Spotlight op het Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – 12e herziene editie
Belangrijkste punten voor hotelboekhoudteams bij het aannemen van de nieuwe USALI-normen - door Jill Wilder, president van Aptech
Een van de belangrijkste evenementen in de hospitality-industrie vond deze zomer plaats op HITEC. HFTP (Hospitality Financial and Technical Professionals) publiceerde het langverwachte Uniform System of Accounts for the Lodging Industry – 12th Revised Edition. Het Global Finance Committee (GFC), een gezamenlijk comité van HFTP en AHLA (American Hotel and Lodging Association) dat in 2018 werd opgericht, creëerde deze bijgewerkte versie van USALI en is verantwoordelijk voor de inhoud van latere herziene edities.
Zoals vermeld in het document: "Voor de 12e herziene editie heeft de GFC opnieuw bevestigd dat het primaire doel van de USALI is om operationele overzichten te verstrekken die zijn opgesteld om hoteleigenaren, managers en andere belanghebbenden te voorzien van informatie en gegevens die relevant zijn voor de unieke operationele omgeving van de hotelindustrie... De USALI wordt periodiek herzien om veranderingen in de praktijk in de industrie te weerspiegelen en om problemen aan te pakken die zich voordoen naarmate de industrie zich ontwikkelt."
Hieronder vindt u een algemene beschrijving van enkele wijzigingen die in de 12e herziene editie zijn beschreven. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u het volledige rapport lezen op usali.hftp.org. Ik raad hoteliers en hun financiële teams ten zeerste aan om het volledige document te bekijken en met hun backoffice- en boekhoudproviders te praten over het starten van de stappen om de bijgewerkte normen daarin over te nemen. De deadline voor hotelorganisaties om hun rekeningen bij te werken met behulp van deze nieuwste reeks richtlijnen is 1 januari 2026. Velen willen alle updates hebben doorgevoerd voordat ze in het najaar van 2025 aan het budgetseizoen van 2026 beginnen.
Zoals opgemerkt in de meest recente editie, "Een uniform systeem van rekeningen stelt gestandaardiseerde formaten en rekeningclassificaties vast om individuen te begeleiden bij het voorbereiden en presenteren van operationele en financiële overzichten. Een systeem als dit werd voor het eerst verspreid voor de hotelsector in 1926, bekend als het Uniform System of Accounts for Hotels. (Deze richtlijnen stellen) interne en externe gebruikers van operationele en financiële overzichten in staat om de financiële positie en operationele prestaties van een bepaald pand te vergelijken met soortgelijke soorten panden in de hotelsector."
Zoals u kunt zien, is de nieuwste USALI-revisie erg belangrijk voor ons en onze hotelklanten voor degenen onder ons die zich richten op backoffice- en accountingoplossingen voor hotels. Deze meest recente editie is verdeeld in zes delen in de volgende volgorde: Operating Statements; All-inclusive (nieuwe sectie); Other Reporting Guidance; Financial Statements; Metrics, Ratios and Optional Schedules; en Revenue and Expense Directory.
Deel I schetst de financiële rapporten, inclusief de opmaak en afdelingsposten die een accommodatie nodig heeft om de activiteiten te analyseren en nauwkeurige rapporten te produceren. (Eén opmerking: De verklaringen in Deel I verwijzen naar accommodatie met volledige service, inclusief eet- en drinkgelegenheden en andere aanbiedingen. Accommodaties met beperkte service kunnen zich echter eenvoudig aanpassen door schema's te verwijderen die niet op hen van toepassing zijn of door niet-gerelateerde posten te verwijderen. Als er meer details nodig zijn, kunnen ze subrekeningen of subschema's voorbereiden en deze vastleggen in de gerelateerde posten die door de USALI zijn geschetst.)
