Een Request for Proposal (of RFP) is een veelvoorkomend en vertrouwd hulpmiddel dat wordt gebruikt om offertes aan te vragen bij verschillende leveranciers. Het doel is om biedingen te ontvangen van een breed scala aan leveranciers, zodat teams de individuele biedingen kunnen vergelijken en contrasteren. In een ideale wereld helpt deze zij-aan-zij-analyse teams bij het evalueren van de prijs, parameters en specificaties van elk bod en creëert het een gelijk speelveld door de voorkeur voor één enkele leverancier te verminderen.
Zoals u wellicht uit de eerste hand weet, kost het RFP-proces ook enorm veel tijd. Ten eerste moet u de RFP zo maken dat nauwkeurige biedingen van de juiste soorten leveranciers worden aangetrokken. Vervolgens moet u elk bod evalueren en eventuele punten opvolgen die verduidelijking behoeven. Ten slotte moet u een leverancier selecteren en onderhandelen over de definitieve voorwaarden.
Om u te helpen dit proces effectiever te doorlopen en u de beste biedingen van de best mogelijke leveranciers van hoteltechnologie te geven, hebben we een handleiding gemaakt om de RFP gemakkelijker en succesvoller te maken. U leert de stappen die u moet nemen voor het bouwen van een RFP-proces dat tijd bespaart in meerdere facetten van het proces.
Je leert hoe je meer duidelijkheid kunt scheppen over wat je zoekt, zodat je alleen reacties krijgt van relevante leveranciers;
Je leert hoe je verwarring bij belangrijke interne belanghebbenden kunt verminderen, zodat er minder e-mails en zinloze vergaderingen zijn;
U leert hoe u momentum kunt opbouwen, zodat u het RFP-proces snel kunt afronden zonder in te boeten aan kwaliteit.
Aan het einde van de gids kunt u vol vertrouwen RFP's maken waarmee u de biedingen krijgt die u nodig hebt - zonder tijd te verspillen aan irrelevante reacties, onnodige e-mails, frequente vergaderingen en lange tijdlijnen.
We hebben vooraanstaande RFP-adviseurs en experts geïnterviewd om deze gids te onderzoeken
Het uitvoeren van een RFP-proces kan ongelooflijk complex zijn. Daarom werken grote merken liever samen met consultants en deskundige derde partijen om hen te helpen het proces te beheren. We hebben tientallen van de beste consultants in de branche geïnterviewd om inzichten voor dit artikel te verzamelen. We hebben met name deze topexperts geïnterviewd:
Loren Gray , digitale marketing in de horeca
Dan Wacksman , Sassato
Evelyne Oreskovich , HeR Consulting
Caryl Helsel , Dragonfly-strategen
Anthony Gambini , première-adviesgroep
David Chestler , voorzieningspartners
Wilt u hulp bij het uitvoeren van uw volgende technologische RFP? We hebben hunbios en info hieronder, zodat u direct contact kunt opnemen.
Een RFP schrijven (proces in 4 stappen)
Stel uw RFP-proces in voor succes door twee mantra's in gedachten te houden.
De eerste is 'wees specifiek'. Een RFP die losjes is gedefinieerd, zal nooit zo goed presteren als een goed gedefinieerde RFP. Geef bij het opstellen van uw vereisten duidelijk aan welke specifieke behoeften (zoals het moet werken met een bestaand kassasysteem) en andere vereisten (zoals alleen biedingen van leveranciers in de Verenigde Staten). Houd uw vragen kort en bondig om exacte en vergelijkbare antwoorden aan te moedigen die objectieve vergelijkingen later ondersteunen.
Voorbeelden van open vragen:
Hoe ziet uw productroadmap eruit?
Hoe voorkomt uw bedrijf cyberbeveiligingsbedreigingen?
Wat is volgens u het grootste verbeterpunt in uw software op basis van beoordelingen van Hotel Tech Report?
Voorbeelden van kwantificeerbare vragen:
Integreren jullie met mijn huidige tech stack?
Heeft u meer dan 95% uptime?
Is uw HotelTechScore hoger dan 90
Heeft uw bedrijf de Customer Support-certificering van Hotel Tech Report behaald?
De tweede is 'vermijd vooringenomenheid'. Het is heel eenvoudig om een RFP op te stellen die al gericht is op een specifieke oplossing. Wees op uw hoede voor elke taal die lijkt te suggereren dat u al een oplossing, aanpak, technologie of leverancier heeft gekozen. Wanneer u een leeg canvas maakt dat een leverancier voor u kan schilderen, laat u het RFP-proces doen wat het moet doen: de beste oplossing voor uw behoeften naar voren brengen. Als je hier al op ingaat nadat je een leverancier hebt gekozen, is het een beetje nutteloos!
Een manier om vooringenomenheid te verminderen, is door meerdere vragenrondes te houden, waardoor het RFP-proces kort en bondig blijft. In elke fase beperk je de opties. Wanneer u breed en smal lanceert, voorkomt u dat u begint met een verzoek dat is gericht op slechts een klein aantal leveranciers. Onthoud: een RFP-proces met een vooraf bepaalde uitkomst is tijdverspilling.
