酒店的电话系统可能是一项昂贵的负担，也可能是一项有益的资产。即使在客人更喜欢携带自己的设备并且可能永远不会拿起室内电话的世界中，您的团队仍然需要相互联系并与外界联系。事实上，电话仍然是许多酒店的强大业务驱动力！
无论您是要建造新物业还是考虑进行技术升级，以下是您需要了解的有关酒店 PBX 商务电话系统的信息。
Why Do Hotels Need Specialized Phone Systems?
出于以下几个原因，酒店需要专门的电话系统：
宾客沟通：酒店在很大程度上依赖于与宾客的有效沟通。专门的电话系统提供来电显示、叫醒服务、客房服务订购和语音信箱等功能，让客人可以轻松地与前台沟通并获得酒店服务。
客房管理：酒店需要与其物业管理系统 (PMS) 集成的电话系统。这种集成实现了自动登记、房间状态更新和简化的宾客服务等功能，从而提高了运营效率。
宾客体验：专用酒店电话系统可提升整体宾客体验。个性化问候语、快速访问酒店服务和高效的呼叫路由等功能有助于为客人提供无缝愉快的住宿体验。
内部沟通：酒店员工需要有效的内部沟通来协调运营并提供及时的服务。专用电话系统提供对讲功能、群组呼叫和消息传递功能等功能，可实现酒店员工之间的高效通信。
紧急情况：在紧急情况下，酒店需要可靠的通信系统来确保客人和员工的安全和福祉。专用电话系统通常包括紧急呼叫功能、与火警系统的集成以及将重要信息快速传达给所有房间的能力。
可扩展性：由于季节性需求和不同的入住率，酒店通常会有波动的通信需求。专用电话系统可以轻松扩展，允许酒店根据需要添加或删除电话线或分机，而不会造成重大中断或成本。
成本效率：专业的酒店电话系统可以提供节省成本的好处。他们通常提供无限通话计划、降低国际通话费率以及与 CRM 系统集成等功能，从而在控制成本的同时实现对客人通信的有效管理。
与技术集成：酒店越来越多地采用新技术来增强宾客体验并简化运营。专用电话系统可以与其他酒店技术集成，例如客人管理系统、移动应用程序和物业自动化系统，创造无缝和互连的客人体验。
功能和定制：酒店电话系统的设计考虑了酒店业的特定需求。他们提供自动服务员、房间状态集成、通话录音和定制问候语等功能，专为满足酒店及其客人的独特需求而量身定制。
总之，专业的酒店电话系统提供了必要的工具和功能，以促进有效沟通、增强客人体验、简化操作并确保客人和员工的安全和满意度。
Key Features of Hotel Phone Systems
酒店电话系统需要特定的功能来满足酒店业的需求并提供无缝的宾客体验。这些功能包括：
自动话务员：一种自动语音系统，可将来电引导至相应的部门或分机，从而提高效率并简化通信。
桌面电话：放置在前台和其他酒店员工区域的传统电话设备，用于快速可靠的通信。
入住与 PMS 集成：与物业管理系统 (PMS) 集成，以启用自动客人入住和房间状态更新。
来电显示和通知：显示来电信息并提供来电通知，确保及时和个性化的宾客服务。
视频会议：为远程会议和虚拟来宾交互进行视频会议的能力。
振铃组：将多个分机组合在一起，以确保来电在可用员工之间平均分配。
模拟和 IP-PBX 电话系统：支持模拟和基于 IP 的电话系统，允许灵活性和与不同技术的兼容性。
通话录音：为了质量保证、培训目的和争议解决而录制通话的能力。
软电话：基于软件的电话应用程序，使工作人员能够在他们的计算机或移动设备上拨打和接听电话。
电话和电话线：提供电话线和电话服务以处理来电和去电。
