd van facturen aanzienlijk verkorten, wat uw bedrijf kan helpen de betalingsvoorwaarden van leveranciers te verbeteren en meer toegang te krijgen tot vroege betalingskortingen van uw leveranciers. Hierdoor kunnen meer transacties worden voltooid, zelfs met minder middelen, waardoor de arbeids- en verwerkingskosten aanzienlijk worden verlaagd.

Misschien nog belangrijker: met nauwkeurige, realtime gegevens via een digitaal facturatiesysteem kunnen belanghebbenden afdelingshoofden betrouwbare informatie verstrekken over bestedingsactiviteiten.

Dit maakt geïnformeerde besluitvorming en diepere inzichten mogelijk met betrekking tot de relaties van een hotel met individuele leveranciers. Het kan gemakkelijk gebieden onthullen waar het hotel te veel uitgeeft, of waar het budget niet goed wordt toegewezen. Dankzij realtime informatie kan het leiderschap snel handelen om dergelijke financiële problemen aan te pakken en de cashflow te verbeteren.

4) Stem de factuurtiming af op de cashflowbehoeften

Het laatste dat uw bedrijf nodig heeft, is een forse factuur van een leverancier die arriveert op een moment van de maand waarin de cashflow al krap is, vooral als die factuur onmiddellijke betaling vereist. Leidinggevenden in de horeca moeten werken aan het vaststellen van de timing van facturen met leveranciers die gunstig zijn voor de cashflowbehoeften van hun bedrijf.

Voor lopende bestellingen kan dit inhouden dat er regelmatige intervallen voor facturering worden ingesteld, zoals om de week of aan het einde van de maand. Bepaal voor grote projecten (zoals de renovatie van een hotellobby) of het voor uw kasstroomdoeleinden beter is om de volledige betaling te doen na voltooiing van het werk, of om gedeeltelijke betalingen te doen wanneer bepaalde fasen van het project zijn voltooid.

De timing van het plannen van deze factuurbetalingen moet worden bepaald in overeenstemming met uw eigen cashflowbehoeften. Sommige hotels vinden het misschien het gemakkelijkst om facturen de hele maand door tegen een consistent tarief te betalen. Anderen vinden het misschien beter om alle betalingen tegen het einde van de maand te doen wanneer hun eigen facturen zijn gevuld.

Dit kan een bepaald niveau van onderhandelen met leveranciers vereisen. Aan het begin van een zakelijke relatie moeten alle betalingsvoorwaarden worden overeengekomen, inclusief details zoals hoe vaak facturen zullen worden afgeleverd en hoe de betalingsvoorwaarden eruit zullen zien. Sommige leveranciers zijn bereid prikkels aan te bieden voor vervroegde betalingen of flexibele vervaldata, maar dergelijke details moeten ruim van tevoren worden uitgewerkt.

5) Schakel elektronische betalingen in

Virtuele elektronische betalingen zijn veel efficiënter dan het schrijven van papieren cheques. Dergelijke transacties kunnen snel en veilig worden uitgevoerd, zodat leveranciers tijdig betalingen ontvangen.

Met name veel elektronische betalingsoplossingen maken nu realtime betalingen mogelijk die 24/7 kunnen worden verzonden. Uit een onderzoek gepubliceerd in ABA Banking Journal bleek dat 81 procent van de bedrijfsleiders verwacht dat de toegenomen verspreiding van digitale betalingen met "onmiddellijke beschikbaarheid" de manier waarop ze zaken doen drastisch zal veranderen.

In het onderzoek noemde 52 procent realtime betalingen als een waardevolle oplossing voor het verbeteren van het cashflowbeheer, terwijl 46 procent zei dat het zou helpen de algemene crediteurenactiviteiten te verbeteren. Tweederde van de ondervraagden zei dat ze verwachtten dat ze met de beschikbaarheid van realtime betalingen zouden stoppen met het doen en accepteren van contante en papieren cheques.

Deze laatste statistiek is van extreem belang voor degenen die terughoudend zijn om hun factuurbeheersystemen bij te werken. Ongeacht hoe uw organisatie momenteel denkt over de overstap naar een volledig elektronische betaaloplossing, de kans is groot dat uw leveranciers klaar zijn om de overstap te maken.

Het onderhouden van sterke relaties met voorkeursleveranciers die ervoor zorgen dat uw hospitality-merk soepel draait, zal deze overgang waarschijnlijk noodzakelijk maken, ongeacht de voorkeuren van uw interne team.

Laat BirchStreet Pay uw factuurbeheer revolutionair veranderen

Horecabedrijven versturen en ontvangen wekelijks talloze facturen en inkooporders. Een degelijk factuurbeheersysteem stelt uw team in staat om effectiever facturen aan te maken, te volgen en te archiveren, en dit alles terwijl een sterke cashflow voor het bedrijf wordt gegarandeerd.

Met BirchStreet Pay hoeft u zich geen zorgen te maken over het uitschrijven van papieren cheques of het blootstellen van uw horecabedrijf aan creditcardfraude. Dit innovatieve systeem biedt één enkele oplossing voor het beheren van uw betalingen met behulp van virtuele kaarten die bij elke aankoop cashback opleveren.

BirchStreet Pay biedt een gebruiksvriendelijke interface waarmee u met één druk op de knop betalingen kunt doen, waarbij alle transacties worden beschermd door moderne beveiligingsmaatregelen en worden ondersteund door ondersteuning op conciërgeniveau.

Flexibele workflows en gedetailleerde rapportage maken een gestroomlijnde integratie met uw boekhoud-/ERP-systemen mogelijk, terwijl u ook volledig inzicht krijgt in uw betalingen. Een onboarding-team voor leveranciers kan u zelfs helpen leveranciers te verschuiven naar het accepteren van virtuele kaartbetalingen.

Met BirchStreet Pay kunt u papieren cheques, nalevingskosten en andere uitgaven verminderen, terwijl u tegelijkertijd cashback verdient. Van kostenbesparingen tot transparantie van aankopen, uw organisatie kan een beter inzicht krijgen in haar behoeften op het gebied van uitgaven en factuurbeheer, wat in de toekomst zal leiden tot nog betere financiële praktijken.