Wat is Recept Management Software?

Laten we eerst definiëren wat receptbeheersoftware precies is. In een notendop: software voor receptbeheer slaat en organiseert digitale recepten voor alle soorten menu-items. Het systeem koppelt de ingrediënten in elk recept aan voorraadbeheer, zodat u de voorraadniveaus in de gaten kunt houden op basis van het aantal geserveerde gerechten, en het biedt ook informatie over voedingsinformatie, kosten, allergenen en wijzigingen. Receptbeheersoftware is als de ruggengraat van elk efficiënt restaurant; chef-koks, koks, restaurantmanagers en inkooppersoneel vertrouwen erop als een bron van waarheid, en het doet veel rekenwerk achter de schermen. Bovendien, hoewel software voor receptbeheer essentieel is voor zelfstandige restaurants, kan het ook een hele reeks voordelen bieden voor activiteiten met meerdere eenheden of restaurants in hotels of resorts.

Belangrijkste kenmerken van software voor receptbeheer

Nu u de basisprincipes van software voor receptbeheer begrijpt, gaan we dieper in op de details. Wat zijn de belangrijkste kenmerken en functies van receptbeheersoftware?

• Recept maken: dit is de kern van software voor receptbeheer; u kunt digitale versies van uw recepten maken met de precieze ingrediënten, instructies en apparatuur die nodig zijn voor elk gerecht. U kunt velden toevoegen zoals categorie, type keuken, houdbaarheid, seizoen en ontwikkelingsfase om uw recepten gemakkelijk te organiseren en te vinden.

• Receptwijzigingen: Recepten veranderen in de loop van de tijd en uw receptbeheersoftware houdt elke wijziging voor u bij, zodat u naar eerdere versies kunt verwijzen.

• Receptkosten: na het invoeren van uw kosten voor onbewerkte ingrediënten, berekent de receptbeheersoftware de kosten van elk gerecht op uw menu.

• Recept schalen: Wilt u een recept aanpassen voor een groter banket of evenement? Of een recept ter grootte van een banket verkleinen? Receptschaling doet het zware werk voor u en berekent nieuwe ingrediëntmetingen op basis van de gewenste output.

• Allergenen en intoleranties: na het maken van uw recepten identificeert de receptbeheersoftware mogelijke allergenen en voedselinteracties.

• Voedingsinformatie: de software kan uw grondstoffen en hoeveelheden analyseren om voedingsfeiten te genereren die u op menu's kunt opnemen of afdrukken voor voedingsetiketten op verpakkingen.

• Voorraad bijhouden: in plaats van te vertrouwen op incidentele handmatige voorraadtellingen, kan receptbeheersoftware realtime voorraad berekenen op basis van het ingrediëntgebruik in uw recepten. Wanneer u bijhoudt welke recepten zijn geproduceerd, trekt het systeem de respectieve ingrediënten af van uw beschikbare voorraad.

• Substitutieanalyse: wat als een ingrediënt op is? Substitutieanalyse helpt u bij het plannen van wat-als-scenario's en bij het aanpassen van recepten wanneer parameters of ingrediënten veranderen.

• Recepten delen: publiceer uw recepten in een receptenbibliotheek die toegankelijk is voor verschillende teamleden en die kan worden gedeeld tussen verkooppunten binnen een accommodatie of restaurants binnen een groep.

• Gebruikersrechten: Wilt u niet dat uw culinaire stagiaires toegang hebben tot uw geheime sausrecept? Receptbeheersoftware bevat vaak toestemming, zodat u gebruikersaccounts kunt maken die gebruikers alleen toegang geven tot de modules die ze nodig hebben.

Integraties: Een receptbeheersysteem bestaat niet in een vacuüm; om de meeste waarde uit uw software te halen, moet deze naadloos communiceren met andere software die uw restaurant gebruikt. Een integratie met uw kassasysteem zal bijvoorbeeld de voorraadbeheermodule van uw receptbeheersysteem vertellen hoeveel van elk menu-item er is verkocht. Andere handige integraties zijn uw boekhoud-, business intelligence- en personeelssystemen.

Voordelen van het gebruik van software voor receptbeheer

Het digitaal bijhouden van uw recepten is slechts één reden om receptbeheersoftware te gebruiken; restaurants van elke omvang kunnen verschillende opwindende voordelen realiseren na het implementeren van een dergelijke tool. Een van de meest overtuigende voordelen is kostenbesparing. Receptbeheersoftware kan de uitgaven op een aantal gebieden terugdringen: efficiënter receptbeheer verlaagt de administratieve kosten, nauwkeuriger voorraadbeheer vermindert verspilling en intelligentere recept- en menu-analyses helpen u menu-items te identificeren die duurder of minder populair zijn, zodat u kunt bepalen of u verwijder ze of ruil in minder dure ingrediënten.

Naast kostenbesparingen helpt receptbeheersoftware uw culinaire team om consistentie te garanderen in het voedsel dat ze serveren. Door gedetailleerde instructies en notities voor elk recept op te slaan, kunnen uw koks elk recept elke keer perfect repliceren. Voorraadbewaking helpt ook om consistentie te garanderen: door precies te weten hoeveel van elk ingrediënt u gebruikt, kunt u voorkomen dat u onnodig 86 gerechten maakt vanwege een artikel dat niet op voorraad is.