小型企业和酒店电话系统：专为小型企业和酒店业的独特需求而设计的定制解决方案。
国际电话和 CRM 集成：促进国际电话功能并与客户关系管理 (CRM) 系统集成，以增强客户沟通和服务。
请勿打扰：允许客人将房间电话设置为“请勿打扰”模式以避免打扰。
通信系统：包含各种通信渠道（例如语音、消息和视频）的综合系统。
呼叫中心功能：提供呼叫路由、呼叫管理、IVR（交互式语音响应）和呼叫录音等功能，以实现高效的呼叫处理和客户服务。
房间状态和简化操作：与酒店的房间状态系统集成，以有效地管理房间周转率和简化操作。
手机和座机：同时支持手机和传统座机设备，确保不同设备之间的连接。
VoIP 电话系统：利用互联网协议语音 (VoIP) 技术实现经济高效且功能丰富的电话服务。
SMS 和电话会议：为文本消息提供 SMS 功能，并促进电话会议以进行协作讨论。
最佳酒店电话系统供应商：确定以提供可靠且功能丰富的酒店电话系统而闻名的信誉良好的供应商。
每个用户和无限通话：基于用户数量的定价模型并提供无限通话计划以实现具有成本效益的通信。
呼叫转移和语音信箱：启用呼叫转移到不同的分机或移动设备，并为未接来电提供语音信箱服务。
IP 电话和基于云的解决方案：支持 IP 电话并利用基于云的解决方案实现可扩展性、灵活性和易管理性。
前台和叫醒服务：前台的专用功能，包括叫醒服务以加强宾客服务。
应用程序和客房电话：供员工管理电话和宾客服务的移动应用程序，以及客房内的专用客房电话，方便沟通。
这些功能共同构成了一个强大而高效的酒店电话系统，增强了酒店业的沟通、客人体验和整体功能，同时还具有成本效益。
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What is a PBX Phone System?
专用交换机 (PBX)是您的财产（或公司）的专用电话网络。这是“企业级电话系统”的一种奇特说法。 PBX 既可以进行内部拨号，也可以进行外部拨号，因此用户可以相互通信，也可以与外界通信。它提供分机、保留音乐、呼叫路由、保留队列、电话会议和下班时间呼叫管理等功能。
传统的 PBX 电话系统是模拟的，通过地下固定电话连接到公共交换电话网络。我们不推荐这些！这些系统将您锁定在硬件或供应商中，限制了您的升级选择，并且通常会花费您更多的钱。此外，使用使用数字连接来提供业务促进功能的现代 PBX 系统还有很多价值。
虽然 PBX 是一项从利用模拟交换机开始的传统技术，但当今酒店使用的大多数托管 PBX 系统都使用数字网络协议 (IP) 进行内部呼叫，称为 IP PBX。虚拟 PBX 的替代方案是 VoIP，它代表“互联网语音”。
在我们深入了解这些功能和优势之前，将现代 PBX 与传统固定电话系统相比的结构优势背景化是有帮助的：
连通性： PBX 简化了内部通信。您可以根据需要在内部连接任意数量的不同线路，而无需支付传统连接的每条线路成本。您还可以享受高清通话和更多与同事、客户以及酒店客人联系的选择。
可达性：直接内部通信保持同事之间的可达性。该系统不会将呼叫路由到外部交换机，然后再返回到组织中，这使得系统更加可靠 - 并且您的同事更容易联系到。
灵活性。您可以添加或移除听筒，而无需承担每条电话线的长期成本负担。而且您可以更轻松地调整您的电话系统以适应不断变化的需求，并随着时间的推移升级到新功能。
How Does a PBX Phone System Work?
