הנהלת חשבונות בבתי מלון יכולה להיות ממש קשה. בין מעקב אחר עמלות סוכנות, הפקדות, חשבוניות, החזרים והתאמות - אנחנו, בני האדם, פשוט לא מצוידים להתמודד עם רמת המורכבות הזו. תוכנת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים כמו Xero הופכת את הנהלת החשבונות לפשוטה, אך בהתחשב בדרישות חשבונאיות מאוד מיוחדות בענף המלונאות - אפילו תוכנות הנהלת חשבונות מעולות כמו Xero יכולות ליפול ללא אינטגרציה נכונה למערכת ניהול הנכסים שלך.
בין אם אתם עוקבים אחר עמלות סוכנות או מגדירים מדיניות תשלום עבור קבוצות - חיוני לבתי מלון בכל הגדלים שתהיה שילוב חלק בין מערכת ניהול הנכסים שלהם (PMS) ותוכנת הנהלת המלונות שלהם. למה? זה חוסך אינספור שעות של ניהול מייגע באמצעות אוטומציה.
במאמר זה, אנו נלווה אותך בתהליך הנהלת החשבונות הקל ביותר שחווית אי פעם - מופעל על ידי אינטגרציה חלקה בין PMS Preno לתוכנת הנהלת החשבונות Xero. אינטגרציה שתהפוך לאוטומטית ותפשט את הפעילות הפיננסית של המלון שלך.
מוכן לשים את כאבי הראש של הנהלת חשבונות בבתי מלון במראה האחורית שלך ולהפוך את התהליכים החוזרים על עצמם לאוטומטיים? בואו לצלול פנימה!
למה להשתמש ב-Preno עם Xero?
יש לכם מה לעשות ומקומות ללכת? הנה הגרסה המקוצרת של הצלילה העמוקה שלנו לשילוב Preno + Xero:
Preno מייצר אוטומטית חשבוניות ב-Xero כדי להפוך התאמות יומיות, חודשיות או שנתיות לפשוטות.
Xero יכול לטפל במספר חשבונות, זרמי הכנסה, סוגי חדרים, עמלות ועוד.
Preno ו-Xero הם צוות החלומות לניהול הפקדות והזמנות בתשלום מראש.
פונקציות האוטומציה של Xero יכולות לחסוך לצוות שלך שעות של זמן יקר בכל יום.
האינטגרציה של Preno עם Xero היא השלמה ביותר מכל PMS, והיא מדורגת ב-5 מתוך 5 כוכבים מושלמים ב-Xero App Store.
חשבוניות אוטומטיות
ללא אינטגרציה כמו זו שבין Preno ו-Xero, המלונאים וצוות הנהלת החשבונות מבלים עד 10 שעות מדי שבוע ביצירת חשבוניות ותיאום חשבונות. צוות בדרך כלל יצטרך להזין באופן ידני פרטי תשלום או הפקדות ב-PMS ובמערכת הנהלת החשבונות שלהם - בעצם עושה עבודה כפולה.
אם מערכת ניהול הנכסים שלך אינה מתקשרת עם תוכנת הנהלת החשבונות שלך, עליך להקליד באופן ידני נתונים כמו שם האורח, תאריכי הזמנה, תעריפי חדרים, עמלות ועוד. האם זה נשמע כמו הדרך היעילה ביותר לנהל דברים?
כאשר Preno ו-Xero עובדים יחד, נתוני ההזמנה מסתנכרנים אוטומטית עם תוכנת הנהלת החשבונות של Xero כך שהחשבוניות מלאות ומדויקות ללא כל עבודה עמוסה. הדבר היחיד שעליך לעשות הוא לוודא שהשורה בדף חשבון הבנק שלך תואמת את החשבונית של Xero. קל מספיק!