Stap 1: Lancering
Voorbereiding is misschien wel het belangrijkste aspect van het RFP-proces. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de RFP de behoeften van de organisatie nauwkeurig weergeeft en zal dus offertes aanvragen bij leveranciers die beter aansluiten bij die behoeften. Leveranciers zullen het RFP-document gebruiken (meer over het document zelf in sectie drie hieronder) om hun reacties vorm te geven; ze kunnen gewoon niet precies en nauwkeurig zijn met de verkeerde invoer. Als u bijvoorbeeld om biedingen voor een nieuw kassasysteem vraagt, maar verzuimt een vereiste toe te voegen voor integratie met het boekhoudsysteem van uw eigendom, dan krijgt u een heleboel nutteloze biedingen.
Dus in plaats van het proces te overhaasten en te proberen het verzoek zo snel mogelijk naar de leveranciers te sturen, moet u zich concentreren op het balanceren van snelheid en grondigheid.
Verzamel de juiste mensen
Het begint allemaal met het verzamelen van input van de juiste mensen. U hebt vanaf het begin de juiste mensen in de ruimte nodig, zodat de RFP de huidige behoeften nauwkeurig weerspiegelt. Anders ontspoort het proces vrij snel als je niet de juiste mensen in de kamer hebt.
U moet de mensen erbij betrekken die niet alleen de besluitvormers zijn, maar die ook rechtstreeks door de beslissing worden beïnvloed. Dit verkleint de kans op een langdurig herzieningsproces dat een besluit bij consensus begint te worden. Als de juiste mensen in de kamer zijn en ze de vereisten correct verzamelen, zou het evaluatieproces relatief eenvoudig moeten zijn. Een GM die bijvoorbeeld een RFP-commissie voor een nieuw inkomstenbeheersysteem opricht, wil mogelijk eigenaren, inkomstenmanagers en receptiemedewerkers opnemen, aangezien dit de mensen zijn die de software dagelijks gebruiken.
“Wij vinden het noodzakelijk om een goed afgerond team van mensen bij het proces te betrekken. De belangrijkste belanghebbenden moeten worden opgenomen. Als we dit met klanten hebben gedaan, hebben we meestal een stuurgroep met mensen die verschillende afdelingen vertegenwoordigen, waaronder operations, revenue management, verkoop, marketing, financiën en een executive sponsor. Als je te veel mensen opneemt, kan het heel lang duren voordat je een beslissing neemt en als je te weinig mensen opneemt, hoef je je misschien niet in te schrijven als er eenmaal een beslissing is genomen.' Caryl Helsel, Dragonfly Strategen
“Ongeacht het project en de oplossing/technologie die wordt gevraagd, moet de hoofdsponsor ervoor zorgen dat alle belanghebbenden in het proces de algemene doelstellingen van het project begrijpen en dat individuele doelstellingen niet in strijd zijn met die doelstellingen. Dat omvat een goed begrip van hoe een oplossing in de hele onderneming past. Bijvoorbeeld hoeveel integraties, invoervariabelen en datapunten er nodig zijn van hoeveel systemen. Een goed gedefinieerd document met vereisten biedt de "ene bron van waarheid" waar alle belanghebbenden naar kunnen verwijzen en die de uiteindelijke kenmerken en functies, hun ondersteuning en het verwachte gebruik zullen bepalen." David Chestler, voorzieningspartners
U wilt niet te veel koks in de keuken, maar het is belangrijk om de vereisten van alle belanghebbenden te crowdsourcen. “Succesvolle panden hebben absolute steun van het leiderschap van de organisatie. Een volledig vastgelegd SOP voor verkoopprocessen. Namelijk dat ze mensen hebben die volledig zijn opgeleid om te reageren op RFP's en precies weten wat ze willen overbrengen en de unieke verkoopargumenten voor hun eigendom die betrekking hebben op wie de prijs vraagt", zegt Anthony Gambini van Premiere Advisory Group.
Er is niets erger dan het kopen van software om erachter te komen dat de dagelijkse gebruikers het platform niet effectief kunnen gebruiken en dat hun werk wordt geremd. Voorkom dit door relevante stakeholders te betrekken. Het kan ook nuttig zijn om vertegenwoordigers van IT, juridische zaken en inkoop te hebben, indien van toepassing. Deze deelnemers zorgen ervoor dat het proces later geen problemen krijgt door mogelijke problemen en behoeften vroeg in het proces aan de oppervlakte te brengen.
Definieer de parameters
De RFP-commissie is verantwoordelijk voor het schetsen van de vereisten van de software, het identificeren van dealbreakers en het vervolgens opnemen van al die punten in de RFP zelf. Duidelijk geformuleerde vereisten zullen de RFP zo structureren dat de antwoorden zijn afgestemd op de specifieke behoeften van uw accommodatie. Anders moet u mogelijk de biedingen van leveranciers doorzoeken die niet echt aan uw specifieke behoeften kunnen voldoen.