Maar niet alleen restauranthouders en chef-koks profiteren van receptbeheersystemen. Dankzij intuïtieve inkooptools kunt u sterkere relaties opbouwen met leveranciers. Bovendien kunt u erop vertrouwen dat u alleen bestelt wat u nodig heeft, zodat u geen overaanbod krijgt.

Wat zijn de beste receptenbeheersystemen?

Als de functies en voordelen van software voor receptbeheer uw interesse wekken, vraagt u zich misschien af hoe u kunt beginnen met het onderzoeken van systemen die u in uw bedrijf zou kunnen gebruiken. Laten we u een vliegende start geven: hier zijn drie van de meest populaire (en hoogst gewaardeerde) receptbeheersystemen die momenteel op de markt zijn.

BirchStreet is een van de beste receptenbeheer- en inkoopsystemen in de hotelindustrie. Merken als Hyatt, Montage en Peninsula gebruiken BirchStreet, wat een grote boost van vertrouwen in de mogelijkheden van het systeem zou moeten geven. Deze software heeft zijn horecagebruikers geholpen om 2-5% te besparen op voedselkosten en 20% op administratiekosten met zijn robuuste reeks functies. De receptbeheermodule biedt alle standaardfuncties die u mag verwachten, zoals receptschaling en voedingsberekening. De inkoopfunctionaliteit van BirchStreet is bijzonder sterk, met krachtige tools voor voorraadbeheer en facturering, waardoor het geschikt is voor grote hotelketens of restaurantgroepen. BirchStreet biedt ook een catalogus met trainingsmateriaal en doorlopende bronnen voor klantensucces.

Vertrouwd door grote industrienamen zoals Sodexo en CitizenM, biedt Apicbase veel meer dan alleen receptbeheer. Het is een volledige suite van F&B-beheerfuncties, van het maken en organiseren van recepten tot voorraadbeheer en analyses. Boekhoud- en inkoopmodules verbinden uw back-of-house met andere afdelingen en leveranciers. Bovendien maakt een enorme lijst van integraties met systemen zoals Micros, Revel en Xero Apicbase bijzonder krachtig. Apicbase werkt niet alleen goed voor zelfstandige restaurants, maar ook voor restaurantketens, spookkeukens, hotels en meer. Apicbase begint bij $ 149 per maand en de prijzen variëren afhankelijk van het aantal functies en locaties.

Hoewel het is ontworpen voor de maakindustrie, is MasterControl ook een solide oplossing voor restaurants. Het streeft ernaar om processen te automatiseren en een consistente kwaliteit te garanderen door geavanceerde receptcreatie, organisatie en wijziging. Als uw F&B-bedrijf goederen voor de verkoop produceert, kan MasterControl extra waarde bieden, aangezien hun Product Lifecycle Excellent Platform u helpt te voldoen aan de FDA's Food Safety Modernization Act. MasterControl is misschien niet de beste keuze voor restaurants die kassa-, boekhoud- of andere complementaire systemen gebruiken, omdat het niet veel biedt op het gebied van integratie. Maar het kan een sterke kandidaat zijn voor een receptbeheersysteem dat onafhankelijk van andere software werkt.

Hoe u de juiste software voor receptbeheer voor uw restaurant kiest

Heb je je lijst beperkt tot een paar topkandidaten? Voordat u de definitieve aankoopbeslissing neemt, wilt u volledig zeker zijn van uw keuze. Het is een goed idee om een demo op te zetten met een systeem dat u serieus overweegt, zodat u een idee krijgt van hoe het systeem echt werkt. Een systeem kan op papier en in het marketingmateriaal van de verkoper geweldig lijken, maar u weet nooit echt of het voor u zal werken totdat u zich kunt aanmelden en zelf kunt spelen.

Als de demo goed gaat en u zich kunt voorstellen dat de software goed werkt in uw vestiging, dan wilt u verduidelijken hoe de implementatie-, facturerings- en ondersteuningsprocessen zullen werken. Hoe lang duurt de implementatie? Als u al een receptbeheersysteem gebruikt, hoe kunt u uw gegevens dan overbrengen naar het nieuwe systeem? U zult ook willen praten over training voor huidige en toekomstige werknemers. Zijn er trainingsbronnen die de softwareleverancier kan bieden, of moet u uw eigen trainingsmateriaal maken?

Vergeet ook niet om te bespreken hoe de lopende relatie met de leverancier zal werken. Krijgt u een toegewijde ondersteuningsvertegenwoordiger of gaan ondersteuningsvragen naar een algemene wachtrij? Is support 24/7 beschikbaar of alleen tijdens bepaalde uren? Op basis van uw comfortniveau met het systeem (en dat van uw werknemers), wilt u misschien een optie voor meer praktische, responsieve ondersteuning. Andere te behandelen onderwerpen zijn het factureringsproces (automatische facturering of moet u een factuur handmatig betalen?), contractverlenging (hoe lang zit u vast aan dezelfde prijs?) en opties voor contractbeëindiging (wat als de software niet werkt het na een paar maanden niet meer goed voor u?). Zodra u tevreden bent met het implementatieplan en de ondersteuningsrelatie, bent u klaar om u te binden.

Het runnen van een soepele back-of-house operatie is lastig, maar software voor receptbeheer kan veel processen stroomlijnen, zodat uw personeel zich kan concentreren op belangrijkere verantwoordelijkheden, zoals het creëren van heerlijke, gedenkwaardige ervaringen voor uw klanten, zodat ze steeds weer terugkomen.