Deel II is een nieuw gedeelte, specifiek gericht op all-inclusive eigendommen, terwijl deel III zich richt op rapportage en aanbevelingen biedt voor bruto- en nettorapportage; toeslagen, fooien en servicekosten, en hoe hiermee om te gaan; lease accounting; en overheidssubsidies. Deel IV schetst verklaringsformaten en geeft meer details over de posten onder algemene financiële overzichten die zijn opgesteld voor externe gebruikers zoals kredietverstrekkers en aandeelhouders. Volgens het volledige rapport omvatten de overzichten: Balans, Overzicht van alomvattend resultaat, Kasstroomoverzicht, Inkomstenoverzicht, Overzicht van eigen vermogen en toelichtingen op de financiële overzichten.
De overige twee delen omvatten Deel V, een gedetailleerd overzicht van de statistieken, ratio's en optionele schema's die worden gebruikt voor de analyse van financiële en operationele overzichten in Deel I, II en IV; en Deel VI, een uitgebreide verklarende woordenlijst met termen die onder opbrengsten en kosten vallen.
Voor een uitgebreider overzicht van USALI 12 kunt u het beste het volledige rapport raadplegen op usali.hftp.org. Hieronder vindt u een overzicht van enkele van de meest recente updates uit het rapport.
Eerst een paar veranderingen die we meteen opmerkten: Utilities is veranderd in Energy, Water, and Waste; en In-Room Entertainment Systems expense is verplaatst naar Information and Telecommunications Systems. Daarnaast is Waste Removal verplaatst naar de nieuwe Energy, Water, and Waste Schedule; terwijl Minibar Food and Beverage line items zijn verplaatst naar de Other Operated department.
Wat betreft de overige inkomsten zijn de resortkosten gewijzigd in bestemmings-, resort- en stadskosten. Ook zijn er nadere richtlijnen gegeven voor de juiste classificatie van lease-inkomsten uit horecagelegenheden en gebieden, waaronder buitengewone schoonmaakkosten, winsten (verliezen) uit transacties in vreemde valuta met betrekking tot gasten, promotietegoeden en ruimteverhuur en concessies.
Daarnaast was Lease Income een belangrijk aandachtspunt onder Nonoperating Income and Expense, evenals verduidelijkingen in Cost Recovery Income en Business and Occupation Taxes. Onder HR werden twee nieuwe accounts toegevoegd: Human Resources – Recruitment/Relocation en Human Resources – Employee Relations; en onder Annual Mandatory Brand and Operator Costs werd een nieuw schema toegevoegd om de kosten die vereist zijn door een merk of operator, inclusief verplichte programma's, systemen en services, beter te verduidelijken.
Met betrekking tot Sales en Marketing werden betaald zoeken, display en social toegevoegd om tools die gebruikt worden om hotels te marketen verder te identificeren. Terwijl Loyaliteitsprogramma's opnieuw werden gedefinieerd, werd het nieuwe Loyaliteitsprogramma - Promotie gecreëerd om loyaliteitspunten gerelateerd aan promoties beter te verzamelen. Ook in deze categorie werd Media gewijzigd in Advertising - Print, Radio en TV.
Naast deze updates vindt u in het volledige rapport verschillende verbeterde definities en verduidelijkingen, evenals toegevoegde subschema's en andere updates. Het Aptech-team vond verschillende updates in de volledige 12e herziene editie zeer nuttig en is begonnen met het samenwerken met onze hotelklanten om zich voor te bereiden op de deadline van 1 januari 2026. Het is moeilijk te geloven dat het 100 jaar zal zijn nadat de eerste versie van het Uniform System of Accounts for Hotels werd gepubliceerd door de Hotel Association of New York City. We zijn dankbaar voor organisaties als HFTP en AHLA die voortdurende middelen, ondersteuning en educatie bieden aan de hotelindustrie. Ga voor meer informatie over USALI 12 naar usali.hftp.org. Als u een Aptech-klant bent en vragen hebt over USALI 12, neem dan contact op met ons team via +1 412-963-7450 of [email protected].