Zorg dat iedereen op één lijn zit over de musthaves en nice-to-haves. U wilt later niet voor verrassingen komen te staan -- zoals een beheersysteem voor de huishouding dat geen offline modus heeft voor een woning die alleen wifi heeft in openbare ruimtes! Zie onze sectie hieronder voor enkele veelvoorkomende secties om op te nemen.
"Kopers maken een aantal belangrijke fouten in het RFP-proces: het onderschatten van het niveau van betrokkenheid en detail dat nodig is om het product te analyseren en te beoordelen in vergelijking met andere concurrerende aanbiedingen. Het niet isoleren van de must-haves van de nice-to-haves en hoe de technologie kan voldoen aan die functionele criteria is absoluut noodzakelijk. Ik weet niet waar de verborgen valkuilen kunnen zitten en welke stappen een bedrijf heeft genomen om een product toekomstbestendig te maken. Budget is een ander gebied om te valideren. Ik moet denken aan een dierbare vriend die altijd om BANT vroeg in elke deal. Bank, Autoriteit, Behoefte en een Tijdlijn. Dat zijn de gebieden van kritieke mislukking bij het coördineren van en werken aan een programma voor ontwikkeling en implementatie. Vink die vakjes aan en een deal wordt gedaan", zegt David Chestler.
Een manier om deze vereisten te definiëren, is door de "klussen die gedaan moeten worden" te definiëren door de gebruikersreis duidelijk in kaart te brengen. Definieer tijdens uw kickoff-vergadering voor de beoordelingscommissie de primaire taken die de software moet doen - en breng die vervolgens in kaart. Het gaat minder om een lijst met functies en meer om de taken en problemen die voorhanden zijn. Laat de leverancier schetsen hoe hun functies u geven wat u nodig heeft!
Dealbreakers zijn even belangrijk om vooraf te definiëren. Enkele voorbeelden zijn het gebruik van onderaannemers, een leverancier die geen uptime-garanties biedt, software die niet voldoet aan de beveiligingsnormen of een product dat op maat moet worden ontwikkeld. Door vooraf overeenstemming te bereiken over de dealbreakers, blijft iedereen eerlijk en voorkomt u problemen later in het proces.
Sommigen aarzelen om budgetvereisten te stellen en bevinden zich in deze fase. Als u echter weet dat u onder een bepaald aantal moet binnenkomen, vermeld dit dan. Het helpt leveranciers niet alleen om af te zien van het indienen van reacties, het kan u ook helpen om later te onderhandelen. Houd er rekening mee dat het raadzaam is om een budget op te nemen als u een RFP verstuurt voor:digitale marketingbureaus ; anders lijkt het alsof je ongeorganiseerd bent of naar vrije ideeën aan het vissen bent.
Stel een realistische tijdlijn in
Leg uw tijdlijn vast, inclusief indieningsdeadlines, beslissingsdata en belangrijke mijlpalen zoals implementatie. Dit stemt leveranciers niet alleen af op uw verwachtingen, maar geeft de RFP-commissie ook duidelijkheid en structuur.
En blijf dan bij de tijdlijn! Alleen in extreme omstandigheden, zoals een drastisch gewijzigde bedrijfsomgeving die uw behoeften verandert, moet deze tijdlijn worden aangepast. Urgentie is de naam van het spel hier; anders kan het proces eindeloos worden uitgesponnen en nooit tot een oplossing leiden. Een goede vuistregel is niet minder dan 30 dagen maar niet meer dan 90. Het komt echt neer op de complexiteit van oplossingen: software is vaak eenvoudiger dan hardware en technologie die invloed heeft op meerdere afdelingen vereist meer coördinatie en samenwerking.
Uw tijdlijn moet het volgende bevatten:
RFP lanceringsdatum
Vervaldatum voor vervolgvragen van leveranciers
Uiterste datum voor antwoorden op die vragen van uw team
Datum van de biedersconferentie
Vervaldatum RFP
Aankondigingsdatum finalisten
Datum van finalistenpresentaties
Datum definitieve toekenning
Implementatiedatum
Dan Wacksman van technologie-adviesbureau Sassato vertelde Hotel Tech Report dat de tijdlijn is waar veel kopers het verknoeien: "Er zijn meestal onrealistische verwachtingen onder kopers van de tijd die nodig is van RFP tot de start van de implementatie, alles duurt altijd langer dan verwacht. Het maken van de RFP, het kiezen van een shortlist van leveranciers, het ondertekenen van NDA's, het krijgen van antwoorden, verduidelijkende vragen, persoonlijke presentaties, besluitvorming, contractonderhandelingen moeten allemaal plaatsvinden vóór de aftrap. Bovendien zijn er vaak veel belanghebbenden die moeten worden betrokken, en vaak is er een interne resource die het project leidt en waarvan wordt verwacht dat hij/zij zijn/haar fulltime werk zal doen, waardoor er nog meer vertragingen op de planning kunnen komen te staan. Om deze redenen kan het zinvol zijn om een derde partij in te schakelen om het proces te begeleiden; dit kan vaak weken, zo niet maanden van de tijdlijn verkorten en leiden tot een meer succesvolle implementatie.”