עם זאת, אם אתה רוצה לבצע התאמות כלשהן לחשבונית האוטומטית, זה אפשרי גם. כאשר אתה פותח הזמנה ב-Preno, פשוט לחץ על קישור כדי לגשת לחשבונית Xero, שם תוכל לבצע את כל השינויים הרצויים, ולהדפיס או להדפיס את החשבונית בקלות.
הפקדות ותשלומים מראש
האם המלון שלך דורש הפקדות או מציע אפשרויות תשלום מראש? כשאתה משתמש ב-PMS ישן (לא מבוסס ענן כמו Preno), אתה כמעט יכול לראות את המערכת על סף הקפאה או נותן לך את גלגל המוות המסתובב הזה.
Preno, לעומת זאת, בנוי להתמודד עם פיקדונות בקלות ובמהירות. כאשר אורח משלם את הפיקדון שלו (או התשלום מראש), התשלום נרשם ב-Preno, ומופקת חשבונית אוטומטית. Xero מקצה אוטומטית את התשלום לחשבונית המלאה.
בתוך רשומת ההזמנה של האורח, צץ גם קישור לרשומה ב-Xero לעיון מהיר. עם הצ'ק-אאוט, תוכל להפיק חשבונית מלאה עבור האורח המפרטת תשלומים ששילמו לפני, במהלך ואחרי שהייתו, ולהדפיס או לשלוח אימייל בלחיצת כפתור.
תמיכה במספר חשבונות
אם המחשבה על התאמה בין זרמי הכנסה מרובים בסוף החודש גורמת לך לחרדה, אז הגיע הזמן לשדרג את תוכנת הנהלת החשבונות שלך, ולשלב אותה בצורה חלקה עם ה-PMS שלך.
מלונות רבים עובדים עם מגוון סוכנויות, סוכני נסיעות בודדים וחשבונות אחרים - וללא מערכת שיכולה לאזן את כולם, דיווח סוף חודש יכול להיות משימה לא פשוטה.
Preno ו-Xero הופכים את החשבונית לקלה (ומהנה), מכיוון שאתה יכול ליצור חשבוניות להזמנות באופן אוטומטי בכמה קליקים.
כל שעליך לעשות הוא להרים הזמנת סוכנות, להוסיף פיקדון או תשלום, ולבחור "סוכן חשבונית" כאמצעי התשלום. חשבונית תופק אוטומטית - וואלה!
יתרונות לחיסכון בזמן
Preno ו-Xero יחסכו לצוות שלך שעות של זמן בכל שבוע - ומכיוון שזמן הוא כסף, למלון שלך תהיה קצת מולה נוסף בכיס המטאפורי שלו לאחר המעבר לאפליקציות האלה.
על ידי צמצום השעות של משימות אדמיניסטרטיביות שחוזרות על עצמן, הצוות שלך יכול להקדיש יותר זמן למשימות שמשפרות את חווית האורח. צמצום משך הזמן המושקע בעבודה "עסוקה" אינו היתרון היחיד, אתה גם תפחית את הסיכוי לטעות אנוש בחשבוניות ובתשלומים, ובכך תפחית את משך הזמן המושקע בשחזור שירות או תיקונים.
מודרניזציה של תהליך החשבונאות שלך תניב גם כמה תובנות מעניינות. לדוגמה, השילוב של Preno עם Xero כולל פרטים כמו פירוט של עמלות, פריטי שירות חדרים והיטלים כדי לספק למלון שלך נראות רבה יותר למגמות עסקיות בזמן אמת. כלי הדיווח האוטומטיים ב-Preno ו-Xero יכולים לחשוף את העמלות הפופולריות ביותר שלך, הזמנות שירות חדרים פחות פופולריות, ולספק הזדמנויות להשיג צמיחה מצטברת בהכנסות.
עדיין יש שאלות לגבי השילוב של Preno עם Xero? תודיע לנו!
תוכן זה נוצר בשיתוף פעולה על ידי Preno ו-Hotel Tech Report.