现代 PBX 系统依靠 IP（或互联网协议）进行通信。 IP PBX 系统将 IP 呼叫从数字呼叫转换为模拟呼叫，以便它们可以通过传统的固定电话连接进行路由。
由于系统使用互联网宽带而不是固定铜线进行通信，因此有更多可用的数字功能与我们今天的业务方式相一致。 IP PBX 系统使用您的财产用于连接其计算机的同一局域网，因此每部电话将通过以太网（而不是电话插孔）连接。对于较旧的物业，这可能需要升级到支持以太网的电话；大多数现代手机都有能力。
与您财产的连接基础设施的其他元素类似，您的 IP PBX 有两种选择：虚拟/托管或内部部署。虚拟选项由您的供应商托管，内部部署选项位于现场。
基于云和内部部署之间的决策取决于成本和复杂性。具有更简单系统的较小属性可能会从虚拟系统中受益更多，因为虚拟系统更容易设置、前期成本低且月费可预测。复杂性更高的大型物业可能更喜欢本地的接近度和控制权，因为额外的设置成本和持续的维护费用对于增加访问权限和更多定制来说是值得权衡的。
How Hotels Use a PBX Phone System
即使客人更多地依赖手机与员工沟通，酒店电话系统也是大多数酒店业务的通信骨干。从前台到后台再到客房，整个酒店都在使用该系统。
前台是酒店的通讯枢纽。电话系统允许客人联系前台——一些系统还会向前台代理显示客人的姓名，以帮助进行个人问候。该系统还授权前台设置自动提醒（例如叫醒电话）并卸载繁琐的任务。借助数字接线员，电话系统还可以将呼叫转接到其他部门（例如客房服务和客房服务），以便前台可以处理其他任务。
后台也是电话系统的重度用户。您的销售团队将拥有专门的分机，以及可以直接转录为电子邮件的数字语音邮件。您的招待电话系统还可以处理传真，以便您的团队可以从中介处收到预订确认信。工作人员可以设置“请勿打扰”模式，并在他们不在酒店时自动将电话转接至手机。
宾客体验以多种方式受益于现代电话系统。当然，房间内的电话可以直接连接到工作人员，而且大多数现代系统都支持多语言消息传递。但是还有一个隐藏在视图之外的主要优势：集成。传统固定电话系统仅执行几个主要功能：呼叫和语音邮件。用更灵活的系统替换有限使用系统意味着您可以构建满足客人偏好的通信基础设施。例如，您可以扩展酒店的电信基础设施以支持客人的智能手机，从而在酒店内扩展它们的覆盖范围。其他有用的集成：能够从客房输入 PMS 代码以更新房间状态和可用性，连接到酒店内 WiFi 以实现无缝计费。
What to Look For in a PBX Phone System For Hotels
为您的酒店选择最好的 PBX 系统取决于您计划如何将其集成到您现有的通信流程中。考虑酒店电话系统的最佳方式是将其视为您的技术储备中的另一个应用程序。它应该与其他所有东西集成，让您能够利用它的全部功能。
以下是一些需要考虑的事项：
集成：由于 IP PBX 利用互联网，它可以在不同工具之间进行集成和交换。我们建议快速勾画不同的通信流程，以了解您可能希望如何实施 IP PBX。最大的用例之一是与您的 CRM 直接集成，以便您可以记录呼叫并确保销售团队快速跟进潜在客户和客户。
数字接线员：您的 PBX 系统是您的数字接线员，负责路由呼叫并帮助客人找到合适的人。
紧急电话：当客人拨打紧急电话时，应立即通知前台。
铃声组：如您所知，前台和后台的工作很快就会变得繁忙。设置响铃组的功能会响铃多部电话，直到其中一部电话接听，让您的团队随时掌握客人请求和其他必要的沟通。
智能呼叫路由：智能呼叫路由有效地将呼叫连接到合适的人。例如，您可能希望安排呼叫路由，以便在工作时间将呼叫转到一个人（如 GM），在下班时间转到另一个人（如夜班经理）。