Bouw de scorematrix
Wacht niet tot er voorstellen binnenkomen om te beslissen hoe u het vermogen van een leverancier om aan uw behoeften te voldoen zult evalueren. Zorg voor transparantie en functieoverschrijdende afstemming door de scorematrix samen te stellen met het opstellen van het voorstel. Door vooraf overeenstemming te bereiken over de scorecard, kunt u ervoor zorgen dat de RFP zo is gestructureerd dat alle voorstellen aansluiten bij uw score.
Aangezien uw Scorecard gebaseerd moet zijn op objectieve metingen, neemt u in uw voorstel alleen kwantificeerbare vragen op. Dit zijn vragen die niet veel grijze gebieden achterlaten. Stel bijvoorbeeld in plaats van te vragen "wat is uw servicefilosofie", een ja/nee-vraag: "heb je 24/7 ondersteuning?" Het gebruik van meerkeuzevragen binnen het voorstel is ook een geweldige manier om de score te stroomlijnen.
Twee mogelijke benaderingen zijn kwalitatief en gewogen. De kwalitatieve aanpak scoort leveranciers op specifieke punten rond uw belangrijkste criteria. Antwoorden worden gescoord op basis van hoe goed ze voldoen aan uw vereisten, met hogere scores voor een betere afstemming. Elke score krijgt dan een duidelijke, kwalitatieve basis voor de score. Deze scorecard-sjabloon van Smartsheet gebruikt bijvoorbeeld acht criteria op kwalitatieve basis voor evaluatie:
Naleving van RFP-instructies
bedrijfsinformatie
Projectbegrip
Vereisten
Productlevensvatbaarheid en geschiedenis
algemene voorwaarden
Leveranciersdemonstratie
Kostenoverzicht
U kunt ook de gewogen benadering overwegen, die scores aanpast op basis van hun relatieve belang voor uw hotel. Deze scoringsbenadering is beslist ingewikkelder, maar het kan een veel nauwkeurigere manier zijn om de uitlijning te meten. Zonder weging geef je misschien niet meer aandacht aan de belangrijkste criteria voor je hotel.
Twee te overwegen templates zijn de Weighted Decision Analysis van Expert Program Management en de Weighted Criteria Matrix van GoLeanSixSigma. Deze voorbeelden zijn geweldig om te zien hoe u uw unieke criteria effectief kunt wegen en uw leveranciers goed kunt scoren.
Tips van experts voor het maken van uw scorematrix:
Loren Gray: Identificeer huidig gebruik / huidige waargenomen problemen / identificeer huidige versie / Identificeer huidige training, (bewustzijn van huidige platformfunctie niet waargenomen functie) / Identificeer huidige dialoog met huidige dienstverlener, (zijn ze zich bewust van de frustratie van hun klant en hebben alle oplossingsopties uitgeput)
Dan Wacksman: Dit is zo'n cruciale stap en moet vooraf worden gedaan (tenminste het ontwerp). Zoals hierboven vermeld, slagen veel bedrijven er niet in om volledig te identificeren voor welk(e) bedrijfsprobleem(en) ze een oplossing proberen te vinden en welke belangrijke functies en functionaliteit ze willen. Dit is waar de projectleider/adviseur een cruciale rol speelt om hen te helpen dit vorm te geven. Ontmoeting met de belangrijkste belanghebbenden en het begrijpen van hun pijnpunten, uitdagingen en kansen is van het grootste belang. Het is ook belangrijk om te begrijpen hoe andere bedrijven de technologie gebruiken, omdat mensen in veel gevallen mogelijk niet de volledige reikwijdte/mogelijkheden kennen. In een ideale wereld wordt de scorematrix beoordeeld door alle belangrijke belanghebbenden. De matrix is erg belangrijk en helpt bij het nemen van beslissingen. Maar de realiteit is dat het niet mogelijk is om alles perfect te wegen zodat je numeriek een winnaar kunt bepalen, de score zal een aspect van de beslissing zijn.
Evelyne Oreskovich: Ik begin elk project met een volledig overzicht van niet alleen hoe ze nu zaken doen, maar ook wat ze nodig hebben of willen kunnen doen (hun wensenlijstje) maar worden beperkt door hun technologie. Veel bedrijven doen dingen handmatig of maken gebruik van de juryfuncties van hun huidige technologie om aan hun eisen te voldoen. Ik categoriseer en weeg de vereisten in 3 categorieën: Must have, would like to have (om SOP-wijzigingen of innovatieve benadering mogelijk te maken), nice to have (maar niet absoluut noodzakelijk). Hierdoor kan het team bepalen hoe goed de oplossing van elke leverancier daadwerkelijk aan hun behoeften voldoet of hen naar het volgende niveau helpt.
