Het is bijna twee jaar geleden sinds de fusie tussen twee toonaangevende technologiebedrijven voor evenementen , Cvent en Lanyon . De durf van het moment markeerde een verschuiving voor de vergader- en evenementenindustrie, wat de kracht en het momentum van de sector aangeeft.

Een ander signaal van gezondheid voor evenementen en vergaderingen is de omvang: een historisch onderzoeksrapport van de Events Council schatte de impact van vergaderingen en evenementen in de VS alleen al op $ 845 miljard, het resultaat van 1,6 miljoen vergaderingen die werden bijgewoond door 251 miljoen aanwezigen.

Amex GBT voorspelt aanhoudende kracht in de wereldwijde vraag naar vergaderingen en evenementen.

Zoals CWT Meeting and Events VP Tony Wagner opmerkt in CWT's 2019 Mega Trends-rapport, overtreft deze vraag het aanbod van locaties en hotels, waardoor hoteliers voor uitdagingen komen te staan:

"Het zorgt voor uitdagingen en we zien dat meer hotels weigeren te reageren op verzoeken om voorstellen, wat klanten aanmoedigt om hun doorlooptijden te verlengen om de eigendommen te krijgen die ze willen voor hun evenementen."

Hotels concurreren dus heviger met langere doorlooptijden, waardoor de manier waarop de gemiddelde hotelier moet omgaan met het veroveren van hun aandeel in de vraag verandert. De volgende trends zijn wegwijzers voor hoteliers bij het navigeren door de lucratieve belofte van het snelgroeiende segment.

Gegevens uit het laatste CWT Meetings Mega Trends-rapport .

Het gaat niet alleen om de vergaderruimte

De focus op de beleving begint bij de locatiekeuze. Deelnemers zijn niet langer tevreden met standaard hotelkamers en standaard vergaderruimtes, zegt Emma Chamberlain van CWT Meetings and Events:

“Locatieselectie in 2019 gaat over avontuurlijk, creatief zijn en de ruimte hebben om niet de hele dag op een stoel te hoeven zitten. De ervaring van de deelnemers stimuleert dat volledig, om ervoor te zorgen dat elke afgevaardigde een succesvolle, creatieve vergadering heeft.”

Er is veel vraag naar locaties die exclusiviteit bieden, aangezien bezoekers prioriteit geven aan unieke en gedenkwaardige ervaringen bij het kiezen van de evenementen die ze willen bijwonen. Als er wereldwijd zo veel evenementen en conferenties zijn, mogen hotels het belang van zowel de bestemming als de aantrekkingskracht van de locatie op potentiële bezoekers niet onderschatten.

Hoteliers die geen directe toegang hebben tot historische, creatieve of andere alternatieve ruimtes, moeten zich aansluiten bij aantrekkelijke lokale locaties om een boeiende, diverse portfolio op te bouwen. Deze opties kunnen geheime concurrentiewapens worden voor hoteliers die in een dynamische mondiale omgeving concurreren voor vergaderingen en evenementen.

Brancheorganisatie Meeting Planners International belicht de ambities van de meeting- en evenementenbranche.

Mainstreaming van VR- en AR-technologieën

Om meer interactiviteit in de ervaring te bereiken, bleek uit een Eventbrite-enquête dat er steeds meer werd geëxperimenteerd met virtual reality en augmented reality. Deze twee veel gehypte technologieën vormen nieuwe manieren om met een evenement om te gaan, waarbij ze verder gaan dan de bestaande fysieke ruimte om hybride evenementen te creëren.

Virtual reality (VR) brengt bezoekers op afstand dichter bij de echte ervaring en kan ook ter plaatse worden ingezet om de conversies voor exposanten op beurzen te stimuleren. Destination marketeers zijn hier een goed voorbeeld van; door VR-mogelijkheden ter plaatse aan te bieden, roepen bestemmingen emotionele reacties op die de ROI van het bijwonen van evenementen in beursstijl verhogen.

Augmented reality (AR) legt letterlijk informatie bovenop de fysieke ruimte. Of het nu gaat om bewegwijzering tijdens een groot evenement, het vinden van specifieke exposanten of het bouwen van nieuwe billboards voor sponsors om met aanwezigen in contact te komen, AR breidt de mogelijkheden voor evenementen en vergaderingen uit als ankers van de zakenwereld.

Streamen is nu een must

Het was nog maar een paar jaar geleden dat livestreaming premium leek. Tegenwoordig zien evenementen livestreams als tafelinzetten. Livestreaming is populairder dan ooit, of het nu gaat om een extra inkomstenstroom voor deelnemers op afstand of als een toegevoegde waarde voor deelnemers die flexibele manieren willen om content te consumeren. In de Eventbrite-enquête had 96% van de organisatoren van evenementen plannen om in 2019 te gaan livestreamen.

Een ander voordeel van livestreaming is dat video opnieuw kan worden verpakt in kleinere clips voor promotie op sociale media, marketing na het evenement voor bezoekers en zelfs als een op zichzelf staand 'alleen video'-pakket.

Voor hoteliers die competitief willen zijn, moet u investeren in bandbreedtecapaciteit om de behoeften van zowel de organisator van het evenement als de bezoekers te ondersteunen. Er is weinig tot geen geduld of traag internet.

Verschuivende commissiedynamiek zorgt voor festivilisatie

Recente stappen van IHG, Hilton en Marriott om commissies te verlagen van 10% naar 7% in Noord-Amerika hebben verstrekkende gevolgen. Naast de voor de hand liggende daling van de inkomsten voor reisbureaus en planners van vergaderingen, vereist de verandering meer innovatie in de ervaring.