传真：许多酒店仍然需要使用传真。 PBX 系统可以满足这种需要，提供入站和出站传真，所有这些都集成到一个单一的电信产品中。
语音邮件到电子邮件：现代 PBX 系统提供的最显着的生产力助推器之一是语音邮件到电子邮件。系统会将您的语音邮件转录成电子邮件，然后可以将其路由到适当的部门。或者，您可以让外部资源（例如虚拟助理或公司办公室）根据语音邮件确定优先级和分配任务。
免费服务：如果您使用免费电话拨打电话，一定要找到能够充分支持它的供应商。
室内功能：考虑是否要包括其他功能，例如请勿打扰模式或自动叫醒服务。许多酒店 PBX 电话系统提供的功能可以改善客人体验并消除员工的一些日常职责。
管理界面：我们任何人最不需要的就是另一个管理起来很复杂的工具。如果您总是必须联系供应商进行小的调整更改，那可能会非常令人沮丧。寻找基于浏览器的管理门户或其他简化自助服务的帐户管理界面。您应该能够从集中式仪表板添加和删除用户、监控使用情况以及管理您的帐户。
报告：查找完整详细的通话记录和会计记录，以便您全面了解系统在您的财产中的使用情况。详细的报告让您了解情况并能够优化员工和客人的体验。
安全：只选择信誉良好的供应商。如果您使用 IP PBX，它使用您财产的 Internet 连接，您将需要强大的安全性来防止不必要的入侵——以及令人头疼的问题。谈到安全性时，相信同事的建议高于一切。如有疑问，请随心所欲！
现代 PBX 系统可以成为您酒店全渠道通信策略的一部分。它使您可以在客人喜欢的频道上与他们交流，并保持相关信息在各个频道之间同步，这样您就可以全面了解客人。数字电话系统可以为您的财产解锁很多功能！
Is it Possible for a Property to Operate Without a Hotel Phone System?
虽然直到今天大多数酒店仍然有酒店电话系统，但通过利用软件工具和设备的组合来进行通信和宾客服务，绝对可以在没有传统电话系统的情况下经营酒店。以下是此类设置如何工作的概述：
宾客消息传递：酒店可以利用宾客消息传递平台或通信应用程序，而不是依赖电话。这些工具让客人可以直接通过短信与酒店员工沟通，而无需打电话。工作人员可以迅速有效地回应客人的询问、要求并提供帮助。
员工协作软件：为了实现酒店员工之间的有效内部沟通，可以使用协作软件。这些工具提供消息传递、文件共享、任务分配和实时更新等功能，确保不同部门和员工之间的无缝协调。这使工作人员无需依赖传统电话线即可高效地进行沟通和协作。
用于客户服务的平板电脑：平板电脑可以部署在客房内，也可以在整个酒店的关键位置提供。客人可以使用这些平板电脑访问各种服务，例如预订客房服务、要求家政服务、预订水疗中心或寻求当地推荐。这些平板电脑可以配备用户友好的界面，并与酒店管理软件集成，以简化客人的请求并提供方便的自助服务选项。
移动设备：酒店工作人员可以配备移动设备，例如智能手机或平板电脑，使他们能够在旅途中进行交流。这些设备可以有客人消息传递应用程序、协作工具和对相关酒店系统的访问权限，使工作人员能够在整个酒店内响应和访问。
基于云的系统：基于云的解决方案可用于存储客人信息、管理预订和简化操作。这些系统可以与访客消息传递平台、协作软件和其他工具集成，以确保跨不同接触点的顺畅通信和信息共享。
自动化服务：实施自动化解决方案可以增强宾客体验并最大限度地减少直接沟通的需求。例如，自助值机亭或移动值机选项可以减少前台互动的需要。与房间控制系统的集成可以让客人通过移动应用程序调节温度或照明，减少打电话请求此类更改的需要。
通过利用这些软件工具和设备，酒店可以在不依赖传统电话系统的情况下与客人进行有效沟通，简化内部运营，并提供方便和个性化的客人体验。但是，重要的是要确保稳定可靠的互联网连接，并制定应急计划来解决可能出现的任何连接问题。