David Chestler: Dit is een eenvoudige methodologische benadering waarbij gebruik wordt gemaakt van wegingen en gemiddelden om onder andere de prioriteit van kenmerken, functies, ondersteuning, bedieningsgemak en training te bepalen. De antwoorden en kenmerken krijgen een numerieke waarde toegewezen op een matrix met meerdere punten en de wiskunde doet de rest als de juiste vragen en aannames worden gesteld en gescoord. Het belangrijkste dat we als experts kunnen doen, is de behoeften van de klant begrijpen, de behoeften van de klant interpreteren en verduidelijken, en vervolgens een blauwdruk presenteren die snel een ROI oplevert voor de selectie van een oplossing. We moeten de klant niet vertellen wat belangrijk is; we moeten hen helpen te identificeren wat hun klanten belangrijk vinden.
Schrijf uw RFP
Nu is het tijd om alles wat u hebt verzameld te bundelen in uw RFP, het document dat leveranciers begeleidt bij hun antwoorden. Een slecht geformuleerde, haastig gestructureerde of slecht gedefinieerde RFP resulteert meestal in even zwakke reacties.
Voor de duidelijkheid en het vergelijken van appels met appels, is het handig om een bekende sjabloon voor RFP's in de hele organisatie te hebben. Anders komt elk individueel team met iets dat voor hen werkt en wordt het verwarrend voor cross-functionele samenwerking.
De sjabloon moet een korte beschrijving van het project bevatten en een duidelijke lijst met de belangrijkste vereisten van de software. Heb niet het gevoel dat je overdreven voorschrijvend moet zijn of elke "nice to have" moet opnemen; voeg gewoon de meest essentiële functionaliteit toe en laat de leveranciers vanaf daar gaan.
Een voorbeeld zou zijn: “We zijn een accommodatie met 500 kamers in een resortbestemming en willen de upsells en bijkomende verkopen met 100% verhogen in 18 maanden. We zijn op zoek naar upselling-software om ons hierbij te helpen.”
Uw sjabloon moet worden onderverdeeld in specifieke secties:
Overzicht: achtergrond over uw organisatie, inclusief een probleemstelling of de “jobs to done”
Tijdlijn: het gehele RFP-proces en de uiteindelijke implementatie
Budget: hoeveel wil je uitgeven
Technische specificaties: alles wat je nodig hebt van de software
Leveranciersvereisten: geografie, documentatie/certificeringen, verzekering
Procesrichtlijnen: met wie en hoe communiceren met uw team
Bekijk voor inspiratie deze handige bronnen voor RFP-sjablonen. HubSpot raadt aan om een sectie op te nemen voor mogelijke wegversperringen. Template Lab heeft meer dan een dozijn verschillende RFP-voorbeelden om uw eigen RFP-templatisatie te begeleiden. SmartSheet heeft een aantal handige RFP-gerelateerde sjablonen voor het aanvragen, volgen, scoren en vergelijken van verschillende leveranciers.
Leveranciers uitnodigen
Nu is het tijd om leveranciers uit te nodigen om deel te nemen. We raden u ook aan om referenties en casestudy's te vragen, hetzij als onderdeel van het formele RFP-proces, hetzij voordat u kiest welke leveranciers u wilt uitnodigen. het kan handig zijn om casestudy's te bekijken en/of met bestaande klanten te praten voordat u beslist welke leveranciers zelfs de overwegingstrechter moeten betreden.
Een gemakkelijke manier om kwaliteit te garanderen, is door te beginnen met de beste leveranciers in uw doelcategorie. op HotelTechReport. Op die manier weet je dat deze leveranciers goed worden beoordeeld en actief zijn in de horeca. HTR-beoordelingen zijn ook een waardevolle bron voor verkoopuitdagers, aangezien u leveranciers kunt vragen rechtstreeks te reageren op problemen die in beoordelingen worden genoemd.
Laat ze altijd vooraf een NDA tekenen! Dat kan vooral belangrijk zijn wanneer u vertrouwelijke informatie moet vrijgeven als onderdeel van het proces.
Start het biedproces
Een biedersconferentie is de laatste stap in de lanceringsfase. Nodig uw leveranciers uit voor een groepsgesprek, zodat leveranciers eventuele laatste vragen kunnen stellen. Het conference call-formaat zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie en voorkomt dat de ene leverancier een voorkeursbehandeling krijgt boven de andere.
“Sommige kopers vinden dat je geen gedetailleerde vragen hoeft te stellen. Vaak gaan bedrijven ervan uit dat elke technologieaanbieder de basis onder de knie heeft. Dat is niet altijd het geval. Of het nu gaat om functionaliteit, bedrijfsprocessen, accountbeheer of migratie – details zijn belangrijk en onthullen de sterke en zwakke punten van elke provider”, zegt Caryl Helsel, RFP-expert van Dragonfly Strategists.
Onthoud dat alle antwoorden die u aan individuele leveranciers geeft, aan alle leveranciers moeten worden verstrekt om iedereen op één lijn te houden en met dezelfde informatie te werken. Daarom wil je alle inkomende vragen van leveranciers naar dezelfde persoon sturen; als de GM de ene e-mail beantwoordt en de directeur Operaties een andere, is er informatieasymmetrie die het gelijke speelveld verstoort.
Stap 2: Evalueer
Houd tijdens deze fase het RFP-proces snel in beweging. Al te vaak loopt het proces vast aan de evaluatiecriteria. Er zijn veel meningen om te navigeren en meestal komen andere belanghebbenden uit het houtwerk om commentaar te geven. Het is ook een zware last om alle reacties te scoren en te evalueren.