Binnen deze veranderende economie legt de 'festivilisering' van vergaderingen en evenementen een grotere nadruk op een sterke betrokkenheid van het publiek, wat zowel de tevredenheid van de bezoekers als de populariteit van het evenement verhoogt.

Hoteliers moeten bijvoorbeeld samenwerken met evenementplanners aan extra componenten van evenementen die de impact en inkomsten vergroten, zoals het aanbieden van off-site activiteiten, het uitbreiden van menu-opties met meer premium selecties en het ondersteunen van nieuwe technologieën binnen de vergaderruimte. Er zijn andere samenwerkingsmogelijkheden bij het samenstellen van entertainment, het ontwerpen van visuals en het plannen van de lay-out en het verloop van een evenement.

Amex GBT ontdekte dat lagere commissies top-of-mind zijn voor planners.

Nu, meer dan ooit, moet elk evenement op zichzelf staan zonder afhankelijk te zijn van hotelcommissies als een belangrijke financieringsbron. Hotels kunnen deze verschuiving vergemakkelijken door te helpen bij het leveren van evenementen met de impact die organisatoren willen en de ervaring waar bezoekers van houden.

Volle buiken verloochenen culinaire tevredenheid

Gemompel van ongenoegen in de rijen van het buffet fungeert als een krachtige herinnering: alleen omdat bezoekers het eten eten, wil nog niet zeggen dat ze het eten lekker vinden! De culinaire verwachtingen van de bezoekers van het evenement zijn meegegroeid met de beweging van boer tot bord. Tegenwoordig moeten hotels een brede dekking van diëten en voorkeuren bieden, zonder in te boeten op kwaliteit of dramatische prijsstijgingen. Deze aanbiedingen verhogen de tevredenheid van de bezoekers, wat de kans op terugkeer kan vergroten en een evenement succesvoller maakt.

Buiten het congresprogramma is er ook de aantrekkingskracht van een culinaire hotspot binnen een hotel. Als locatie voor avondevenementen, lunchbijeenkomsten of cocktails, gebruiken veel hotels door de chef-kok gedreven F&B als een belangrijk verkoopargument. En aangezien technologie de efficiëntie van de bedrijfsvoering van een hotel faciliteert, strekken deze culinaire verwachtingen zich ook uit tot roomservice.

"Met meer keuzemogelijkheden voor evenementen dan ooit, is de ervaring van de bezoekers een onderscheidende factor en een belangrijke drijfveer geworden bij het behalen van de doelstellingen van de vergadering of het evenement." -Amex GBT wereldwijde prognose voor vergaderingen en evenementen

De geïntegreerde evenementen-app

Het is niet langer optioneel om een evenementen-app te hebben. Gelukkig zijn er manieren om de investering aan te passen aan de specifieke behoeften van elk evenement. Een web-app kost bijvoorbeeld veel minder dan een stand-alone event-app. En hoewel de zelfstandige app een hogere investering vereist, kan deze de geïntegreerde ruggengraat zijn van de activiteiten van een evenement, waarbij een verscheidenheid aan taken wordt afgehandeld, van CRM tot netwerken tot registratie.

De evenement-app combineert sociale betrokkenheid door het eenvoudig te maken om inhoud van het evenement te delen. Deze functionaliteit stimuleert de betrokkenheid van zowel aanwezigen als mensen die van een afstand kijken.

“De manier waarop we sociale media in ons privéleven gebruiken, wordt steeds meer gebruikt in ons zakelijke leven. Dat gaat niet over het toevoegen van een hashtag aan een vergadering, maar over nadenken over hoe we sociale media tijdens een evenement gebruiken om meer impact te creëren, en het veel meer gebruiken voor belangenbehartiging van afgevaardigden.” -Perinalla Andren, CWT-vergaderingen en evenementen

De evenementen-app maakt ook gebruik van de golf van kunstmatige intelligentie, waarbij chatbots die worden aangedreven door machine learning, alomtegenwoordig worden in 2019. Organisatoren van evenementen en hotels kunnen de populariteit van de evenement-app gebruiken om op nieuwe manieren met bezoekers en gasten te communiceren. Door nuttiger te zijn bij het verstrekken van informatie via conversatie-interfaces, verankert de app zichzelf verder als een onmisbare communicatietool.

Kleine vergaderingen en off-sites

Vergaderingen en evenementen zijn niet allemaal massale aangelegenheden. In feite is een van de snelst groeiende segmenten van vergaderingen en evenementen aan de kleine kant. Dit zijn over het algemeen externe medewerkers en kleine vergaderingen waar niet veel mensen zijn, maar die toch een doordachte uitvoering vereisen.

Deze trend kwam voort uit de adoptie van werken op afstand, dat geografische flexibiliteit biedt aan de werknemers van een bedrijf, maar de mogelijkheden voor persoonlijke interacties vermindert. Voor sommige bedrijven is elk kwartaal off-site de norm geworden.

De technologie voor zelfbedieningsboekingen voor groepen heeft de afgelopen jaren een enorme vlucht genomen. Bedrijven als Breather en Bizly bieden een vereenvoudigde interface om snel en efficiënt een kleine vergadering te organiseren. Het belang van kleine vergaderingen en off-sites zal in 2019 toenemen.

***

Nu hotels tot ver in 2019 en daarna beginnen te reageren op RFP's voor evenementen, is het niet eenvoudig om te voorspellen hoe de wereld eruit zal zien als er een evenement nadert. De beste benadering is om de snelheid van de huidige trends te overwegen om de waarschijnlijke impact op een toekomstige gebeurtenis te begrijpen.

Toch is het onmogelijk om de toekomst te voorspellen, dus hotels moeten wendbaar zijn met hun aanbod. Hotels die zich dynamisch aanpassen, zijn het meest geschikt om meer van de waardevolle vergader- en evenementenhandel vast te leggen.