“Sommige kopers zijn onder de indruk van de toeters en bellen. Tech-leveranciers zullen pronken met de "coole" innovaties, ongeacht of ze zijn afgestemd op de werkelijke behoeften van de potentiële klant. Een ander probleem is de focus op prijs... Je hebt wel eens gehoord van de uitdrukking "Je krijgt waar je voor betaalt." Technologie kiezen op basis van prijs is als jezelf in de voet schieten. De inkoop- of inkoopafdelingen worden onvermijdelijk betrokken, maar zij mogen het besluitvormingsproces niet leiden”, zegt Evelyne Oreskovich van HeR Consulting.
Besteed tijdens het proces veel aandacht aan de benadering van elke leverancier. Neem aanwijzingen van hun gedrag: reageren ze traag? Zijn ze vriendelijk? Stellen ze slimme vervolgvragen? U kunt tijdens dit proces veel leren over potentiële leveranciers. Let op als ze je hun strepen laten zien!
Deel en scoor voorstellen voorafgaand aan de persoonlijke beoordeling
Het grootste probleem hier is de tijd die nodig is om reacties te evalueren. Raadpleeg uw oorspronkelijke tijdlijn om uw RFP-commissie te herinneren aan de verwachtingen. Vooral in de horeca hebben de dagelijkse operaties een manier om voorrang te krijgen op projecten op langere termijn.
Om die aantrekkingskracht te weerstaan, moet u een gestroomlijnd score- en evaluatieproces hebben. Stuur alle voorstellen in één keer naar de beoordelingscommissie van de RFP. Vraag hen voorstellen te beoordelen en te scoren. Als er vervolgvragen zijn, verzamel deze dan in één gedeeld document om naar leveranciers te sturen. U kunt die antwoorden vervolgens meenemen naar uw persoonlijke beoordelingsvergadering.
Een andere geweldige manier om reacties te organiseren, is door een projectbeheertool zoals Trello, Asana of Airtable te gebruiken. Deze tools bieden interactieve checklists, zodat u zeker weet dat de commissie voorstellen op dezelfde manier beoordeelt. Dit kunnen ook handige manieren zijn om feedback in één weergave te verzamelen.
Kondig je shortlist aan
Nadat iedereen de kans heeft gehad om te beoordelen, roept u de commissie bijeen om de shortlist te selecteren. Scores zijn uiteraard de belangrijkste criteria; gebruik een groepsstem als tiebreaker. Houd uw lijst idealiter bij niet meer dan vier leveranciers, maar dat aantal kan groeien met een voldoende grote basis van gekwalificeerde leveranciers. Het hangt allemaal af van uw unieke behoeften.
Plan presentaties op de shortlist en selecteer finalist
Nodig je shortlist uit voor een laatste ronde. Deze presentaties geven uw team de kans om dieper in de details te duiken (zie 'Aandachtsgebieden' hieronder). U kunt veel leren over hoe leveranciers deze presentaties benaderen; iedereen die het niet serieus neemt, moet onmiddellijk worden geëlimineerd. Dit is het moment om het op te voeren en elke leverancier die dat niet kan, is het risico niet waard!
Als het op lengte aankomt, is 20 minuten per verkoper voldoende. Laat meer tijd over voor vragen dan voor een formele presentatie. Vraag elke verkoper om een presentatie van 5 minuten te geven die gericht is op wat ze naar uw hotel kunnen brengen en concentreer u dan meestal op het beantwoorden van specifieke vragen die betrekking hebben op uw behoeften.
Stel uw definitieve beslissing niet uit. De commissie moet onmiddellijk na de presentaties van de shortlist de twee beste finalisten kiezen. Dit houdt het onderwerp fris en beweegt dit verder.
Stap 3: Onderhandelen
Zodra het team de laatste twee opties heeft geselecteerd, is het tijd om te onderhandelen. De reden dat we in dit stadium aanbevelen om twee leveranciers te kiezen, is dat u de mogelijkheid heeft om contracten en prijzen te vergelijken en te contrasteren.
“Vraag bij elke deal om BANT. Bank, Autoriteit, Behoefte en een Tijdlijn. Dat zijn de gebieden van kritieke mislukking bij het coördineren van en werken aan een programma voor ontwikkeling en implementatie. Vink die vakjes aan en er wordt een deal gesloten”, zegt David Chestler van Provision Partners.
Let bij het beoordelen van contracten, prijzen en de omvang van het werk op rode vlaggen, zoals 'bait and switch'-prijzen die niet overeenkomen met wat werd beloofd tijdens het RFP-proces. U moet ook letten op lastige voorwaarden of vage toezeggingen aan statistieken. In het contract moeten duidelijk de verplichtingen van de verkoper met betrekking tot prestaties, beveiliging, betrouwbaarheid van de dienstverlening en implementatie worden vastgelegd.
De onderhandelingsfase duurt ook vaak langer dan u verwacht. Houd de druk hoog zodat u de eindstreep kunt halen en bij uw definitieve aanbieding kunt komen om het inkoopproces af te ronden!
Stap 4: Implementeren
Het RFP-proces eindigt formeel zodra de onderhandelingen zijn afgerond en een contract is ondertekend. We raden echter een vierde fase aan die de implementatie omvat. Zelfs als andere operationele teams de uitvoering overnemen, moet het RFP-team op de hoogte worden gehouden. Waarom is dit belangrijk? Want er valt te leren als het gaat om implementatie.
Heeft de verkoper bijvoorbeeld iets beloofd dat ze niet hebben waargemaakt? Waren er hiaten of dingen die we over het hoofd hebben gezien die tijdens het RFP-proces opgelost hadden kunnen worden? Implementatie kan feedback geven om terug te keren naar het RFP-proces - blijf dus op de hoogte tijdens de implementatie en identificeer eventuele verbeteringen voor de volgende keer.
Aandachtsgebieden bij het evalueren van RFP-reacties van leveranciers
Bij het opstellen van uw RFP's zijn hier enkele mogelijke aandachtspunten:
Overeenkomsten inzake productbeveiliging, uptime en serviceniveau: Off-premise gehoste technologie stelt andere eisen, aangezien er minder directe controle is over toegang en uptime. U moet dus glashelder zijn over de verantwoordelijkheid van de leverancier met betrekking tot de kwaliteit en beschikbaarheid van zijn diensten. Steun hiervoor op uw technische/juridische vertegenwoordigers in de RFP-commissie, zodat u de meest betrouwbare software kunt krijgen.
Must-haves in een SLA omvatten een "time to alert"-clausule die bepaalt hoe snel de leverancier u op de hoogte zal stellen van eventuele inbreuken, evenals de beschikbaarheidsstatistieken van de service die een bepaald niveau van uptime garanderen. Hier is een standaard SLA ter vergelijking.
Accountbeheer en implementatie: wat is het plan om u aan de slag te krijgen nadat u het contract hebt ondertekend? En wat gebeurt er na implementatie als u overstapt naar accountbeheer? Krijg glashelder over het implementatieproces, zodat u de beloofde tijdlijn van de leverancier kunt begrijpen. U wilt ook weten wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van het contract aan de kant van de leverancier, dus weet wat u kunt verwachten.
Integraties en verbindingen met bestaande systemen: kijkt u naar een holistische oplossing of naar een oplossing die verbinding maakt met meerdere platforms? U moet begrijpen dat uw nieuwe leverancier in uw bestaande technische stapel past.
Specifieke kenmerken en functionaliteit: Het kan niet genoeg gezegd worden: wees er zeker van dat het systeem doet wat het moet doen! Vraag de RFP-beoordelingscommissie: lost het het algehele probleem op dat we proberen aan te pakken? Scope creep is een probleem voor elk project; laat het RFP-proces niet afdwalen van het oplossen van uw kernbehoeften.
Open-ended use-cases: kijk ten slotte verder dan uw bestaande technische stapel en denk na over uw ideale workflow. Voldoet het product aan die workflow? Of gaat deze nieuwe software een technische workflow die ongewenst is verder verkalken? Dit is het moment om ervoor te zorgen dat alle nieuwe software past in het technische plan voor de langere termijn voor uw eigendom.
Vragen voor hardwareleveranciers
Hardware heeft heel andere behoeften dan software. U wilt dat uw RFP's dat feit weerspiegelen -- anders zult u veel tijd besteden aan het afhandelen van verzoeken om meer informatie van leveranciers, het proces slepend en tijd verspillend. Hier zijn vier vragen om potentiële hardwareleveranciers te stellen:
Hoe vaak raadt u aan om uw hardware te upgraden? Hardware-upgrades zijn duur en potentieel destructief. Krijg vooraf duidelijkheid over hoe vaak de leverancier hardware-upgrades aanbeveelt.
Hoe ga je om met hardware-upgrades? Een van de slechtste aspecten van hardware is dat het duur is om te upgraden. En het kan storing veroorzaken tijdens die perioden van downtime. U wilt een duidelijk inzicht hebben in de risico's, verantwoordelijkheden en kosten van eventuele toekomstige upgrades.
Hoe zit het met de software op uw hardware? Vaker wel dan niet, koopt u niet alleen hardware; het is eerder gekoppeld aan software. u een duidelijk en gedetailleerd begrip wilt hebben van hoe software-upgrades worden afgehandeld, met name rond extra kosten en eventuele downtime. Als u hardware aanschaft, maar toekomstige software-updates extra kosten, moet u daar rekening mee houden bij uw evaluatie.
Wat zijn de installatiekosten? Hardware is duur. En een groot deel van deze kosten komt van de installatie. Het is van cruciaal belang om die informatie vooraf te hebben en niet later in het proces.
Bios van RFP Expert
Hospitality Digital Marketing ( Loren Gray ): Marketing 'betaal alleen voor wat je nodig hebt'. We zijn een volledig schaalbare dienstverlener die het beste van het branchetalent (adhoc) brengt om direct aan het aangegeven doel te werken en vervolgens vertrekt zodra het is bereikt. Ik zal een voorbeeld geven: we hebben de hele tijd een hotel op 67% bezetting gehouden in het midden van een grote metro, terwijl bijna het hele hotel gesloten was wegens gebrek aan zaken. Je denkt het - we kunnen het, 'het onmogelijke duurt alleen langer' - ik weet dat het arrogant klinkt, maar serieus, we hebben nog geen gevecht verloren. Iedereen in de horeca, we helpen iedereen, grote kleine merkloze merken, F&B, Spa, Golf, meerdere units, service op de markt, we hebben ze letterlijk allemaal gedaan.
Sassato ( Dan Wacksman ): We helpen hotels beslissingen te nemen en dingen gedaan te krijgen. Met meer dan 20 jaar ervaring op senior niveau die rechtstreeks in het hotel en de reisruimte werkt, met focus op marketing, distributie en technologie, help ik de kloof te dichten die veel organisaties ervaren door snel capabele "ready to run" leiders aan te trekken om te beoordelen , het aanbevelen en uitvoeren van belangrijke initiatieven om hun prestaties op het gebied van marketing, distributie, technologie en implementaties snel te verbeteren. Sassato is het Seal Team 6 van gastvrijheid en reizen (maar veel geekier), die binnenkomt en snel gaten vult, problemen oplost en projecten redt, maar zonder de kosten van extra personeel.
HeR Consulting ( Evelyne Oreskovich ): Met tientallen jaren ervaring op het gebied van onroerend goed en hoofdkantoor in reserveringen, verkoop, omzet- en kanaalbeheer, CRM en systeemintegratie, worden projecten benaderd met de ogen van de hotelier. Geen enkele cookie-cutter-aanpak zal uw doelen bereiken; we nemen de tijd om te begrijpen waar je bent en waar je heen wilt. Uw succes is ons succes.
Dragonfly Strategists ( Caryl Helsel ): Onze doelklanten zijn kleine tot middelgrote hotelgroepen, nieuwe hoteleigenaren, onafhankelijke hotels, boetiekhotels en nieuwe merken. We treden op als een uitbesteed hoofdkantoor voor hotelbedrijven die ofwel extra middelen nodig hebben omdat hun teams beperkt zijn, ofwel als gekwalificeerde middelen die ze niet hebben. Een deel van ons team is goedkoper dan een fulltime minder ervaren medewerker en levert meer waarde omdat we weten wat we doen. Wij werken doorgaans niet met grote merken. Ze hebben hun eigen teams – wij zijn graag het team voor de kleinere groepen en eigenaren. We bieden specifiek een ervaren commercieel, IT & operationeel strategieteam inclusief verkoop, marketing, omzetstrategie en inkomsten voor verhuur, distributie, reserveringen, operationele procesverbetering en IT-planning, strategie en lancering.
Premiere Advisory Group ( Anthony Gambini ): Als adviesbureau zijn wij gespecialiseerd in Sales, Revenue & Distribution Optimization. We werken samen met hotelexploitanten en managementbedrijven om de omzet te maximaliseren en het marktaandeel te vergroten via alle boekingskanalen. Door het distributie-ecosysteem van hoteliers uitgebreid te bekijken, identificeren we verbeterpunten en doen we strategische aanbevelingen over hoe u uw algehele investeringsrendement kunt verhogen en uw acquisitiekosten voor klanten kunt verlagen. Tot onze klantenportfolio behoren SH Group, Dream Hotel Group, Sixty Hotels, Warwick Hotels, Hard Rock Hotels... Wat PAG onderscheidt van andere dienstverleners is onze proactieve klantenservice en ondersteuning. Ons executive team bestaat uit specialisten op het gebied van reisdistributie en systeemconnectiviteit met jarenlange ervaring in accountbeheer en implementatie van maatwerkoplossingen voor Technology Hospitality-bedrijven. Woningen hebben het hele jaar door onbeperkt toegang tot ons team van distributie-experts.
Provision Partners ( David Chestler ): Een resultaatgerichte en uitvoeringsgerichte benadering voor het oplossen van de kritieke zakelijke uitdagingen van onze reis- en horecaklanten. We zijn uniek gepositioneerd om de inzichten te bieden die voortkomen uit diepgaande branche- en professionele ervaring. Onze focus ligt op het geven van bruikbare, meetbare aanbevelingen. Dit zijn tactieken die bedoeld zijn om onmiddellijke effecten te hebben.
Wanneer RFQ en RFI's gebruiken?
Een Request for Information (RFI) wordt gebruikt wanneer u denkt te weten wat u wilt, maar meer informatie van de leveranciers nodig heeft. Het wordt meestal gevolgd door een RFQ of RFP.
Een Offerteaanvraag (RFQ) wordt vaak gebruikt als u weet wat u wilt, maar informatie nodig heeft over hoe leveranciers aan uw eisen voldoen en/of hoeveel het gaat kosten.
Heb je niet de bandbreedte om het proces zelf uit te voeren? Schakel een intop hospitality consultant om u te helpen het proces te beheren.
